Jak zgłosić szkodę biura rachunkowego?

Jeżeli prowadzisz biuro rachunkowego, z całą pewnością wiesz, że jednym z Twoich obowiązków jest ubezpieczenie się od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe podczas wykonywania działalności zawodowej. Nie jest również tajemnicą, że zawód księgowego do najprostszych nie należy. Wymaga rozległej wiedzy, ciągłego skupienia oraz wykonywania wielu skomplikowanych obliczeń. Sytuacji nie polepsza fakt, że nawet najmniejszy błąd rachunkowy czy minimalne opóźnienie w złożeniu deklaracji podatkowej może spowodować straty w majątku klienta. Na takie okoliczności przewidziane zostało właśnie OC biura rachunkowego. Dzięki niemu, na podstawie właściwej polisy, to nie Ty będziesz musiał wypłacać odszkodowanie z własnej kieszeni, a zrobi to za Ciebie odpowiednie towarzystwo ubezpieczeniowe.

Jak zatem należy zgłosić szkodę w majątku klienta powstałą w wyniku działania biura rachunkowego? Najlepiej jak najszybciej i bez żadnych pomyłek!

Łatwiej jednak napisać, niż zrobić. Musisz przy tym pamiętać, że przy OC biura rachunkowego, ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej podlega samo zdarzenie szkodowe czyli działanie lub zaniechanie księgowego, nie zaś fakt wystąpienia szkody w postaci roszczenia cywilnego poszkodowanego skierowanego do ubezpieczonego. Stąd też, chcąc właściwie przeprowadzić całą procedurę wypłacenia odszkodowania, jesteś zobligowany do ścisłej współpracy z ubezpieczycielem.

Obowiązek zawarcia OC biura rachunkowego

Ustawodawca nie stawia przed osobami planującymi związać się zawodowo z księgowością nad wymiar wielkich wymogów. Ustawa o rachunkowości w art. 76a ust. 1 stanowi, że prowadzenie biura rachunkowego stanowi działalność gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Oznacza to zatem, że biuro rachunkowe może być prowadzone wyłącznie w formie przedsiębiorstwa, nie ma przy tym znaczenia czy będzie to prosta jednoosobowa działalność gospodarcza, czy złożona i skomplikowana spółka prawa handlowego. Wymogiem zatem jest, aby podmiot zajmujący się profesjonalnie prowadzeniem ksiąg rachunkowych został zarejestrowany do odpowiedniego rejestru, tj. CEIDG lub KRS.

Obowiązek zaewidencjonowania przedsiębiorstwa prowadzącego księgowość nie jest jedynym warunkiem, jaki stawia przed Tobą ustawa o rachunkowości. Oprócz tego musisz posiadać pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie zostać skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz przestępstwa przeciwko informacji gospodarczej.

Ostatnią ustawową przesłanką jest natomiast obowiązek zawarcia umowy ubezpieczania od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną przez biuro rachunkowe działalnością. Obowiązek ten wynika wprost z art. 76h ustawy o rachunkowości.

Więcej na temat obowiązkowego ubezpieczenia OC biura rachunkowego znajdziesz w artykule „Pamiętasz o ubezpieczeniu OC Twojego biura rachunkowego?„

Co obejmuje ubezpieczanie OC?

Ubezpieczenie OC biura rachunkowego obejmuje odpowiedzialność cywilną przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną przez siebie działalnością. Jak stanowi art. 821 Kodeksu cywilnego przedmiotem ubezpieczenia majątkowego może być każdy interes majątkowy, który nie jest sprzeczny z prawem i daje się ocenić w pieniądzu. Z kolei § 1 art. 822 KC mówi, iż przez umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapłacenia określonego w umowie odszkodowania za szkody wyrządzone osobom trzecim, wobec których odpowiedzialność za szkodę ponosi ubezpieczający albo ubezpieczony. W myśl § 2 wspomnianego przepisu, jeżeli strony nie umówiły się inaczej, umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej obejmuje szkody, o jakich mowa w § 1, będące następstwem przewidzianego w umowie zdarzenia, które miało miejsce w okresie ubezpieczenia.

Niezależnie od powyższego, polisa OC biur rachunkowych nie obejmuje jednak szkód:

• polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;
• wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki wymagane do prowadzenia biura rachunkowego, o których mowa w ustawie o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;
• polegających na zapłacie kar umownych;
• powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek a także aktów terroru.

Kogo obejmuje obowiązkowe OC biura rachunkowego?

Obowiązkowe OC będzie Cię obowiązywało wyłącznie wtedy, gdy zajmujesz się prowadzeniem pełnej księgowości. Jeżeli świadczysz usługi jedynie w zakresie księgowości uproszczonej, nie jesteś ustawowo zobligowany do wykupienia polisy. Mimo to nie zalecam takiego działania. Mimo iż obsługa KPiR, karty podatkowej oraz ryczałtu nie jest tak wymagająca, to błędy mogą pojawić się zawsze. Przezorność w tym zakresie jest nader przydatna. Lepiej zapłacić te kilkaset złotych rocznie, niż później wypłacać kilka lub kilkaset tysięcy odszkodowania klientowi.

Zawarcie umowy ubezpieczenia OC powinno nastąpić nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W praktyce polisa OC powinna zostać nabyta co najmniej dzień przed zawarciem pierwszej umowy z klientem.

Na ile powinieneś się ubezpieczyć?

Towarzystwo ubezpieczeniowe nie pokryje każdej szkody powstałej w majątku klienta. Ubezpieczyciel wypłaci jedynie takie środki, jakie zostały ustanowione w umowie ubezpieczenia. Wysokość ubezpieczenia wynika bowiem z sumy gwarancyjnej, jaka została określona w polisie OC. Oczywiście im wyższa suma gwarancyjna, tym droższe ubezpieczenie.

Aby nie dopuścić do zawierania umów określających możliwie jak najniższe kwoty, ustawa o rachunkowości określiła tzw. minimalną sumę gwarancyjną, na jaką musi opiewać polisa, jaką będziesz musiał zawrzeć z przedsiębiorstwem ubezpieczeniowym. Suma ta zależna jest od przedmiotu Twojej działalności i wynosi w odniesieniu do jednego zdarzenia:

• 15.000 euro – jeżeli Twoim przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz doradztwa podatkowego;
• 10.000 euro – jeżeli przedmiotem Twojej działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• 5.000 euro – jeżeli przedmiotem Twojej działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Kara za brak ubezpieczenia

Lepiej nie spóźniać się z opłacaniem ubezpieczenia. Zgodnie z przepisem art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości, jeśli nie zawrzesz w ustawowym terminie umowy ubezpieczenia OC, możesz zostać ukaranym grzywną lub karą ograniczenia wolności.

Grzywna wymierzana jest w stawkach dziennych. Najniższa liczba stawek wynosi 10, najwyższa 540. Stawka dzienna nie może być z kolei niższa od 10 zł, ani wyższa niż 2.000 zł. Jeżeli chodzi natomiast o karę ograniczenia wolności, kara ta może wynosić od miesiąca nawet do jednego roku.

OC biura rachunkowego – jak zgłosić szkodę?

Procedura zgłaszania szkód spowodowanych przez biura rachunkowe nie zawsze jest taka sama. Wynika to z prostego faktu – mimo odgórnego obowiązku ubezpieczenia, księgowi mogą korzystać z wielu przedsiębiorstw ubezpieczeniowych działających na polskim rynku. Ubezpieczalnie działają na zasadzie wolnego rynku i umowy z klientami, mogą określać własne, różne od innych, ścieżki zgłaszania szkód.

Niezależnie u którego ubezpieczyciela wykupiłeś polisę, Twoim obowiązkiem jest rzetelne i dokładne prowadzenie i archiwizowanie wszelkich dokumentacji dotyczącej konkretnego klienta. Możliwość udowodnienia i szczegółowego uzasadnienia swojego stanowiska z całą pewnością pomoże podczas postępowania odszkodowawczego.

Jak zostało wskazane na wstępie, w ubezpieczeniu OC zgłoszeniu podlega samo zdarzenie szkodowe, a nie zaś fakt wystąpienia szkody u klienta biura rachunkowego. Dlatego też zgłoszenia o szkodzie powinieneś dokonać niezwłocznie po powzięciu informacji o możliwości powstania szkody. Nie powinieneś czekać, aż klient zgłosi się do Ciebie z roszczeniem naprawienia szkody – wtedy może być już za późno.

Jak liczyć termin do zgłoszenia szkody?

Standardowo szkoda powinna być zgłoszona ubezpieczycielowi maksymalnie w terminie 14 dni. Niektóre instytucje określają jednak krótszy termin, np. 7 dniowy.

Zastanawiasz się teraz zapewne jak liczyć termin od powstania szkody? Przyjmij, że szkoda miała miejsce w momencie otrzymania informacji od klienta o zaistniałych nieprawidłowościach. Nie czekaj jednak na złożenie na Twoje ręce formalnego wezwania do naprawienia szkody, wpłynięcia do sądu pozwu o zapłatę czy też otrzymania prawomocnego wyroku nakazującego ci pokryć szkodę. Za informację o szkodzie należy traktować każdy sygnał otrzymany od klienta. Nie ma przy tym znaczenia czy przyjmie on formę ustną, mailową czy pisemną. Musisz pamiętać, że Twoim obowiązkiem jest niezwłocznie zawiadomienie ubezpieczyciela o każdej informacji o roszczeniu, nawet tym nieuzasadnionym.

Jaką dokumentację przygotować dla ubezpieczyciela?

Zgłaszając szkodę powinieneś zwrócić na szczególną uwagę na kompletność dokumentacji przekazywanej przedsiębiorstwu ubezpieczeniowemu. Z całą pewnością zalicza się do niej:

• pismo, notatka, wiadomość mailowa z roszczeniem klienta;
• opis zdarzenia, które doprowadziło do powstania szkody z czasem i miejscem jego powstania;
• Twoje stanowisko w przedmiocie zasadności roszczeń oraz opis popełnionych błędów (jeśli takie miały miejsce);
• dowody potwierdzające wysokość powstałej szkody;
• umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych zawarta z klientem;
• odpis polisy OC.

Oczywiście wyżej wskazana dokumentacja nie jest jedyną właściwą i wymaganą przez ubezpieczycieli. Dokładny spis wymaganych dokumentów powinny być określone w poszczególnych umowach ubezpieczenia.

Po zgłoszeniu szkody ubezpieczyciel ma ustawowe 30 dni na wydanie decyzji. Termin należy liczyć od momentu otrzymania kompletu wymaganych dokumentów.