Jak wygląda kontrola AML?

Biuro rachunkowe jako jeden z podmiotów obowiązanych ma za zadanie przeciwdziałać praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jest to bardzo ważne, bowiem ustawa podchodzi do tematu bardzo rygorystycznie. Kary, jakie czekają podmioty „pobłażliwie” podchodzące do tej kwestii, mogą być bardzo dotkliwe. I nie chodzi mi tu wyłącznie o sankcje finansowe, ale również o te karne. Nie musisz mieć jednak czegoś na sumieniu, żeby zjawił się w Twojej firmie kontroler GIIF. Weryfikacja zgodności działania biura z zasadami ustawy może być również „wyrywkowa”. Kontrola AML jest jednak instytucją prawa, zatem musi być prowadzona zgodnie z określonymi z góry regułami. Jeżeli będziesz wiedział, jak wygląda ten proces, łatwiej będzie Ci się na niego przygotować.

Kontrola AML może mieć charakter doraźny lub planowanego działania. Jeżeli wszystko w Twoim biurze działa w zgodzie z polityką GIIF, nie musisz się martwić niespodziewaną wizytą kontrolerów. Możesz jednak zostać uwzględniony w rocznym planie kontroli. W takim wypadku nie ma zmiłuj. Tłumaczenia, że wszystko, co robisz, jest całkowicie legalne, nie wystarczą. Właściwy organ musi to sprawdzić. Kto zatem przeprowadza kontrolę, w jakich wypadkach może być ona zapowiedziana i jak wygląda w praktyce? Sprawdźmy.

Kontrola AML – kto za nią odpowiada?

Organem, który jest podmiotem „domyślnym” przy sprawowaniu kontroli AML jest Główny Inspektor Informacji Finansowej. Jest to tzw. centralny organ kontroli i koordynacji. W jego kompetencjach jest nie tylko podejmowanie działań weryfikacyjnych wobec wszystkich instytucji obowiązanych, w tym biur rachunkowych, ale również czynności koordynacyjne i sprawdzające inne organy, które w szczególnych sytuacjach mogą prowadzić kontrole AML.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wskazuje również katalog sytuacji, kiedy to te inne podmioty mogą podjąć decyzję w przedmiocie wszczęcia kontroli. Taka inspekcja może być wykonywana przez:

• Prezesa NBP – w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność kantorową w rozumieniu tej ustawy – Prawo dewizowe;
• KNF – w odniesieniu do instytucji obowiązanych przez nią nadzorowanych;
• Krajową Spółdzielczą Kasę Oszczędnościowo-Kredytową – w odniesieniu do SKOK-ów;
• prezesów sądów apelacyjnych – w odniesieniu do notariuszy;
• naczelników urzędów celno-skarbowych – w odniesieniu do instytucji obowiązanych kontrolowanych przez te organy;
• wojewodów lub starostów – w odniesieniu do stowarzyszeń;
• ministrów lub starostów – w odniesieniu do fundacji.

Powyższa lista ma charakter zamknięty. Oznacza to, że inne organy niż GIIF mogą kontrolować wyłącznie te instytucje, które wskazuje im ustawa. W praktyce zdecydowana większość postępowań jest przeprowadzana przez Głównego Inspektora.

Kiedy kontrola AML może być przeprowadzona?

Podstawą polityki AML w kwestii przeprowadzania kontroli jest roczny plan kontroli. Większość postępowań weryfikacyjnych jest inicjowana właśnie na podstawie tego dokumentu. Taki plan musi zawierać co najmniej:

• wykaz podmiotów podlegających kontroli;
• zakres kontroli;
• uzasadnienie jej przeprowadzenia.

Oprócz kontroli z góry zaplanowanych są jeszcze te doraźne. Są one nieprzewidziane w rocznym planie kontroli, a zostają wszczynane na podstawie uzasadnionego podejrzenia, że w danej instytucji obowiązanej może dochodzić do nieprawidłowości związanych z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Kontrola doraźna może być przeprowadzana zarówno przez GIIF, jak i przez organy subsydiarne wskazane w ustawie. Kontrola AML może zostać przeprowadzona z inicjatywy podmiotu uprawnionego (jeżeli nie jest nim GIIF, ma on obowiązek zawiadomić o kontroli Głównego Inspektora). Może być również zlecona organom subsydiarnym przez GIIF. Uzasadnieniem tego rodzaju postępowań weryfikacyjnych zazwyczaj jest uzyskanie informacji o nieprawidłowościach w danej instytucji od innych organów administracyjnych lub od osób postronnych (tzw. donos).

Przed wszczęciem kontroli musisz zostać o tym poinformowany. Procedura nie może się bowiem rozpocząć wcześniej niż 7 dni po doręczeniu Ci wiadomości. Co więcej, nie może również mieć miejsca po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w tym terminie, jej przeprowadzenie wymaga ponownego zawiadomienia. Nie zawsze jednak kontrola wymaga wcześniejszego poinformowania. Jest tak, gdy procedura wszczynana jest z uwagi na popełnienie przestępstwa lub wykroczenia, albo też kiedy odbywa się wprost na podstawie przepisów unijnych.

Kto zostaje kontrolerem?

Oczywistym jest, że kontrola AML nie jest wykonywana przez osobę sprawującą funkcję Głównego Inspektora. Byłoby to niemożliwe. Weryfikacji dokonują określeni pracownicy tego organu. Nie może być to jednak każda osoba, która została tam zatrudniona. Prawodawca powierzył bowiem to zadanie wyłącznie tym urzędnikom, którzy:

• posiadają niezbędną wiedzę i kwalifikacje wymagane na stanowisku związanym ze sprawowaniem nadzoru lub kontroli, oraz
• dają rękojmię należytego wykonywania powierzonych obowiązków.

Są to wymagania o charakterze ocennym. Jednakże wiadomo, że nie mogą być to ludzie przypadkowi. Muszą co najmniej ukończyć szkolenie z obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu i posiadać zaświadczenie potwierdzające posiadanie przez nich wiedzy i kwalifikacji w tym obszarze. Kontroler AML musi przy tym dawać rękojmie wykonywania powierzonych mu obowiązków. Nie może być to zatem osoba karana za czyny ścigane z oskarżenia publicznego (w tym te karno-skarbowe). Powinna przy tym charakteryzować się uczciwością, prawością, sumiennością i rzetelnością. Podsumowując, powinna być to osoba godna zaufania.

Uprawnienie do kontroli AML

Pracownicy wyznaczeni przez GIIF lub któryś z organów subsydiarnych na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa mogą przybyć do Twojego biura rachunkowego i rozpocząć kontrole. Aby jednak mogli przekroczyć próg Twojej firmy, muszą oni posiadać ze sobą legitymację służbową oraz pisemne upoważnienie. Dokument taki musi posiadać w swojej treści:

• podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli;
• oznaczenie organu przeprowadzającego kontrolę;
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia;
• imię i nazwisko kontrolera oraz numer jego legitymacji służbowej;
• oznaczenie kontrolowanej instytucji obowiązanej;
• miejsce przeprowadzenia kontroli;
• przedmiot oraz zakres kontroli;
• datę rozpoczęcia kontroli oraz przewidywany czas jej trwania;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanej instytucji obowiązanej.

Co bardzo istotne, dokument niespełniający powyższych wymogów nie uprawnia do przeprowadzenia kontroli. Sprawdź zatem dokładnie upoważnienie, zanim wpuścisz kontrolerów. Być może okaże się, że nie mają oni prawa lustrować Twojego biura rachunkowego.

Ważne! Kontrolerzy nigdy nie prowadzą kontroli w pojedynkę. Musi ich być co najmniej dwóch.

Kontrola AML – kiedy i gdzie?

Niezależnie czy będziesz miał do czynienia z zaplanowaną kontrolą, czy taką o charakterze doraźnym, musi się ona odbyć w miejscu i w czasie zgodnym z przepisami prawa. Czynności kontrolne dokonuje się w miejscu prowadzenia przedsiębiorstwa oraz w każdym innym miejscu związanym z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Miejscem kontroli może być zatem miejsce, w którym wskazałeś swoje biuro w rejestrze przedsiębiorców oraz miejsce, gdzie faktycznie prowadzisz działalność, np. siedziba, oddział lub nawet Twój dom czy mieszkanie, jeżeli pracujesz zdalnie.

Kontrola może odbyć się jedynie w dniach i w godzinach pracy Twojego biura rachunkowego. Istnieje od tego wyjątek, bowiem w  przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego czynności kontrolne niecierpiące zwłoki mogą być podejmowane w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy biura, o ile wcześniej zostaniesz o tym poinformowany przez kontrolera. Wyjaśniając pojęcie „czynności niecierpiących zwłoki”, wskazać trzeba, że są to działania o charakterze niepowtarzalnym oraz te prowadzące do zabezpieczenia dowodów, które mogą zostać ukryte lub zniszczone przez przedsiębiorcę w razie niepodjęcia natychmiastowego działania ze strony organów.

Jak przebiega kontrola?

Kontrolerzy GIIF mają szerokie uprawnienia. Mają oni prawo do niezakłóconego i swobodnego poruszania się po Twoim biurze. Kontroler nie podlega rewizji osobistej. Próba zatrzymania go i niewpuszczenia do jakiegoś pomieszczenia lub chęć skontrolowania zawartości jego teczki czy kieszeni jest niezgodne z prawem i może doprowadzić do nałożenia na Ciebie sankcji administracyjnej.

Nie jest jednak tak, że kontroler może robić wszystko, co chce, rozstawiać Cię i Twoich pracownikach po kątach i zamykać się w Twoim gabinecie, aby móc w spokoju pracować. W każdej czynności kontrolnej masz prawo uczestniczyć. Jeżeli Ty nie możesz lub nie chcesz tego robić, możesz wyznaczyć osobę, która zrobi to w Twoim imieniu. Aby jednak było to możliwe, musisz sporządzić dla niej specjalne upoważnienie.

Ustawodawca przewidział przy tym wyjątki od obowiązku obecności osoby upoważnionej w działaniach kontrolnych. Jeżeli przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, kontrolerzy mogą działać bez obecności Twojej lub Twojego przedstawiciela.

Ważne! Aby kontrolerzy mogli rozpocząć kontrolę, jeszcze przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej muszą pouczyć Cię o skutkach utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia swoich działań, a także o odpowiedzialności za złożenie nieprawdziwych wyjaśnień lub zatajenie prawdy.

Po okazaniu wszystkich wymaganych upoważnień i przekazaniu treści pouczenia, kontrolerzy sporządzają listę pytań, wniosków do wyjaśnienia oraz dokumentów, które będziesz musiał przekazać im w trakcie trwania kontroli. Jeżeli po otrzymaniu wszystkich wymaganych odpowiedzi i dokumentów kontrolerzy w dalszym ciągu nie mają całego obrazu sprawy, przed podpisaniem protokołu, mogą zażądać złożenia w wyznaczonym terminie dodatkowych dokumentów oraz pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą.

W Twoim najlepszym interesie jest współpraca z kontrolerami. Wszelkie przejawy niesubordynacji mogą zmotywować ich do jeszcze głębszego sprawdzenia Twojego biura. Mogą również nałożyć na Ciebie karę porządkową. Ustawa wskazuje, że do Twoich obowiązków należy zadbanie, aby czynności kontrole przebiegły sprawnie i bez utrudnień. W szczególności zostałeś zobowiązany do:

• przedstawienia żądanych dokumentów i materiałów;
• zapewnienia terminowego udzielania informacji;
• udostępnienia w niezbędnym zakresie środków łączności, a także innych urządzeń technicznych;
• umożliwienia sporządzania kopii, filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych;
• przedłożenia urzędowego tłumaczenia na język polski sporządzonych w języku obcym dokumentów mających znaczenie dla kontroli.

Kontrola AML a protokół pokontrolny

Kontrola AML kończy się na sporządzeniu protokołu. W dokumencie tym znajdują się wnioski z prowadzonych czynności. Aby można było uznać go za ważny, musi zawierać co najmniej:

• nazwę i adres kontrolowanej jednostki obowiązanej;
• imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolerów;
• datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz wzmianki o jego zmianach;
• określenie przedmiotowego zakresu kontroli;
• określenie dnia rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
• imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób składających oświadczenia i udzielających informacji, wyjaśnień oraz składających zeznania w trakcie przeprowadzania kontroli;
• opis wykonanych czynności kontrolnych, ustaleń faktycznych oraz opis stwierdzonych nieprawidłowości i ich zakres oraz osoby odpowiedzialne za te nieprawidłowości;
• opis załączników, z podaniem nazwy każdego załącznika;
• pouczenie podmiotu kontrolowanego o przysługującym prawie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu;
• określenie miejsca i dnia sporządzenia protokołu kontroli.

Protokół zostaje sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Dokument ten powinien zostać podpisany przez Ciebie oraz przez kontrolera (pełny podpis na końcu, na każdej stronie parafka).

Jeżeli będziesz miał jakiekolwiek zastrzeżenia co do treści protokołu, masz możliwość zgłoszenia na piśmie zastrzeżenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Musisz się jednak śpieszyć, bowiem czas na to wynosi wyłącznie 14 dni.

Ważne! Jeżeli kontrola przebiegła bez zarzutu, podpisanie protokołu kończy postępowanie. Zazwyczaj jednak w każdej firmie znajdą się jakieś uchybienia. W takim wypadku kontroler w przeciągu 30 dni od dnia doręczenia protokołu powinien przekazać ci odpowiednie zalecenia. Swoje stanowisko w przedmiocie zastosowania zaleceń powinieneś odesłać do GIIF, masz na to również 30 dni.

Zastanawiasz się, jakie kary może na Ciebie nałożyć organ kontrolny?

Koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem na ten temat: Brak AML w biurze a kary administracyjne.