KSeF checklista i plan komunikacji z klientem.

Wejście w życie obowiązkowego KSeF to jedna z największych zmian w polskiej księgowości od lat. Napięcie i niepewność rosną zarówno po stronie biur rachunkowych, jak i klientów. Wielu przedsiębiorców odkładało przygotowania, licząc, że „jakoś to będzie”.

Teraz nadszedł moment, w którym biuro rachunkowe musi przejąć inicjatywę w komunikacji i postawić jasne granice. Płynne wdrożenie KSeF to odpowiedzialność wspólna, a bez aktywnego zaangażowania klienta, nawet najlepsze biuro nie będzie w stanie zapewnić ciągłości obsługi.

Ten artykuł to praktyczny przewodnik, który pomoże Ci uporządkować komunikację z klientami i przygotować Twoje biuro na nadchodzące zmiany.

Najważniejszy komunikat do klienta: To nasza wspólna odpowiedzialność

Wielu właścicieli biur zmaga się z brakiem reakcji ze strony klientów. Czas uświadomić im, że dalsze zwlekanie zablokuje możliwość prawidłowego rozliczania ich firmy. To nie tylko kwestia złożenia zawiadomienia ZAW-FA, ale cały szereg działań, które leżą po stronie przedsiębiorcy: pierwsze logowanie do aplikacji, zapoznanie się z systemem czy przydzielenie uprawnień odpowiednim pracownikom w firmie.

Najwyższy czas, aby jasno i stanowczo przekazać klientom, że:

• Obowiązek przygotowania firmy do KSeF leży po ich stronie.
  Dotyczy to zwłaszcza nadania uprawnień w systemie, co jest czynnością, której biuro nie może wykonać za przedsiębiorcę.
• Bez ich zaangażowania biuro nie będzie w stanie prawidłowo odbierać i księgować faktur.
  Brak dostępu do KSeF klienta to brak dostępu do jego dokumentów kosztowych, o ile nie ustaliliście innej drogi przekazywania dokumentów.
• Indywidualne wdrożenia i pomoc techniczna będą usługą dodatkowo płatną.
  Biuro nie będzie w stanie przeprowadzić za rękę każdego klienta w ramach standardowej obsługi. Nie daj sobie wejść na głowę! Zawsze dużo łatwiej jest zapytać księgowego, zamiast sprawdzić w sieci, ale edukowanie o KSeF w każdym możliwym aspekcie nie jest Twoim zadaniem.

Plan komunikacji z klientem w 3 krokach

Krok 1: Edukacja i uświadomienie

Wyjaśnij klientom prostym językiem, czym jest KSeF i jakie obowiązki na nich ciążą. Jeśli czujesz, że Twoi klienci wciąż nie rozumieją podstaw, nie trać czasu na tworzenie materiałów od zera.

Praktyczny e-book „KSeF dla przedsiębiorcy” to gotowe narzędzie, które możesz im wysłać. Zrozumiały język, konkretne przykłady i checklista – wszystko, by Twoi klienci byli gotowi na zmiany. Znajdziesz go w linku poniżej:

Krok 2: Ustalenie nowych zasad współpracy

KSeF fundamentalnie zmienia obieg dokumentów. To idealny moment na aktualizację umów lub wprowadzenie aneksów, które precyzyjnie określą podział odpowiedzialności.

Jeśli nie współpracujesz na co dzień z kancelarią prawną, możesz skorzystać z gotowych, przygotowanych przez naszych prawników wzorów umów. Pakiet umów dla biur rachunkowych uwzględniający KSeF zabezpieczy Twoje interesy i jasno określi zasady gry.

Krok 3: Dostarczenie praktycznych instrukcji

Aby ułatwić klientom pierwsze kroki, warto podesłać im sprawdzone materiały instruktażowe. Zamiast tworzyć własne poradniki, skorzystaj z oficjalnych filmów Ministerstwa Finansów.

Polecane instrukcje wideo:

• Jak odebrać fakturę z KSeF
• Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF
• Składanie wniosku o certyfikat (dla pieczęci elektronicznej)
• Dodawanie administratora w systemie
• Nadawanie i odbieranie uprawnień
• Jak odebrać fakturę z KSeF

Wewnętrzna checklista biura – czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF?

Komunikacja z klientem to połowa sukcesu. Druga to upewnienie się, że Twoje własne biuro jest przygotowane na operacyjną zmianę. Wykorzystaj poniższą listę kontrolną, aby niczego nie pominąć.

Narzędzia i technologia

Zespół i kompetencje

Nowe procesy

Oferta i cennik

Chaos organizacyjny może zaszkodzić zarówno Twoim klientom, jak i reputacji Twojego biura. Proaktywna, jasna komunikacja i precyzyjne ustalenie zasad to najlepsza strategia na przetrwanie tego burzliwego okresu. Przejmij kontrolę nad sytuacją i poprowadź swoich klientów przez tę zmianę w sposób uporządkowany i profesjonalny.