Organizacja pracy w biurze rachunkowym – niech działa bez Ciebie!

Organizacja pracy w biurze rachunkowym. Oczywista?

Pamiętasz jeszcze dlaczego założyłeś biuro rachunkowe?

Zaczynałeś od etatu w biurze, albo jako księgowy w firmie? Przez lata zdobyłeś doświadczenie, coraz bardziej krytycznym okiem patrzyłeś na swojego pracodawcę, bo widziałeś niedociągnięcia w jego organizacji, chaos, może słaby kontakt z klientami… Tak, organizacja pracy w biurze rachunkowym to nie lada wyzwanie!

I wiedziałeś, że Ty to wszystko zrobiłbyś lepiej. A jako, że byłeś już specjalistą w tym, co robisz pomyślałeś, że nie musisz pracować dla kogoś. Możesz to samo robić dla siebie, pracować na siebie.

I tak powstało Twoje biuro rachunkowe. Najpierw prowadziłeś je sam, później zatrudniałeś kolejnych pracowników.

Oczami wyobraźni widziałeś rozwijający się biznes, coraz więcej zadowolonych klientów, więcej pieniędzy na koncie… i mniej pracy – Twojej pracy. Bo przecież nie będziesz musiał prowadzić księgowości swoich klientów. Ty będziesz już tylko nadzorował pracę swoich pracowników, a to zajmie Ci kilka godzin tygodniowo. Skończy się siedzenie po 12 godzin w biurze i praca w weekendy…

Miałeś taki obraz w głowie, kiedy zakładałeś biuro rachunkowe?

A jaki obraz widzisz dziś wchodząc do swojego biura? Udało Ci się zrealizować śmiałe plany?

Zorganizowałeś pracę swojego biura rachunkowego tak, by mogło działać bez Ciebie?

Nie?

Zabrakło czegoś po drodze?

Może dopadł Cię mit przedsiębiorczości? Co to takiego? Wyjaśniam w artykule powstałym w oparciu o lekturę „Mit przedsiębiorczości. Dlaczego większość małych firm upada i jak temu zaradzić” Michael’a Gerber. Uwaga – to spoiler! 😉

P.S. Nie wiesz, jak się zabrać za czytanie biznesowych książek, koniecznie przeczytaj artykuł Jak czytać książki biznesowe?

Organizacja pracy w biurze rachunkowym przez księgowego?

Czym jest tytułowy mit przedsiębiorczości? To panująca powszechnie opinia, że bycie specjalistą w danej dziedzinie wystarczy, aby prowadzić skutecznie własną firmę.

W czym tkwi błąd?

Bycie specjalistą w danej dziedzinie nie daje gwarancji sukcesu w prowadzeniu biznesu!

To, że znasz się na księgowości i podatkach nie oznacza jeszcze, że z sukcesem będziesz prowadzić biuro rachunkowe. Dlaczego?

Prowadzenie firmy wymaga od przedsiębiorców szerokiej wiedzy i umiejętności z różnych dziedzin, takich jak marketing, zarządzanie zasobami ludzkimi, finanse czy sprzedaż. Nie wystarczą umiejętności techniczne (typowe dla specjalisty w danej dziedzinie), ale także umiejętności biznesowe. Tylko wtedy uda Ci się stworzyć skutecznie działającą firmę, która odniesie sukces.

Jeżeli zatem nie masz doświadczenia, czy wiedzy o tym, jak prowadzić biznes, to czy z góry masz przekreślić marzenia o własnej firmie? Oczywiście, że nie. Wszystkiego można się nauczyć. A wiedzę możesz czerpać także z książki „Mit przedsiębiorczości” Michael Gerber.

Jak zatem powinieneś zorganizować pracę w swoim biurze rachunkowym? Wprowadź w życie kilka zasad:

Twoja firma to nie twoje życie

„Twoja firma i twoje życie to dwie całkiem różne rzeczy.
Niech twoja firma będzie czymś innym niż ty, a nie częścią ciebie. Niech ma swoje własne zasady i cele. Niech stanie się organizmem, który przetrwa albo umrze w zależności od tego, jak dobrze będzie spełniać swoją podstawową funkcję, którą jest znajdowanie i zatrzymywanie klientów.”

Według Gerber’a musisz zrozumieć, że „głównym celem twojego życia nie jest służenie firmie!”

Ale aby to osiągnąć absolutnie konieczne jest stworzenie modelu biznesowego.

Dopóki go nie stworzysz, zawsze będziesz więźniem swojej firmy.

Buduj firmę tak, aby „działała bez ciebie, a nie dzięki tobie”!

Jak to osiągnąć?
Autor zaleca podejście systemowe do prowadzenia biznesu, oparte na procesach, standardach i dokumentacji. Według niego, przedsiębiorcy powinni kreować swoje firmy tak, aby te działały jak dobrze naoliwione maszyny, a nie na zasadzie chaotycznego działania..

A jeżeli nie zatrudniasz pracowników, to czy też musisz zawracać sobie głowę procedurami, standardami? Jak najbardziej!

Po pierwsze ułatwisz sobie codzienną pracę, po drugie – chyba nie zamierzasz pracować do końca życia? Firma nie może być celem samym w sobie. Prowadzisz biznes, żeby na nim zarobić, a później – ‘odcinać kupony’, innymi słowy – odpocząć na zasłużonej emeryturze.
Pojawi się kiedyś pytanie – co zrobić z biurem, które prowadziłeś tyle lat? Po prostu zamknąć? Zostawić swoich klientów ‘na lodzie’? A może lepiej sprzedać? I czerpać jeszcze z tego dodatkowe profity? Im lepsze stworzysz procedury w swoim biurze, im lepiej będzie ono zarządzane – tym łatwiej będzie Ci znaleźć kupca, który będzie skłonny zapłacić odpowiednią cenę za firmę, która może działać bez Ciebie.

Nie musisz zatrudniać specjalistów

Zbuduj model biznesowy, który będzie obsługiwany przez ludzi o najniższych możliwych kwalifikacjach

To bardzo ciekawe podejście. Wielu z nas wydaje się, że powinniśmy szukać na rynku ekspertów w swojej dziedzinie – szukać księgowych z wieloletnim doświadczeniem, bo dzięki nim w końcu będziemy mieli mniej pracy. Będą potrafili przejąć od nas obowiązki w krótkim czasie, bez długotrwałego przyuczania, czy nadzoru.

To jednak tylko jedna strona medalu. Z drugiej strony – doświadczony pracownik jest drogi; trudniej będzie Ci zmienić jego przyzwyczajenia, które mogą nie przystawać do warunków Twojego biura;  możesz w końcu mieć większe obawy co do tego, że wkrótce będzie chciał założyć swoją działalność.

„Właściciel małej firmy woli zatrudniać pracowników o wyższych kompetencjach, ponieważ wierzy, że oni ułatwiają mu pracę – może po prostu zlecić im zadania i zostawić ich z nimi. Inaczej mówiąc typowy właściciel małej firmy woli zarządzanie przez abdykację niż zarządzanie przez delegację uprawnień”

Gerber radzi inne podejście: Jeżeli szukasz pracownika – szukaj takiego o najniższych możliwych kwalifikacjach.

I daj mu odpowiednie procedury. Żeby wiedział, jak ma działać.

Czy takie podejście sprawdzi się w biurze rachunkowym? Z całą pewnością przyjmując do pracy studenta zapłacisz mu mniej, niż wykwalifikowanej księgowej. Będziesz musiał nauczyć go praktycznej strony księgowania i podatków (nawet, jeżeli jest to student rachunkowości i finansów). Trzeba będzie poświęcić więcej czasu na sprawdzanie takiego pracownika, na wyjaśnianie wątpliwości (może to przejąć starszy pracownik Twojego biura, jeżeli takiego już zatrudniasz).
Jeżeli jednak trafisz na odpowiednią osobę, która przede wszystkim chce się uczyć, chce pracować, to możesz wyszkolić pod swoim okiem perełkę, która będzie prawdziwym wsparciem w Twojej pracy.

Organizacja pracy w biurze rachunkowym w oparciu o procedury?

Zbuduj model biznesowy, który będzie egzekwować nienaganny porządek

„Pytanie jakie powinieneś sobie zadawać raz za razem brzmi ‘Jak mogę systematycznie zamiast osobiście dostarczać klientom rezultaty których chcą?’
Inaczej mówiąc: Jak stworzyć model biznesowy którego rezultaty są oparte na systemie a nie na ludziach, oparty na systemie a nie na ekspertach? Jak stworzyć system który zastąpi ekspertów?”

Gerber podkreśla, że Twoja firma nie może polegać tylko na Tobie. Musi działać także bez Ciebie. Bo chyba chcesz bez wyrzutów sumienia i ciągłych telefonów wyjechać z rodziną na dwutygodniowe wakacje? Niemożliwe? Możliwe!

Ale żeby to osiągnąć, konieczne są odpowiednie procedury.

Frytki i procedury?

Zbuduj model biznesowy, w którym cała praca będzie udokumentowana w procedurach operacyjnych

„Procedury operacyjne mówią ‘Robimy to tak i tak’. Bez udokumentowanych procedur cała rutynowa praca zmienia się w wyjątki.

Dokumentacja daje twoim ludziom system, którego potrzebują, i pisemne wyjaśnienie, jak mają wykonywać pracę w sposób najbardziej wydajny i skuteczny. (…)

Procedury operacyjne, udostępniane ludziom w formie dokumentów, pełnią funkcję firmowego przewodnika ‘co-i-jak’. Przewodnik ‘co-i-jak’ określa cele pracy na każdym stanowisku, definiuje kroki poszczególnych zadań i standardy, według których są oceniane proces i rezultaty pracy.”

Tworząc procedury unikasz chaosu,

bo każdy wie co, kiedy i jak dokładnie powinien robić.

Prawdą jest, że bez procedur, spisanych procedur! nie da się efektywnie prowadzić żadnej firmy. Zwłaszcza zaś biura rachunkowego, gdzie zorganizować musisz pracę nie tylko swojego biura, ale też klientów!

Czy w Twoim biurze działają procedury? Czy Twoi pracownicy wiedzą co, kiedy i w jaki sposób  powinni zrobić? A Twoi klienci?

Mam tu na myśli zarówno procedury techniczne – czyli jak działa program księgowy, w jaki sposób dekretowane są poszczególne dokumenty, jak wygląda obieg dokumentacji, itd.. Ale także procedury organizacyjne Twojego biura, poszczególnych działów – księgowości, kadr i płac, IT. I wreszcie procedury dotyczące samych klientów – z których powinni korzystać Twoi pracownicy, ale też osobne – dla Twoich klientów.

Jeżeli nie masz spisanych procedur, może Ci się wydawać, że to tylko niepotrzebna strata czasu.

Tutaj podam tylko przykład McDonalds’a, którego można kochać, można nienawidzić, ale na pewno nie można powiedzieć, że ta firma nie odniosła sukcesu. A co zapewniło jej sukces? Właśnie procedury!

 „W McDonald’s Raya Kroca każdy możliwy szczegół systemu biznesowego został najpierw przetestowany w prototypie, a potem skrupulatnie go kontrolowano. Poziom kontroli był wyższy niż w jakiejkolwiek innej firmie opartej na ludzkiej pracy.

Frytki po rozmrożeniu są podgrzewane ciepłym powietrzem przez nie dłużej niż siedem minut, żeby nie rozmokły – rozmoknięte frytki to nie frytki z McDonald’s.

Hamburgery są zdejmowane z podgrzanej szyny po nie dłużej niż dziesięciu minutach, aby miały odpowiednią wilgotność.

Mrożone mięso jest krojone na kotlety o identycznej wadze i grubości, aby można było przewracać je na ruszcie zawsze po tym samym czasie.

Warzywa są nakładane na kanapkę ręcznie, w odpowiedni sposób, aby nie wypadały i nie lądowały klientom na kolanach. (…)

Słowami-kluczami są: dyscyplina, standaryzacja i porządek.”

Dobra organizacja pracy w biurze rachunkowym to przewidywalny i powtarzalny proces obsługi klienta

Zbuduj model biznesowy, który zapewni przewidywalny i powtarzalny proces obsługi klienta

Dzięki spisaniu i wymaganiu stosowania się do procedur – zapewnisz porządek.

„Firma, która wygląda na uporządkowaną, kieruje do klienta przekaz, że jej ludzie wiedzą, co robią.
Firma, która wygląda na uporządkowaną, kieruje do pracowników przekaz, że Ty jako właściciel wiesz, co robisz.(…)
Firma, która wygląda na uporządkowaną, kieruje do klienta przekaz, że może zaufać jej produktom i usługom, zaś pracowników utwierdza w przekonaniu, że z nią mogą wierzyć w lepszą przyszłość.”

Podam prosty przykład. Wyobraź sobie, że Ty, albo Twój pracownik wysyłacie co miesiąc informację o składkach, czy podatku do zapłaty mailowo do klienta. I co miesiąc robicie to inaczej:
– z różnych adresów mail,
– czasami w mailu jest stopka z danymi kontaktowymi, czasami jej nie ma,
– czasami najważniejsze informacje piszecie w samym mailu, innym razem w dołączonym pliku PDF,
– używacie różnych czcionek, barw,
– czasami kwoty do zapłaty są prezentowane w tabeli z terminami płatności, innym razem podajecie tylko kwotę (niech klient sam pamięta, czy termin to 20sty, czy może 25ty), itd..

Chciałbyś dostawać takie maile? A to tylko jeden z wielu przykładów zadań, które powinny być w Twoim biurze usystematyzowane. Dzięki temu – oszczędzasz czas Ty i Twoi pracownicy, a klienci przyzwyczajają się do schematów Twoich działań.

Musisz koordynować rozwój swojego biura

„Potrzeba koordynacji wynika z założenia, że absolutnie przewidywalne jest tylko jedno: to, że ludzie z natury działają w sposób nieprzewidywalny. Jeśli jednak chcesz uczynić swoją firmę przewidywalną,  działania twoich ludzi muszą stać się przewidywalne.
Jak to zrobić?
Budując system który zapewni przewidywalność.
Po co?
Po to by za każdym razem dawać klientowi to czego chce.
Dlaczego?
Dlatego, że jeśli klient nie będzie za każdym razem dostawał wszystkiego, czego chce, pójdzie po to gdzieś indziej!”

„Bez koordynowania rozwoju niczego nie zaplanujesz i nie przewidzisz – ani ty, ani twoi klienci.

Jeśli za każdym razem robisz coś inaczej, jeśli każdy w firmie pracuje po swojemu, podejmując własne decyzje burzące ogólny porządek, to znaczy, że tworzysz chaos.”

„Koordynowanie rozwoju to eliminowanie przypadkowości i swobodnych decyzji na poziomie operacyjnym firmy”

„Jeśli nie o skoordynujesz rozwoju (swojej firmy) nie stworzysz swojego modelu (biznesowego). A jeśli nie stworzysz swojego modelu, nie będziesz mógł polegać na swojej firmie.”

I cały czas będziesz jej więźniem.

Oczywiście naiwnością byłoby myśleć, że raz wprowadzone procedury sprawdzą się kolejnych latach. Nie musi tak być. Trzeba na bieżąco sprawdzać co działa dobrze i przynosi oczekiwane rezultaty, a jakie działania należy zmodyfikować.

Jeżeli jeszcze nie zatrudniasz pracowników, łatwiej będzie Ci opracować zasady działania w Twoim biurze. W końcu w tej chwili Ty zajmujesz się dosłownie wszystkim. Spisuj to, co robisz. Jak najdokładniej. I stale doprecyzowuj instrukcje. Aż dojdziesz do momentu, że dasz procedurę dowolnej osobie, a ona i tak będzie wiedziała, co robić 😉

Jeżeli zatrudniasz pracowników, a nawet sporą ich liczbę, proces tworzenia procedur może być trudniejszy z uwagi na fakt, że pewnie nie zajmujesz się już większość działań operacyjnych. Uczyń wtedy każdego z pracowników odpowiedzialnym za spisanie tego, co dokładnie robią każdego dnia.
A następnie dopracowuj, dopracowuj, aż otrzymacie procedury, dzięki którym każdy nowy i obecny pracownik będzie wiedział co, jak i kiedy ma zrobić.

Co dalej w książce?

W moim opisie książki skupiłam się na procedurach, bo przynajmniej dla mnie – to właśnie było w niej najważniejsze. I jeżeli jeszcze nie masz procedur w swoim biurze rachunkowym – ta lektura powinna Cię do tego przekonać.

Dalej przeczytasz jeszcze m.in. o: budowaniu strategii organizacyjnej, zarządzania, zasobów ludzkich, czy marketingowej; o wyznaczaniu celów podstawowych i strategicznych…
Czy warto po nią sięgnąć? Moim zdaniem tak. Nie do końca przemawia do mnie styl, w jakim książka jest napisana – dialog między dwoma osobami, ale przekazuje wartościowe treści.

Moja subiektywna ocena książki:

Łatwość czytania: 4/5 [to nie jest książka, którą czyta się jednym tchem. Warto zastanawiać się na bieżąco jak wprowadzić do swojego biura rachunkowego uwagi autora]

Przegadanie: 4/5 [tutaj im więcej punktów ode mnie tym gorzej – spokojnie można było przekazać myśli autora bez całej historii wokół ???? ]

Kiedy po nią sięgnąć: 4/5 [przeczytaj, żeby zrozumieć, jak ważne są procedury w Twoim biurze!]

Czego szukać na internetowych półkach?:

„Mit przedsiębiorczości. Dlaczego większość małych firm upada i jak temu zaradzić”
Autor: Michael Gerber

Tytuł oryginału: E-Myth Revisited

Ilość stron: 206
Format: 155 x 235 mm

Potrzebujesz więcej inspiracji? Sprawdź nasz cykl 'Lektura Szefa Biura’, a w nim książkę Co chce wiedzieć klient?