Umowa o świadczenie usług księgowych – na co zwracać uwagę?
O ile nie zajmujesz się obsługą księgowo-kadrową dużej korporacji, zapewne nie możesz pozwolić sobie na pozostaniu przy jednym kliencie. Jednakże ich posiadanie w dużej ilości – mimo że pożądane z finansowego punktu widzenia – rodzi większe ryzyko powstawania konfliktów między stronami. Aby zminimalizować szkody mogące powstać w trakcie sporów z klientami powinieneś zadbać, aby umowa jaką z nim zawierasz, w sposób właściwy chroniła Twoje interesy. Prawidłowo skonstruowana umowa o świadczenie usług księgowych to podstawa prowadzenia biura rachunkowego. Na co zatem zwracać uwagę przy jej sporządzeniu?
Zawód księgowego nie został uregulowany w nazbyt rygorystyczny czy szczegółowy sposób. W związku z tym w większości wypadków stosunek łączący biuro rachunkowe z klientem będzie zgodny z tym, co zostanie zapisane w umowie. Świadcząc wszelkie usługi rachunkowe musisz pamiętać, że Twoje działania muszą być zgodne nie tylko z obowiązującymi przepisami prawa, ale również z wiążącym cię kontraktem. Dodatkowo, dążąc do zabezpieczenia swoich interesów, nie możesz modyfikować praw i obowiązków klienta w sposób, który poważnie uszczuplałby jego uprawnienia, a nakładał nad wyraz wysokie obciążenia. Umowa o świadczenie usług księgowych powinna zostać sporządzona w sposób proporcjonalny i zrównoważony, w przeciwnym razie w przypadku postępowania sądowego sąd może uznać zapisy umowy za nieważne i rozstrzygnąć spór na korzyść Twojego rywala procesowego.
Charakter umowy o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych
Umowa o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych nie stanowi szczególnego rodzaju zobowiązania. Nie reguluje jej ustawa o rachunkowości czy też nie znajduje się wśród umów nazwanych w Kodeksie cywilnym. Jest to zwykła umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 KC stosuje się przepisy o umowie zleceniu.
W związku z tym, umowa ta w żadnym wypadku nie prowadzi do powstania stosunku pracy. Nie występuje tu podporządkowanie księgowego wobec klienta co do czasu i miejsca wykonywania powierzonych czynności. Ty, jako księgowy, sam decydujesz kiedy, gdzie i w jaki sposób będziesz świadczył usługi. Mimo tej „swobody”, musisz pamiętać, że obowiązują cię terminy ustawowe, m.in. te związane z obowiązkiem rozliczenia podatku czy złożenia deklaracji podatkowych. Niektóre czynności mogą też zostać ograniczone czasowo przez umowę, np. może ona wskazywać na maksymalny termin do wykonania audytu przedsiębiorstwa klienta czy inwentaryzacji jego aktywów i pasywów.
Umowa o świadczenie usług księgowych wskazuje na świadczenie usług w sposób ciągły i zarobkowy. Dlatego też podejmując się świadczenia takich usług jesteś zobowiązany do zarejestrowania działalności gospodarczej w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg. Może być to zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza (CEIDG), jak i któraś ze spółek przewidywana przez prawa handlowe (KRS).
Umowa o świadczenie usług księgowych – elementy umowy
Umowa o świadczenie usług księgowych jest konstruowana w oparciu o zasadę swobody kształtowania umów. Gwarantuje to stronom możliwość tworzenia stosunku zobowiązaniowego dowolnej treści, jeśli tylko jest on zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Nie ma przeszkód, abyś przy świadczeniu swoich usług proponował klientom zawarcie tzw. wzorca umownego. Niemniej zalecanym jest, by do każdego z nich podchodzić indywidualnie.
Mimo iż ustawodawca pozostawił stronom swobodę co do kształtowania treści umowy, jest kilka elementów, które powinny się znaleźć w każdej umowie o świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych. Umowa powinna określać co najmniej:
- datę i miejsce sporządzenia umowy,
- strony umowy – imiona i nazwiska, nazwy firm, numery NIP, REGON, KRS, adresy zamieszkania lub siedziby;
- zakres świadczonych usług – jako księgowy możesz zobowiązać się wobec klienta między innymi do:
- prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- rozliczania podatków,
- sporządzania deklaracji do US i ZUS,
- sporządzania sprawozdań finansowych;
- inwentaryzowania aktywów i pasywów,
- reprezentacji przed organami administracyjnymi;
- udzielania porad w zakresie rachunkowości.
- czas trwania umowy,
- możliwość wypowiedzenia umowy wraz z okresami wypowiedzenia,
- warunki rozwiązania umowy,
- wynagrodzenie przysługujące biuru rachunkowemu,
- zobowiązanie biura rachunkowego do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania obowiązków wobec klienta,
- podpisy stron umowy.
Zakres świadczonych usług
Zakres świadczonych usług jest zależny od rodzaju i sposobu prowadzonej działalności. Jedne biura rachunkowe ograniczają się do świadczenia typowych usług księgowych, inne swoją ofertę rozszerzają o doradztwo podatkowe czy prowadzenie kadr. Zakres usług musi być zatem dostosowany do Twoich możliwości, wiedzy oraz doświadczenia. Ważne jest jednak, aby każdy obowiązek jaki na siebie przyjmiesz, był dokładnie wskazany w umowie. Klient nie może się domyślać czego będą dotyczyły Twoje usługi, nie powinien mieć również podstaw do nadinterpretacji zapisów umownych i domagania się prac, które nie należą do kompetencji księgowego.
Termin obowiązywania umowy
Umowa może być zawarta na czas określony lub czas nieokreślony. Jeżeli zdecydujesz się na wariant z nieokreślonym terminem jej trwania musisz pamiętać, aby zawierała ona możliwość wypowiedzenia umowy oraz określić sposób jej rozwiązania. W przypadku umowy zawartej na czas określony nie jest to konieczne.
Warunki zakończenia umowy
Nawet jeżeli umowa nie przewiduje możliwości wcześniejszego jej rozwiązania, to i tak musi posiadać zapisy odnoszące się do jej zakończenia. Wynika to z faktu, że biuro rachunkowe świadcząc usługi tworzy, przechowuje i archiwizuje dokumentację księgową klienta. Umowa powinna dokładnie określać warunki przekazania tych dokumentów oraz koszty ich przechowywania w przypadku gdyby klient nie odebrał ich na czas.
Wysokość wynagrodzenia
Z przepisów o umowie zleceniu wynika, iż w przypadku tego rodzaju umów wynagrodzenie dla zleceniobiorcy przysługuje dopiero po zakończeniu zlecenia. Nie ma jednak przeszkód, aby strony ustaliły tę kwestię w sposób odmienny. Tak też jest z umową o prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W umowie powinieneś wskazać nie tylko wysokość wynagrodzenia, ale również terminy zapłaty, dane do przelewu oraz zakres usług świadczonych jest w ramach konkretnego wynagrodzenia. Dobrze jest także wskazać jak wygląda kwestia honorarium, jeżeli prace biura będą przekraczały zakres usług ustalony w umowie. Warto wziąć pod uwagę także sposób działania biura w przypadku zawieszenia wykonywania działalności klienta.
Wynagrodzenie może być wyliczane za każdą usługę osobno lub ustalone odgórnie za konkretne pracę określone w umowie. Podane ceny powinny też wskazywać czy jest to kwota brutto z wliczonym podatkiem VAT czy netto – bez VAT.
Zobowiązanie biura rachunkowego do ponoszenia odpowiedzialności za szkody
Niezwykle istotnym elementem umowy jest przedstawienie przez biuro rachunkowe oświadczenia o posiadaniu obowiązkowego ubezpieczenia OC. Wynika to wprost z ustawy o rachunkowości. Takie ubezpieczenie ma na celu zabezpieczenie twoich interesów na wypadek zaistnienia szkód wynikłych z błędów rachunkowych.
Oprócz załączenia oświadczenia warto włączyć do umowy również klauzulę wyłączenia odpowiedzialności odszkodowawczej. Powinna ona dotyczyć przede wszystkim sytuacji, w których zaistniałe szkody są wynikiem zaniedbań klienta, spowodowane np. nieterminowym dostarczeniem dokumentów księgowych, dostarczeniem dokumentacji niepełnej lub zatajenie istotnych informacji lub też sytuacji losowych czy siły wyższej.
