Pamiętasz o ubezpieczeniu OC Twojego biura rachunkowego?

W 2014 roku zawód księgowego został uwolniony. Dzięki ustawie o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych znacznie poszerzono krąg osób mogących usługowo prowadzić księgi rachunkowe. W praktyce oznacza to niemal zniesienie wymogów stawianych przed przedsiębiorcami planującymi założyć i prowadzić własne biuro rachunkowe. Ustawodawca świadomy ryzyka jakie niesie za sobą takie rozwiązanie, zdecydował się na nałożenie na każde biuro obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Wejście na rynek usług księgowych nie nastręczy większych trudności, prawdziwe problemy mogą się jednak zdarzyć już w czasie prowadzenia działalności. Nawet – na pierwszy rzut oka – niewielki błąd może być przyczynkiem do powstania znaczących strat finansowych u klienta, za co następnie może on obwinić Ciebie. A to już tylko niewielki krok do pozwu o zapłatę. Od takiego scenariusza ma właśnie Cię uchronić OC biura rachunkowego.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych, inwentaryzacja aktywów przedsiębiorstwa czy wycena jego składników majątku – są to kwestie, które wymagają specjalistycznej wiedzy, profesjonalizmu oraz odpowiedniego doświadczenia. Są to również tematy, w których na każdym kroku można popełnić pomyłkę.

Błąd rachunkowy, omyłka pisarska czy niedotrzymanie terminu, wszystko to może prowadzić do sporych problemów ze skarbówką, ZUS-em lub wierzycielami klienta. I niezależnie od tego czy klient poniesie odpowiedzialność karną, karno-skarbową, czy cywilną, w każdym z tych przypadków może on pociągnąć do odpowiedzialności swojego księgowego, który w jego imieniu prowadzi interesy przedsiębiorstwa. OC biura rachunkowego nie jest jednak ubezpieczeniem uniwersalnym, w wielu sytuacjach może okazać się ono niewystarczające.

Zakres spraw biura rachunkowego

Ustawodawca nie poświęcił działalności biur rachunkowych nazbyt wiele uwagi. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, działalność biur została zdefiniowana jako usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co to oznacza?

W wąskim ujęciu chodzi przede wszystkim o prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie podatków, kontrolowanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów klienta, inwentaryzowaniu jego aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego jego firmy, sporządzanie sprawozdań finansowych, a także gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej.

W praktyce jednak działalność biur rachunkowych należy rozumieć w szerokim ujęciu, które oprócz powyższego do obowiązków księgowych zalicza prowadzenie kadr, doradztwo prawno-podatkowe, analitykę finansową oraz optymalizację podatkową.

Jak widać zakres spraw prowadzonych przez biuro jest bardzo szeroki. Chcąc prowadzić działalność w tym zakresie musisz brać pod uwagę możliwość, iż w trakcie prac księgowych popełnisz błąd, skutkiem którego będzie strata poniesiona przez klienta. Aby zniwelować ryzyka niezawinionej odpowiedzialności klienta, masz obowiązek zawarcia polisy OC. 

Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego

Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego nie jest szczególną instytucją ustawy o rachunkowości. Wynika ona wprost z Kodeksu cywilnego. Jest to odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. Dodatkowo zgodnie z art. 471 KC, biuro rachunkowe jest odpowiedzialne również za niezachowanie należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków wynikających z umowy zawartej z klientem i doprowadzenie do powstania szkody po jego stronie. Naturalnym następstwem takiej sytuacji będzie zobowiązane biura rachunkowego do zapłaty odszkodowania na rzecz klienta.

Decydując się na zawarcie umowy z klientem pamiętaj, że w razie błędu szkoda będzie obejmowała nie tylko stratę poniesioną przez klienta przez twoje działanie, ale także utracone korzyści, tj. wszystko to, co klient mógł uzyskać, jeśli nie dopuściłbyś do powstania szkody. Sytuacji, kiedy po stronie klienta pojawi się możliwość domagania odszkodowania, jest naprawdę wiele. Może być to błędne rozliczenie podatku, na skutek czego podatnik otrzyma karę administracyjną, czy też uchybienie terminu na złożenie wniosku o zwrot podatku, przez co klient utraci szansę na uzyskanie należnych mu środków.

OC biura rachunkowego – wymóg ubezpieczenia

Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego wynika bezpośrednio z ustawy o rachunkowości. Przepis art. 76h nakazuje każdemu przedsiębiorcy prowadzącemu usługi w przedmiocie rachunkowości zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Szczegółowy zakres OC, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalna suma gwarancyjna została określa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jak wskazuje § 2 ust. 1 rozporządzenia ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną przez siebie działalnością. Ust. 2 powyższego przepisu spod ubezpieczenia wyłącza jednak szkody:

• polegające na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;
• wyrządzone przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki wymagane do prowadzenia biura rachunkowego, o których mowa w ustawie o rachunkowości, chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;
• polegające na zapłacie kar umownych;
• powstałe wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Ważne! Ustawa o rachunkowości za przedsiębiorców świadczących usługi w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych traktuje wyłącznie te biura rachunkowe, które obsługują pełną księgowość. Oznacza to, że jeżeli prowadzisz działalność na „mniejszą” skalę i obsługujesz jedynie tzw. księgowość uproszczoną, nie masz obowiązku zawarcia polisy OC. Nie oznacza to jednak, że takiego ubezpieczenia nie powinieneś wykupić.

OC biura rachunkowego – termin zawarcia umowy ubezpieczenia

Termin zawarcia umowy obowiązkowego ubezpieczenia biur rachunkowych został wskazany w § 3 rozporządzenia. Zgodnie z przepisem, obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że jesteś zobligowany do zawarcia umowy ubezpieczeniowej jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania faktycznej działalności rachunkowej, najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień zawarcia umowy z klientem.

Minimalna suma gwarancyjna

Wspomniane wyżej rozporządzenie ustala również minimalną sumę gwarancyjną obowiązkowego ubezpieczenia biura rachunkowego. Zgodnie z § 4, minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro.

Z racji tego, że wykonując zawód księgowego nie jesteś ograniczony wyłącznie do świadczenia usług w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych, ustawodawca wskazał na inne limity ubezpieczeniowe:

• 15.000 euro – jeżeli przedmiotem Twojej działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych łączonej z doradztwem podatkowym;
• 5.000 euro – jeżeli przedmiotem Twojej działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Co, jeżeli nie wykupisz polisy?

Przede wszystkim nie powinieneś dopuścić do takiej sytuacji. Nawet kilkudniowe opóźnienie z zawarciem umowy może nieść za sobą nałożenia na ciebie kary administracyjnej. Przepis art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości wskazuje, że każdy kto wbrew przepisom ustawy prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Musisz przy tym pamiętać, że kara grzywny może być wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to zatem, że minimalna stawka dzienna to 301 zł, z kolei stawka maksymalna to już 60.200 zł.

Jeżeli natomiast chodzi o karę ograniczenia wolności, to trwa ona najkrócej miesiąc, najdłużej 2 lata. Wymierza się ją w miesiącach i latach. W czasie wykonywania kary skazany ma obowiązek wykonywania nieodpłatnej, kontrolowanej pracy na cele społeczne, jeśli natomiast skazany posiada pracę zarobkową potrącane zostaje mu od 10% do 25% wynagrodzenia za pracę w stosunku miesięcznym na cel społeczny wskazany przez sąd.