Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu klienta?

Prowadząc księgi rachunkowe klienta w zasadzie przejmujesz część jego obowiązków jako przedsiębiorcy. Rozliczasz podatki, przesyłasz wymagane dokumenty do urzędu skarbowego i ZUS czy też uczestniczysz w postępowaniach skarbowych i kontrolach organów administracyjnych. W gruncie rzeczy klient może scedować na Ciebie o wiele więcej zobowiązań, np. te dotyczące wystawiania faktur. Sporządzanie rachunków fiskalnych i przesyłanie je kontrahentom, jakby nie było, jest jednym z najistotniejszych elementów prowadzenia działalności gospodarczej. Czy zatem wystawienie faktury w imieniu klienta bez jego podpisu złożonego na dokumencie będzie legalne? Sprawdźmy, co na to mówią przepisy prawa.

Ostatnie lata przynoszą wiele nowelizacji w ustawach podatkowych. Główny wpływ na to ma rozwój cyfryzacji i możliwość przeprowadzania nawet bardzo zaawansowanych i skomplikowanych transakcji bez konieczności wychodzenia z domu. Zmiany te nie ominęły również kwestii związanych z fakturowaniem. Jak wskazują przepisy, wystawienie faktury w imieniu klienta, po spełnieniu ustawowych warunków, jest jak najbardziej możliwe. W takim wypadku warto zastanowić się czy możliwym jest również, abyś wystawiał faktury we własnym imieniu, lecz na rzecz innego podatnika.

Obowiązek wystawiania faktur – kiedy powstaje?

Obowiązki podatkowe przedsiębiorców są uregulowane bardzo szczegółowo. Nie powinno to dziwić patrząc na ilość ustaw oraz rozmiary każdej z nich. Do większości problemów związanych z fakturowaniem odnosi się ustawa o podatku od towarów i usług. To tutaj zapisane jest kto, kiedy i w jakiej formie zobligowany jest do wystawienia rachunku VAT.

Przypadki, kiedy przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury określa art. 106d ustawy o VAT. Przepis ten jest dosyć rozbudowany, toteż ja poniżej postaram się go mocno streścić.

Przepis wskazuje, iż do wystawiania faktur zobowiązany jest podatnik. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W praktyce każdy, kto prowadzi firmę, ma obowiązki podatkowe w sferze VAT.

Ustawa przy tym nie określiła, że chodzi tu wyłącznie o zarejestrowanych podatników VAT, a co za tym idzie obowiązek wystawienia faktury jest nałożony na każdego, niezależnie czy dokonał on rejestracji. Fakturę może wystawiać każdy przedsiębiorca, również ten korzystający ze zwolnienia z VAT. W takim wypadku wystawia dokument bez określania stawki VAT (zwolnienie z podatku).

Przechodząc do sytuacji, gdy wymagane jest wystawienie rachunku, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę VAT w przypadku następujących czynności:

1. sprzedaż, dostawa towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy, dokonywane przez podatnika na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
3. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

Zasady wystawiania faktur

W przypadku zaistnienia jednej z okoliczności, z którą ustawa wiąże powstanie obowiązku podatkowego, przedsiębiorca jest obowiązany wystawić fakturę VAT. W ostatnich latach zmniejszono listę formalności, jakie wymagane są od prawidłowo wystawionego rachunku. Przede wszystkim faktura nie musi mieć już w nagłówku napisu „Faktura VAT”. Może to być każda inna nazwa wskazująca na charakter dokumentu jak „Dokument sprzedażowy” czy „Rachunek VAT”. Nazwa dokumentu nie jest już tak istotna, o ile spełnia on pozostałe wymogi.

Co więcej, nie jest już wymagane, aby faktura określała czy mam do czynienia z oryginałem, czy kopią. Nie potrzebuje ona nawet podpisu wystawcy i odbiorcy. Taką samą moc jak egzemplarz papierowy mają dokumenty przesyłane drogą mailową.

Faktury najczęściej dokumentują transakcje między firmami. Co do zasady transakcje przedsiębiorca – przedsiębiorca muszą być potwierdzane na fakturze. Przy świadczeniach na linii przedsiębiorca – konsument wystarczy paragon fiskalny.

Jakie elementy zatem musi zawierać faktura, aby spełniała swoje zadanie? Musi w szczególności określać:

1. datę wystawienia;
2. numer jednoznacznie identyfikujący transakcje;
3. imiona i nazwiska lub firmy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz NIP;
4. datę sprzedaży;
5. nazwę towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
6. cenę jednostkową bez podatku;
7. wartość dostarczonych produktów bez kwoty podatku (wartość netto);
8. stawkę podatku;
9. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
10. kwotę podatku od wartości sprzedaży netto ogółem, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
11. kwotę należności ogółem.

Czy możesz wystawiać faktury w imieniu klienta?

Jak się rzekło na wstępie – tak. Prowadząc biuro rachunkowe możesz wystawiać faktury VAT na rzecz klienta. Nie jest to związane z jakimiś szczególnymi uprawnieniami księgowych. Jest to uprawnienie każdego podmiotu trzeciego, które otrzymało takie zezwolenie od podatnika. Wynika to wprost z art. 106d ustawy o VAT.

Przepis art. 106d w ust. 2 wskazuje, że faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a (przedstawiciel dla podmiotu nieposiadającego siedziby w Polsce).

Ustawodawca wprowadzając do aktu ten zapis jednoznacznie dopuścił możliwość fakturowania transakcji nie tylko przez samego podatnika, ale również przez inny podmiot niebędący stroną transakcji. Zwraca się przy tym uwagę, że powyższy przepis jest tak naprawdę niepotrzebny, bowiem każdy podatnik może na podstawie zwykłego pełnomocnictwa upoważnić osobę trzecią do dokonywania omawianych czynności w jej imieniu. Tym bardziej, że ustawa o VAT nie wskazuje przy tym jakiś dodatkowych wymogów, które muszą spełniać podmioty trzecie, aby móc dokonywać wystawiania faktury w cudzym imieniu.

Powyższe w pełni potwierdza stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach zgodnie z którym „nie można uznać, aby użycie przez ustawodawcę sformułowania, że fakturę wystawia podatnik, było tożsame z koniecznością technicznego wypisania tego dokumentu wyłącznie osobiście przez samego podatnika”. (pismo z 12.12.2007r. znak: IBPP1/443-167/07/AS).

Wystawienie faktury na rzecz klienta, ale we własnym imieniu

Nie ma jakichkolwiek przeciwwskazań, abyś jako księgowy wystawiał faktury na rzecz i w imieniu klienta. Tę sytuację należy jednak odróżnić od przypadku, gdy chciałbyś wystawić dokument na rzecz klienta, ale we własnym imieniu.

Gdybyś planował w dokumencie sprzedażowym określającym transakcję przeprowadzoną przez twojego klienta, wstawić w miejscu przeznaczonym na dane sprzedawcy, swoje dane (dane biura rachunkowego), muszę Cię ostrzec – jest to działanie sprzeczne z prawem.

Ustawa o VAT nie przewiduje możliwości udzielenia pełnomocnictwa do wystawienia faktury we własnym imieniu na rzecz mocodawcy. Nie zmienia tego wiedza podmiotów biorących udział w transakcji, wyrażających zgodę na takie oznaczenie faktury. W każdym wypadku wystawcą musi być podmiot, który dokonał dostawy towarów lub świadczył usługę.

Nie chciałbyś zresztą zostać wystawcą takiej faktury. Czynność ta bowiem nałożyłaby na ciebie obowiązek zapłacenia VAT od pustej faktury. Jak wskazuje art. 108 ustawy obowiązek taki powstaje, nawet jeżeli brak jest realnego dokonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Po drugie, u klienta powstałaby zaległość podatkowa – w końcu uzyskał on przychód, od którego nie zapłacił podatku. To mogłoby z kolei narazić go na otrzymanie kary finansowej ze strony urzędu skarbowego.

Zastanów się czy warto brać na siebie taką odpowiedzialność?

Wystawianie faktur na rzecz klienta jest oczywiście świadczeniem, które może przekonać go do Twoich usług. Musisz jednak zastanowić się czy gra jest warta świeczki.

Ryzyko związane z pomyłkami popełnionymi przy wystawianiu faktur może mieć swoje negatywne konsekwencji zarówno po stronie Twojej, jak i klienta. Jeżeli będzie to zwykły „błąd w sztuce” to pół biedy, bowiem w takim wypadku klient ewentualnie może domagać się od Ciebie odszkodowania, a na takie wypadki przewidziane zostało obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych. Gorzej jednak, kiedy zostaniesz zobowiązany do wystawienia faktury VAT, bez pokrycia w rzeczywistości. Odpowiedzialność za wystawienie pustej faktury obejmuje zarówno jej sporządzenie, jak i przekazanie nabywcy. Oznacza to, że w wypadku wystawienia takiego dokumentu, do odpowiedzialności karno–skarbowej organ skarbowy może pociągnąć nie tylko podatnika, ale również Ciebie. Zgodnie z art. 271a KK za fałsz intelektualny dokumentu w postaci faktur może Ci grozić nawet do 8 lat.