Wypowiedzenie umowy klientowi – kiedy to możliwe?

Im więcej klientów, tym lepiej. Tak to powinno przynajmniej działać. Od niektórych z nich jednak lepiej trzymać się z daleka. Trafiając na osobę niesłowną, lekkomyślną, czy po prostu taką, która regularnie „zapomina” o przelewach Twojego wynagrodzenia, nie dziwne, że chodzi Ci po głowie wypowiedzenie umowy klientowi. Tylko czy to takie proste? W końcu łączy Cię z nim stosunek zobowiązaniowy, a prowadzenie ksiąg rachunkowych to nie jednokrotna czynność, lecz ciąg powiązanych ze sobą działań, który ciężko przerwać ot, tak. Sprawdźmy zatem kiedy możliwe jest rozwiązanie umowy w przedmiocie obsługi księgowej i w jakim trybie najlepiej tego dokonać.

Generalnie przedsiębiorcy starają się za wszelką cenę zachować współpracę ze swoimi klientami, jednocześnie pozyskując nowych. Takie działanie sprzyja rozwojowi firmy i powiększaniu jej majątku. Czasami jednak trafia się taki klient, z którym współpraca to prawdziwa męka. W zależności z kim masz do czynienia, może jeszcze istnieć szansa na jego „naprostowanie”. Jednakże z częścią z nich lepiej zerwać współpracę, niż umierać w środku za każdym razem, gdy tylko ich widzisz. Jak radzić sobie z trudnymi kontrahentami pisaliśmy już w artykule: Trudny klient – jak sobie z nim radzić? Wypowiedzenie umowy powinno być ostatecznością, więc zanim przejdziesz niżej, sprawdź nasz poprzedni tekst.

Wypowiedzenie umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych – co mówią przepisy?

Wypowiedzenie umowy oraz skutki, z jakimi się ono wiąże, są w dużej części zależne od rodzaju samego kontraktu. Jaki charakter ma umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych? Umowa ta normuje zobowiązanie o charakterze ciągłym, wywiązywanie się ze swoich obowiązków przez strony wymaga stałych i powtarzalnych działań. Dlatego też ciężko ją nazwać umową zlecenie. Jest to bardziej umowa o świadczenie usług. Ten rodzaj kontraktu został wspomniany w art. 750 Kodeksu cywilnego. Dlaczego tylko wspomniany? Bowiem przepis regulujący tę materię ma wyłącznie jedno zdanie, otóż odsyła nas do przepisów o zleceniu.

Przejdźmy zatem do regulacji dotyczących zlecenia. Wypowiedzenie umowy zostało opisane w art. 746 KC. Jak wskazuje przepis, przyjmujący zlecenie, czyli biuro rachunkowe, może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie umowy nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Wypowiedzenie umowy a zasada swobody umów

Wiemy już, co na temat wypowiedzenia mówi ustawa cywilna. Jednakże jak to jest przy większości umów, przepisy KC stosujemy wówczas, gdy strony nie ustaliły samodzielnie jakiegoś zagadnienia. Postanowienia ustawy dotyczące możliwości wypowiedzenia umowy w każdym czasie mają charakter względnie obowiązujący. Oznacza to, że wchodzą w życie, jeśli w umowie z klientem nie określicie innego trybu rozwiązania współpracy. Możecie również przyjąć te zapisy w lekko zmodyfikowanej formie.

Co bardzo istotne, przepis mówiący o braku możliwości zrzeczenia się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów jest już bezwzględnie obowiązujący. A co za tym idzie, zawarcie klauzuli w umowie o treści „Strony zrzekają się prawa do wypowiedzenia umowy z jakichkolwiek powodów” jest nieważny. Ważne powody zawsze będą dawały szanse, zarówno Tobie, jak i Twojemu klientowi do rozwiązania umowy.

Jak widzisz, możliwość wypowiedzenia umowy bez ponoszenia negatywnych konsekwencji w dużej mierze zależy od Ciebie. Właściwie sporządzona umowa powinna zawierać zapisy o możliwości, powodach oraz sposobie wypowiedzenia umowy. Zaoszczędzi Ci to sporo stresu i ewentualnych strat finansowych.

Czy możesz wypowiedzieć umowę na czas określony?

Często przyjmuje się, że jeżeli umowa została zawarta na czas określony, a w jej treści nie znajdujemy zapisów o możliwości jej wypowiedzenia, wówczas taka czynność jest niemożliwa. Nic podobnego. Niezależnie czy zobowiązanie jest terminowe, czy też bezterminowe, umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych może być zawsze wypowiedziana. Nie jest to jednak tak proste, bowiem od tego czy znajdujesz ważne powody wypowiedzenia, czy też nie, rozwiązanie kontraktu może mieć dla Ciebie negatywne skutki finansowe.

Jak wskazał Sąd Najwyższy, fakt zawarcia umowy na czas oznaczony nie może uzasadniać odmówienia uprawnienia do wypowiedzenia tej umowy z jakichkolwiek powodów, a więc także takich, które nie mogą być uznane za ważne. Umowa zlecenia zawarta na czas oznaczony może być zatem wypowiedziana przez każdą ze stron w każdym czasie. Wypowiedzenie zawsze będzie dopuszczalne. W zależności jednak od istnienia lub braku istnienia ważnych powodów, różne będą skutki, w tym finansowe, wypowiedzenia. W szczególności o ewentualnym wyłączeniu możliwości wypowiedzenia umowy nawet bez ważnych powodów nie świadczy zawarcie umowy na czas określony. (por. wyrok SN z dnia 28 września 2004 roku, sygn. akt: IV CK 640/03).

Co z odszkodowaniem za wypowiedzenie umowy?

Jeżeli rozwiążesz umowę niezgodnie z postanowieniami umownymi, lub gdy nie występują w sprawie ważne powody, może pojawić się po Twojej stronie obowiązek wypłacenia klientowi odszkodowania. Jeżeli bowiem umowa ma charakter odpłatny (a taki właśnie ma umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych), a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, masz obowiązek naprawienia poniesionej przez drugą stronę szkody. Jak wysoką? Piśmiennictwo wskazuje tu, że chodzi o szkodę pozostającą w adekwatnym związku przyczynowym z przedwczesnym rozwiązaniem zlecenia. Z wypowiedzenia dokonanego przez zleceniobiorcę (biuro rachunkowe) szkodą będą m.in.:

• wydatki poniesione przez dającego zlecenie na zrealizowanie zleconej czynności, pomniejszone o zaoszczędzone wskutek wypowiedzenia wynagrodzenie, czyli koszty związane ze znalezieniem nowego księgowego,
• poniesione straty i korzyści nieuzyskane wskutek niedokonania zleconej czynności, np. jeśli wskutek wypowiedzenia klient nie uzyskał dofinansowania, została nałożona na niego kara skarbowa itp.

Czym są „ważne powody”?

Najlepiej jeśli rozwiązaniu umowy towarzyszą ważne powody. Co można zakwalifikować pod tym pojęciem? Tutaj KC nie pomaga, bowiem prawodawca nie zdecydował się stworzyć jednolitej definicji. Wszystko zatem zależy od okoliczności danej sprawy. Możemy jednak przyjąć, że ważnymi powodami mogą być zarówno zjawiska o charakterze obiektywnym, zmiana sytuacji gospodarczej czy zmiany w prawie podatkowym. Jak również zmiany w sposobie prowadzenia księgowości klienta (np. musi on przejść z uproszczonej księgowości na księgę rachunkową), jak i zjawiskami związanymi z samym klientem oraz łączącym was stosunkiem. Zmieni się Twoja sytuacja życiowa lub ekonomiczna i nie będziesz w stanie prowadzić jego interesów? Wydaje się to być ważny powód. Tak samo w sytuacji, gdy dojdzie do konfliktu między wami, lub gdy uznasz, że straciłeś zaufanie do kontrahenta. Jakby nie było (bardzo) ważnym powodem jest także stałe spóźnianie się z przelewami wynagrodzenia przez klienta. Oznacza to bowiem, że nie wywiązuje się on z umowy w sposób prawidłowy.

Ważne! Ważny powód do wypowiedzenia musi istnieć w chwili składania oświadczenia o rozwiązaniu umowy.

Jeżeli prawidłowo wypowiesz umowę z ważnych powodów, odpada jakiekolwiek uzasadnienie dla obowiązku wypłacenia odszkodowania klientowi. Co w sytuacji, kiedy wypowiedzenie jest ze skutkiem natychmiastowym w połowie miesiąca, a kontrahent dokonał już opłaty za ten okres? Jesteś zobowiązany do zwrócenia mu adekwatnej części tej kwoty. Jeżeli jednak zdecydowałeś się zerwać współpracę, ale z zachowaniem okresu wypowiedzenia (np. 3-miesięcznego), musisz w dalszym ciągu prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, klient z kolei zapłacić Ci za Twoją pracę.

Pamiętaj jednak, że przy wskazywaniu na ważne powody przy rozwiązywaniu kontraktu, to na Tobie leży ciężar udowodnienia zaistnienia takich powodów.