Odmowa wydania dokumentów klienta z powodu braku zapłaty za usługi księgowe
Prowadzenie własnej działalności to ciężki kawałek chleba, nie trzeba chyba do tego nikogo przekonywać. Podatki, składki ZUS oraz stale nieopłacone faktury. Jeżeli trafisz na klienta, który spóźnia się kilka dni, da się to przeżyć. Ważne, że jest uczciwy. Gorzej, gdy masz do czynienia z takim, który mimo wezwań do zapłaty nic sobie z tego nie robi i nagle okazuje się, że prowadziłeś jego księgowość przez kilka miesięcy za darmo. W takim wypadku nie pozostaje nic innego jak wypowiedzieć umowę o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jednak co w takim wypadku zrobić z jego dokumentacją księgową? Odmowa wydania dokumentów klienta do czasu uregulowania zaległości może okazać się złym pomysłem. Czemu? O tym poniżej.
Może się również zdarzyć, że mimo najszczerszych chęci wydanie dokumentów księgowych nie będzie to możliwe – klient po prostu się po nie nie zgłosi. Zniszczenie „bezpańskiej” własności może być ryzykowne, trzeba pamiętać, że księgi rachunkowe powinny być archiwizowane przynajmniej przez 5 lat. Tyle bowiem czasu ma urząd skarbowy na kontrolę podatkową. Co zatem, gdy organ skarbowy zgłosi się po dokumentację podatkową podatnika? Czy będziesz mógł bronić się wypowiedzianą umową oraz brakiem zapłaty za świadczone usługi? Odmowa wydania dokumentów klienta organom skarbowym i w tym wypadku może stanowić duży problem.
Czy masz prawo do wypowiedzenia umowy, jeśli klient nie płaci?
Odpowiedź na to pytanie nie powinna nikogo dziwić. Nieuczciwy klient, który oczekuje, że będziesz wykonywał dla niego usługi księgowe za darmo, może się srogo zdziwić. W przypadku nieregulowania przez niego należnego Ci wynagrodzenia, masz pełne prawo do wypowiedzenia umowy. Od treści samej umowy jednak zależy po jakim czasie będziesz mógł to zrobić.
Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych najczęściej jest zawierana między przedsiębiorcami – Tobą, osobą prowadzącą biuro rachunkowe oraz klientem prowadzącym działalność gospodarczą. W tego typu stosunkach strony są sobie równe pod względem ochrony prawnej, dzięki czemu obowiązuje nieograniczona zasada swobody umów. Możecie zatem dowolnie konstruować zapisy umowne, byleby nie sprzeciwiały się one obowiązującym przepisom prawnym.
Co również bardzo istotne, omawiana umowa jest umową wzajemną. Jej zawarcie zobowiązuje obie strony do wykonywania wobec siebie określonych świadczeń. Twoim obowiązkiem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, natomiast klienta – regularne opłacanie faktur. Jeżeli zatem klient przestaje płacić, Ty masz pełne prawo zaprzestać świadczenia usług i rozwiązać umowę.
Kwestia wypowiedzenia zawartego kontraktu jest zależna od zawartych w nim klauzul. Brak zapłaty pozwala na zakończenie współpracy w trybie natychmiastowym. Znaczenie ma jednak okres, w jakim klient pozostaje w zwłoce. Zazwyczaj jest to dwa lub trzy miesiące.
Jeżeli powyższy zapis nie znalazł się w kontrakcie, stosować należy przepisy Kodeksu cywilnego. W art. 490 § 1 KC ustawodawca wprowadził zasadę, zgodnie z którą jeśli jedna ze stron obowiązana jest spełnić świadczenie wzajemne, a spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może powstrzymać się z jego spełnieniem dopóki druga strona nie zaofiaruje świadczenia wzajemnego lub nie da zabezpieczenia. Przepis ten zatem, w przypadku braku zapłaty za usługi księgowe, daje Ci możliwość zawieszenia świadczenia usług wobec klienta, a następnie rozwiązania umowy.
Odmowa wydania dokumentów klienta z powodu braku zapłaty za usługi rachunkowe – czy jest legalna?
Z całą pewnością, w przypadku braku regulowania zapłaty za usługi rachunkowe, możesz wypowiedzieć klientowi umowę. Nie możesz jednak zatrzymać jego dokumentacji w celu zabezpieczenia swoich roszczeń. Takie działanie byłoby niezgodne z prawem.
Zasadą jest, iż biuro rachunkowe może przetwarzać dane klienta i przechowywać jego dokumenty tak długo, jak długo istnieje stosunek prawny między stronami. W chwili rozwiązania umowy powinieneś zatem niezwłocznie wydać klientowi jego księgi rachunkowe. Obowiązek ten nie znika nawet w przypadku gdy klient wyrazi zgodę na dalsze przechowywanie dokumentacji. Oznacza to, że nie powinieneś dopuścić do sytuacji, gdy po rozwiązaniu współpracy dalej jesteś w posiadaniu dokumentów podatkowych podmiotu, z którym nie wiąże Cię już żadna umowa. Stwarza to duże ryzyko.
Wracając do odmowy wydania dokumentacji rachunkowej wskazać trzeba, że takie zachowanie może zostać potraktowane jako przestępstwo. Jak wskazał Sąd Najwyższy „zaprzeczenie posiadania dokumentu i przetrzymywanie oraz niewydanie go, mimo żądania, osobie uprawnionej, może stanowić ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 KK” (por. wyrok SN z 9.08.2000r., sygn. V KKN 208/00). Zatem jeżeli klient, od którego starasz się wyegzekwować należne Ci wynagrodzenie, zgłosi organom ścigania „ukrywanie” dokumentacji, którą nie masz prawa rozporządzać (umowa została rozwiązana) może grozić Ci nawet do 2 lat pozbawienia wolności. W mniej skrajnych okolicznościach przepis art. 276 KK przewiduje karę grzywny lub ograniczenia wolności.
Nie wolno zatem czynić przedmiotu zabezpieczenia zaspokojenia swoich wierzytelności z dokumentacji księgowej klienta. Jedyne co Ci pozostaje to roszczenie o zapłatę wynikające z wystawionych wcześniej, a nieopłaconych, faktur.
Czy rozwiązanie umowy z klientem zwalnia Cię z obowiązku współpracy z urzędem skarbowym?
Rozwiązanie umowy z klientem z powodu nieregulowania przez niego zobowiązań wiąże się z jeszcze jednym zagadnieniem. Mianowicie co z dokumentacją podatkową w przypadku gdy poprosi o nią urząd skarbowy? Czy w przypadku, gdy nie łączą Cię już żadne stosunki prawne z klientem jesteś uprawniony do rozporządzania własnością w postaci dokumentacji księgowej?
Okazuje się, że w sytuacji gdy dokumentów zażąda organ skarbowy, to tak – masz obowiązek przekazania jej na wezwanie urzędu skarbowego. Prowadząc biuro rachunkowe nie możesz odmówić wydania dokumentacji księgowej byłego klienta, który mimo wzywania go do odbioru, nie zgłosił się po nie.
Wskazuje na to jednoznacznie sprawa prowadzona przed Naczelnym Sądem Administracyjnym. W sprawie tej strona skarżąca (osoba prowadząca biuro rachunkowe) stwierdziła, że nie ma upoważnienia byłego już klienta do wydania dokumentów urzędowi skarbowemu, przez co wydanie ich mogłoby narazić właściciela biura na odpowiedzialność karną. NSA uznało jednak, że skarżący nie ma racji. Biuro rachunkowe ma obowiązek wydać na żądanie organu podatkowego dokumentację księgową kontrolowanego podatnika, nawet jeżeli biura z klientem nie łączy już żadna umowa. Sąd podkreślił przy tym, że między rachunkowością a prawem podatkowym istnieje jedynie związek techniczno-formalny, sprowadzający się do korzystania przez te dwa systemy prawa z tej samej ewidencji, tj. ksiąg rachunkowych. Nie ma jednak znaczenia miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Biuro rachunkowe ma obowiązek wydać żądaną przez organ dokumentację w takim stanie, w jakim ją posiada. (por. wyrok NSA z 1.08.2019r., sygn. II FSK 2746/17).
Warto dodać, że skarżące biuro rachunkowe otrzymało od organu skarbowego karę pieniężną za niewywiązanie się z nałożonego na nie obowiązku. Zgodnie bowiem z art. 262 § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach, mogą zostać ukarane karą pieniężną, jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach. Kara w 2023 roku może wynosić maksymalnie 3300 zł.
Odmowa wydania dokumentów klienta z powodu braku zapłaty za usługi rachunkowe – czy to dobry pomysł?
Okazuje się, że odmowa wydania dokumentów klienta z powodu braku zapłaty za usługi rachunkowe nie stanowi dobrego rozwiązania problemu. Nie powinieneś przechowywać dokumentacji klienta po zerwaniu współpracy, nawet jeżeli od dłuższego czasu nie opłaca faktur za pełnione przez Ciebie usługi. Niewydawanie dokumentów mimo braku prawa do ich przetrzymywania może być powodem do wszczęcia postępowania karnego. Każdy, kto ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Lepiej żebyś to nie był Ty. Jedyne co Ci pozostaje w omawianej sytuacji, to jak najszybsze zerwanie umowy. Pamiętaj jednak, że rozwiązanie współpracy zobowiązuje Cię do niezwłocznego wydania klientowi jego ksiąg rachunkowych. Zapłaty natomiast musisz domagać się w sądzie.
