Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – co możesz z tym zrobić?

Praca księgowego uzależniona jest od terminów. Deklaracje ZUS, PIT, CIT, VAT – wszystkie one mają swój limit czasowy, kiedy należy je przesłać do właściwego organu. Co, jednak gdy Twój klient należy do tych mniej sumiennych i przekazywane przez niego dokumenty narażają Cię na nadgodziny w pracy lub uniemożliwiają złożenie deklaracji w terminie? Jednorazowa wpadka może przydarzyć się każdemu, wystarczy czynny żal i sprawa zostaje załatwiona. Jednakże regularne spóźnienia potrafią zdezorganizować pracę całego biura.

Kilkudniowe opóźnienia w wypełnieniu obowiązków wobec ZUS jest jeszcze do przełknięcia. Inaczej jest jednak w przypadku urzędu skarbowego. Tutaj nie ma żartów. Wystarczy jednodniowa zwłoka i nieszczęście gotowe. W kontaktach z fiskusem nietrudno otrzymać karę pieniężną czy nawet zostać posądzonym o przestępstwo karno-skarbowe. Mimo że to nie Twoja wina, że klient spóźnia się z dokumentami, to ty możesz zostać przez niego obwiniony o niedochowanie swoich obowiązków i narażenie go na straty. Jak zatem traktować nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta?

Terminowość – bardzo ważne w księgowości

Systematyczność, rzetelność i właśnie terminowość to cechy, które powinny określać księgowego. Możesz być jednak najlepszy w swoim fachu, ale jeśli nie masz na czym pracować, nic nie poradzisz.

Zasada terminowości niejako została określona w ustawie o rachunkowości. Przepis art. 6 mówi bowiem wprost, że w księgach rachunkowych muszą być ujmowane wszystkie osiągnięte przez podatnika, przypadające na jego rzecz przychody i związane z tymi przychodami, obciążające go koszty, które dotyczą danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Podstawowym okresem w prawie podatkowym jest rok obrotowy, z kolei najczęstszymi i najbardziej problematycznym okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

Większość przedsiębiorców w ciągu miesiąca rozlicza wszystkie podstawowe obowiązki podatkowe i społeczne, takie jak składki ZUS, deklaracje PIT i CIT oraz JPK_VAT. Abyś mógł jednak rozliczyć i zamknąć ten okres, w pierwszej kolejności musisz otrzymać wszelkie wymagane prawem dokumenty od klienta. W praktyce zazwyczaj wchodzi tu o faktury VAT.

Jeżeli dokonasz rozliczenia i zamknięcia miesiąca, dokonanie kolejnych zapisów w księgach rachunkowych za ten okres będzie już niemożliwe. Jeśli więc klient przekaże Ci faktury po terminie, będziesz mógł je zaksięgować dopiero w następnym okresie rozliczeniowym.

Kiedy zamknąć miesiąc rozliczeniowy?

Kiedy zamknąć miesiąc? Tutaj ustawa nie przychodzi z odpowiedzią. Najlepszą praktyką jest dokonywanie tego do 20. dnia następnego miesiąca, kiedy to wymagana jest wpłata zaliczki podatku dochodowego. W ostateczności możesz poczekać do 25. dnia miesiąca, kiedy mija termin JPK_VAT. Kilka dni opóźnienia w uiszczeniu PIT nie stanowi wielkiego uchybienia. Inaczej jest już z VAT, tutaj przepisy są o wiele bardziej restrykcyjne. Wydaje się zatem, że 25. mija ostateczny termin. Uchybienie go może być bardzo ryzykowne.

Nieterminowe przekazywanie dokumentów – kto odpowie przed urzędem skarbowym?

Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta jest bardzo dobrym sposobem na uszczuplenie portfela. Pytanie tylko – czyjego?

Odpowiedź w sumie jest prosta. Za nieprawidłowo prowadzoną księgowość, w tym także, za nieterminowe czy nierzetelne składanie deklaracji odpowiada podatnik. Co więcej, za wszelkie zaległości czy kary administracyjne odpowiada on całym swoim majątkiem (aktualnym i przyszłym).

Odpowiedzialność podatkowa ma charakter odpowiedzialności obiektywnej. Podatnik odpowiada na zasadzie ryzyka. Nie uwalnia od niej nawet brak winy po stronie podatnika czy przyczynienie się do wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego osób trzecich. Wystarczy zatem sam fakt niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku wobec organów skarbowych.

Przekazywanie dokumentów dzień przed terminem

Jeżeli zatem niedochowanie terminu lub nierzetelne złożenie deklaracji nastąpiło z winy klienta, nie masz się czym przejmować (no, chyba że utratą klienta). W całości odpowiedzialność za to będzie po jego stronie. Inaczej jest jednak kiedy to ty uchylisz swoim obowiązkom. Może się bowiem zdarzyć tak, że klient dostarczy Ci faktury na dzień przed lub w dzień mijania terminu. W takim wypadku Twoim obowiązkiem jest opracowanie na ich podstawie odpowiednich dokumentów dla fiskusa. To nic, że masz na to bardzo mało czasu, musisz zostać po godzinach. Masz czas do północy.

Pomimo tego, że nawet przy Twoim błędzie to klient będzie odpowiadał przed urzędem skarbowym, to ma on możliwość pociągnięcia Ciebie do odpowiedzialności w procesie cywilnym. Na podstawie KC jesteś zobligowany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosisz. Zatem, jeśli klient wykaże, że popełniłeś błąd i udowodni związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania a powstałą szkodą, wówczas będziesz musiał pokryć kary, które zostały na niego nałożone przez organ skarbowy.

Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – co z tym zrobić?

W celu uniknięcia wszelkich nieporozumień z klientem musisz zadbać o omawianą kwestię już w chwili zawierania umowy. Ważne jest precyzyjne określenie praw i obowiązków stron oraz zasady odpowiedzialności za ich naruszenie.

Przede wszystkim – będąc w temacie terminowości – zadbaj o określenie terminów, w obrębie których powinien działać klient, np. obowiązek przekazania dokumentów rachunkowych za poprzedni miesiąc niepóźnej niż do 10. dnia miesiąca. Ustanowienie harmonogramu będzie jasnym sygnałem, że Twoje biuro „nie toleruje” spóźniających się klientów. Co więcej, dając sobie zapas kilkunastu dni, nawet przy średnio sumiennych klientach, będziesz miał czas na rozliczenie ich ksiąg.

Do zastanowienia jest również ustalenie w umowie kar umownych za opóźnienia w przekazywaniu dokumentów. Do zastanowienia dlatego, że nie każdemu klientowi mogą pasować takie klauzule. W końcu jest to zapis, który może znacznie zwiększyć jego zobowiązania pieniężne względem Twojego biura rachunkowego. Jeżeli zdecydujesz się na ich zawarcie w kontrakcie, nie przesadzaj z ich wysokością. Nawet niewielka, „symboliczna” kwota powinna działać na klienta motywująco.

Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – zadbaj, aby nie miało to miejsca

Umowa to nie wszystko. Ważna jest także dobra komunikacja. Prawidłowa współpraca będzie możliwa tylko wtedy, gdy obie strony będą darzyły się zaufaniem i sympatią. Nie „żądaj” od klienta przesłania dokumentów, a poproś o nie w sposób życzliwy i kulturalny. Jednocześnie możesz przypomnieć zapisy umowy, na podstawie których mogą zostać nałożone na klienta sankcje finansowe.

Wytłumacz mu również, że jego opóźnienie wprowadza element stresu w Twoim biurze i zmniejsza efektywność pracy. Jedynie wspólne zaangażowanie stron może dać właściwy efekt. Wskaż również, że w przypadku uchybienia terminowi to podatnik zostanie obciążony odpowiedzialnością. Świadomość tego może zmobilizować nawet najbardziej „powolne” jednostki.

Całkiem dobrym wyjściem z sytuacji może okazać się również komunikacja elektroniczna. Nie ma przecież większych przeciwwskazań, aby wszelkie rachunki klient przesyłał Ci drogą elektroniczną, czy to mailem, czy na dedykowany serwer. Korzystanie z dobrodziejstw technologicznych w księgowości jest bardzo komfortowe dla obu stron umowy i potrafi bardzo przyśpieszyć i nieco „zautomatyzować” pracę biura.