Kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego?

O tym, że musisz dostosować swoje wewnętrzne systemy pracy do procedur AML pisaliśmy już nie raz.
Jakie środki bezpieczeństwa się z tym wiążą, też już zapewne wiesz.
Ale czy zapoznałeś się z kwestią tego, w jakich sytuacjach prawodawca wymaga od Ciebie, abyś podjął stosowne działania w celu przeciwdziałania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu? Ustawa bowiem wskazuje konkretne przypadki, kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego. Sprawdźmy zatem, jak w praktyce powinny zachowywać się instytucje obowiązane.

W wielkim uproszczeniu środki bezpieczeństwa AML obejmują w szczególności ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta. Więcej na ten temat przeczytasz w osobnym artykule. Tutaj skupimy się na tym kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego.

Kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego

Katalog okoliczności, w których musisz podjąć środki zaradcze wobec klienta, zostały określone w art. 35 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Sytuacje te zostały rozdzielone na dwie grupy. Pierwsza dotyczy nawiązywania współpracy z nowym klientem lub świadczenia jednorazowych usług, druga z kolei dotyka stałej współpracy gospodarczej.

Środki bezpieczeństwa finansowego powinny zatem być stosowane przez Ciebie przy zetknięciu się z klientem w trakcie nawiązywania stosunków gospodarczych oraz w związku z wykonywaniem tzw. transakcji okazjonalnej, a także przy obsłudze przez Twoje biuro klientów, z którymi współpraca już trwa.

Co ciekawe, piśmiennictwo stoi na stanowisku – zaaprobowanym przez sądy – zgodnie z którym obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest ograniczony wyłącznie do usług ściśle związanych z przedmiotem działalności instytucji obowiązanej, z uwagi na który to przedmiot działalności dany podmiot został objęty tym mianem. Oznacza to, że nie jesteś zobowiązany do stosowania środków bezpieczeństwa, jeżeli wchodzisz w relacje gospodarcze niezwiązane z księgowością. Na przykład dokonujesz zakupu lub sprzedaży samochodu służbowego lub innych urządzeń będących wyposażeniem Twojego biura.

Kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku nawiązywania stosunków gospodarczych

Punkt 1 ust. 1 art. 35 ustawy wskazuje, iż jesteś zobligowany do zastosowania środków bezpieczeństwa jeszcze przed nawiązaniem stosunków gospodarczych. Oznacza to, że w praktyce bez zastosowania odpowiednich środków zabezpieczających nie powinieneś w ogóle zawierać umów z nowymi klientami.

Nieco wyprzedzając następny punkt artykułu, zauważę jedynie, że w przypadku nawiązywania trwałych stosunków gospodarczych, czyli np. umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych, musisz stosować środki bezpieczeństwa bez względu na wartość transakcji dokonywanych przez klienta.

Środki bezpieczeństwa a transakcja okazjonalna

Kolejną sytuacją, kiedy musisz zwrócić się ku środkom zabezpieczającym, jest przeprowadzenie przez klienta transakcji okazjonalnej:

• równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub
• która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro.

Przez transakcję okazjonalną należy rozumieć transakcje, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, która nie jest przeprowadzana w ramach normalnych stosunków gospodarczych. Musisz przy tym pamiętać, że wskazana kwota 15 000 euro (około 67 500 zł) nie musi wynikać z jednej czynności. Może być to równie dobrze kilka operacji (o ile wydają się ze sobą powiązane). Nie ma zatem obecnie możliwości omijania ustawowego progu przez rozbijanie np. jednego przelewu na kilka mniejszych. Musisz być na to wyczulony.

Co z gotówkową transakcją okazjonalną?

Jest to szczególny rodzaj transakcji okazjonalnej. Jeszcze kilkanaście lat temu nikt by się nie dziwił, że jakiś przedsiębiorca dokonuje dużego zakupu, płacąc dosłownie walizką pieniędzy. Teraz takie transakcje są „osobliwe”. Musisz zatem mieć oko na klienta, który np. opłaca wysokie faktury gotówką. Limit ustawiony jest na 10 000 euro, czyli około 45 000 zł.

Podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

Przy podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie tylko jesteś zobligowany do zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, ale również skierowania zawiadomienia do GIIF. Omawiany obowiązek ma zastosowanie w każdej sytuacji, nieważne czy masz do czynienia z transakcją okazjonalną, czy stałą współpracą z klientem.

Nie ma jednych, zdefiniowanych ustawowo kryteriów, aby ocenić, że dana operacja jest powiązana z praniem pieniędzy. Można jedynie stwierdzić, że powinieneś zawsze zwracać uwagę na te czynności dokonywane przez klienta, które znacznie odbiegają od transakcji dokonywanych w podobnych okolicznościach przez inne podmioty gospodarcze. Może to być np. dokonanie zakupu jakiejś rzeczy za bardzo wygórowaną cenę, kiedy w normalnej sytuacji rynkowej cena ta jest na o wiele niższym poziomie.

Środki bezpieczeństwa finansowego a wątpliwości co do dotychczas zgromadzonych danych

Jeżeli nawiązując współpracę z klientem lub otrzymując informację aktualizującą od stałego kontrahenta najdą Cię wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności przekazanych danych identyfikacyjnych, powinieneś wszcząć procedurę bezpieczeństwa.

Wątpliwości co do otrzymanych danych mogą powstać w związku z pozyskaniem informacji od samego klienta lub też ze źródeł zewnętrznych, np. rejestrów przedsiębiorców czy ewidencji podmiotów zadłużonych.

Wskazuje się przy tym, że monitorowanie danych klientów powinno być przeprowadzane regularnie. Nie tylko w sytuacjach, gdy dzieje się coś nietypowego. Musisz dbać o to, aby wszelkie dane, jakie przekazuje Ci klient, były aktualne i zgodne z rzeczywistością.

Kiedy stosować środki bezpieczeństwa stosowane wobec stałych klientów

Wcześniejsze akapity dotyczyły wszystkich lub tylko nowych klientów. Ten natomiast będzie dotykał wyłącznie grupy kontrahentów, z którymi współpracujesz na stałe. 

Sytuacje, kiedy musisz zastosować środki bezpieczeństwa wobec stałych klientów, powstają w szczególności gdy:

• doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
• doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego;
• instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w szczególności gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami.

Powyższa lista ma jedynie charakter poglądowy. Ustawodawca użył pojęcia „w szczególności”, co oznacza, że w każdej sytuacji gdy uznasz, że Twój klient może być powiązany z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, musisz działać. „Czerwona lampka” powinna Ci się zaświecić już wtedy, gdy Twój klient zmieni diametralnie dane swoje lub swojego przedsiębiorstwa. Wyznacznikiem może być również przypadek, gdy zmianie ulegnie zakres prowadzonej przez niego działalności czy też znacznie wzrosną jego przychody lub jego zyski będą pochodziły z nie całkiem oczywistego źródła. Przykładów może być tu wiele. Ogólnie jednak chodzi o nietypowe, lub wręcz dziwne zachowanie klienta, które nie współgra z jego dotychczasowym działaniem.