Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML

Masz gotową procedurę AML w Twoim biurze rachunkowym i myślisz, że już wypełniłeś obowiązki wynikające z ustawy?

Hola, hola! Nie tak szybko!

Niestety stworzenie procedury to nie jedyne, co musisz mieć na uwadze, aby być w zgodzie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Artykuł 53. ustawy AML nakłada na biura także obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń AML przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Co to znaczy?

Dokładnie tyle, że jeżeli Twój pracownik, albo ktoś inny zauważy, że w Twoim biurze nie są wykonywane prawidłowo obowiązki związane z AML, może uprzejmie donieść, że taka sytuacja ma miejsce. A Ty musisz mu to umożliwić i wskazać w formie tej właśnie procedury w jaki sposób powinien on dokonać zgłoszenia.

Czy procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML jest obowiązkowa jeżeli nie zatrudniam żadnego pracownika?

Tak.

Ustawa AML mówi wprost, że procedura ta dotyczy nie tylko pracowników, ale też „innych osób wykonujących czynności na rzecz instytucji obowiązanej”, czyli w tym przypadku na rzecz Twojego biura.

Ok. to mamy wyjaśnione – procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń AML musi mieć każde biuro rachunkowe. Twoje też.

Czy procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML może być częścią procedury AML w moim biurze?

Tak.

Pamiętaj tylko, żeby ująć w niej wszystkie niezbędne elementy, o których więcej przeczytasz w artykule poświęconym procedurze AML.

Co powinna zawierać procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML?

Artykuł 53 ustawy AML wymienia:

1) osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;

2) sposób odbierania zgłoszeń;

3) sposób ochrony pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb;

4) sposób ochrony danych osobowych pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;

5) zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;

6) rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;

7) termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Komu zgłaszane są naruszenia AML?

W procedurze anonimowego zgłaszania naruszeń AML powinieneś wskazać osobę odpowiedzialną za przyjmowanie tych zgłoszeń. Może to być np. wybrany pracownik, czy członek zarządu.

Jeżeli natomiast w biurze zatrudniony jest jeden pracownik i nie ma możliwości zachowania anonimowości, może on dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Generalnego inspektora Informacji Finansowej zgodnie z art. 80 ustawy AML. Podobnie, jeżeli pracownik, czy inna osoba współpracująca z biurem ma obawy, że zgłoszenie może się wiązać z przykrymi dla niej konsekwencjami, może wybrać ten sam sposób. Zgłoszenie takie może być wysłane na adres e-mail: sygnaliści.GIIF@mf.gov.pl

I o tym też warto wspomnieć w procedurze.

W jaki sposób dokonywane są zgłoszenia naruszeń AML?

Pamiętaj, że musisz zapewnić anonimowość osób zgłaszających. To oznacza, że poinformowanie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń w formie ustnej, czy mailowej (ze służbowego adresu mail) jest raczej niedobrym pomysłem.

Postaw w biurze skrzynkę, do której każdy będzie miał dostęp i będzie mógł wsadzić do niej zawiadomienie. Ale uwaga – nie stawiaj jej w miejscu, gdzie co chwilę ktoś przechodzi, albo bezpośrednio pod kamerą.

Możesz też utworzyć specjalnie do tego przeznaczony adres mailowy, np. sygnalista@twojebiuro.pl i dać do niego dostęp każdemu pracownikowi. Korzystając z tego adresu będą oni mogli wysłać zawiadomienie na adres mail osoby odpowiedzialnej.

Innym sposobem jest utworzenie formularza na stronie internetowej Twojego biura. Może on działać tak, jak działają formularze kontaktowe na stronach www. Tylko w tym przypadku będziesz pewnie musiał skorzystać z pomocy informatyka, czy programisty. Ale jak najbardziej jest to dobre rozwiązanie.

W jaki sposób zapewnisz ochronę danych osobowych zgłaszającego?

Metody, które opisałam wyżej powinny zapewnić anonimowość osoby dokonującej zgłoszenia. Zawsze jednak dochodzi tzw. ‘czynnik ludzki’ i pomimo najlepszych chęci i dobrych procedur, coś może pójść nie do końca zgodnie z planem.

Co w przypadku, gdy nie udało się zapewnić anonimowości zgłaszającego?

W przypadku gdy sposób zgłoszenia lub jego forma nie pozwoliła na zachowanie pełnej anonimowości osoby dokonującej zgłoszenia, osoba upoważniona podejmuje odpowiednie środki w zakresie zachowania w poufności tożsamości dokonującego zgłoszenia oraz osoby której zarzuca się dokonanie naruszenia, w tym jego danych osobowych.

Mówiąc oględnie – nie wybierają na osobę odpowiedzialną za odbierania zgłoszeń największego plotkarza w biurze 😉 Wybierz raczej osobę, którą znasz (a nie nowego pracownika), której ufasz i wiesz, że podejmie działania zabezpieczające dane osobowe zgłaszającego. Jakie? Chociażby nie podawanie tych danych do wiadomości ogółu w biurze, wymazanie tych danych ze zgłoszenia, jeżeli zostało ono dokonane w sposób, z którego łatwo domyślić się autora zgłoszenia.

Sposób ochrony pracownika

Mleko się wylało, tajemnicą poliszynela jest kto doniósł uprzejmie o nieprawidłowościach w zakresie AML w Twoim biurze.

I co dalej?

To Ty, jako właściciel biura, masz obowiązek zapewnienia pracownikom oraz innym osobom ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.

Powiem więcej – Ty też nie masz prawa działać na szkodę takiej osoby. W jaki sposób?

W szczególności dotyczy to np. rozwiązania umowy o pracę, niekorzystnej zmiany warunków pracy i płacy, pominięcia przy awansowaniu, przyznania premii i kierowania na szkolenia.

Rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia

Co dalej?

Po otrzymaniu zgłoszenia osoba odpowiedzialna ocenia jego zasadność.

W przypadku, gdy zgłoszenie okaże się zasadne podejmowane są czynności zmierzające do usunięcia naruszeń i zapobieganiu im w przyszłości.

Jakie mogą być dalsze działania? W szczególności:

• wydanie poleceń właściwym osobom w biurze,
• podjęcie środków dyscyplinarnych wobec osoby, której zgłoszenie dotyczy,
• złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania,
• zwołanie posiedzenia zarządu,
• inne działania zgodne z przepisami prawa.

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML może mieć formę papierową, albo elektroniczną. Ważne jest jej prawidłowe wdrożenie – podobnie jak w przypadku procedury AML – na przykład poprzez uchwałę zarządu.

A więcej informacji na temat Twoich obowiązków związanych z procedurą przeciwdziałania praniu pieniędzy, a także o tym, jak cały ten proces usprawnić znajdziesz oczywiście u nas – w innym artykule poświęconym AML dla biur rachunkowych.