Procedura zgłaszania naruszeń w biurze rachunkowym wzór

Opis

Procedura zgłaszania naruszeń powinna zostać wdrożona w każdym biurze rachunkowym.

Od 25 września 2024 r. obowiązuje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). Na jej podstawie biura rachunkowe zobowiązane są do wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń prawa.

To kolejny obowiązek regulacyjny, który należy prawidłowo wdrożyć — nie tylko „na papierze”, ale również organizacyjnie.

Czy moje biuro rachunkowe musi wdrożyć procedurę sygnalistów?

Tak. Biura rachunkowe są zobowiązane do wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń niezależnie od liczby zatrudnianych osób.

Choć ustawa przewiduje próg 50 pracowników, artykuł 23. ustawy wyłącza ten limit dla podmiotów działających w obszarze usług finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że obowiązek dotyczy również małych i jednoosobowych biur rachunkowych.

Jakie obowiązki nakłada ustawa o ochronie sygnalistów?

Samo posiadanie dokumentu nie wystarczy. Ustawa wymaga wdrożenia konkretnych rozwiązań organizacyjnych i proceduralnych.

Kluczowe obowiązki obejmują:

1. Wdrożenie procedury zgłaszania naruszeń, w której określony jest zakres zgłoszeń (np. fałszowanie dokumentacji, nadużycia podatkowe), osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń oraz zasady ochrony sygnalistów.
2. Ochrona sygnalistów zgodnie z RODO, w tym zapewnienie poufności zgłoszeń i anonimowości zgłaszających.
3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń – w małych biurach może to być właściciel, w większych – dedykowany pracownik.
4. Przeszkolenie pracowników w zakresie ich praw i obowiązków związanych z procedurą sygnalistów.
5. Poinformowanie klientów o wdrożeniu procedur, by byli świadomi możliwości zgłaszania naruszeń przez swoich pracowników.

Nasza procedura pozwala uporządkować te elementy w sposób spójny i zgodny z ustawą. 

Otrzymasz także wzór maila, w którym poinformujesz swoich klientów o wdrożeniu procedury w Twoim biurze.

Czy wzór procedury zgłaszania naruszeń będzie odpowiedni dla mojego biura?

Tak. Procedura została opracowana tak, aby mogła zostać dostosowana zarówno do jednoosobowego biura, jak i do większych podmiotów.

Jeżeli nie zatrudniasz pracowników, wystarczy odpowiednio zmodyfikować oznaczenia (np. „pracodawca” → „biuro” lub „podmiot”). Dokument zawiera wskazówki, które ułatwiają tę zmianę.

Miejsca, w których powinieneś uzupełnić dane swojego biura zostały zaznaczone żółtym kolorem i opatrzone komentarzem. Z pewnością ich nie przeoczysz.

Plik jest udostępniany w formacie Word. Dzięki temu jest łatwo edytowalny.

Kim jest autorka dokumentu?

Procedurę opracowała Kamila Wasilewska z Kancelarii Prawnej RPMS Staniszewski & Wspólnicy.

Kamila Wasilewska – radczyni prawna i AML Compliance Officer jest członkinią Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu od 2017 roku. Doświadczenie zawodowe zdobywa od 2008 roku, pracując jako prawnik oraz audytor wewnętrzny w instytucjach rynku finansowego, w tym w towarzystwach funduszy inwestycyjnych oraz biurze maklerskim.

Posiada wieloletnie doświadczenie w doradztwie regulacyjnym dla podmiotów rynku finansowego oraz w projektowaniu i wdrażaniu procedur wewnętrznych. W swojej pracy koncentruje się na tym, aby dokumenty nie były wyłącznie formalnością, lecz realnym narzędziem organizacyjnym.

 

Co otrzymasz po zakupie?

Otrzymujesz kompletną procedurę wraz z niezbędnymi załącznikami — w wersji edytowalnej Word, gotowej do dostosowania do Twojego biura.
W pakiecie znajdują się:

• procedura zgłaszania naruszeń,
• upoważnienie dla opiekuna ds. sygnalistów,
• oświadczenie o zachowaniu poufności,
• protokół przyjęcia ustnego zgłoszenia,
• klauzula informacyjna RODO,
• wzór maila informującego klientów o wdrożeniu procedury.

Dokument zawiera komentarze oraz oznaczenia miejsc wymagających dostosowania do formy prowadzenia działalności (JDG, spółka itp.). Po uzupełnieniu danych wystarczy usunąć oznaczenia — i procedura jest gotowa do wdrożenia.

Procedura została opracowana z myślą o biurze, które zatrudnia pracownika/ów. Jeżeli w Twoim biurze nie ma pracowników, wystarczy, że zamienisz w niej słowo 'Pracodawca’ na 'biuro’ lub 'podmiot prawny’.

Jak otrzymasz dokument?

Proces zakupu odbywa się w pełni online. Po opłaceniu zamówienia otrzymasz link do pobrania pliku w wersji edytowalnej Word, który możesz zapisać na dysku i dostosować do swojego biura.

Przy płatności Przelewy24 plik dostępny jest natychmiast.
Przy przelewie tradycyjnym — po zaksięgowaniu wpłaty.

Czy dostanę fakturę VAT?

Tak. Faktura VAT zostanie przesłana na adres e-mail podany przy zamówieniu. Dokument generowany jest z systemu księgowego Ifirma w ciągu kilku dni roboczych.

A jeżeli potrzebuję czegoś więcej?

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, sugestie, czy wątpliwości – napisz do nas. Znajdziemy rozwiązanie!