Rozwiązanie umowy z klientem biura rachunkowego

Prowadzenie działalności gospodarczej to nieustanna walka o klienta. Niekiedy jednak zyskani wcześniej klienci zdecydują się odejść albo przedsiębiorca nie będzie chciał już z nimi dalej współpracować. Doskonale rozumieją to księgowi prowadzący prywatną praktykę. Jeżeli jesteś jednym z nich, z całą pewnością w trakcie swojej aktywności zawodowej, będziesz zmuszony rozwiązać niejedną umowę z klientem. Będziesz miał dużo szczęścia jeżeli uda się tego dokonać za porozumieniem stron. Gorzej, jeżeli będzie musiało dojść do wypowiedzenia umowy z winy kontrahenta, wtedy mogą pojawić się spore trudności. Niezależenie jednak w jakim trybie nastąpi rozwiązanie umowy z klientem, Wasza współpraca nie skończy się na podpisaniu dokumentu rozwiązującego.

Zakończenie współpracy z klientem może nastąpić w dowolnym momencie. W niektórych wypadkach będzie to naturalna konsekwencja zawartej umowy, jak przy upłynięciu okresu, na jaki została podpisana, w innych – uzasadniona konieczność. Najrozsądniejszym wyborem zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojego kontrahenta, będzie z całą pewnością rozwiązanie umowy z klientem za porozumieniem stron. Nie pociąga ona za sobą bowiem żadnych przykrych następstw. Jedynym wymogiem jest wyrażenie zgody przez obie strony umowy, poprzedzone porozumieniem o zakończeniu współpracy.

Charakter usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych – ważne przy rozwiązaniu umowy

W celu przeanalizowania dostępnych dróg rozwiązania umowy musisz w pierwszej kolejności dowiedzieć się jaki charakter ma zawarty kontrakt z klientem. Jest to istotne ze względu na możliwość wypowiedzenia umowy oraz konsekwencje takiej czynności.

Umowa zawierana z klientem w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rodzajem umowy o świadczenie usług. Do tego typu zobowiązań Kodeks cywilny nakazuje w art. 750 KC stosować przepisy o umowie zleceniu.

Aby jednak móc mówić o umowie zleceniu, kontrakt zawarty z klientem musi posiadać charakterystyczne cechy. Przede wszystkim umowa nie może zobowiązywać Cię do personalnego podporządkowania. Nie może ona określać dokładnego czasu i miejsca wykonywania powierzonych ci zadań i czynności. Jako zleceniobiorca sam decydujesz kiedy, gdzie i w jaki sposób będziesz wykonywał zleconą ci usługę. Musisz jednak pamiętać, że praca księgowego obłożona jest wieloma terminami ustawowymi. Tutaj nie ma już miejsca na „samowolkę” – uchybienie terminowi może skutkować wieloma poważnymi konsekwencjami, w tym tymi finansowymi.

Specyficznym elementem umowy zlecenia jest także kwestia wynagrodzenia. Co do zasady jest ono wypłacane po wykonaniu zlecenia. W przypadku jednak umowy o świadczenie usług taka forma rozliczania się nie miałaby racji bytu, toteż najczęściej spotykane jest wypłacanie wynagrodzenia w regularnych okresach, np. comiesięcznie.

Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym – jakie masz opcje?

Możliwości rozwiązania umowy z klientem nie tylko są zależne od Kodeksu cywilnego ale również od samej umowy. Powinna ona bowiem określać prawa i obowiązki stron, w tym możliwości rozwiązania stosunku zobowiązaniowego oraz ewentualne okresy wypowiedzenia.

Powyższe wynika głównie z faktu, że umowa w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych może zostać zawarta na czas określony lub nieokreślony. Od tego natomiast będzie zależało w jaki sposób powinieneś wypowiedzieć umowę.

Wypowiedzenie umowy

Przy kształtowaniu stosunku zobowiązaniowego między przedsiębiorcami obowiązuje zasada swobody umów. Strony mogą dowolnie – w granicach prawa – tworzyć zapisy umowne. Nie inaczej jest w kwestii wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy z klientem w tym trybie może obligować strony do zachowania okresu wypowiedzenia lub zrywać ją ze skutkiem natychmiastowym.

Wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym będziesz mógł jedynie wtedy, gdy dojdzie po stronie klienta do naruszenia przepisów prawa lub ustaleń umownych. Jeżeli zatem uznasz, że Twój kontrahent wykonuje swoje obowiązki nienależycie lub uchyla się od ich wykonywania masz prawo do zerwania umowy z dnia na dzień.

Jeżeli jednak konieczność zakończenia współpracy jest spowodowana okolicznościami, za które klient nie ponosi odpowiedzialności, należy uwzględnić okres wypowiedzenia. W tym celu strony w umowie wskazują na konkretne dodatkowe terminy trwania umowy po jej rozwiązaniu, a także kary za ich nieprzestrzeganie. Najczęściej jest to miesięczny lub trzymiesięczny okres. Niekiedy stosuje się również wypowiedzenie umowy na koniec okresu rozliczeniowego (koniec roku kalendarzowego).

Warto zdać sobie jednak sprawę, że KC nie nakłada na strony obowiązku zachowania okresów wypowiedzenia. Czy takie będą obowiązywały, a jeżeli tak, to przez jaki czas musi wynikać z umowy. Brak zapisów w tym przedmiocie będzie obligował strony do stosowania przepisów prawa cywilnego.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym masz prawo wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Musisz jednak pamiętać, że w przypadku umów odpłatnych, gdzie wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, bierzesz na siebie odpowiedzialność za szkodę w majątku klienta, jaka powstała wskutek rozwiązania umowy.

A może rozwiązanie umowy za porozumieniem stron?

Wypowiedzenie umowy niekiedy może być mocno ryzykowne, kosztowne i stresogenne. O wiele lepszym rozwiązaniem jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Wówczas to strony samodzielnie i co najważniejsze zgodnie ustalają, na jakich zasadach zakończą swoją współpracę.

Porozumienie daje stronom możliwość ustalenia terminu rozwiązania umowy oraz sposobu rozliczenia wynagrodzenia. Porozumienie, jak sama nazwa wskazuje, jest wynikiem rozmów kontrahentów i wypracowanego w ten sposób kompromisu. Dzięki temu takie zakończenie umowy nie będzie wymagało jakiegokolwiek uzasadnienia.

Rozwiązanie umowy z klientem – co dalej?

Jak wskazywałem na wstępie, samo rozwiązanie umowy nie kończy definitywnie współpracy. Aby mogło to nastąpić, będziesz musiał dopełnić szeregu obowiązków. Najważniejszym z nich jest ten związany ze zwróceniem klientowi jego dokumentów księgowych. Po rozwiązaniu umowy powinieneś przygotować wszystkie posiadane oryginały umów, faktur, rachunków, potwierdzeń zapłaty, wyciągów bankowych itd., jakie w trakcie świadczenia usług otrzymałeś od kontrahenta.

Oprócz powyższego powinieneś również wydać klientowi (o ile takowe posiadasz):

• deklaracje podatkowe;
• deklaracje rozliczeniowe ZUS;
• ewidencję faktur;
• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
• ewidencję wyposażenia;
• rejestry VAT;
• księgi podatkowe;
• dokumentację kadrową i płacową.

Ważne! Przekazanie dokumentacji stwierdza się protokołem odbioru sporządzonym na piśmie.

W jakiej formie rozwiązać umowę?

Rozwiązując umowę musisz pamiętać o zachowaniu odpowiedniej formy, w innym wypadku może się okazać, że zakończenie współpracy będzie prawnie nieważne.

Przed rozwiązaniem umowy sprawdź co w tej kwestii stanowi umowa. Jeżeli nie wynika to wprost z zapisu umownego, zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu cywilnego. Jak wynika z art. 77 § 2 KC, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

Z kolei zgodnie z § 3, jeśli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

Ważne! W sytuacji gdy przepisy zastrzegają dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy przepisy przewidują rygor nieważności. Jeśli natomiast zastrzeżona jest inna forma szczególna, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna.