Weryfikacja klienta biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę?

Prowadzenie biura rachunkowego stanowi biznes jak każdy inny. Prowadząc obsługę ksiąg rachunkowych, jesteś nastawiony na zysk. Świadczysz usługi najwyższej jakości, zatem nie powinno dziwić, że oczekujesz adekwatnego wynagrodzenia. Niestety może zdarzyć się tak, że trafisz na nierzetelnego klienta, który będzie zwlekał lub nawet unikał wypłaty Twojego wynagrodzenia. Oczywiście prawo przewiduje szereg możliwości egzekwowania swojej wierzytelności, jednak lepiej zapobiegać niż leczyć. Dlatego też powinieneś dobrze sprawdzić przedsiębiorców, których firmy będziesz obsługiwał. Weryfikacja klienta to pierwszy krok, jaki powinieneś wykonać jeszcze przed podpisaniem z nim umowy. Pozwoli Ci to odsiać te jednostki, które w przyszłości mogą sprawiać problemy.

Relacje w biznesie muszą polegać na obustronnym zaufaniu. Jednakże, zanim takie zaufanie zostanie zbudowane, musisz posiadać przynajmniej podstawowe informacje na temat swojego przyszłego partnera biznesowego. Weryfikacja klienta oczywiście nie musi przyjmować formy śledztwa detektywistycznego. Wystarczające będzie zapoznanie się z kilkoma rejestrami czy ewidencjami, aby móc wyrobić sobie zdanie w tym temacie. Gdzie zatem szukać informacji?

Weryfikacja klienta – na początek Internet

Pisząc Internet, mam na myśli przede wszystkim Google, ale pomocne mogą się okazać także portale branżowe czy wyszukiwarki firm pokroju panoramafirm.pl.

Twoi klienci w znakomitej większości to przedsiębiorcy, a tacy albo reklamują się w sieci, albo znajdują się tam opinie na ich temat. Warto zatem zapoznać się dokładnie, w jakiej branży działają, jakie świadczą usługi oraz ile osób zatrudniają. Dobrym pomysłem będzie również zapoznanie się z opiniami na temat ich działalności. Jeżeli przedsiębiorca jest nierzetelny i nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, bardzo szybko odnajdziesz informacje w tym temacie.

Nie możesz jednak traktować Internetu jako wyroczni. W praktyce bowiem niewiele znajdujących się tam danych jest prawdziwych. Bardzo dużo opinii, komentarzy i ocen to informacje, za które zapłacił przedsiębiorca lub wręcz odwrotnie – jego konkurencja. Dodatkowo ludzie mają tendencje do wypowiadania się w sieci w przypadkach, gdy są niezadowoleni, a bardzo rzadko robią to, gdy obsługa wykonała swoją pracę wzorowo. Nie radzę zatem kierować się dwoma czy trzema negatywnymi komentarzami. Jeśli jednak idą one w dziesiątki, to możesz już zacząć się zastanawiać nad podjęciem współpracy z przedsiębiorcą. Jeżeli nie wywiązuje się on ze swoich zadań wobec własnych klientów, to może tak samo potraktować Ciebie.

Weryfikacja klienta – ważne rejestry przedsiębiorców

Jeżeli firma funkcjonuje w Internecie, to możesz być pewny, że istnieje. Tylko czy aby na pewno istnieje legalnie? To wszystko możesz sprawdzić dzięki rejestrom przedsiębiorców. Weryfikacja klienta w tym aspekcie jest bardzo łatwa. Umożliwiają to ewidencje, które swoje bazy danych upubliczniają w sieci.

Wyróżnić możemy trzy podstawowe bazy, w których znajdują się niemal wszystkie podmioty gospodarcze. Są to:

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – jest to rejestr osób fizycznych prowadzących jednodobowe działalności gospodarcze;
• Krajowy Rejestr Sądowy – znajdziesz w nim spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia.
• REGON – tutaj znajdują się informacje na temat funkcjonowania spółek cywilnych.

We wskazanych rejestrach znajdziesz podstawowe informacje o kliencie (o ile prowadzi działalność gospodarczą). Znajdują się tam między innymi informacje o nazwie firmy, jej siedzibie, adresie korespondencyjnym czy też o dacie założenia przedsiębiorstwa oraz rodzaju prowadzonej działalności.

Najwięcej jesteś w stanie wynieść z KRS. Tam oprócz informacji podstawowych znajdziesz także dane nieco bardziej szczegółowe. Przede wszystkim będą to informacje finansowe przedsiębiorcy. W KRS sprawdzisz między innymi:

• roczne sprawozdanie finansowe;
• sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego;
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty;
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej.

Powyższe dokumenty pozwolą Ci stwierdzić czy dany klient jest wypłacalny i czy będzie w stanie regulować Twoje wynagrodzenie, czy lepiej jednak podziękować mu za współpracę i doradzić poszukanie prawnika w celu ogłoszenia upadłości.

Informacja gospodarcza ważna w kwestii zadłużenia

Jeżeli nie jesteś w stanie owych informacji wynieść z KRS, wiadomości na ten temat powinieneś poszukać w innych miejscach. Na szczęście w sieci funkcjonuje wiele instytucji, które ewidencjonują zadłużenie osób fizycznych i prawnych.

Pierwsze kroki powinieneś skierować w stronę rejestru państwowego. Jest nim Krajowy Rejestr Zadłużonych. KRZ stanowi rejestr publiczny, do którego dostęp ma każdy zainteresowany. Dostęp ten jest przy tym całkowicie darmowy. W KRZ sprawdzisz między innymi czy wobec Twojego przyszłego klienta nie jest prowadzone postępowanie egzekucyjne, restrukturyzacyjne lub upadłościowe.

Oprócz rejestru państwowego na rynku funkcjonuje również szereg ewidencji prywatnych, które również w sposób wiarygodny zbierają dane na temat dłużników. Powinieneś zatem zajrzeć na przykład do:

• BIG InfoMonitor S.A.,
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A.,
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A..

Pamiętaj jednak, że prywatne jednostki działają w ramach gospodarki wolnorynkowej. Nie spodziewaj się zatem, że wszystkie dostępne tam informacje zdobędziesz nieodpłatnie. Za niektóre przyjdzie Ci zapłacić. Nie są to jednak kwoty, które powinny odsunąć Cię od pomysłu sprawdzenia potencjalnego klienta.

Weryfikacja klienta – poproś o zaświadczenia organów skarbowych

Jasnym jest, że jako księgowy w łatwy sposób będziesz mógł powziąć informacje o zadłużeniu klienta wobec urzędu skarbowego lub ZUS z jego dokumentacji. Jeżeli jednak podpiszesz umowę, to już „musztarda po obiedzie”. Na weryfikację będzie nieco za późno.

Jeżeli masz do czynienia z dużą firmą, Twoja praca dla niej również nie będzie mała. Zapewne poświęcisz na nią ogrom czasu. To z kolei powinno przełożyć się na Twoje wynagrodzenie. Jeżeli jednak taki klient nie wypełnia swoich obowiązków wobec Państwa, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie będzie systematyczny w opłacaniu wystawionych przez Ciebie faktur.

Zadłużenia wobec organów administracyjnych nie sprawdzisz w sieci. Takie informacje można pozyskać wyłącznie na wniosek podatnika/ubezpieczonego. Wobec tego pozostaje Ci bezpośrednia prośba wobec kontrahenta o zaświadczenia o braku zaległości w rozliczeniach z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Spotkaj się z klientem twarzą w twarz

Dobrym pomysłem wydaje się także podpisanie umowy z klientem podczas spotkania w biurze księgowym czy też siedzibie jego firmy. Spotykając się z nim na żywo, będziesz w stanie wiele się o nim dowiedzieć. Rozmowa twarzą w twarz ma ten plus, że jesteś w stanie zorientować się jakim człowiekiem jest Twój przyszły klient. Czy jest życzliwy, terminowy, czy wydaje się być godnym zaufania. Być może dowiesz się także, w jaki sposób traktuje on swoich kontrahentów.

Również negocjując umowę będziesz wiedział, czy jest solidny w tym co robi (np. dzięki temu, że zapoznał się w całości z zapisami umownymi) oraz czy będzie trudnym partnerem biznesowym (np. klient wykłóca się o każdą klauzulę i próbuje zmodyfikować ją na swoją korzyść).

Uwaga! Jeżeli chcesz wiedzieć, jak powinna wyglądać prawidłowo sporządzona umowa, odsyłamy do artykułu: Umowa o świadczenie usług księgowych – na co zwracać uwagę?

Dokładna i rzetelna rozmowa z klientem może dać Ci obraz przyszłej współpracy z przedsiębiorcą. Nie należy zatem wszystkiego pozostawiać w sferze kontaktów wirtualnych. Nawet jeśli większość swoich klientów obsługujesz online, przynajmniej czynność podpisania umowy przeprowadź w realu.