Biała lista podatników VAT – sprawdź zanim będzie za późno
Prowadząc biuro rachunkowe, jak każdy przedsiębiorca, jesteś narażony na nieuczciwych kontrahentów. Jest to część biznesu, na który musisz być przygotowany. Większości „pułapek” możesz jednak uniknąć, jeżeli dobrze przygotujesz się do zawierania przyszłych współprac i podpisywania umów. Przez przygotowanie mam na myśli weryfikację kontrahenta. Jednym z narzędzi, które Ci na to pozwoli, jest biała lista podatników VAT. Zawiera ona zestaw przydatnych informacji o przedsiębiorcach, które pomogą Ci podjąć decyzje czy zawrzeć proponowaną współpracę, czy też z niej zrezygnować zawczasu.
Kontrola w biznesie jest bardzo ważna. Każdy przedsiębiorca nastawiony jest na zysk, niektórzy są jednak tak zdeterminowani, że nie cofną się przed niczym, aby zarobić. Współpraca z takimi podmiotami najczęściej kończy się samymi problemami. Niezapłacone faktury, siedziba firmy, która w rzeczywistości nie istnieje, wieloletnie procesy sądowe czy stale umarzane postępowania egzekucyjne. Możesz się przed tym wszystkim ochronić, jeżeli przed zawarciem kontraktu sprawdzisz swojego kontrahenta. Biała lista podatników VAT jest jednym z narzędzi, które Ci w tym pomogą. Jest to wykaz stworzony i prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zatem możesz być spokojny, że dane się tam znajdujące są rzetelne i aktualne.
Biała lista podatników VAT – czym jest?
Biała lista podatników VAT, jak sama z resztą nazwa wskazuje, jest wykazem podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Narzędzie to znajdziesz w wyszukiwarce na stronie podatki.gov.pl.
Wykaz podatników VAT pozwala Ci nie tylko sprawdzić, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, ale również czy numer rachunku bankowego, który został wskazany na fakturze, jest prawidłowy i zatwierdzony.
Co więcej, jeżeli okaże się, że kontrahenta nie ma na liście albo został z niej wykreślony, otrzymasz informację, dlaczego odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru lub też przywrócono go do niego.
Biała lista podatników VAT – jakie znajdziesz tam informacje?
W większości przypadków celem wyszukiwania danego podmiotu jest sprawdzenie, czy w ogóle znajduje się on w rejestrze. To już pozwala na określenie czy kontrahent jest firmą „prawdziwą”, czy też tzw. firmą krzak. Jednakże biała lista podatników posiada szerszy zasób informacji, które mogą powiedzieć Ci o wiele więcej o Twoim kontrahencie.
Wykaz podatników VAT zawiera takie informacje jak:
- nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
- numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
- status podmiotu:
a) w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT;
b) zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona; - numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
- podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru
oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT; - numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Co z rachunkami bankowymi?
Bardzo ważną daną, którą możemy odnaleźć w wykazie podatników VAT, są rachunki rozliczeniowe przedsiębiorców. To właśnie na nie powinieneś dokonywać przelewu wierzytelności, również używając mechanizmu split payment.
Uwaga! W wykazie znajdują się jedynie rachunki bankowe przekazane przez przedsiębiorców do urzędu skarbowego (przy JDG informację tę należy kierować do CEIDG). Jeżeli zatem Twój kontrahent zmienił numer rachunku i tego nie zgłosił fiskusowi, wówczas będzie on nieaktualny.
Informacja o rachunku znajduje się wyłącznie w przypadku podatnika zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT, również jeżeli został on przywrócony na listę. Wykaz nie obejmuje zatem tych informacji, jeśli masz do czynienia z podmiotem niebędącym czynnym podatnikiem lub wykreślonym z listy. Dodatkowo biała lista podatników nie upublicznia prywatnych rachunków bankowych, które niekiedy są wykorzystywane przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych.
Jeżeli zatem planujesz związać się biznesowo z kontrahentem, który znajduje się w wykazie, ale nie posiada w nich informacji o swoim rachunku rozliczeniowym, zanim podpiszesz umowę, wyjaśnij to z nim. Nie będzie to wcale zbyt daleko posunięta ostrożność, w końcu najważniejsze są Twoje interesy i ich bezpieczeństwo.
Biała lista podatników – zawsze z niej korzystaj przy większych przelewach
Biała lista podatników jest bardzo ważna jeszcze z jednego powodu. Otóż jeżeli dokonasz przelewu swojemu kontrahentowi na kwotę przewyższającą 15.000 zł na inny rachunek, niż podany w wykazie, możesz mieć problemy.
Taki przelew dyskwalifikuje możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu kwoty zapłaconej kontrahentowi. Dodatkowo zostaniesz obciążony odpowiedzialnością solidarną ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on podatku należnego od dokonanej transakcji.
Istnieje jednak furtka, która pozwoli Ci uwolnić się powyższych sankcji. Masz bowiem 7 dni od dnia dokonania przelewu na numer rachunku bankowego inny niż opublikowany w wykazie, na poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby Twojego przedsiębiorstwa o zaistniałym zajściu.
Wyszukiwanie podatników jest banalnie łatwe
Wiesz już, czemu powinieneś weryfikować swoich kontrahentów, a także co Ci grozi w razie gdybyś dokonał przelewu na błędny rachunek bankowy. W związku z tym pewnie zastanawiasz się, czy będziesz potrafił korzystać z wyszukiwarki. Będziesz i to bez żadnej instrukcji! Korzystanie z wyszukiwarki podatników VAT jest banalnie proste.
Kontrahenta możesz wyszukać po nazwie, numerze konta, NIP lub REGON. W przypadku wyszukiwania po cyfrach musisz wpisać je prawidłowo, inaczej wyszukiwarka nie wskaże Ci żadnych wyników. O wiele łatwiej jest przy nazwie firmy. Nawet jeżeli wpiszesz jedynie jej fragment, system pokaże pasujące wyniki, spośród których będziesz mógł wybrać właściwą firmę.
Dodatkowo masz możliwość wskazać dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o firmie. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy w określonej dacie dane kontrahenta były aktualne (na ten dzień).
Więcej o tym jak jeszcze przeprowadzić weryfikację kontrahenta przeczytasz w artykule: Weryfikacja klienta biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę?
