Czy biuro rachunkowe może złożyć czynny żal za klienta?

Prowadząc sprawy swoich klientów do Twoich obowiązków należą nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie podatków oraz przesyłanie wymaganych deklaracji. Jesteś obowiązany również do korygowania nieprawidłowości podatkowych oraz wyjaśniania popełnionych błędów rachunkowych. Czy jednak w przypadku popełnienia przez klienta wykroczenia lub przestępstwa skarbowego możesz zastosować w jego imieniu czynny żal?

Czynny żal jest instytucją lubianą wśród podatników. W sytuacji gdy zapomnimy o którymś ze swoich obowiązków względem urzędu skarbowego wystarczy, że prześlemy do organu pismo, w którym przyznajemy się do popełnionego czynu, wskażemy że działaliśmy sami oraz dokonamy zaległej czynności podatkowej. To wszystko – „grzechy” zostały nam odpuszczone. Nieco inaczej jest jednak, gdy to Ty – jako księgowy, jesteś odpowiedzialny za zobowiązania podatkowe swojego klienta. W swoich działaniach musisz dbać przede wszystkim o jego interes, toteż w przypadku gdy popełni on wykroczenie podatkowe, powinieneś szybko reagować. Czy jednak złożenie przez Ciebie czynnego żalu w imieniu klienta będzie wystarczające? Sprawdźmy.

Czynny żal – kiedy odniesie skutek?

Czynny żal to instytucja prawa karno-skarbowego, umożliwiająca odstąpienie od ukarania wobec sprawców, którzy samoistnie i dobrowolnie przyznali się do popełnionego czynu prawnie zabronionego i dopełnili ciążących na nich obowiązków.
Jak wskazuje art. 16 § 1 i § 2 Kodeksu karnego skarbowego nie podlega karze za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu. Odstąpienie od ukarania będzie miało tylko miejsce wtedy, gdy w terminie wyznaczonym przez uprawniony organ postępowania przygotowawczego, uiszczono w całości wymagalną należność publicznoprawną uszczuploną popełnionym czynem zabronionym.

Podstawowym warunkiem skuteczności czynnego żalu jest ujawnienie czynu własnego i jego istotnych okoliczności oraz wskazanie osób współdziałających w jego popełnieniu. Również ważne jest, aby po zawiadomieniu sprawca dokonał wyrównania uszczerbku finansowego względem fiskusa. Samo przyznanie się do winy nie będzie miało większego znaczenia, jeśli nie zostanie spełniony w całości obowiązek podatkowy, np. uiszczenie podatku lub złożenie deklaracji.

Pamiętaj jednak, że nie jest bezwzględnie wymagane, aby „zapomniany” obowiązek został wykonany w tym samym dniu, co złożenie czynnego żalu. Urząd skarbowy bowiem po rozpatrzeniu zawiadomienia (Twojego, bądź Twojego klienta) musi przesłać w odpowiedzi pismo, w którym wyznaczy termin na dokonanie zaległych zobowiązań.

Co, jeżeli urząd skarbowy wszczął już postępowanie sprawie?

W przypadku gdy urząd skarbowy wykrył przewinienie i wszczął procedurę wyjaśniającą, będzie za późno na czynny żal. Zgodnie z przepisami KKS, zawiadomienie o dokonanym wykroczeniu lub przestępstwie skarbowym zostanie uznane za bezskuteczne, jeżeli zostało złożone:

• w czasie, gdy organ skarbowy miał już udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego;
• po rozpoczęciu przez organ skarbowy czynności wyjaśniających, w szczególności przeszukania, czynności sprawdzającej lub kontroli zmierzającej do ujawnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

Czynny żal – w jakiej formie?

KKS daje nam kilka możliwość na złożenie czynnego żalu. Zawiadomienie może zostać złożone na piśmie, przekazane ustnie do protokołu lub w formie elektronicznej. W tym ostatnim wypadku zrobimy to przy pomocy portalu biznes.gov.pl pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/99_0073_00. Dokument podpisuje się wówczas podpisem kwalifikowanym, za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub dowodem elektronicznym.

Niezależnie, w jakiej formie złożysz zawiadomienie, musisz pamiętać, że czynny żal nie może być anonimowy. Nie możesz zgłosić wykroczenia lub przestępstwa skarbowego nie wskazując siebie jako sprawcy i nie pozostawiając swojego podpisu. Oświadczenie wymaga od Ciebie podania co najmniej imienia, nazwiska oraz adresu oraz dokładnego miejsca i czasu dopuszczenia się czynu zabronionego. Jeżeli dodatkowo udział w procederze brały inne osoby, musisz wskazać ich dane osobowe.

Czy możesz składać czynny żal za klienta?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od organu skarbowego, który będzie prowadził sprawę i od przyjętej przez niego linii orzeczniczej.

Aktualnie funkcjonują dwa przeciwstawne stanowiska. Pierwsze – przeważające – zgodnie z którym możliwe jest złożenie czynnego żalu w imieniu klienta. Drugie, stanowiące, iż wyłącznie sprawca może skorzystać z omawianej instytucji prawa skarbowego.

Stanowisko „za”

Zgodnie z pierwszym, tym korzystnym dla biur rachunkowych i ich klientów stanowiskiem, przepisy KKS nie stanowią, że zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego musi dostarczyć organowi wyłącznie sam sprawca. Skoro w przypadku innych spraw podatkowych (np. kontroli podatkowej) podatnik może działać przez pełnomocnika, to czemu i w tym wypadku nie mógłby tego robić? Wystarczy, aby był odpowiednio umocowany. Nie powinno mieć tutaj znaczenia, że przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym zostały określone w Ordynacji podatkowej, zaś czynny żal jest instytucją uregulowaną w Kodeksie karnym skarbowym.

Powyższe potwierdza niejako wyrok Sądu Najwyższego, w którym stwierdzono, iż „zawiadomienie w sprawie czynnego żalu nie musi być dokonane osobiście, lecz może je złożyć nawet inna osoba działająca na polecenie sprawcy” (por. wyrok SN z 9.10.1968 r. sygn. II KR 140/68).

Do takiego rozumowania skłania także instytucja korekty deklaracji podatkowych. Jeżeli nie ma jakichkolwiek przeciwskazań, że owe korekty mogą być wykonywane przez pełnomocnika, to nielogicznym byłoby uznanie, że czynnego żalu nie może złożyć osoba trzecia działająca w imieniu podatnika. Dodatkowo, jeśli dopuszczona została możliwość składania czynnego żalu w formie elektronicznej, to ciężko kontrolować czy podatnik dokonał tego osobiście. Równie dobrze możesz to zrobić Ty. Wystarczy, że otrzymasz od klienta dostęp do podpisów elektronicznych.

Pełnomocnictwo potrzebne do składania czynnego żalu

Skłaniając się do powyższego stanowiska, chcąc złożyć za klienta czyny żal musisz pamiętać, że niewystarczające będzie do tego pełnomocnictwo ogólne. Wiem, że jest ono odpowiednie przy składaniu deklaracji podatkowych, jednak w tym wypadku będzie inaczej. Do złożenia podpisu pod czynnym żalem wymagane jest pełnomocnictwo szczególne. Mocodawca musi w nim jednoznacznie wskazać, że upoważnia Cię do złożenia czynnego żalu. W innym wypadku zawiadomienie może zostać nierozpatrzone przez urząd skarbowy, co z kolei wiązać się będzie z nałożeniem kar administracyjnych na podatnika.

Stanowisko „przeciw”

Drugie, mniej popularne stanowisko to to, zgodnie z którym nie możesz podpisywać się za klienta pod czynnym żalem. Owszem, możesz takie zawiadomienie złożyć, ale tylko pod warunkiem, że pismo będzie posiadało własnoręczny podpis podatnika. Powyższe tłumaczy się tym, iż czynny żal jest oświadczeniem wiedzy i jako taki powinien wyraźnie wskazywać na stanowisko sprawcy i być przez niego zatwierdzone.

Dodatkowo wskazuje się, iż ustawodawca w art. 16 KKS posłużył się sformułowaniem „sprawca”, co oznacza, że tylko ten podmiot ma prawo do skorzystania z uregulowanej w tym przepisie instytucji. W każdym innym wypadku nie dojdzie do przyznania się przez sprawcę do popełnienia czynu zabronionego. Takie pismo będzie miało charakter zwykłego „donosu”.

A co, jeżeli wina leży po Twojej stronie?

Obsługując sprawy klientów może dojść do sytuacji, że to Ty będziesz sprawcą a nie sam podatnik. Czy w takim wypadku potrzebujesz pełnomocnictwa, aby zgłosić ten fakt organom skarbowym?

Nie będziesz potrzebował owego pełnomocnictwa, ale nie dlatego, że bez przeszkód będziesz mógł składać czynny żal w imieniu klienta, a dlatego, że klient w ogóle nie będzie stroną w postępowaniu.

Okazuje się bowiem, że nie będzie miał wówczas zastosowania przepis art. 16 KKS, a art. 9 § 3 tej ustawy. Przepis określa tzw. sprawstwo, zgodnie z którym za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, tak samo jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Powyższe oznacza ni mniej ni więcej, że w sytuacji gdy działając w imieniu klienta popełnisz czyn mający charakter wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, będziesz odpowiadał tak samo jak sprawca. W takim wypadku podatnik nie zostanie obciążony odpowiedzialnością karno-skarbową. Masz zatem możliwość złożenia czynnego żalu, ale w swoim imieniu, wskazując siebie jako sprawcę i podpisując się osobiście na końcu pisma.