AML dla biur rachunkowych – po co i dlaczego?

Po co AML w biurze rachunkowym?

Kolejny biurokratyczny obowiązek? Jakby mało było pracy w Twoim biurze rachunkowym? Po co AML w biurze rachunkowym? Znowu sterty formularzy do wypełnienia, procedury do stworzenia, szkolenia, a za chwilę kolejne zmiany w ustawie i wszystko od nowa?

Chciałabym powiedzieć – nie. Wcale tak nie będzie. Nie musi tak być.. ale nie oszukujmy się.

AML dla biur rachunkowych to dodatkowe obciążenie dla każdego właściciela biura. I żadnej wartości dodanej! Tylko nowe formalności, użeranie się z klientami, tłumaczenie im po co i dlaczego, kiedy Ty sam właściwie nie widzisz w tym żadnego sensu.
A może nie do końca tak jest?

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Pracujemy nad aplikacją, która to umożliwi. Już dziś zapisz się na nasz newsletter, byśmy mogli poinformować Cię, kiedy ruszy 👉

Czy obowiązek AML w biurze rachunkowym ma jakieś pozytywne strony?

Spróbujmy trochę odczarować obowiązki związane z AML w biurze rachunkowym.

Dobrze?

Jako mały chłopiec (albo dziewczynka) – nie marzyłeś o tym, żeby zostać detektywem? Zbierać dowody, tropić ślady, badać poszlaki… Kto ukradł? Gdzie schował? Czym zabił? No dobra stop.. wiesz, o co chodzi 🙂 Nie fascynowało Cię odgadywanie zagadek?

No to teraz możesz poczuć się jak prawdziwy detektyw!

Zbierasz dane o swoich potencjalnych klientach. Przeprowadzasz mały wywiad.

Weryfikujesz informacje z tymi przekazanymi od potencjalnego klienta. Wszystko musi się zgadzać! W razie niejasności – dopytujesz, drążysz, prosisz o kolejne dowody.

Oceniasz delikwenta pod kątem ryzyka prania brudnych pieniędzy. Coś tu śmierdzi Sherlocku?

Umowę przychodzi podpisać podejrzany pełnomocnik? Klienta nie widziałeś na oczy? Ktoś nie chce pokazać dowodu osobistego? 5 osobowy zarząd pochodzi z Tongo? Handel wirtualną walutą?

I ciach – już wiesz – ryzyko zbyt wysokie. Nieakceptowalne. Nie podpisujesz umowy. Ufff. Ile to nerwów zaoszczędzi w przyszłości.

Albo ten fryzjer, którego niby tak dobrze znasz. Obsługujesz od lat. Ale co to? Na jego koncie milion z Jamajki? No to badasz! Od kogo? Na co? Za co? Oj, panie drogi… nie z nami te numery! Ryzyko z normalnego skacze na wysokie. Prześwietlamy go dokładnie. Bieżące monitorowanie intensyfikujemy do maksimum. Już Ty zbadasz tę sprawę! Dogłębnie.

Ale emocje!

Masz tak?

Niezupełnie?

No dobra. Może temat AML nie jest zbyt porywający, ale na pewno nie musi być nadmiernie uciążliwy.

Zorganizuj pracę nad AML w swoim biurze

Jeżeli to dobrze zorganizujesz zaoszczędzisz sporo czasu, a obowiązki wypełnisz zgodnie z ustawą i Twoją procedurą.

Ale jaką moją procedurą?

Masz procedurę AML?

Jeszcze nie całkiem?

Coś tam kupiłeś w necie i czeka na podpis? A może już podpisałeś, wsadziłeś do szuflady i dawno o tym zapomniałeś?

Hola, hola! Nie tak. Tak nie robią sprytne biura!

Sprytne biuro z podniesioną głową staje naprzeciw wyzwaniom.

Mierzy wroga twardym wzrokiem, ocenia swoje szanse w bezpośrednim starciu. I już go ma na widelcu! Już wie, jak wypełni nowy obowiązek! Już wie, jak go uprości, zautomatyzuje, zorganizuje wszystko tak, że AML się nie pozbiera! A kontroler będzie marzył, żeby mieć tylko takie biura do skontrolowania!

Brzmi dobrze?

I tak będzie.

Żeby jednak wszystko zrobić ładnie, pięknie, musisz najpierw wiedzieć co dokładnie masz zrobić, po co masz to zrobić i dlaczego nie możesz tego nie robić!

A ja Ci to wszystko powiem. Chociaż ja wiem, że Ty już wiesz, ale czasami warto jest usłyszeć coś jeszcze raz. Żeby poczuć to głęboko w sercu i uwierzyć, że tak właśnie zrobić trzeba. Nie ma innej drogi. Nie ma odwrotu.

Jesteś właścicielem biura rachunkowego! Żadne wyzwanie nie jest Ci straszne! Żaden AML nie stanie na Twojej drodze. Bo Ty jesteś superbohaterem swojego sprytnego biura!

Zacznijmy przekornie od końca.

Dlaczego nie możesz zaniedbać AML w swoim biurze rachunkowym?

Powodów jest kilka, a wszystkie wymienione w art. 150 ust. 1 ustawy AML.

Przytoczmy chociaż kilka z nich:

1. Publikacja informacji o biurze rachunkowym oraz zakresie naruszenia w BIP;
2. Nakaz zaprzestania podejmowania przez biuro rachunkowe określonych czynności;
3. Zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez biuro rachunkowe przepisów ustawy przez okres nie dłuższy niż rok;
4. Kara pieniężna (w wysokości dwukrotności osiągniętej korzyści lub unikniętej straty lub w wypadku gdy kwoty tej nie da się ustalić – do 1 000 000 euro)

Czy kary związane z AML to realne zagrożenie?

Podobno lepiej, jak o nas mówią źle, niż wcale.. Czy tu się sprawdzi ta zasada? Zastanówmy się. Prowadzisz biuro rachunkowe 10ty rok, dbasz o swój wizerunek, zdobywasz z trudem kolejnych klientów (wszak konkurencja nie śpi), ciągle się szkolisz, pracujesz 24h… a tu przychodzi taki jeden urzędnik, patrzy w Twoją procedurę i mówi – Panie, co to za procedura! Na Allegro ją kupiłeś? Przecież to się nijak ma do Twojego biura! No i kara administracyjna. Milion euro. No dobra. Może nie milion od razu. I może nie euro, ale złotówek. Ale nie będzie Ci żal? Sto tysięcy. A nawet 10 tysięcy złotówek. Nie żal wydać? Pewnie masz lepsze pomysły na to, co zrobić z taką kasą…

Przykładową karę nałożoną za niedopełnienie obowiązków w zakresie prania brudnych pieniędzy znajdziesz poniżej na zdjęciu oraz na stronie Ministerstwa Finansów:

A może się ulituje niedobry urzędnik? Nie wlepi kary pieniężnej. ‘Opublikuję tylko wzmiankę na BIP, że pana biuro działa niezgodnie z przepisami’… nic takiego. W XXI wieku – nic takiego? Pamiętaj – co raz pojawi się w sieci, nigdy z niej nie ginie! I potem będziesz się musiał tłumaczyć przed klientami, albo znajomymi… A czy nowi klienci jeszcze się pojawią, jeżeli na fejsie przeczytają, że Twoje biuro nie działa zgodnie z prawem? Wiesz, jak jest z plotkami – zaraz się dowiesz, że pierzesz brudne pieniądze! I może jeszcze wciągasz a w ten proceder niczemu winnych klientów? O zgrozo!

Czujesz to?

No to już wiesz, dlaczego nie możesz nie podejść poważnie do kwestii procedury i obowiązków AML w Twoim biurze. No nie możesz i już.

Wiele szumu o nic? Jak o BDO, jak o RODO? Hałasu wiele, a potem wszyscy zapomnieli i działają jak dawniej? Do czasu… wszystko do czasu…

Jak taki kontroler do Ciebie przyjdzie, to nie wystarczy, że podpiszesz na kolanie parę formularzy. Bo on Cię zapyta o dane sprzed 5 lat. I Ty mu będziesz musiał udowodnić, że 5 lat temu też wypełniałeś obowiązki AML. No dobra – to może Cię spotkać za 4 lata, nie dziś.. Ale wiesz, o co chodzi. Czujesz powagę sytuacji.

Skoro już wiemy dlaczego w ogóle siadamy nad AML w biurze rachunkowym, znajdźmy odpowiedź na pytanie po co właściwie masz to robić.

A jeżeli chcesz od razu przejść do sedna, to zajrzyj do tego artykułu i dowiedz się, jak zautomatyzować procedury AML w Twoim biurze rachunkowym.

Po co AML w biurze rachunkowym?

Mówiąc wprost – po to, aby uczynić zadość obowiązkom wynikającym z Ustawy o AML.

Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (zwana w krócie AML, czyli Anti Money Laundering) weszła w życie z dniem 13 lipca 2018 roku, a od dnia 31 lipca 2021 stała się obowiązkową lekturą biur rachunkowych. Wtedy to poszerzono zakres instytucji obowiązanych do jej stosowania o przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. [art. 2.1 ppkt 15a) ustawy AML]

I wbrew temu, co można by myśleć – nie jest to kolejny pomysł miłościwie rządzących 😉 Ustawa ta wdraża regulacje unijne i Polska była zobowiązana się do nich zastosować. I kropka.

Wszystkie biura rachunkowe, bez względu na formę organizacyjno-prawną, wielkość zatrudnienia, zakres usług (nie ma znaczenia, czy prowadzisz pełne księgi, czy KPiR) czy rozmiar działalności obowiązane są do wdrożenia i przestrzegania procedury dot. AML.

Co to oznacza w praktyce, czyli:

Jakie obowiązki dla biur rachunkowych wynikają z ustawy o AML?

Biura rachunkowe w związku z AML muszą:

1. Wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwaną „wewnętrzną procedurą instytucji obowiązanej”.
2. Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację obowiązków w zakresie AML.
3. Regularnie odbywać szkolenia.
4. Przechowywać dokumentację potwierdzającą wykonanie obowiązków.
5. Raportować do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
6. Stosować środki bezpieczeństwa finansowego, w tym:

• identyfikować beneficjentów rzeczywistych,
• identyfikować osoby zajmujące eksponowane stanowisko polityczne,
• dokonywać oceny stosunków gospodarczych klientów,
• monitorować na bieżąco stosunki gospodarcze klientów.

Sporo tego i temat szeroki. Co najmniej na kilka blogowych artykułów, więc zaparz sobie dobrą kawę i czytaj dalej o podstawowych obowiązkach związanych z AML.