Twoje biuro rachunkowe zgubiło dokumentację księgową klienta?

Obowiązki podatnika wobec organów skarbowych nie kończą się na rozliczeniu podatku. Niezwykle istotne jest również archiwizowanie dokumentacji księgowej. W przypadku kontroli skarbowej, organ ma bowiem prawo do przejrzenia dokumentacji księgowej do 5 lat wstecz. W przeważającej ilości wypadków sporządzaniem i następnie przechowywaniem dokumentów podatkowych zajmuje się biuro rachunkowe obsługujące podatnika. W końcu kto zrobi to lepiej niż profesjonaliści? Co jednak w sytuacji, gdy we wspomnianym okresie biuro zagubi część dokumentacji? Utrata ksiąg rachunkowych to poważny problem, jednak nie tak duży, jak mogłoby się wydawać.

Zasadą prawa podatkowego jest, iż to podatnicy samodzielnie wyliczają i uiszczają daniny państwowe. W większości wypadków organy skarbowe nie są odpowiedzialne za ustalanie podstawy wymiaru podatkowego. Mimo to organ może dokonać kontroli ksiąg rachunkowych podatnika w celu sprawdzenia prawidłowości w jego wyliczeniach. Aby było to jednak możliwe, musi im zostać udostępniona dokumentacja księgowa. Utrata ksiąg rachunkowych nie zwalnia podatnika z obowiązku poddania się kontroli. Nie zmienia tego fakt, że korzysta on z usług biura rachunkowego, oraz że to właśnie biuro dopuściło się uchybienia. W każdej sytuacji odpowiedzialny wobec urzędu skarbowego będzie podatnik. Jak zatem wygląda kwestia odpowiedzialności biura rachunkowego? Czy odpowie ono jedynie wobec klienta, czy też czeka je postępowanie skarbowe? Sprawdźmy.

Termin przechowywania ksiąg rachunkowych – z czego wynika?

Większość podatników rozliczana jest na zasadzie samoobliczenia. To podatnik sam ustala podstawę wymiaru podatku i wylicza konkretną kwotę, jaką następnie będzie musiał wpłacić na rachunek bankowy urzędu skarbowego. Jeżeli jednak organ uzna, że u podatnika mogło dojść do nieprawidłowości, ma on prawo dokonać kontroli.

Być może zastanawiasz się dlaczego okres archiwizacji dokumentów księgowych trwa akurat 5 lat, a nie 3 czy 10? Odpowiedź na pytanie znajduje się w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych istnieje do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego dotyczy. Co do zasady zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Znaczenie tutaj ma nie tylko samo powstanie zobowiązania podatkowego, ale także upływ terminu wymagalności zobowiązania.

Ważne! W sytuacji gdy dokument księgowych dotyczy kilku podatków, których terminy przedawnienia się od siebie różnią, powinieneś brać pod uwagę termin późniejszy.

Wyliczając termin przedawnienia musisz pamiętać, że okres ten może zostać wstrzymany. Dzieje się tak w przypadku przerwania terminu przedawnienia oraz jego zawieszenia (art. 70 § 2-8 i art. 70a Ordynacji podatkowej). Jeżeli termin przedawnienia obowiązku podatkowego ulegnie wydłużeniu, przedłużony zostaje również okres przechowywania dokumentacji księgowej.

Utrata ksiąg rachunkowych – czy grozi Ci za to kara administracyjna?

Możesz odetchnąć z ulgą! Aktualna linia orzecznicza stoi na stanowisku, iż utrata dokumentów księgowych nie jest okolicznością, za którą organ skarbowy może nałożyć na podatnika karę administracyjną. Zagubienie dokumentacji nie jest przesłanką do uznania bezzasadności odmowy okazania przedmiotu oględzin w przypadku przeprowadzania kontroli podatkowej, a właśnie ta „bezzasadność odmowy” stanowi warunek umożliwiający nałożenie na podatnika kary porządkowej. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w jednym ze swoich wyroków „nie chodzi bowiem o to, czy podatnik jest w stanie sprostać obowiązkowi okazania dokumentów, lecz o kwestię istnienia faktycznych przeszkód w jego wykonaniu. Uczestnik postępowania może być dyscyplinowany nałożeniem kary porządkowej o ile ma faktyczną możliwość wykonania żądań organu, natomiast gdy istnieje fizyczna przeszkoda (brak dokumentów, które zostały zagubione) i przeszkoda ta jest ustalona przez organ, nie jest przez niego kwestionowana, to uniemożliwia to ukaranie karą porządkową” (por. wyrok z 8 listopada 2011 r., sygn. akt: I SA/Rz 625/11).

Utrata ksiąg rachunkowych a oszacowanie podstawy podatkowej

Utrata ksiąg rachunkowych może mieć jednak dla podatnika inne negatywne konsekwencje. Brak przedstawienia żądanej dokumentacji może skutkować przyjęciem przez organ niekorzystnej dla podatnika podstawy do obliczania wymiaru podatku. Bez dowodów w postaci odpowiednich dokumentów rachunkowych podatnik nie będzie miał podstaw do kwestionowania decyzji urzędu skarbowego.

Instytucja szacowania podstawy wymiaru opodatkowania stosowana jest jednak wyjątkowo. W pierwszej kolejności organ powinien zastosować wszelkie możliwe czynności dowodowe w celu określenie wysokości zobowiązania podatnika. Dopiero, gdy to nie da żadnych miarodajnych rezultatów, urząd może samodzielnie oszacować podstawę.

Jak podkreślił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, oszacowanie podstawy opodatkowania nie może stanowić swoistej sankcji podatkowej, gdyż jej założeniem i celem jest jedynie odtworzenie rzeczywistości w zakresie danych, mających znaczenie dla wymiaru należnego podatku. (por wyrok WSA w Łodzi z 3 października 2012 r. sygn. akt: I SA/Łd 635/12).

Co z odpowiedzialnością biura rachunkowego wobec klienta?

Sytuacja, w której organ podatkowy nie ma możliwości nałożenia na podatnika kar administracyjnych nie oznacza, że jako osoba prowadząca biuro rachunkowe jesteś całkowicie bezpieczny.

Jeżeli bowiem podatnik, w wyniku utraty ksiąg rachunkowych, zostanie zobowiązany do zapłacenia wyższego podatku oraz zostaną naliczone mu odsetki za zwłokę, może domagać się od ciebie odszkodowania.   

Ustawa o rachunkowości nakłada na biura rachunkowe obowiązek zawarcia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wynikłe w trakcie pracy księgowego. Odpowiedzialność ta opiera się o przepisy z art. 471 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi dłużnik zobowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Jeżeli zatem dojdzie do zagubienia dokumentacji księgowej z jednoznacznej winy biura rachunkowego, a w majątku podatnika wystąpi szkoda, będziesz musiał pokryć ją ze swojej polisy OC. Ważna jest tutaj „wina”. Jeśli dojdzie do utraty ksiąg rachunkowych wskutek okoliczności, za które nie odpowiadasz (np. pożar siedziby biura, powódź czy huragan), roszczenie klienta będzie bezpodstawne.

Zostaje obowiązek odtworzenia dokumentacji księgowej

Niezależnie od tego czy utrata dokumentacji będzie następstwem twojego działania, czy też zaistnienia siły wyższej, jako księgowy masz obowiązek dołożyć wszelkich starań, aby odtworzyć księgi rachunkowe klienta. Dobrą praktyką jest również zawiadomienie o tym fakcie urzędu skarbowego, nawet jeżeli organ ten nie zaplanował żadnej kontroli.

Nie ma ustawowo ustalonej ścieżki odtworzeniowej. Najlepiej jednak w pierwszej kolejności zgłosić się do wszystkich kontrahentów klienta, z którymi miał on kontakty gospodarcze w przeciągu ostatnich 5 lat (lub w okresie obejmującym zgubione dokumenty), z prośbą o wystawienie duplikatów rachunków oraz wydanie wystawionych przez nich dowodów kasowych. Warto także poprosić klienta o przekazanie wyciągu transakcji, jakie miały miejsce na jego rachunku firmowym.

Przekazanie informacji o zagubieniu ksiąg urzędom skarbowym ma również ten plus, że organy te dysponują odpisami deklaracji i zeznań podatkowych, protokołów przeprowadzonych kontroli podatkowych oraz decyzji wymiarowych. Jeżeli złożysz wniosek o wydanie powyższych, istnieje duża szansa, że odzyskasz większość dokumentacji księgowej wymaganej podczas kontroli skarbowych.

Utrata ksiąg rachunkowych – co, gdy biuro rachunkowe zagubi dokumentację księgową?

Reasumując, utrata ksiąg rachunkowych nie stanowi tak istotnego przewinienia jak np. uchybienie terminowi zapłaty podatku czy nieuiszczenie go w ogóle. W tym wypadku organy podatkowe nie mają prawa nakładać na podatnika jakichkolwiek kar porządkowych.

Nie oznacza to jednak dla biura rachunkowego brak jakichkolwiek konsekwencji. Jeżeli wskutek zagubienia dokumentacji organ skarbowy określi dla podatnika wyższy podatek, niż pierwotnie wyliczony, klient może zgłosić się do Ciebie z roszczeniem wypłacenia odszkodowania (różnicy między kwotą uiszczoną a wyliczoną przez urząd skarbowy).

Dodatkowym obowiązkiem, którego nie ominiesz w przypadku utraty ksiąg rachunkowych, jest podjęcie wszelkich możliwych działań mogących pomóc w odtworzeniu zgubionej dokumentacji. Pomóc w tym może sam organ skarbowy, dlatego warto powiadomić go o zaistniałym fakcie, jeszcze przed pojawieniem się widma kontroli podatkowej.