Kradzież klientów – czy jesteś w stanie się przed tym chronić?

Zakładając biuro rachunkowe starasz się o jak najszybszy napływ stałych klientów, lecz to ich utrzymanie jest w Twoim zawodzie sprawą kluczową. Tym bardziej, że utrzymanie klienta wymaga o wiele mniejszego nakładu pracy i środków niż pozyskanie nowego kontrahenta. Niekiedy jednak, mimo Twoich najszczerszych chęci i wielu starań, klient ten odchodzi lub co gorsza zostaje „przejęty” przez Twojego dotychczasowego pracownika. Ten zakładając własne biuro lub przechodząc do konkurencji, mając stały kontakt z obsługiwanym do tej pory u Ciebie w biurze przedsiębiorcą, ma bardzo duże możliwości, aby przekonać go do zmiany biura rachunkowego. Kradzież klientów jest zjawiskiem powszechnym, również w branży księgowej. Czy da się całkowicie przed tym uchronić? Zapewne nie, jednak można zadbać, aby taki odpływ klientów zminimalizować. 

Samo przejście pracownika do innego biura rachunkowego czy transfer klientów nie jest nielegalny, jednak próba wykorzystania specjalistycznej wiedzy, doświadczenia i know-how pozyskanego w Twoim biurze może już okazać się czynem nieuczciwej konkurencji. Powinieneś zatem wiedzieć jakie kroki podjąć, aby zabezpieczyć się przed przejęciem klientów oraz egzekwować swoje prawa kiedy już kradzież klientów miała miejsce. Jak to zrobić? Sprawdźmy.

Dane klientów a tajemnica przedsiębiorstwa

Na wstępie zastanówmy się czy dane klientów obsługiwanych w Twoim biurze rachunkowym stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa? Od razu odpowiem na powyższe pytanie – to zależy. Przedmiotowe dane mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, o ile zostaną spełnione konkretne przesłanki.

Przede wszystkim nie wszystkie informacje o Twoich klientach posiadają cechę ekskluzywności. Wiele danych, które przetwarzasz, są tak naprawdę informacjami publicznymi i jawnymi. Żyjemy w czasach, kiedy niemal wszystko znajduje się już w Internecie. Znalezienie danych w CEIDG lub KRS o konkretnym przedsiębiorcy zajmuje dosłownie 10 sekund. To samo jest z danymi kontaktowymi. Czy zatem takie informacje mogą w ogóle być brane pod uwagę przy rozważaniu naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa?

Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa została uregulowana w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z nią przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Dane Twoich klientów będą zatem stanowiły tajemnicę tylko wtedy, gdy będą miały charakter poufny, czyli nie będą znane lub łatwo dostępne dla osób z kręgów, które zwykle zajmują się tym rodzajem informacji oraz będą posiadały określoną wartość handlową, tj. będą potencjalnie na rynku istniały podmioty, które byłyby skłonne zapłacić za takie informacje.

Kradzież klientów – czy wyniesienie bazy klientów będzie działaniem nielegalnym?

W praktyce ciężko określić z góry czy określone informacje o Twoim kliencie będą podchodziły pod informacje tajne. Pewność uzyskasz jedynie w przypadku wszczęcia sprawy sądowej i uzyskania prawomocnego wyroku. Z orzecznictwa można jednak, z wystarczającą dokładnością, określić okoliczności, kiedy dana baza klientów będzie stanowiła tajemnicę handlową. Jest tak, gdy dane informacje stanowią realną przewagę konkurencyjną, trudno osiągalną dla innych biur rachunkowych. Z całą pewnością wszelkie dane, które zostały zarejestrowane w KRS lub CEIDG nie będą stanowiły tajemnicy. Będzie tak również z numerami telefonów czy adresami email, które przedsiębiorcy publikują na swoich stronach internetowych.

Jeżeli jednak baza danych o klientach, oprócz powyższych informacji ogólnodostępnych, będzie posiadała również szczegółowe dane, takie jak historia zamówień, wysokość obrotu, informacje o kontrahentach, wówczas baza taka staje się tajemnicą przedsiębiorstwa. Aby jednak dana baza została uznana za tajemnicę, będziesz musiał udowodnić, iż jej utworzenie było procesem czasochłonnym, skomplikowanym, wymagającym dużego nakładu środków finansowych oraz pracy, a dane w niej zawarte obejmują również tajemnice przedsiębiorstwa konkretnych przedsiębiorców obsługiwanych przez Twoje biuro rachunkowe.

Kradzież klientów – zabezpiecz swoje interesy lojalką

Najskuteczniejszym narzędziem w walce z kradzieżą klientów przez byłych pracowników biura rachunkowego, jest umowa o zachowaniu poufności. Taki dokument ma na celu zagwarantować tajność informacji przetwarzanych przez Twoje biuro poprzez zakazanie ich ujawnienia pod groźbą wysokiej kary finansowej.

Umowa o zachowaniu poufności spełnia kilka funkcji. Pierwszą z nich jest funkcja prewencyjna. Pracownik zapoznając się z dokumentem i zgadzając się na zawarte w nim zapisy zostaje uświadomiony, iż kradzież klientów jest działaniem nielegalnym, które może mieć dla niego bardzo negatywne konsekwencje.

Funkcją drugą jest funkcja odszkodowawcza. Zabezpiecza ona Twoje interesy przed działaniem nieuczciwego pracownika. W sytuacji gdyby postanowił on ukraść Twoich klientów, możesz go pozwać żądając określonej w umowie kwoty. Pamiętaj, że lepiej przeciwdziałać niż leczyć, toteż o wiele lepiej zawczasu podpisać lojalkę, niż później próbować udowodniać, iż zostałeś pokrzywdzony i domagać się odszkodowania. Jeśli przedmiotowa umowa posiada zapis o karach umownych, wystarczy, że wskażesz fakt

złamania tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie będziesz wówczas dodatkowo musiał dokładnie wykazywać zaistnienia i wysokości poniesionej szkody.

Ostatnią jest funkcja ochronna. Zawarcie umowy o zachowaniu poufności stanowi dowód tego, że zadbałeś o właściwe zabezpieczenie poufnych i wrażliwych danych Twoich klientów. Takie działanie jest wręcz konieczne, aby określony zbiór danych został objęty tajemnicą przedsiębiorstwa.

Czy tylko z umową o zachowaniu poufności można dochodzić odszkodowania?

Umowa o zachowaniu poufności nie stanowi warunku powstania tajemnicy przedsiębiorstwa. Jest ona bardzo pomocna przy dochodzeniu odszkodowania za nieuczciwe zachowania byłego pracownika i kradzież klientów, jednak nie jest przesłanką wyłączną. Nawet bez lojalki masz prawo dochodzić naprawienia szkody w majątku Twojego biura rachunkowego.

Nawet jeżeli nie ma umowy o zakazie konkurencji, to nie powoduje to automatycznie, iż pracownik może działać na szkodę pracodawcy, prowadzić działalność konkurencyjną i przejmować klientów. Przepis art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy nakłada na pracownika obowiązek pozytywnego zachowania się oraz wymaga od niego powstrzymania się od określonych działań, jeśli godzą one w dobro pracodawcy. Zakaz ten w ocenie sądu jest dalej idący niż wynikający z zawarcia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem umowy. Nawet bez umowy o zachowanie nieuczciwej konkurencji pracodawca ma prawo dochodzić odszkodowania od byłego pracownika (por. wyrok SO Warszawa-Praga z 20.05.2021 r., sygn. akt: VII P 46/15).

Powyższe stanowisko sądu jasno wskazuje, że nawet bez zawarcia umowy o zakazie konkurencji, możesz dochodzić odszkodowania od byłego pracownika, jeżeli naruszył on swoje ustawowe obowiązki i naruszył Twój interes.

Kradzież klientów – jak sobie z nią radzić?

Jak wskazałem powyżej, najlepszym sposobem na radzenie sobie z kradzieżą klientów przez byłego pracownika jest podpisanie z nim umowy o zakazie konkurencji czy o zachowanie poufności. Niezależnie jednak jaką umowę podpiszesz i jakie będą znajdowały się w niej zapisy, nie zniwelujesz omawianego zjawiska przejmowania klientów. Nie zawsze zresztą będziesz w stanie udowodnić, że decyzja o zmianie biura rachunkowego Twojego klienta była podyktowana zachowaniem Twojego byłego pracownika.

Warto zatem zadbać już zawczasu, aby Twoi księgowi nie decydowali się na rozwiązanie waszego stosunku pracy, a jeżeli już to zrobią, aby byli świadomi wszelkich działań konkurencyjnych niezgodnych z przepisami prawa. Edukuj swoich podwładnych, wyjaśnij im czym jest czyn nieuczciwej konkurencji, kiedy ma on miejsce oraz co za niego grozi. Księgowy świadomy ryzyka, jakie niesie za sobą złamanie istniejących reguł, z całą pewnością będzie działał w sposób bardziej racjonalny i przemyślany, będzie ostrożniejszy i nie podejmie działania, które będzie mogło narazić go na dotkliwe konsekwencje.