Procedury AML dla biura rachunkowego

O obowiązkach nałożonych na biura rachunkowe przez ustawę z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (w skrócie ustawę AML) pisałam już w innych artykułach. Jeżeli jeszcze ich nie czytałeś, a temat dla Ciebie nie jest do końca oczywisty – zaparz dobrą kawę i wczytaj się w pozostałe artykuły dotyczące AML.

To ważne, żeby wiedzieć i dobrze zrozumieć, jakie obowiązki wynikają z ustawy, bo dopiero wtedy będziesz w stanie napisać odpowiednie procedury AML dla Twojego biura rachunkowego.

Procedura AML ma tak naprawdę odzwierciedlać, w jaki sposób wypełniasz te obowiązki.

I pamiętaj, że możesz robić to sprytnie! W jaki sposób? Przeczytaj tutaj:

AML dla biur rachunkowych

Co zawiera procedura AML dla biur rachunkowych?

W szczególności określenie:

czynności podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (w skrócie AML) i właściwego zarządzania ryzykiem, jeżeli się pojawi;
zasad rozpoznawania i oceny ryzyka AML związanego ze stosunkami gospodarczymi z klientami biura lub transakcją okazjonalną;
zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka AML;
środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem AML związanym ze stosunkami gospodarczymi z klientami biura lub transakcją okazjonalną;
zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
zasad upowszechniania wśród pracowników biura wiedzy z zakresu przepisów o AML;
zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu AML;
zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności biura z przepisami o AML oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi przez biuro;
zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego
zasad dokumentowania czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

A to wszystko wynika z artykułu 50 ustawy AML.

Ten i inne najważniejsze artykuły z punktu widzenia biura rachunkowego wprost z ustawy AML znajdziesz w PDFie 👉
Pobierz od razu i oszczędź czas na czytaniu ustawy

Procedura AML dla biura rachunkowego wzór

Procedura AML powinna jasno określać w jaki sposób Ty, czy Twoi pracownicy realizują obowiązki wynikające z ustawy AML. Jest to swojego rodzaju instrukcja, z którą powinna zapoznać się każda osoba wykonująca obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Procedura AML powinna być dostosowana do charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej przez Ciebie działalności.

Czy warto kupować gotowe wzory procedury AML dostępne w internecie?

Z pewnością masz lepsze pomysły, jak wykorzystać swój cenny czas, zamiast poświęcać go na tworzenie papierologii 😉

Możesz skorzystać z oferowanych w internecie wzorów procedur AML. Pamiętaj jednak, żeby traktować je jako pewien zarys, podpowiedź co do konstrukcji dokumentu. Każdorazowo procedura musi być dostosowana do realiów Twojego biura.

W przypadku kontroli, biuro rachunkowe powinno przedstawić nie tylko kompletną i spójną z działalnością biura procedurę ale również udowodnić, iż zapisy procedury są realizowane.

Nie wiesz, jak się do tego zabrać?

Skorzystaj ze wzoru procedury AML

przygotowanego przez nas we współpracy z kancelarią podatkową.

Sprawdzam

Pamiętaj, że nie wystarczy mieć procedurę, trzeba ją wdrożyć i stosować!

A żebyś mógł ją świadomie stosować, musisz w pierwszej kolejności zrozumieć co zawiera. Przeanalizujmy wspólnie obszary, które zgodnie z ustawą AML powinna opisywać Twoja procedura:

Czynności podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania ryzykiem

Żebyś wiedział, jakie czynności pomogą Ci ograniczyć ryzyko prania pieniędzy w Twoim biurze, warto najpierw zapoznać się z definicją prania pieniędzy.

I tu ciekawostka – nie znajdziesz tej definicji w żadnej ustawie 😉 jest to nazwa potoczna, którą tłumaczy Kodeks Karny i jego artykuł 299 § 1:

„Kto środki płatnicze, instrumenty finansowe, papiery wartościowe, wartości dewizowe, prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości, pochodzące z korzyści związanych z popełnieniem czynu zabronionego, przyjmuje, przekazuje lub wywozi za granicę, pomaga do przenoszenia ich własności lub posiadania albo podejmuje inne czynności, które mogą udaremnić lub znacznie utrudnić stwierdzenie ich przestępnego pochodzenia lub miejsca umieszczenia, ich wykrycie, zajęcie albo orzeczenie przepadku, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.”

Co do zasady – w kontekście AML interesują nas wszelkie działania związane z pieniędzmi pochodzącymi z nielegalnego źródła, które następnie ktoś próbuje wprowadzić do obrotu i w ten sposób zalegalizować.

W jaki sposób? Na przykład ewidencjonując na kasie fiskalnej obrót rzędu 10 tysięcy, z czego 2 tysiące to rzeczywisty utarg, a pozostałe 8 tysięcy to gotówka, którą właściciel chce w ten sposób ‘wyprać’. Godzi się na poniesienie kosztu opodatkowania CIT i VAT, ale w zamian wprowadza do obrotu pieniądze pochodzące np. z przemytu.

Zasady rozpoznawania i oceny ryzyka AML związanego ze stosunkami gospodarczymi z klientami biura lub transakcją okazjonalną

Biuro rachunkowe ma obowiązek podejmowania działań w celu zidentyfikowania i oceniania ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanego ze swoją działalnością. Wynika to z artykułu 27 ustawy AML. Podjęte działania mają być proporcjonalne do charakteru i wielkości biura, a uwzględnić mają m.in. czynniki ryzyka dotyczące klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.

Innymi słowy – musisz ustalić w jakim stopniu Twoje biuro jest podatne na wykorzystywanie w procederze prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu.

W tym celu warto posiłkować się krajową oceną ryzyka oraz „Metodyką przygotowania pierwszej krajowej oceny prania brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu” opublikowaną przez Ministerstwo Finansów.

Pierwsza pozycja to bagatela 300 stron, więc przyjemna lektura do poduszki 😉

A jak to zrobić prościej?

Możesz to np. zrobić w formie opisowej. Nie stosować współczynników podanych w krajowej ocenie ryzyka. Szczególnie, jeżeli prowadzisz małe biuro rachunkowe, w którym ryzyko prania pieniędzy jest niewielkie taka praktyka wydaje się być odpowiednia. Żeby forma nie przerosła treści. Nie chodzi wszakże o to, żeby tworzyć niepotrzebną papierologię, ale żeby rzeczywiście wykonać obowiązki wynikające z ustawy AML.

Przy ocenianiu poziomu ryzyka klienta uwzględnij wytyczne ustawy a artykułu 42 i 43 ustawy AML, które podpowiadają, jakie czynniki podwyższają, albo obniżają to ryzyko.

Zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka AML

Pamiętaj, że dokonaną przez siebie ocenę ryzyka biura musisz aktualizować co najmniej raz na dwa lata, albo częściej, jeżeli dochodzi do zmiany czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.

Środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem AML związanym ze stosunkami gospodarczymi z klientami biura lub transakcją okazjonalną

Musisz potrafić ocenić jakie dana relacja z klientem, czy transakcja okazjonalna może przynieść ryzyko dla Twojej działalności. Uwzględnij przy tym dotychczasowe doświadczenie z danym klientem, a także wiedzę w zakresie AML, którą posiadasz. Na bazie Twojej oceny przypisujesz następnie odpowiedni poziom ryzyka, np. niskie, normalne, wysokie i nieakceptowalne dla każdego klienta, czy okazjonalnej transakcji.

Ustawa AML wymienia szereg środków bezpieczeństwa finansowego, które powinieneś w tym celu stosować, przy czym nie jest to oczywiście katalog zamknięty. Znajdziesz je w artykule 33 i 34 ustawy.

Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego

W tym punkcie swojej procedury AML opisz jakie środki stosujesz, jakie poziomy ryzyka przyjmujesz w swoim biurze, jak często będziesz aktualizował ocenę ryzyka biura, czy ocenę ryzyka klienta w zależności od poziomu ryzyka, do którego go zaliczyłeś, np.:

Możesz np. zapisać, że kolejna ocena ryzyka klienta następuje w przypadku oceny ryzyka na poziomie:

niskim – nie rzadziej niż raz na 2 lata w okresie obowiązywania umowy,
normalnym – nie rzadziej niż raz na rok w okresie obowiązywania umowy,
wysokim – nie rzadziej niż raz na pół roku w okresie obowiązywania umowy.

Napisz, czy w celu identyfikacji klienta, czy beneficjenta rzeczywistego stosujesz jakieś formularze, które powinny być przez te osoby wypełnione. Czy uzyskane informacje porównujesz następnie w celu weryfikacji z dostępnymi rejestrami, jak np. KRS, czy CRBR.

Zasady przechowywania dokumentów oraz informacji

Pamiętaj, że ważne jest nie tylko to, co robisz w związku z AML, ale też jak to dokumentujesz. Nie wystarczy, że zweryfikujesz swojego klienta sprawdzając jego dowód osobisty przy filiżance kawy. Musisz móc udowodnić, że rzeczywiście to zrobiłeś. Jak długo? Co najmniej przez 5 lat od momentu zakończenia współpracy z tym klientem! W praktyce wychodzi nawet 6 lat. I przez ten okres musisz zabezpieczyć wszelkie dane, informacje, formularze powstałe na skutek stosowania niniejszej procedury AML.

Dokumentację możesz przechowywać elektronicznie lub papierowo. Przy czym stanowczo doradzam pierwszą opcję. Nawet jeżeli masz tylko kilku klientów – sam zobaczysz ile papierów się nazbiera. I pamiętaj – nie wystarczy, że Twój klient wypełni formularz raz, a Ty sprawdzisz te dane w CEiDG. Wszystkie dan musisz aktualizować, czyli w praktyce – tworzyć kolejne wydruki. Chyba lepiej zapisywać je w postaci PDF na dysku.

Opisz to w swojej procedurze.

Zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach

Biuro zawiadamia Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Co powinno zawierać takie zawiadomienie przeczytasz w artykule 74 ustawy AML. Wymień je w swojej procedurze. Tak, żeby pracownik odpowiedzialny za przekazywanie tych zgłoszeń nie miał wątpliwości co musi zgłosić. Co ważne – wskaż w tym miejscu także pracownika odpowiedzialnego za ten obowiązek. Imiennie.

Zasady upowszechniania wśród pracowników biura wiedzy z zakresu przepisów o AML

Twoje Biuro musi zapewnić udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w szkoleniach dotyczących realizacji tych obowiązków.

Szkolenia takie powinny odbywać się regularnie, zwłaszcza, jeżeli zmieniły się przepisy związane z AML.

Przy czym nie dajmy się naciągnąć 😉 nie musisz wykupywać szkolenia dla każdego swojego pracownika, ani tym bardziej płacić za certyfikaty dla nich. Nie ma takiego obowiązku.

Szkolenie możesz przygotować sam. A pracownicy muszę jedynie podpisać oświadczenie, że takie szkolenie odbyli. Możesz to być prezentacja, albo dokument PDF.

Każdy nowo zatrudniony pracownik lub współpracownik, przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych jest zobowiązany do wzięcia udziału w szkoleniu z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Musi on także zapoznać się z procedurą AML Twojego biura.

Zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu AML

Tak pięknie mamy spisane jak oceniamy, jak wykrywamy, jak zapobiegamy proceder prania pieniędzy w Twoim biurze… Ale co zrobić, kiedy wykryjemy jakieś naruszenia?

Każdy Twój pracownik musi wiedzieć, jak powinien się w tym momencie zachować.

Musi zgłosić on każde podejrzenie do osoby odpowiedzialnej za AML w biurze, czyli np. do Koordynatora ds. AML, albo może do któregoś z członków zarządu, czy przedstawiciela kadry kierowniczej.. Wskaż w procedurze do kogo należy zgłaszać wątpliwości.

A w jaki sposób powinno się to odbywać? Zasady zgłoszeń możesz zawrzeć w odrębnej procedurze ‘anonimowego zgłaszania naruszeń’.

Zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności biura z przepisami o AML oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze

Co to za kontrola? Nikt nie jest nieomylny. Wyznacz w biurze koordynatora ds. AML (możesz go nazwać inaczej), który będzie weryfikował, czy w biurze są przestrzegane przepisy wynikające z ustawy AML oraz procedura AML, czy są stosowane środki bezpieczeństwa finansowego wobec każdego klienta, czy dokumentacja jest odpowiednio archiwizowana.

A jeżeli sam jesteś sobie sterem, żeglarzem i okrętem? Musisz sam przeprowadzić taką kontrolę. Zapisz w procedurze, że np. raz w roku oceniasz prawidłowość przestrzegania procedury i ustawy AML.

Zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi przez biuro

Zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego

Zasady dokumentowania czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Jeżeli dane przekazane przez klienta odbiegają od tych, które znalazłeś w CRBR musisz ustalić z czego wynika różnica. Robisz to już na etapie weryfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego. Wszelkie rozbieżności możesz opisać właśnie w formularzu, który wypełnia dla Ciebie klient na początku Waszej współpracy.

Napisz w procedurze, że tak właśnie robisz.

I w ten oto sposób przeszliśmy przez wymagane ustawą punkty procedury AML. Wydawało się ich sporo, ale poszło całkiem sprawnie 🙂

W praktyce, jak to wszystko wygląda w jednym dokumencie?