Skuteczna windykacja w biurze rachunkowym

Większość przedsiębiorców boryka się z problemem niezapłaconych faktur przez klientów. Nie ma znaczenia czy klient to osoba fizyczna czy inny przedsiębiorca. Nawet duże firmy potrafią nadużywać zaufania i przeciągać terminy płatności w nieskończoność. Biuro rachunkowe, jak każda firma, potrzebuje płynności w płatnościach, dlatego takie zachowania klientów często odbijają się czkawką i przyprawiają właścicieli biur o niespokojny sen.

Czy warto współpracować z nierzetelnym klientem?

Jak zatem odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury? Czy w takich sytuacjach należy pożegnać się z klientem na zawsze i liczyć, że następny klient będzie bardziej solidny? Czy może dać mu kolejną szansę i grzecznie czekać na cudowną zmianę niedobrych praktyk? (o tym jak dobierać rzetelnych klientów napiszemy w osobnym artykule). Zachowania rynku nieraz pokazały, że nie warto współpracować z nierzetelnymi kontrahentami.

Problem się niestety nasila, gdy brak płynności finansowej dotyka partnera strategicznego, od którego w dużej mierze zależy byt naszego biura rachunkowego. Wtedy nie tak łatwo zrezygnować jest ze współpracy. Dodatkowo, nie zawsze masz wpływ na to, w jakiej kondycji finansowej jest Twój klient. Może się zdarzyć, że brak płatności to błąd ludzki lub po prostu krótkotrwała gorsza kondycja finansowa przedsiębiorstwa. Doświadczenie pandemii nauczyło nas, że każdy może mieć wzloty i upadki, z których może wyjść obronną ręką.

Dlatego zanim zerwiesz umowę o współpracy i pożegnasz się na zawsze z klientem, zastosuj niżej opisany schemat zachowań, który bardzo często kończy się sukcesem.

E-maile do klientów pomogą Ci w budowaniu wizerunku eksperta, ograniczą ilość pytań, ale przede wszystkim są świetną bazą, żeby polecić Twoją firmę i newsletter znajomym. Tak – ludzie często rozmawiają np. podczas wyjścia na kawę na temat e-maila, którego dostali właśnie w tym momencie!

Skorzystaj z windykacji miękkiej

Istnieje wiele metod odzyskiwania długów od nieuczciwych klientów. Zanim postawisz na drastyczne metody windykacji, do czego oczywiście nie zachęcam, radzę skontaktować się z klientem. Warto w pierwszej kolejności postawić na windykację miękką. Mowa tu o:

1. kontakcie telefonicznym
2. wysłaniu sms z przypomnieniem o płatnościach
3. wysłaniu emaila z przypomnieniem o płatnościach.

Takie działania zazwyczaj przynoszą oczekiwany skutek w przypadku uczciwych kontrahentów, którzy nie zapłacili nam np. w wyniku błędu w ich systemie lub błędu ludzkiego.
Co zrobić w sytuacji celowego unikania płatności przez przedsiębiorców? Na takie przypadki niestety nie działa windykacja miękka. Wtedy sięgnij po kolejne narzędzia i wezwij  dłużnika do zapłaty.

Twój system finansowo-księgowy pewnie umożliwia wysłanie takiego monitu bezpośrednio na skrzynkę mail klienta. Jest to chyba najszybszy sposób działania i warto z niego skorzystać. Pamiętaj – im szybciej przypomnisz klientowi o braku zapłaty, tym większe jest prawdopodobieństwo, że w ogóle zapłaci!

Napisz wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty przyniesie oczekiwany efekt, gdy będziesz działać wielotorowo. Najlepiej wysłać proste pismo na adres wskazany w umowie o współpracy. Wezwanie powinno zawierać:

• datę,
• dane Twojego biura rachunkowego,
• dane dłużnika,
• wysokość długu,
• niezapłacone faktury i ich terminy płatności.

Wezwanie powinno zawierać także dane do przelewu oraz informację, że dług może ulec powiększeniu w przypadku przeniesienia sporu na drogę sądową.

Często oczekiwany efekt przynosi także informacja o możliwości wpisania dłużnika do Krajowego Rejestru Dłużników.
Jeśli Twoje biuro nie zawarło z klientem umowy w formie pisemnej, wezwanie kieruj na adres wskazany na fakturze.

Pamiętaj, aby pismo zostało wysłane listem poleconym z potwierdzeniem odbioru przesyłki przez adresata.

Wzór wezwania do zapłaty znajdziesz tutaj:

Wzór wezwania do zapłaty

Przejdź do windykacji twardej

Co zrobić jeśli klient nadal nie płaci?

Co zrobić, gdy klient nie odpowiada na wiadomości tekstowe oraz emaile, nie odbiera telefonów oraz celowo nie odbiera naszej korespondencji? Takie zachowania nieuczciwych klientów wcale nie są rzadkością. Dłużnicy, wiedząc o swoich zobowiązaniach, celowo nie odbierają przesyłek i liczą, że dług się przedawni lub po prostu mu odpuścisz. Można  próbować kierować do nich wezwania na inne znane nam adresy działalności firmy lub postawić na profesjonalne usługi windykacyjne.

Windykacja tzw. twarda polega na stosowaniu skuteczniejszych środków, dozwolonych przez prawo, w pozyskiwaniu długów. Celem windykacji twardej jest uzyskanie tytułu wykonawczego nadanego przez sąd, z którym to tytułem można udać się do komornika. Jeżeli zdecydujesz się na windykację twardą, zwróć się do profesjonalnej kancelarii prawnej zajmującej się windykacją. Zazwyczaj pieczątka adwokata lub radcy prawnego na wezwaniu do zapłaty zdziała cuda i faktycznie zaległa płatność będzie na Twoim koncie już po kilku dniach. Warto czasami wydać trochę więcej i zainwestować w profesjonalną obsługę prawną, dzięki której wyegzekwujesz wszystkie swoje długi i będziesz cieszyć się płynnością finansową.