AML dla biur rachunkowych – środki bezpieczeństwa finansowego

Środki bezpieczeństwa finansowego to jedno z najważniejszych zagadnień dotyczących AML w biurze rachunkowym. Przejdźmy przez nie razem. 

Zadbaj o środki bezpieczeństwa finansowego w Twoim biurze!

Zapinasz pasy, kiedy jedziesz autem? Pewnie robisz to nie tylko po to, żeby nie dostać mandatu, ale też żeby czuć się bezpiecznie? Nie wiadomo przecież jaki wariat będzie jechał po drodze! Ty oczywiście jeździsz bezpiecznie, ale inni!

W domu zamykasz drzwi na klucz. Lubisz w domu czuć się bezpiecznie. Po co miałby wchodzić jakiś obcy do środka?

Tak samo bezpiecznie musisz czuć się w swoim biurze, ze swoimi klientami. Nie żeby któryś miał Ci zrobić krzywdę, przynajmniej nie celowo, ale jego działania mogą przynieść dużą szkodę Twojemu biuru, Twojej reputacji i Twojemu portfelowi.

Pisałam już o tym tutaj, w artykule AML dla biur rachunkowych – po co i dlaczego?

Żeby zminimalizować ryzyko niekorzystnych konsekwencji musisz stosować w swoim biurze środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF). Tak, musisz. To obowiązek wynikający z art. 33 ustawy AML.

Środki bezpieczeństwa finansowego

Są to tak naprawdę czynności, które musisz podjąć, żeby rozpoznać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną.

Co dokładnie obejmują środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF)?:

1. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;
2. identyfikację beneficjenta rzeczywistego, weryfikację jego tożsamości;
3. ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

A to wszystko znajdziesz w art. 34 ustawy AML.

Chyba nie wygląda to przerażająco, prawda?

Kiedy biuro powinno stosować środki bezpieczeństwa finansowego?

W ustawie AML zawarty jest katalog sytuacji, kiedy stosowanie ŚBF jest obowiązkowe dla wszystkich instytucji obowiązanych, w tym także biur rachunkowych. My skupimy się tylko na tych, które mogą dotyczyć Twojego biura. Jakie to sytuacje?:

1. nawiązywanie stosunków gospodarczych;
2. podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
3. wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.
4. zmiana uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych z dotychczasowym klientem.

(Art. 35 ustawy AML)

Czyli w praktyce – biuro rachunkowe musi stosować środki bezpieczeństwa finansowego zawsze w przypadku nawiązywania stosunków z nowym klientem, a także gdy ma podejrzenia co do transparentności klienta.

A co oznacza ostatni punkt? Zatrzymajmy się na nim, bo jest dość ciekawy.

Zmiana uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych

Biuro rachunkowe powinno analizować, czy działania klienta są zgodne z wiedzą o nim. To znaczy, że powinieneś wiedzieć na czym polega działalność gospodarcza Twojego klienta – ustal to już na etapie podpisywania umowy z nowym klientem. Dopytaj jakie przelewy z czy na rachunek bankowy przewiduje klient – za co, w jakiej kwocie, itp.

„Przykładowo jeżeli podczas nawiązywania relacji klient zadeklarował m.in. iż będzie otrzymywał wynagrodzenie za pracę, a następnie jego pierwsze transakcje wskazują na prowadzenie działalności gospodarczej (…) to należy przyjąć, że doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunku gospodarczego.

Oznacza to, że działalność klienta, która odbiega od posiadanych przez instytucję obowiązaną informacji (złożonych przez klienta oświadczeń, deklaracji lub dokumentów) wymaga natychmiastowego zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego w tym aktualizacji dokumentów i danych.”

Jakie jeszcze zmiany powinny zwrócić Twoją uwagę?

Podobnie biuro powinno analizować, czy np. „wskutek zmian osobowych w zarządzie klienta, przejęcia klienta przez nowego właściciela lub rozpoczęcia realizowania transakcji o nowym charakterze doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych.”

„Obowiązek zapewnienia, że przeprowadzane przez klienta transakcje są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem dotyczy wszystkich klientów bez względu na ich rodzaj (osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) oraz przypisany poziom ryzyka (np. niski, średni, wysoki).”

Powyższe przykłady pochodzą z „Komunikatu nr 22 w sprawie praktycznych aspektów stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz przekazywania zawiadomień, o których mowa w art. 74 i art. 86 ustawy AML” opublikowanego przez GIIF.

Zachęcam Cię do rzucenia okiem na ten i pozostałe komunikaty GIIF, bo są napisane przystępnym językiem i mogą rozwiać pojawiające się wątpliwości. Oczywiście, jeżeli nie chcesz się wgłębiać w dodatkową lekturę, to spokojnie. Poruszymy najważniejsze kwestie.

Tutaj znajdziesz Komunikaty GIIF dotyczące AML

Teraz skupmy się na poszczególnych środkach bezpieczeństwa finansowego.

Identyfikacja klienta w biurze rachunkowym

Zapewne, kiedy przychodzi do Ciebie potencjalny klient nie dajesz mu od razu umowy do podpisania, tylko przeprowadzasz z nim mały ‘wywiad’. Kim jest, czym się zajmuje, w jakiej formie prawnej prowadzi działalność, gdzie, itp.

Identyfikacja klienta zgodnie z AML to nic innego, tylko ustalenie tych właśnie faktów. W zależności od tego, czy do Twojego biura zapuka osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, czy też osoba prawna – musisz zebrać od nich nieco inne dane. A wszystkie są wymienione w artykule 36 ustawy AML.

Zbierzemy je też poniżej.

W przypadku osoby fizycznej będzie to ustalenie:

1. imienia i nazwiska,
2. obywatelstwa,
3. numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
4. serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
5. adresu zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,
6. nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;

A w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, ustalenie:

1. nazwy (firmy),
2. formy organizacyjnej,
3. adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
4. NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, nazwy właściwego rejestru oraz numeru i daty rejestracji,
5. danych identyfikacyjnych, o których mowa w pkt 1 lit. a i c, osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Kiedy już wiesz, kim jest Twój klient, musisz jeszcze dowiedzieć się, kto jest jego beneficjentem rzeczywistym oraz czy są osoby upoważnione do działania w imieniu klienta.

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego w biurze rachunkowym

Polega na ustaleniu co najmniej imienia i nazwiska beneficjenta, a jeżeli biuro ma dostęp do takich informacji, także poniższych:

1. obywatelstwa,
2. numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
3. serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
4. adresu zamieszkania

Jak w praktyce wygląda identyfikacja klienta i beneficjenta rzeczywistego?

Aby wypełnić obowiązek wystarczy, że prześlesz klientowi i jego beneficjentom do wypełnienia formularz, w którym będą musieli uzupełnić wymienione wyżej informacje. Możesz to zrobić w formie papierowej, albo elektronicznej.

I co dalej? Następnie musisz sprawdzić, czy są one prawdziwe. W jaki sposób?

Dochodzimy do kolejnego etapu – weryfikacji.

Weryfikacja klienta i beneficjenta rzeczywistego w biurze rachunkowym

Dane, które uzyskałeś od klienta musisz następnie potwierdzić, czy są zgodne z prawdą. Możesz to zrobić np. na podstawie dowodu tożsamości osoby fizycznej, dokumentów zawierających dane z właściwych rejestrów, np. KRS, CEiDG, CRBR.

Pamiętaj, że cokolwiek robisz – musisz później udowodnić, że rzeczywiście to zrobiłeś. Czyli nie wystarczy, że przy kawie i ciastku klient opowie Ci o sobie, Ty spojrzysz w jego dowód, wszystko się zgadza, podpisujesz umowę… musisz mieć dowód tego, że po pierwsze dokonałeś identyfikacji, a po drugie weryfikacji uzyskanych danych.

Czy w tym momencie powinieneś skserować dowód osobisty klienta?

Powinieneś.

Czy potencjalny klient może odmówić skserowania dowodu?

Może. Ale Ty zastanów się wtedy, czy może on zostać Twoim klientem.

AML pozwala na wykonywanie kopii dokumentów tożsamości, co wynika z artykułu 34. Ust 4 AML:

„Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osobowy upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzić ich kopie.”

Jeżeli więc klient odmówi wydania dowodu osobistego może zapalić Ci się czerwona lampka i powinieneś zapisać to w swoich uwagach o kliencie.

Pamiętaj, że w razie kontroli będziesz musiał udowodnić, że dokonałeś weryfikacji klienta. A jeżeli klient nie podał Ci swojego dowodu, to czy ta weryfikacja została przeprowadzona właściwie?

Podobnie z beneficjentem rzeczywistym – jeżeli napotkasz jakiekolwiek trudności z jego ustaleniem, powinieneś to udokumentować (wynika to z art. 37 ust. 2 ustawy AML).

Przytłacza Cię liczba dodatkowych obowiązków? Możesz to zrobić sprytnie! Jak? Dowiesz się z artykułu AML dla biur rachunkowych na naszym blogu.

Kiedy biuro rachunkowe dokonuje weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego

Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego następuje przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej. (art. 39 ustawy AML)
Oczywiście może się zdarzyć, że klient przychodzi do Ciebie za pięć dwunasta i potrzebuje ‘na wczoraj’ chociażby danych do deklaracji VAT, a Ty chcesz oczywiście pomóc nieborakowi, który z dnia na dzień stracił swoją księgową (lepiej dowiedz się dlaczego! ;p ). Życie. Są takie sytuacje.

W takim przypadku jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej i gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, możesz zakończyć proces weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego także później. Oczywiście w możliwie krótkim terminie od momentu rozpoczęcia nawiązywania stosunków gospodarczych.

Pamiętaj, żeby zarówno z procesu identyfikacji, jak i weryfikacji pozostał dowód ich przeprowadzenia.

W jakiej formie? Mogą to być skany albo ksera dokumentów, pdf z rejestrów (KRS, CRBR). Na wydrukach z rejestrów jest też data ich wygenerowania.

Po co ta papierologia? Oczywiście nie zachęcamy do przechowywania latami wszystkich wydruków (jeszcze 5 lat od zakończenia współpracy z klientem!) Wystarczy, że zapiszesz je u siebie na dysku.

W przypadku kontroli GIIF taki dowód będzie jak znalazł.

Masz obowiązek dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego i na żądanie organów kontrolujących musisz potrafić wykazać, że przy uwzględnieniu poziomu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu zastosowałeś odpowiednie z nich. (art. 34 ust. 3 ustawy AML).

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze? 

Pracujemy nad aplikacją, która to umożliwi. Już dziś zapisz się na nasz newsletter, byśmy mogli poinformować Cię, kiedy ruszy 👉

Ocena, cel i zamierzony charakter stosunków gospodarczych

Biuro rachunkowe musi dokonać oceny stosunków gospodarczych z klientem. Co to znaczy?

Pamiętasz, o czym rozmawialiśmy na początku? ŚBF stosujesz m.in. w przypadku zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych. Żeby więc wiedzieć, czy doszło do zmiany – musisz na początku pewne rzeczy ustalić, czyli poznać swojego klienta.

I nie powtarzając się, odeślę Cię tylko do początku tego artykułu, jeżeli chcesz sobie to przypomnieć.

Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta

Monitorowanie stosunków gospodarczych jest najskuteczniejszym narzędziem do wykrywania potencjalnych podejrzeń prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu. To właśnie dzięki takiej bieżącej kontroli masz możliwość kontrolować i rozpoznać pojawiające się ryzyka związane z danym klientem. Kto wie, może to Ty odkryjesz następców Amber Gold?

Jak się do tego zabrać?

Ustawa podpowiada kilka czynności. Skup się więc na:

1.  analizie transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą biura o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem AML związanym z tym klientem,
2. badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
3. zapewnieniu, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Analiza taka to proces ciągły

Oznacza to, że musisz na bieżąco sprawdzać, czy przeprowadzone przez klienta transakcje, czy inne jego zachowania są zgodne z Twoją wiedzą o tym kliencie i jego działalności, a także przyznanym my poziomem ryzyka. Jeżeli nie – czy okoliczności te wskazują na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania brudnych pieniędzy lub finansowania terroryzmu i wymagają skierowania zawiadomienia do Generalnego Inspektora. Zgodnie z artykułem 74 ustawy AML.

Kiedy powinieneś zbadać źródło pochodzenia wartości majątkowych, które klient używa do przeprowadzenia konkretnej transakcji? Chociażby wtedy, kiedy transakcja ta podwyższa ryzyko tego klienta. Jeżeli na koncie klienta widzisz wpływ miliona złotych, gdzie dotychczas było to kilkanaście tysięcy zł – warto dopytać skąd są te pieniądze. Poprosić o umowę, itp.

Trzeba na bieżąco aktualizować dane dotyczące klientów w zakresie AML. Pamiętaj, że w przypadku kontroli biuro jest zobowiązane wykazać, że stosowało i udokumentowało odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji.

Jednym słowem – nie wystarczy jednorazowe stworzenie procedur i dokumentacji. Musisz wprowadzić okresowe przeglądy informacji o kliencie.

I przypomnę znowu art. 34 ust. 3 ustawy AML: „Instytucje obowiązane dokumentują zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji.”

Tu nie ma miejsca na żadne domniemanie. Musisz mieć dowody! Ale Ty to wiesz i zbierasz wszystkie dowody, prawda? 🙂

Więcej o przeciwdziałaniu prania pieniędzy i procedurze AML w biurze rachunkowym przeczytasz w pozostałych artykułach z kategorii AML dla biura rachunkowego. Zapraszam do lektury!