AML dla biur rachunkowych – Twoje podstawowe obowiązki

AML to przede wszystkim nowe obowiązki dla Twojego biura

Biura rachunkowe mają szereg nowych obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwanej pieszczotliwie ustawą AML.

Oczywiście zachęcam Cię do jej lektury, gdyż jest to fascynujący zbiór blisko 200 artykułów, które czyta się z wypiekami na twarzy.

Gdybyś jednak wolał ten czas poświęcić dla swojego nowego Klienta, albo na przyswajanie kolejnych zmian w Nowym Ładzie, to ja Tobie streszczę fabułę ustawy, tak żebyś wiedział co jest ważne dla Ciebie i Twojego biura. Będę wskazywać też artykuły, do których warto jest zajrzeć, bo wiem, że jako właściciel biura rachunkowego lubisz pewne sprawy doczytać.

A teraz zaparz małą kawę (a najlepiej dużą) i czytaj dalej:

AML dla biur rachunkowych – Twoje obowiązki wynikające z ustawy

Jest kilka tematów, którymi musisz się zająć i o których trzeba pamiętać:

1. Wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwaną „wewnętrzną procedurą instytucji obowiązanej”.
2. Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację obowiązków w zakresie AML
3. Regularnie odbywać szkolenia.
4. Przechowywać dokumentację potwierdzającą wykonanie obowiązków.
5. Raportować do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
6. Stosować środki bezpieczeństwa finansowego, w tym:

• identyfikować klientów,
• identyfikować beneficjentów rzeczywistych,
• identyfikować osoby zajmujące eksponowane stanowisko polityczne,
• dokonywać oceny stosunków gospodarczych klientów,
• monitorować na bieżąco stosunki gospodarcze klientów.

Sporo tego. Na szczęście nie jesteś z tym sam! A większość obowiązków możesz w prosty sposób zautomatyzować. Jak? Dowiesz się tutaj:

AML dla biur rachunkowych

To teraz po kolei:

Przygotuj wewnętrzną procedurę w zakresie AML

Pamiętaj, że przed jej wprowadzeniem do stosowania, albo po dokonaniu aktualizacji każdorazowo musi ona zostać zaakceptowana przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla, czyli innymi słowy – powinni się z nią zapoznać i zaakceptować (podpisać) wszyscy członkowie zarządu, dyrektorzy lub pracownicy Twojego biura posiadający wiedzę z zakresu ryzyka AML oraz podejmujący decyzje mające wpływ na to ryzyko. W przypadku gdy prowadzisz biuro w ramach działalności gospodarczej osoby fizycznej lub jako jednoosobowa spółka z o.o. procedura powinna zostać zaakceptowana (podpisana) właśnie przez Ciebie. (Art. 50 pkt 3 ustawy AML)

Czy warto kupować gotowe procedury dostępne w internecie?

Oczywiście można kupić gotową procedurę dot. AML. Może jednak ona jedynie posłużyć jako wzór do opracowania własnej procedury. Dlaczego?

W razie kontroli, organ kontrolujący może stwierdzić, że procedura nie jest dostosowana do naszego biura. W jakim zakresie? Chociażby formy prawnej biura, czy nazwy stanowisk. Inaczej będzie wyglądała procedura biura prowadzonego w ramach JDG, inaczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, o czym warto pamiętać.

Jeżeli Ty sam nie nadasz procedurze AML odpowiedniego znaczenia – Twoi pracownicy też nie będą chętni, by się do niej stosować. Będzie to jedynie kolejny papierek odłożony gdzieś do szuflady, czy postawiony na półce. A nie o to chodzi.

Zamiast więc kopiować, czy kupować gotową procedurę – być może lepiej stworzyć własną analizując poszczególne artykuły ustawy?

Co obejmuje procedura AML?

Procedura obejmuje w szczególności określenie:

1. czynności podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (w skrócie AML) i właściwego zarządzania ryzykiem, jeżeli się pojawi;
2. zasad rozpoznawania i oceny ryzyka AML związanego ze stosunkami gospodarczymi z klientami biura lub transakcją okazjonalną;
3. zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka AML;
4. środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem AML związanym ze stosunkami gospodarczymi z klientami biura lub transakcją okazjonalną;
5. zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
6. zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
7. zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
8. zasad upowszechniania wśród pracowników biura wiedzy z zakresu przepisów o AML;
9. zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu AML;
10. zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności biura z przepisami o AML oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
11. zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi przez biuro;
12. zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego
13. zasad dokumentowania czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Czy ta lista wyczerpuje Twoje obowiązki związane z AML w biurze rachunkowym?

Trochę nam się tego zebrało 😉 a wszystko wynika z artykułu 50 ustawy AML. I nie jest to katalog zamknięty, a jedynie wymienione elementy, które ‘w szczególności’ taka procedura powinna zawierać. Możesz więc rozszerzać ją do woli 😉

Miej zawsze w głowie, aby dostosować ją do wielkości Twojego biura i nie tworzyć niepotrzebnych wytycznych, których i tak nie jesteś w stanie stosować Ty, czy Twoi pracownicy.

Całą procedurę omówimy sobie w osobnym artykule. Bo to temat rzeka 😉 na szczęście nie rwąca.

Na początek musisz mieć świadomość, że Twoja wewnętrzna procedura to dokument, w którym będą sprecyzowane zasady postępowania w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z ustawy AML. Zasady postępowania w TWOIM biurze. Pamiętaj o tym korzystając z gotowych wzorów procedury AML dla biur rachunkowych, jakich masa w internecie 😉

Procedura może być opracowana i przechowywana w wersji papierowej albo elektronicznej.

A tak konkretnie? Jak ma wyglądać ta procedura?

Omówimy ją w osobnym artykule:

Procedury AML dla biura rachunkowego

Tutaj skupmy się jeszcze na pozostałych obowiązkach wynikających z ustawy AML.

Wyznacz osoby odpowiedzialne za AML

Biuro ma obowiązek wyznaczyć osobę lub osoby wchodzące w skład kadry kierowniczej odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie AML – czyli ponownie członek zarządu, dyrektor lub pracownik biura  posiadający wiedzę z zakresu AML.

W zależności zatem od formy prawnej Twojego biura będą to inne osoby.

Jeżeli działasz jako spółka z o.o. – musisz imiennie wskazać członka zarządu odpowiedzialnego za wdrożenie, przestrzeganie i raportowanie.

Biuro rachunkowe wyznacza także pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności biura, jego pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz biura z przepisami o AML.

Pracownik ten odpowiedzialny jest także za składanie zawiadomień do:

– Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa dot. AML (art. 74 ust. 1 ustawy AML)

– GIIF o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu (art. 86 ust. 1 ustawy AML)

– właściwego prokuratora o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwa skarbowego albo mają związek z przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwem skarbowym. (art. 89 ust. 1 ustawy AML)

– GIIF o przeprowadzeniu transakcji mogącej mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem. (art. 90 ust. 1 ustawy AML)

– właściwego prokuratora o przeprowadzeniu transakcji mogącej mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia o tej transakcji było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem.

I uwaga – ponownie – pracownik musi zostać wskazany imiennie.

Nie powinno więc dziwić, że biura nieraz mają nie lada problem ze znalezieniem osoby chętnej do podjęcia się tych zadań…

Jeżeli zaś prowadzisz działalność jednoosobową,

to nie masz tego dylematu – do Twoich obowiązków należą wszystkie wymienione powyżej zadania (wynikające z art. 6 i 8 ustawy AML)

Dlaczego wszystkich musimy wskazać imiennie?

Bo niestety i kary za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy AML wymierzane są wobec konkretnych osób za nie odpowiedzialnych.

Zerknij do artykułu 6, 7 i 8 ustawy AML.

Skoro zatem musisz wybrać osobę odpowiedzialną za obowiązki z zakresu AML, to chyba dobrze, żeby była z tego tematu przeszkolona? Bardzo dobrze! Powiem więcej – konieczne!

Szkolenia z zakresu AML dla biur rachunkowych

Biuro rachunkowe ma obowiązek szkolenia pracowników w zakresie AML. Wynika on z art. 52 ustawy AML. Jeżeli sam prowadzisz biuro – oczywiście musisz się też przeszkolić. Jak i gdzie? Znajdziesz w internecie sporo szkoleń. Popytaj na forach za które warto płacić i poświęcać swój cenny czas, poczytaj opinie na ich temat.

Czy musisz uzyskać certyfikat ze szkolenia?

Nigdzie w ustawie o AML nie ma o tym słowa. Więc nie, nie musisz. Wystarczy potwierdzenie wzięcia udziału w szkoleniu. Jeżeli organizujesz wewnętrzne szkolenie dla swoich pracowników – niech każdy z nich podpisze listę obecności. Jeżeli sam się szkolisz np. online – zapewne w ramach szkolenia dostaniesz certyfikat. Zachowaj go dla celów dowodowych (chyba że chcesz się nim pochwalić na ścianie – niech wisi! 🙂 ).

Ale nie musisz wydawać ciężko zarobionych złotówek na szkolenia i certyfikaty dla wszystkich Twoich pracowników. Możesz takie szkolenie przeprowadzić sam.

Pamiętaj, że przy każdej zmianie przepisów powinieneś uzupełniać swoją wiedzę, a pracownicy powinni zostać dodatkowo przeszkoleni.

Którzy pracownicy powinni przechodzić szkolenia? Tak naprawdę wszyscy związani z księgowością – bo to oni mają bezpośredni dostęp do dokumentów Twoich klientów i to oni muszą wiedzieć, jak postąpić, kiedy wydarzy się coś nietypowego.

Zasady przechowywania dokumentacji

Jeszcze przez 5 lat po zakończeniu współpracy z klientem musisz przechowywać dokumenty z nim związane, tj. dane klienta, formularze wypełnione przez klienta, formularze weryfikacji danych, kopie dokumentów, dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, wyniki analiz, które przeprowadzałeś dla tego klienta, etc.

Szczegóły doczytasz w art. 49 ustawy AML.

Raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF)

Wewnętrzna procedura biura określa zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach. (Art. 50 ust. 2 pkt 6 ustawy AML)

Masz obowiązek przekazywać do GIIF informacje i zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania brudnych pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Musisz uprzejmie donosić o przypadkach uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja może mieć związek z praniem brudnych pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Czyli co? Masz donosić na swoich klientów?

Tak.

Jeżeli Twój klient nie potrafi Ci wytłumaczyć charakteru transakcji, które w Twojej ocenie są dla niego nietypowe, podejrzane, przyjrzyj się mu dokładniej. A w przypadku, gdy Twoje podejrzenie przechodzi w pewność – masz obowiązek zawiadomić o tym GIIF.

Koniec. Kropka. Bez wyrzutów sumienia. Bo to Ty i Twoje biuro może ponieść konsekwencje niedopełnienia swoich obowiązków.

Biuro rachunkowe musi stosować środki bezpieczeństwa finansowego

O czym mowa?

Mowa o czynnościach wymienionych w art. 34 ustawy AML, czyli:

• identyfikowanie klientów,
• identyfikowanie beneficjentów rzeczywistych,
• identyfikowanie osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne,
• dokonywanie oceny stosunków gospodarczych klientów,
• monitorowanie na bieżąco stosunki gospodarcze klientów.

Na czym to polega? Na przeprowadzeniu śledztwa, o którym pisałam w artykule AML dla biur rachunkowych – po co i dlaczego?

A tak praktycznie omówię to w kolejnym wpisie – zapraszam do przeczytania o Środkach Bezpieczeństwa Finansowego w biurze rachunkowym.