Przechowywanie dokumentacji księgowej – czy dokumenty w chmurze są bezpieczne?

Cały świat idzie w stronę digitalizacji. Jeżeli jeszcze tego nie robisz, również powinieneś o tym pomyśleć. Wykorzystywanie serwera zamiast segregatora ma wiele zalet. Zajmuje mało miejsca, jest wygodne w wyszukiwaniu dokumentów i co równie ważne jest przyjaźniejsze środowisku. Mimo to prawodawca nie zdecydował się uregulować tej kwestii jednoznacznie, nakazując przejście z wersji papierowej na elektroniczną. Jak zatem obecnie powinno wyglądać przechowywanie dokumentacji księgowej? Czy wszystkie dostępne na rynku rozwiązania są bezpieczne? Sprawdźmy. 

Przechowywanie dokumentacji księgowej, tej aktualnej jak i za lata poprzednie, to Twój obowiązek. Archiwizowanie ksiąg rachunkowych przez co najmniej 5 lat jest wymagane ustawą, w niektórych wypadkach będzie to nawet 50 lat. Mając wielu klientów możesz nagromadzić naprawdę wiele teczek i segregatorów. Być może to dobry czas, aby przesiąść się z kartki papieru i długopisu na komputer i chmurę. Co mówią na ten temat przepisy?

Przechowywanie dokumentacji księgowej – papierowo czy komputerowo?

Możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych na papierze nie dziwi. W końcu księgowi robią to od setek lat. Zupełnie inaczej jest z wersją komputerową. Ta dopiero od niedawna została jasno wskazana przez prawodawcę w ustawie o rachunkowości. Na bazie art. 13 ust. 2 ustawy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Przepis ten eliminuje obowiązek drukowania ksiąg rachunkowych. Dzięki temu zapisowi księgi mogą mieć teraz również formę zapisu elektronicznego. Warunkiem jest jedynie posiadanie przez Twoje biuro rachunkowe systemu komputerowego, który umożliwi uzyskanie czytelnych informacji w dowolnym zakresie i w każdym czasie.

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej nie wymaga posiadania ich odpisów na papierze. Twój cały biznes może mieścić się na dysku komputerowym. Potwierdza to między innymi interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 roku (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której stwierdził on, że: „wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, które otrzyma wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej”.

Przechowywanie dokumentacji księgowej – jak robić to prawidłowo?

Sposób przechowywania ksiąg rachunkowych również został określony w ustawie o rachunkowości. Jak wskazuje art. 71, dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w należyty sposób, chroniona i zabezpieczana przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten dotyczy zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Księgi prowadzone przy użyciu komputera muszą być chronione poprzez stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych. W takim wypadku masz obowiązek zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, stosując właściwe rozwiązania programowe i organizacyjne, chroniące przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Dodatkowo musisz regularnie tworzyć kopie zapasowe danych i zapisywać je na innym nośniku informatycznym. Oznacza to, że trzymając księgi w chmurze, jej kopie zapasowe powinieneś trzymać na dysku twardym komputera lub dysku przenośnym. Backup nie może być tworzony na tym samym nośniku co baza oryginalna. Jeżeli nie jesteś w stanie sprostać tym wymogom, wówczas powinieneś wydrukować księgi rachunkowe i przechowywać je dodatkowo w formie papierowej. Wydruk powinien nastąpić nie później niż na koniec roku obrotowego.

Ważne! Dokumentację elektroniczną powinieneś przechowywać przez okres jej ważności i dodatkowo przez 5 lat po tym okresie.

Jak w praktyce przechowywać księgi rachunkowe?

Nie znajdziemy zbyt wiele informacji prawnych jak w praktyce przechowywać księgi rachunkowe w formie elektronicznej. Jednakże na podstawie analogii możemy przenieść przepisy ustawy o podatku od towarów i usług również na grunt ogólny.

Niezależnie w jakiej formie prowadzisz księgi, muszą być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich sporządzenia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumentacja powinna być przechowywana na terytorium RP, jeżeli posiadasz tutaj siedzibę biura rachunkowego. Dotyczy to jednak formy papierowej. W przypadku digitalizacji dokumentów mogą być one przechowywane poza terytorium Polski (np. na serwerach leżących w USA), o ile organy skarbowe będą miały do nich łatwy dostęp za pomocą środków elektronicznych (online) z każdego miejsca w kraju. Dodatkowo musisz zadbać, aby możliwe było natychmiastowe pobranie dokumentów z bazy, ich wydrukowania lub przetwarzania. 

Czy przechowywanie ksiąg rachunkowych na dysku Google to dobry pomysł?

Dysk Googla to bardzo dobra aplikacja do przechowywania wszelkiego rodzaju plików. Dzięki wszechstronności Google masz dostęp do znajdujących się na nim danych z niemal każdego urządzenia elektronicznego połączonego z Internetem. PC, laptop, telefon, tablet, a niedługo pewnie i smartwatch. Rozwiązanie to pozwala Ci zatem być „podpiętym” do ksiąg rachunkowych klientów w każdym miejscu na ziemi, byle tylko był tam zasięg.

Dodatkowym plusem jest możliwość przeglądania dokumentów bezpośrednio w usłudze. Nie trzeba ściągać ich na dysk twardy czy instalować dodatkowych programów do odtwarzania plików. Jest on również bardzo dobrze zabezpieczony przed niepożądanymi osobami trzecimi. Za wyborem tego narzędzia może przemawiać również cena – jest niska, za 9 zł miesięcznie otrzymujesz dostęp do 100 GB przestrzeni.

A jak wygląda to od strony prawnej?

Co prawda w regulaminie znajduje się zapis o udzieleniu firmie Google licencji na wykorzystywanie, udostępnianie, przechowywanie, i rozpowszechnianie materiałów znajdujących się na dysku, ale nie taki diabeł straszny…

Zapis ten należy odnieść do całości regulaminu prowadzenia usług. Przede wszystkim użytkownik chmury zachowuje wszelkie posiadane prawa własności intelektualnej do treści znajdujących się na dysku. Przesyłając, wgrywając, dostarczając, zapisując, przechowując, wysyłając lub odbierając materiały do lub za pośrednictwem usług, użytkownik udziela Google (i jej współpracownikom) ważnej na całym świecie licencji na wykorzystywanie, udostępnianie, przechowywanie, reprodukowanie, modyfikowanie, przesyłanie, publikowanie, publiczne prezentowanie i wyświetlanie oraz rozpowszechnianie tych materiałów, a także na tworzenie na ich podstawie opracowań (dzieł pochodnych, na przykład przez wykonanie tłumaczenia, adaptacji lub innych zmian w celu zapewnienia lepszego działania z usługami). Użytkownik w ramach tej licencji przyznaje prawa w ograniczonym celu obejmującym utrzymywanie, promocję i udoskonalanie usług oraz tworzenie nowych. Licencja pozostanie w mocy nawet wówczas, gdy użytkownik przestanie korzystać z usług (dotyczy to na przykład wpisu o firmie dodanego w serwisie Mapy Google). W niektórych usługach mogą istnieć sposoby uzyskania dostępu do umieszczonych w nich treści oraz usunięcia ich. Ponadto obowiązują warunki lub ustawienia, które zawężają zakres wykorzystania przez nas treści przesłanych do tych usług. 

Powyższe oznacza zatem, że tylko w nielicznych przypadkach Google ingeruje w to co znajduje się na dyskach. Częściej w przypadku treści, które w żaden sposób nie są chronione prawami autorskimi czy tajemnicą przedsiębiorstwa. W mojej ocenie możesz być spokojny, żadne dokumenty klientów nie wyciekną. Tak duża firma nie mogłaby sobie pozwolić na taki błąd.