Założenie biura rachunkowego – kto może tego dokonać?

Jesteś absolwentem szkoły wyższej na kierunku finanse i rachunkowość, a może złożyłeś z pozytywnym wynikiem egzamin na samodzielnego księgowego, lub też masz bogate doświadczenie jako asystent księgowego i uważasz, że założenie biura rachunkowego będzie idealnym pomysłem na własny biznes? Jeśli tak, zastanawiasz się zapewne jakie wymagania stawia prawo przed przyszłymi właścicielami takiego biura? Gdzie znaleźć informacje na ten temat? Oraz czy przypadkiem, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nie wymaga zdania dodatkowego egzaminu, uzyskania pozwolenia od właściwego organu administracyjnego lub rejestracji w odpowiedniej ewidencji?

Już na wstępie uspokajam – założenie biura rachunkowego w Polsce, z formalnego punktu widzenia, nie powinno stanowić większego problemu. Zawód księgowego nie należy do grupy zawodów regulowanych, dzięki czemu ustawodawca, ustanawiając wymogi, ograniczył się do minimum. Jakie obowiązki zatem należy wypełnić, aby móc prowadzić biuro rachunkowe w Polsce? 

Biuro rachunkowe – co wchodzi w zakres jego działania?

Działalność biur rachunkowych została uregulowana w ustawie o rachunkowości. Jednakże w związku z tym, że księgowy nie należy do grupy zawodów regulowanych (jak np. notariusz, doradca podatkowy czy biegły rewident), ustawodawca nie poświęcił na to zbyt dużo swojej uwagi. Definicja legalna znalazła się w treści art. 76a ust. 1 ustawy, zgodnie, z którym usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości.

Prawo przedsiębiorców mówi, iż działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Przedsiębiorcą jest natomiast osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Przepisy art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości wskazują z kolei, że w zakresie działalności biur rachunkowych, prowadzone są czynności takie jak:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów klienta;
• wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego klienta;
• sporządzanie sprawozdań finansowych klienta;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

W praktyce jednak zakres działania biura jest o wiele szerszy. Przede wszystkim, biuro rachunkowe nie musi ograniczać się wyłącznie do działań wskazanych w ustawie. W zależności od umiejętności, wykształcenia oraz doświadczenia księgowych, biuro może pomagać klientom również na wielu innych płaszczyznach. Między innymi może:

• zajmować się przeprowadzaniem optymalizacji podatkowej;
• sporządzać analizy ryzyka finansowego;
• dokonywać wewnętrznej (niewiążącej) interpretacji podatkowej;
• prowadzić kadry;
• reprezentować klienta przed organami skarbowymi jako jego pełnomocnik.

Założenie biura rachunkowego – kto może to zrobić?

Jak wskazałem we wstępie, założenie biura rachunkowego od strony formalnej jest nad wyraz proste. Oczywiście założenie działalności nie jest tożsame z jej prowadzeniem, bowiem praca księgowego w praktyce do prostych już nie należy. Wymaga szerokiej wiedzy, wysokich umiejętności analitycznych oraz dobrego zorganizowania.

Należy podkreślić, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, o których mówi ustawa o rachunkowości, wskazuje na działalność, która dotyczy wyłącznie prowadzenia, tzw. pełnej księgowości. Jeżeli chcesz świadczyć usługi jedynie w zakresie księgowości uproszczonej, nie obowiązują cię żadne przepisy szczególne. Jedynym wymogiem – co dotyczy oczywiście również pełnej księgowości – jest założenie działalności gospodarczej oraz dokonanie wpisu we właściwym rejestrze przedsiębiorców. Może to być jednoosobowa działalność gospodarcza (wpis w CEiDG) lub spółka prawa handlowego (wpis w KRS).

Przechodząc do wymogów stawianych przez ustawę, z racji tego, że zawód księgowego jest ustawowo uwolniony, ustawodawca nie wymaga posiadania konkretnego wykształcenia, pozwolenia administracyjnego czy przepracowania określonego czasu jako księgowy.

Przepis art. 76a ust. 3 ustawy o księgowości działalność wymaga jedynie, abyś:

• był przedsiębiorcą;
• miał pełną zdolność do czynności prawnych;
• nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy – chodzi o przestępstwa polegające na sporządzaniu nierzetelnych sprawozdań i opinii oraz przestępstwa przeciwko informacji gospodarczej.

Założenie biura rachunkowego a ubezpieczenie OC

Założenie biura rachunkowego wymaga spełnienia warunków omówionych w poprzednim akapicie, jednakże już do prowadzenia biura konieczne jest również zawarcie umowy w przedmiocie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Przepis art. 76h ustawy o rachunkowości nakłada na biura rachunkowe obowiązek zawierania umowy ubezpieczenia OC z tytułu prowadzenia działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Polisa OC biura rachunkowego obejmuje co najmniej odpowiedzialność cywilną przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną przez siebie działalnością.

Ubezpieczenie podstawowe nie obejmuje jednak szkód:

• polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;
• wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki wymagane do prowadzenia biura rachunkowego, o których mowa w ustawie o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;
• polegających na zapłacie kar umownych;
• powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Ważne! Obowiązek ubezpieczenia dotyczy jedynie biur rachunkowych obsługujących pełną księgowość. Mimo to, księgowi działający wyłącznie na księgowości uproszczonej, również powinni wykupić polisę. Ryzyko popełnienia błędu w sztuce istnieje zawsze, niezależnie od tego, jak duże jest samo biuro oraz jaki rodzaj klientów jest przez nie obsługiwany.

Pamiętać należy, że samo wykupienie ubezpieczenia nie ściąga z barków księgowych całej odpowiedzialności. Wszystko bowiem zależy od wielkości spowodowanej szkody oraz wysokości sumy gwarancyjnej określonej w polisie OC. Ustawodawca wskazał minimalne sumy gwarancyjne, jakie musi posiadać ubezpieczenie. Wynoszą one równowartość w złotych:

• 15.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego;
• 10.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• 5.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Założenie biura rachunkowego – podsumowanie

W 2014 roku zawód księgowego został uwolniony. Od tej pory profesję tę może wykonywać każdy, kto spełnia minimum wymogów formalnych. Aby móc zajmować się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, przede wszystkim należy założyć działalność gospodarczą. Po rejestracji firmy pozostają do spełnienia jeszcze dwa wymogi – osoba prowadząca biuro rachunkowe musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie być skazana za przestępstwo związane z finansami i rachunkowością. Wskazane w ustawie o rachunkowości przesłanki dotyczą wyłącznie biur rachunkowych, które świadczą pomoc w przedmiocie prowadzenia pełnej księgowości. Biura zajmujące się księgowością uproszczoną wystarczy, aby posiadały przymiot przedsiębiorcy.