Ocena ryzyka AML – jak ją opracować?

Wszystkie podmioty zobowiązane, to jest również biura rachunkowe, są obowiązane sporządzić i wdrożyć procedurę przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. Jednym z jej elementów jest ocena ryzyka AML. Ma ona na celu zidentyfikowanie zagrożenia związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, z uwzględnieniem czynników dotyczących między innymi klientów, państwa w którym funkcjonuje, produktów, usług czy transakcji. Dokonana identyfikacja ryzyka powinna być dostosowana do rodzaju i charakteru Twojego biura rachunkowego pod względem tych czynników, które go dotyczą.

Ocena ryzyka AML stanowi tak naprawdę punkt wyjścia dla stworzenia całej procedury AML. Bez niej ciężko będzie Ci stworzyć efektywny system do walki z praniem pieniędzy. A jak już zapewne wiesz, jest to Twój ustawowy obowiązek. Stworzenie tego dokumentu pozwoli Ci scharakteryzować wszelkie potencjalne zagrożenia mogące prowadzić do procederu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Jednakże nie jest ona po to, aby ją opracować i schować do biurka. Wraz ze zmianami w technologii oraz rozwojem Twojej działalności powinna być ona uzupełniana i unowocześniana. Powinna zatem towarzyszyć Ci przez cały czas prowadzenia biura rachunkowego.

Czym właściwie ocena ryzyka AML jest?

Ocena ryzyka AML jest przede wszystkim obowiązkiem, który narzuca na Ciebie art. 27 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jak możemy przeczytać w tym przepisie „instytucje obowiązane identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej”.

Ocena ryzyka AML to dokument, w którym musisz – odpowiednio do swojej działalności – określić ryzyko związane z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu. Dokument ten określa zakres działań przygotowawczych, wpływający na dalsze Twoje kroki podejmowane w temacie AML. Na jego podstawie będzie mógł następnie wypracować środki niezbędne do zapobiegania powyższym przestępstwom.

Jak możemy dowiedzieć się ze stanowiska Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, omawiany dokument ma wysoki wpływ na:

• Twoją świadomość podatności na zagrożenia związane z praniem pieniędzy;
• kształt wewnętrznych dokumentów regulujących obszar przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w Twoim biurze rachunkowym;
• zakres i sposób stosowania przez Ciebie środków bezpieczeństwa finansowego wobec Twoich klientów;
• praktyczne podejście do realizacji obowiązków dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy;
• działania podejmowane przez Ciebie w celu ograniczenia ryzyka w obszarach działalności, szczególnie narażonych na ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.

Co wypływa na ryzyko AML?

Omawiany tutaj art. 27 ustawy jest bardzo lakoniczny w swej treści. Ustawodawca wskazał jedynie na kilka czynników ryzyka, takie jak klienci, obszar geograficzny, produkty, usługi czy transakcje. Jest to jednak katalog otwarty i w swojej ocenie ryzyka AML powinieneś zwrócić uwagę również na inne elementy.

Do takich czynników mogących dotyczyć działalności biur rachunkowych możemy zaliczyć:

• systemy informatyczne wykorzystywane w biurze;
• skala rotacji pracowników;
• efektywność systemu kontroli wewnętrznej, m.in. audytów wewnętrznych ich częstotliwość i szczegółowość;
• efektywność systemu szkoleń w zakresie AML;
• zmiany biznesowej;
• zmiany struktury i liczby klientów, przychodów, przeprowadzanych transakcji;
• zmiany w prawie.

Czynniki ryzyka wskazane powyżej nie są wszystkimi, jakie mogą zaistnieć w stosunku do Twojego biura. Musisz być tego świadomy i do swoich obowiązków podchodzić kompleksowo, różnorodnie i kreatywnie.

Ocena ryzyka AML – jaka metodę przyjąć?

Ustawa nie wskazuje na jedną, odgórnie narzuconą metodykę, jaką powinieneś przyjąć do przygotowania oceny ryzyka. Oznacza to, że masz w tej kwestii pełną swobodę. Możesz zatem wybrać jedną z wielu metod, takich jak:

• ilościowa – polega na określeniu wartości skutku i prawdopodobieństwa powstania określonego ryzyka;
• jakościowa – oparta jest na dobrych praktykach i doświadczeniu;
• metoda mieszana – jest to połącznie jakościowej i ilościowej metody szacowania ryzyka.

UKNF wskazał, iż w jego ocenie minimalny standard metodyczny obejmuje 4 elementy, tj.:

• ocenę ryzyka inherentnego polegającej na dokonaniu oceny zagrożenia, jakie może powstać w sytuacji braku podjęcia jakichkolwiek działań zmierzających do zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia prania pieniędzy czy finansowania terroryzmu;
• wskazanie środków mogących zmniejszyć ryzyko i poddanie ocenie ich efektywności;
• ocenę ryzyka rezydualnego polegającej na rozpoznaniu ryzyka, jakie może powstać po wprowadzeniu procedur AML dostosowanych do Twojej działalności;
• zdefiniowanie planowanych przez Ciebie działań mających na celu zarządzanie ryzykiem rezydualnym, tj. tym które pozostaje po wprowadzeniu środków zaradczych.

Pamiętaj, że obrana metoda musi być dostosowana do Ciebie, Twojego biura i Twoich pracowników. Przyjęte założenia i wnioski muszą być racjonalne i powinny jak najbardziej obiektywnie określać poziom ryzyka i podatność na nie Twojego biura. Dobrze sporządzona ocena ryzyka AML nie tylko podniesie Twoje bezpieczeństwo, ale również pokaże Ci w którym obszarze masz braki i co powinieneś naprawić.

Jeżeli dojdziesz do przekonania, że posiadasz w tej materii słabe punkty, powinieneś przedstawić również działania, które podejmiesz w celu ich wzmocnienia. Dobór właściwej metody, jaką zastosujesz, musi być adekwatna do Twoich potrzeb, możliwości, szybkości rozwoju, ilości zatrudnionych pracowników oraz portfela klientów.

Forma oceny ryzyka

Ocenę ryzyka sporządzasz w formie papierowej lub elektronicznej. To jaki format przyjmiesz, zależy od Ciebie. Może być ona sporządzona w formie sprawozdania lub też protokołu na papierze, a może być również zapisana w formie tabeli w Wordzie czy Excelu. Nie ma to znaczenia – ocena ma być nastawiona na cel i treść, nie na formę.

Kto zatwierdza ocenę ryzyka?

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub jednoosobową spółkę, sprawa jest oczywiste, że to do Twoich obowiązków należy zatwierdzenie oceny ryzyka AML.

Jeśli jednak jesteś udziałowcem czy członkiem organu zarządzającego spółki prawa handlowego, musicie wyznaczyć ze swojego grona jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za wdrażanie i zatwierdzenie oceny ryzyka.

Ocena ryzyka AML – musisz ją regularnie aktualizować

Samo sporządzenie oceny to nie koniec Twojego zadania. Dokument ten musi być bowiem regularnie aktualizowany. Ustawa wskazuje tu na maksymalnie 2-letni odstęp. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby robić to częściej. Zmiana jednego z czynników ryzyka może być dobrym pretekstem, aby pochylić się nad oceną i ją zmodyfikować.

Zwrócę również uwagę, na stanowisko UKNF, które uważa, że instytucje obowiązane powinny rozważyć przeprowadzenie aktualizacji oceny ryzyka w sytuacji zaistnienia istotnych i długotrwałych zmian w otoczeniu gospodarczym, które mogą mieć znaczący wpływ na działalność operacyjną instytucji obowiązanej oraz sposób wykorzystania produktów i usług przez nią oferowanych. Okresowy przegląd powinien obejmować również ocenę aktualności i adekwatności metodyki przyjętej do opracowania oceny ryzyka oraz realizację działań, które zostały podjęte przez instytucję obowiązaną w celu zarządzania ryzykiem rezydualnym, wskazanych w ocenie ryzyka.

O czym jeszcze musisz pamiętać w kontekście obowiązków AML? Zapoznaj się z artykułem o podstawowych obowiązkach każdego biura rachunkowego.