AML a weryfikacja klienta – jak zrobić to dobrze?

Prowadząc własny biznes w ramach biura rachunkowego zapewne pogodziłeś się już z ogromem dodatkowych zadań jakie nakłada na Ciebie Państwo. Jednym z takich zobowiązań jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ustawodawca podszedł do tematu bardzo poważnie, szczegółowo regulując wszelkie zagadnienia z tym związane oraz ustanawiając rygorystyczne sankcje za nieprzestrzeganie przepisów. Twoim podstawowym obowiązkiem jest wdrożenie w biurze procedury AML a następnie weryfikacja klienta jeszcze przed podpisaniem z nim umowy. Jak jednak dokonać takiej kontroli? I czy w erze wszechobecnej elektronizacji możliwe jest przeprowadzenie identyfikacji na odległość? Przekonajmy się.

Weryfikacja klienta nie stanowi uprawnienia, a obligatoryjny ustawowy obowiązek. Jeżeli do tej pory nie zwracałeś na to większej uwagi to czas to zmienić. Przed nawiązaniem każdego stosunku musisz „wylegitymować” klienta i sprawdzić, czy dane przez niego wskazane pokrywają się z rzeczywistością. W innym wypadku Twoje postępowanie może zostać odczytane wprost jako łamanie procedury AML. Przeczytaj poniższy artykuł, a na pewno wszystko przeprowadzisz szybko i bezboleśnie. No to zaczynamy.

Weryfikacja klienta – kogo dokładnie?

Weryfikacja klienta stanowi jeden ze środków bezpieczeństwa finansowego jakie muszą stosować tzw. instytucje obowiązane, w tym właśnie biura rachunkowego.

Identyfikacja ta dotyczy nie tylko samego klienta, ale również osoby upoważnionej do działania w jego imieniu np. pełnomocnika czy reprezentantów spółki, a także beneficjenta rzeczywistego.

Warto tutaj jeszcze dodać, że klientem może być zarówno osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, osoba fizyczna prowadząca JDG, osoba prawna (w praktyce są to spółki kapitałowe) oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (spółki osobowe).

Jakie dane muszą zostać zweryfikowane?

Jak wspominałem prawodawca uregulował omawianą materię dosyć szczegółowo. Toteż ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wskazuje dokładnie o jakie dane musisz poprosić klienta przed podpisaniem umowy.

Identyfikacja osoby fizycznej polega na ustaleniu:

• imienia i nazwiska;
• obywatelstwa;
• numeru PESEL lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia;
• serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby;
• adresu zamieszkania;
• nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Identyfikacja osoby prawnej

Z oczywistych względów w kontaktach z osobą prawną oraz jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musisz ustalić inne dane. Mianowicie:

• nazwę (firmy);
• formę organizacyjną;
• adres siedziby lub adres prowadzenia działalności;
• NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, nazwy właściwego rejestru oraz numeru i daty rejestracji;
• dane identyfikacyjne osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną.

Weryfikacja klienta – osoba fizyczna

Potwierdzenie tożsamości osoby fizycznej inaczej będzie wyglądało jeżeli będziesz miał do czynienia z obywatelem Polski a inaczej z obcokrajowcem.

Dla obywatela RP

podstawowym źródłem weryfikacji tożsamości będzie dowód osobisty. Zgodnie z art. 4 ustawy o dowodach osobistych dowód jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby na terytorium RP oraz innych państw członkowskich UE, EOG nienależących do UE oraz państw, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic.

Drugim źródłem jest paszport. Dokument ten poświadcza tożsamość osoby w nim wskazanej w zakresie danych, jakie ten dokument zawiera.

Ostaniem dokumentem weryfikacyjnym jest żołnierska karta tożsamości. Posługiwać się nie mogą jednak jedynie żołnierze w trakcie ich czynnej służby wojskowej.

Metodą weryfikacyjną która również jest możliwa, chociaż niezbyt dobrze przyjmowania jeszcze przez instytucje w Polsce jest identyfikacja elektroniczna. Można tego dokonać profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innym sposobem może być także dokonanie transakcji przez klienta, chociaż ten proces wykorzystują głównie banki. Wystarczy, że klient dokona przelewu bankowego na kwotę 1 zł. Później ta suma może zostać zwrócona lub odliczona od Twojego wynagrodzenia.

W przypadku cudzoziemców

przewidziane jest pięć rodzajów dokumentów, jakie mogą być wydane cudzoziemcom przez polskie organy. Zaliczamy do nich:

• kartę pobytu;
• polski dokument podróży dla cudzoziemca;
• polski dokument tożsamości cudzoziemca;
• tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca;
• dokument potwierdzający posiadanie zgody na pobyt tolerowany, tj. „zgoda na pobyt tolerowany”.

Nie tylko dokumenty wydane przez polskie urzędy mogą być przez Ciebie honorowane. Równie dobrze możesz dokonać identyfikacji na podstawie paszportu wydanego przez państwo macierzyste osoby fizycznej, jego dowód osobisty, dokument podróży lub inny niebudzący wątpliwości dokument posiadający fotografię, oznaczony numerem lub serią oraz wskazujący organ, który wydał dany dokument.

Ważne! W celu weryfikacji dokumentu wystawionego przez obce państwo użyj rejestru online PRADO. Są w nim zawarte dane udostępnione przez państwa członkowskie UE, Islandię, Norwegię i Szwajcarię oraz inne wyszczególnione tam kraje.

Obowiązek weryfikacji dwóch dokumentów

Mimo iż nie jest to zapisane wprost w ustawie, to Generalny Inspektor Informacji Finansowej w swoich wytycznych wskazał, że weryfikacja klienta – bez wykorzystania środków identyfikacji elektronicznej – powinna być stosowana w oparciu o minimum dwa dokumenty mogące poświadczyć tożsamość.

Powinieneś zatem posłużyć się co najmniej dwoma różnymi dokumentami, danymi i informacjami pochodzącymi z wiarygodnych i niezależnych źródeł. Przynajmniej jeden z tych dwóch materiałów weryfikacyjnych powinien być dokumentem stwierdzającym tożsamość w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa, tj. przy pomocy dowodu osobistego, paszportu lub żołnierskiej karty tożsamości. Drugim dokumentem może być przykładowo prawo jazdy.

Weryfikacja klienta – osoby prawne i jednostki organizacyjne

O wiele łatwiej przeprowadzić procedurę weryfikacyjną wobec osób prawnych i jednostek organizacyjnych. Potwierdzenie danych podanych przez klienta wystarczy skontrolować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Rejestr korzysta z domniemania prawdziwości danych w nim zawartych, dzięki czemu nie jesteś obowiązany do przeprowadzania bardziej skomplikowanych procedur identyfikacyjnych jak przy osobach fizycznych. Wystarczy pobrać z sieci aktualny odpis KRS firmy klienta.

Proces weryfikacyjny

Proces weryfikacyjny może być jedno lub dwuetapowy. Jednoetapowy to ten, gdzie spotykasz się z klientem osobiście w siedzibie Twojego biura rachunkowego i za jednym posiedzeniem uzyskujesz od niego wszystkie wymagane dane i następnie je weryfikujesz z dokumentem tożsamości.

Jeżeli jednak klient wybrał opcję zawarcia umowy na odległość cały proces ma już dwa etapy. Polega on na przesłaniu przez klienta swoich danych np. za pomocą emaila czy formularza kontaktowego na stronie internetowej biura. Następnie musisz potwierdzić wcześniej przesłane dane. Czyli musisz zweryfikować dokumenty tożsamości osób fizycznych lub odpisy z rejestru przedsiębiorców osób prawnych i jednostek organizacyjnych.

Weryfikacja klienta za pomocą środków komunikacji na odległość

Przechodząc do ważnego pytania – czy możesz przeprowadzić całą procedurę wyłącznie za pośrednictwem maila czy wideokonferencji? Odpowiedź niestety brzmi przecząco.

Otóż niedopuszczalna jest praktyka, w której Twój klient przesyła Ci skan dowodu osobistego lub paszportu lub też pokazuje Ci dowód w kamerce Internetowej. Takie działania nie spełniają bowiem wymogów stawianych przed środkami bezpieczeństwa finansowego. Nie mając stuprocentowej pewności co do prawdziwości dokumentu nie możesz uznać, że jest on prawdziwy. Pamiętaj o tym.

Przeprowadziłeś proces weryfikacji klienta?

To nie koniec Twoich obowiązków, przeczytaj jakie jeszcze środki bezpieczeństwa finansowego musisz wdrożyć w swoim biurze rachunkowym.