RODO przy zatrudnianiu nowego pracownika – o co może pytać pracodawca
Zatrudniając nowego pracownika do swojego biura rachunkowego chcesz mieć pewność, że wybrany kandydat spełnia wszystkie stawiane przed nim wymagania. Jednakże przed zadaniem pytania powinieneś się dobrze zastanowić, czy przypadkiem nie wchodzisz w sferę osobistą kandydata i nie naruszasz jego prawa do prywatności. Wraz z wejściem rozporządzenia unijnego w przedmiocie ochrony danych osobowych skończył się czas fantazyjnych kwestionariuszy, w których poruszano tematy rodziny, ciąży, wyznań i ideologii, przekonań politycznych, czy planów na emeryturę. Aktualnie RODO przy zatrudnianiu nowego pracownika określa o co kandydat na pracownika może być pytany. Lepiej zatem zapoznaj się z tym artykułem zanim zaprosisz kogoś na rozmowę o pracę.
Od 2016 roku, kiedy w życie weszło RODO, nie tylko informacje o konsumentach zostały objęte szczególną ochroną. Jest tak również z danymi pracowników zatrudnionych u Ciebie w biurze. Oznacza to ni mniej ni więcej, że od kandydata na stanowisko, jak również następnie od zatrudnionej osoby, nie możesz wymagać podania informacji innych niż te, na jakie pozwala ustawodawca. Sytuacja nie jest jednak zero-jedynkowa, wiele danych może być pozyskiwanych, jeżeli wymaga tego określone stanowisko pracy, a inne wtedy, gdy sam zainteresowany na to pozwoli. Procedury RODO przy zatrudnianiu nowego pracownika są bardzo istotne, nie powinieneś zatem o nich zapominać.
Nie tylko RODO, ale również Kodeks pracy
Informacje o kandydacie do pracy, takie jak dane personalne, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadkach, gdy są one niezbędne do zajmowania konkretnego stanowiska.
Wejście w życie ustawy z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wymusiło na polskim ustawodawcy znowelizowanie Kodeksu pracy. Przepisy art. 22 do 232 szczegółowo opisują co wolno Ci zrobić w stosunku do pracownika lub osoby aplikującej na stanowisko w Twoim biurze. My w niniejszym artykule zajmiemy się przede wszystkim kwestią danych osobowych, które mogą być pozyskiwane w czasie od opublikowania ogłoszenia o pracę do uściśnięcia dłoni nowemu księgowemu Twojego biura rachunkowego.
Przepisy Kodeksu pracy wskazują na generalne zasady, jakimi powinni się kierować wszyscy pracodawcy. Pamiętać jednak trzeba, że KP reguluje jedynie stosunek pracy (tj. ten powstały po zawarciu umowy o pracę). Nie obejmuje natomiast swoim zakresem, obecnie bardziej popularnych niż zwykle, umów cywilnoprawnych takich jak umowa zlecenie czy B2B. Nie oznacza to jednak, że zatrudniając kogoś na kontrakcie cywilnoprawnym nie powinieneś przestrzegać RODO. W końcu każdy pracownik jest osobą fizyczną, a o takie podmioty chodzi ustawodawcy unijnemu.
RODO przy zatrudnianiu nowego pracownika – jakie są zasady przetwarzania?
Zanim przejdziemy do samego katalogu danych osobowych wymaganych od kandydatów, warto wskazać na zasady, jakimi powinieneś kierować się w czasie zatrudniania. Przyswojenie sobie tych reguł pozwoli Ci zrozumieć istotę przetwarzania danych i cel do jakiego dążył prawodawca unijny wprowadzając RODO w życie.
Pierwszą zasadą, od jakiej należy wyjść, jest zasada legalności. Przetwarzanie danych musi odbywać się zgodnie z przepisami rozporządzenia, w sposób rzetelny, uczciwy i przejrzysty. Tak aby osoba, której dane są przetwarzane, była pewna, że szanujesz jej prawa i prywatność, oraz że będziesz to robił również po nawiązaniu stosunku pracy.
Kolejna jest zasada celowości. Wskazuje ona, że Twoim obowiązkiem jest przetwarzanie danych jedynie w ściśle określonym celu. Cel ten musi być konkretny, wyraźny i uzasadniony okolicznościami. Nie może być on abstrakcyjny, nie wolno pytać Ci o to, na jaką partię polityczną głosował kandydat, bo Ty jako kapitalista nie popierasz w żadnym stopniu socjalizmu. Wszystko musi być powiązane z konkretnym stanowiskiem, na jakie dana osoba aplikuje.
Z powyższą regułą jest skorelowana następna zasada – adekwatności. Przetwarzanie danych możliwe jest tylko w takim zakresie, w jakim jest to absolutnie niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Z kolei zasada prawidłowości mówi, że możesz podejmować tylko działania, które będą dążyły do prawidłowego przetwarzania danych. Wszelkie procesy, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, muszą zostać niezwłocznie naprawione lub w ostateczności usunięte.
Pozyskując dane musisz pamiętać również o zasadzie ograniczenia czasowego. Zgodnie z nią nie możesz przechowywać danych kandydatów i pracowników przez dłuższy czas, niż to jest niezbędne do celów przetwarzania. Oznacza to, że dane osobowe kandydata, który końcowo nie został zatrudniony, powinny zostać usunięte z Twojej bazy. W końcu jeżeli nie nawiązałeś z nim współpracy, informacje o nim nie powinny być Ci już potrzebne.
Ostatnimi zasadami są integralność i poufność. Chodzi tutaj o Twój obowiązek ochrony danych przed wyciekiem lub dostępem do nich osób nieupoważnionych. Musisz wdrożyć takie środki techniczne i organizacyjne, aby osoba, której dane są przetwarzane, była pewna tego, że informacje o niej nie zostaną upublicznione czy też wykorzystane przez osoby o nie do końca przyjacielskich zamiarach.
Jak wskazuje art. 5 RODO wszelkie czynności pracodawcy związane z pozyskiwaniem danych osobowych, a następnie z ich przetwarzaniem i przechowywaniem, należy oceniać z perspektywy wymienionych powyżej zasad. Pamiętaj o tym.
RODO przy zatrudnianiu nowego pracownika – o co wolno Ci pytać?
Znowelizowany Kodeks pracy wprowadza w art. 221 katalog danych osobowych, których możesz żądać od osoby ubiegającej się o stanowisko w Twoim biurze rachunkowym. Warto tutaj nadmienić, że przepis ten mówi: „Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (…)”. Oznacza to, że masz prawo oczekiwać podania poniżej wskazanych danych osobowych, nawet jeżeli nie jest to konieczne w danym stanie faktycznym. Nawet jeśli data urodzenia kandydata nie jest Ci potrzebna do zatrudnienia, masz prawo o to zapytać.
Ustawodawca wskazał jednoznacznie, iż w czasie rekrutacji nie możesz pozyskiwać danych innych, niż te wskazane w omawianym przepisie. Co więcej, w niektórych wypadkach informacje te możesz pozyskiwać wyłącznie jeżeli jest to niezbędne do wykonywania przez pracownika oferowanego mu stanowiska.
Pracodawca ma prawo żądać od osoby aplikującej podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Żądanie wskazania przebiegu zatrudnienia odnosi się jedynie do pozostawania przez kandydata w stosunku pracy, którego charakter jest niezbędny do wykonywania oferowanej pracy. Nie każde zajęcie ma związek z tą, o którą ubiega się kandydat. W Twoim wypadku masz prawo pytać wyłącznie o zatrudnienie związane z księgowością, prawem, podatkami czy finansami. Praca w charakterze kelnera czy kasjera wykonywana w czasie studiów przez kandydata nie powinna zbytnio Cię interesować.
Dodatkowo pamiętaj, że możesz pytać o wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Nie pozyskuj więcej informacji niż jest to konieczne. Rekrutacja nie jest rozmową towarzyską, nie wypada pytać o sprawy prywatne, nawet jeżeli kandydat nie ma problemu z przekazywaniem takich danych. Powyższe jest silnie akcentowane przez prawodawcę unijnego, który w RODO podkreśla ogromne znacznie zasady minimalizmu przetwarzania danych.
Czy możesz pozyskiwać inne dane?
Nie możesz żądać od kandydata podania danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w poprzednim akapicie. Nie pytaj zatem o to czy jest on kawalerem lub panną, czy ma małżonka i dzieci. Naganne będzie również wypytywanie o wyznanie religijne, poglądy polityczne czy (o zgrozo) orientację seksualną i nastawienie do mniejszości seksualnych. Co bardzo ważne, nieuprawnione jest także pytanie wobec kobiety, czy jest w ciąży, nawet jeżeli brzuch ciążowy jest już widoczny. Nie ma ona obowiązku ujawniania tego fakt, o ile praca nie jest niedozwolona z uwagi na ochronę macierzyństwa. W przypadku księgowych, ten rodzaj pracy nie zagraża ciąży, więc zapomnij, że takie pytanie w ogóle istnieje. Jednocześnie na kandydacie spoczywa obowiązek przekazania dodatkowych danych, jeżeli na konkretnym stanowisku wymagane jest spełnienie określonych prawem wymogów. Może to być np. pytanie o niekaralność lub obywatelstwo. Ale w wypadku pracy w biurze rachunkowym prawo nie stawia takich dodatkowych wymagań.
Pamiętaj przy tym, że prawo do żądania podania przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie określonych informacji o sobie nie tworzy po stronie kandydata obowiązku ich podania. Nie możesz tego kategorycznie wymagać. Zamiast tego poinformuj osobę ubiegającą się o stanowisko w Twoim biurze, że brak wskazania wymaganych danych będzie wiązało się z automatycznym odrzuceniem jego aplikacji w procesie rekrutacji.
Dodatkowe dane, a szczególne uprawnienia pracownicze
Kandydat z własnej woli może przekazać dane, które są niezbędne w przypadku chęci skorzystania przez niego (jako pracownika) ze szczególnych uprawnień. Dla przykładu, kobieta będąca w ciąży może zgłosić ten fakt, jeśli zamierza skorzystać z uprawnień związanych z posiadaniem dzieci. Inny kandydat może poinformować o posiadanym statusie osoby niepełnosprawnej oraz stopniu niepełnosprawności, jeżeli będzie chciał skorzystać z określonych dodatkowych świadczeń socjalnych. Mimo że informacje te mogą dotyczyć stanu zdrowia, nie będzie wymagana dodatkowa zgoda, gdyż jej przetwarzanie mieści się w interesie samego kandydata.
Pamiętaj jednak, że wszystko to są informacje, które mogą być podawane dobrowolnie. Nie możesz o nie pytać, nie możesz również sugerować, iż kandydat powinien je przekazać „dobrowolnie”, gdyż inaczej nie będzie mógł liczyć na pomoc socjalną.
