AML – podejrzenie prania pieniędzy – jak wyjaśnić to klientowi?

Od 2021 roku każde biuro rachunkowe i każdy księgowy znajdują się pod rządami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. To nakłada na nich dodatkowe obowiązki. Skoro prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś zobligowany do kontrolowania wszelkich transakcji Twoich klientów na których pracujesz i zgłaszać te podejrzane. Jednakże dopóki Generalny Inspektor Informacji Finansowej nie potwierdzi, że Twoje zastrzeżenie było prawidłowe, nie masz pewności, czy nie posądziłeś niewinnej osoby o pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu. Stąd też podejrzenie prania pieniędzy powinno być w pierwszej kolejności skonsultowane z klientem. Wiesz zapewne doskonale, że nikt nie lubi być niesłusznie posądzany, toteż rozmowa ta musi być szczególnie ostrożna i delikatna. W innym wypadku możesz stracić klienta.

Podejrzenie prania pieniędzy to poważne „oskarżenie”. Oczywiście zgłoszenie danej operacji do GIIF nie czyni jeszcze z Twojego klienta przestępcy. Jednakże konieczność tłumaczenia się przed organami administracyjnymi zawsze wiąże się ze sporym stresem. Klient narażony na to z Twojej „winy” może nie być Ci za to wdzięczny i natychmiastowo rozwiązać umowę o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Posądzenie o pranie pieniędzy może zostać odczytane jako brak zaufania do klienta, dlatego musisz dobrze uzasadnić swoją decyzję i wyjaśnić to klientowi. Tylko dobre i subtelne podejście do tematu pozwoli Ci przejść przez to bez większego szwanku dla Twojego biura rachunkowego.

Podejrzenie prania pieniędzy – jak wygląda to od strony formalnej?

Wszelkie informacje dotyczące działań jakie musisz podjąć w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu znajdują się w ustawie o (a jakże!) przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jak wyglądają procedury wdrożeniowe AML oraz jakie są Twoje obowiązki pisaliśmy już w poprzednich artykułach – Procedury AML dla biura rachunkowego oraz AML dla biur rachunkowych – Twoje podstawowe obowiązki.

Przechodząc do procesu rozpoczynającego się od powzięcia podejrzenia o możliwości prania pieniędzy do zgłoszenia tego faktu wskazać trzeba, że tę materię reguluje przepis art. 74 ust. 1 i 2 ustawy. Zgodnie z nim jesteś obowiązany zawiadomić Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Zawiadomienie to powinieneś przekazać niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia.

Twoje podejrzenia a wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Jeżeli poweźmiesz podejrzenie, że Twój klient dokonał, jest w trakcie dokonywania lub dokona przestępstwa prania brudnych pieniędzy masz obowiązek dokładnie ustalić okoliczności mogące na to wskazywać oraz zabezpieczyć materiały, które mogą o tym świadczyć.

Następnie musisz zastosować tzw. wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego oraz zwiększyć środki służące monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta. W tym celu możesz między innymi zbadać źródło pochodzenia środków czy właśnie zwrócić się do klienta z prośba o złożenie wyjaśnień oraz udokumentowania źródła ich pochodzenia.

Jeżeli klient będzie w stanie w sposób niebudzący wątpliwości wyjaśnić zaistniałą sytuację, nie masz obowiązku zawiadamiania GIIF. Wszystko tutaj zależy od Ciebie. Do Twoich obowiązków należy bowiem ostateczna decyzja co do tego, jaką operacje uznać za podejrzana a jaką za bezpieczną. Pamiętaj jednak, że Twoja pomyłka może Cię sporo kosztować. Musisz więc dobrze ją przemyśleć.

Jeśli jednak klient nie przekaże informacji i dokumentów o które prosiłeś albo jego wyjaśnienia będą budziły Twoje zastrzeżenia (będą chociaż w części niewiarygodne) jesteś obowiązany bezzwłocznie zawiadomić GIIF.

Pamiętaj dodatkowo, że jeżeli klient jest nierzeczowy, unika podania wszystkich okoliczności o które prosisz lub nie wywiązuje się w ogóle z jego ustawowego obowiązku złożenia wyjaśnień – według wytycznych Generalnego Inspektora – powinieneś rozwiązać z nim umowę oraz nie przyjmować od niego więcej zleceń.

O czym jeszcze musisz pamiętać w kontekście AML w swoim biurze?

Jak wyjaśnić klientowi podejrzenie prania pieniędzy?

Wiesz już, że monitorowanie transakcji oraz zgłaszanie wszystkich podejrzanych operacji klientów to Twój obowiązek. Nie realizując go narażasz się na odpowiedzialność administracyjną i karną.

W przypadku, gdy uznasz, ze Twój klient może mieć powiązania z grupami piorącymi pieniądze musisz to zgłosić. Wcześniej jednak powinieneś zwrócić się do niego z prośbą o wyjaśnienie całej sytuacji. Prośba powinna być przekazana w formie pisemnej. Jej treść uprzejma i konkretna. Mimo to nie może ci umykać, że to Twój ustawowy obowiązek, a jego niewykonanie jest sankcjonowane.

Powinieneś wskazać, że na koncie księgowym klienta zweryfikowane zostały transakcje niezgodne z operacjami, które miały miejsce przez ostatnie miesiące. Wykaż zrozumienie, że najpewniej to nic niegroźnego i wskaż, że Twoim obowiązkiem wynikającym z ustawy o praniu pieniędzy jest to zweryfikować. Wskaż dokładnie o jaką operację chodzi oraz wezwij do przesłania wyjaśnień oraz udokumentowania stanowiska klienta.

Wytłumacz, że ustawa oraz Twoje wewnętrzne procedury bezpieczeństwa stosowane są wobec wszystkich klientów, przy których rozpoznano ryzyko prania pieniędzy związane z obrotem gospodarczym. Poprzyj to również przepisami prawa, między innymi przepisem art. 54 ustawy. Zgodnie z którym:

„Instytucje obowiązane, ich pracownicy oraz inne osoby działające w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanych zachowują w tajemnicy:
1. fakt przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym właściwym organom informacji określonych w rozdziałach 7 i 8 ustawy o praniu pieniędzy;
2. informacje o planowaniu wszczęcia oraz o prowadzeniu analizy dotyczącej prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.”

Nie ma oczywiście jednej idealnej recepty na to, żeby poinformować klienta o Twoich zastrzeżeniach tak, aby go nie urazić. Z drugiej jednak strony nie chcesz mieć do czynienia z osobami, które mogłyby mieć coś wspólnego z praniem pieniędzy czy finansowaniem terroryzmu. W każdym razie wezwanie do wyjaśnień powinno być stonowane i wyważone. Jak bardzo, to zależy od indywidualnych okoliczności.