Artykuł Więzienie za AML – czy za błędy w AML grożą sankcje karne? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Kara finansowa w odniesieniu do AML ma charakter administracyjny i dotyczy instytucji obowiązanych, które naruszają przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Delikt AML oznacza niedopełnienie obowiązków wynikających z tej ustawy, za które Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) może nałożyć sankcję pieniężną. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wskazuje ich całą masę.

Niemal każde zachowanie instytucji obowiązanej, które może wspomagać, nawet nieświadomie, pranie pieniędzy, jest zagrożone karą. Nie każdy czyn jest jednak przestępstwem. Te lżejsze przewinienia nazywane są deliktami. Nie grozi za nie sankcja w postaci więzienia, a w najgorszym wypadku wysoka kara finansowa. Ty, jako właściciel biura rachunkowego i księgowy, jesteś w kręgu podmiotów, które muszą przestrzegać reguł określonych przez prawodawcę we wspomnianej ustawie.

Jak zatem jest z tymi sankcjami pieniężnymi za nieprzestrzeganie polityki AML? Kary pieniężne nakładane w ramach AML nie są sankcjami karnymi, lecz środkami administracyjnymi. Mają za zadanie dyscyplinować podmioty obowiązane i zapewnić skuteczne wdrażanie oraz stosowanie procedur AML w praktyce.

Prawodawca wziął się na poważnie za ochronę Skarbu Państwa i społeczeństwa przed wprowadzaniem do obiegu brudnych pieniędzy oraz terroryzmem. Ustawa zawiera w sobie aż trzy przepisy, które wyliczają różnorakie delikty. Łącznie jest to katalog z przeszło trzydziestoma pozycjami. Delikt AML może być niemal nieistotny, wtedy otrzymasz co najwyżej nakaz zaprzestania podejmowania określonych czynności, które były sprzeczne z prawem. Przy działaniu bardziej rażącym musisz się liczyć z karą finansową, która może sięgać nawet 1 mln euro.

Delikt AML i kara

Delikt AML to naruszenie obowiązków ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, które nie ma charakteru przestępstwa, ale skutkuje sankcją administracyjną.

Wraz z wejściem ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy nałożono na Ciebie cały szereg obowiązków. Należy do nich przede wszystkim wprowadzenie wewnętrznych procedur AML. Oczywiście ich wprowadzenie to dopiero początek. Musisz ich przestrzegać oraz pilnować swoich pracowników, aby robili to samo. Musisz też cały czas kontrolować ich efektywność i modyfikować je, kiedy uznasz, że są niewystarczające. Jeżeli popełnisz błąd, może Cię to kosztować. Delikt AML jest obłożony dotkliwymi karami.

Jakie delikty możesz popełnić?

Jest tego sporo. Jak wspominałem, ustawa poświęca temu naprawdę dużo miejsca. Wszystkie delikty znajdziesz w artykule 147. ustawy AML. Dla przykładu można wskazać, chociażby:

• brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za AML
• brak oceny ryzyka AML lub jej nieaktualność
• brak wdrożenia procedury AML
• opóźnienie w przekazaniu Generalnemu Inspektorowi żądanych przez niego informacji
• brak dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego
• nieprzechowywanie wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji
• nieprzekazywanie GIIF zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

Jakie są możliwe kary za delikty AML?

Jest delikt AML, jest i kara. Tak działa prawidłowo funkcjonujące państwo prawa. Tylko co może Ci grozić za Twoje przewinienie? Cóż, katalog kar nie imponuje ich wielością, ale mogą być one dotkliwe. Wymienia je art. 150 ustawy AML. Te kary, które mogą Cię dotyczyć, to:

• publikacja informacji o Twoim biurze lub o Tobie oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie www urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
• nakaz zaprzestania podejmowania przez Ciebie lub Twoich pracowników określonych czynności, które były sprzeczne z ustawą;
• nałożenie na Ciebie zakazu pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym, przez okres nie dłuższy niż rok (z tym zapisem jest sporo kontrowersji, przez co organy bardzo rzadko stosują tę karę);
• kara pieniężna.

Kary stosowane za nieprzestrzeganie zasad określone w ustawie zostały szczegółowo już opisane w naszym artykule: Brak AML w biurze a kary administracyjne Zalecam zapoznać się z nim, zanim przejdziesz dalej.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Kara finansowa na delikt AML

Przejdźmy do najważniejszej kwestii w tym artykule, a mianowicie do kary pieniężnej. Zasadą jest, że kara ta może zostać nałożona do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez Twoje biuro rachunkowe w wyniku naruszenia przepisów przedmiotowej ustawy. Karę tę nakłada Generalny Inspektor Informacji Finansowej.

Nie zawsze jednak można oszacować tę wysokość. W takim wypadku rozmiar korzyści lub straty organ szacuje samodzielnie i wówczas może nałożyć karę maksymalnie do 1 mln euro. Tutaj pojawia się niekonsekwencja prawodawcy. Nie wiadomo bowiem czy w przypadku możliwości ustalenia kwoty korzyści lub straty, której dwukrotność przewyższa owy 1 mln euro, GIIF może maksymalnie nałożyć karę do tego limitu, czy też większą. Ta kwestia w dalszym ciągu nie została jednoznacznie przesądzona.

Stosując karę, organ w pierwszej kolejności musi ocenić czy w ogóle istnieje możliwość dokładnego określenia kwoty osiągniętej korzyści albo unikniętej straty i dopiero wówczas gdy takiej możliwości nie ma, może skorzystać z drugiego z rozwiązań. Zatem zawsze tam, gdzie jest możliwe ustalenie kwoty korzyści albo kwoty unikniętej straty, organ może nałożyć karę pieniężną wyłącznie do wysokości dwukrotności takiej korzyści lub straty, także wówczas gdy wartość ta przenosi kwotę 1 mln euro. (por. Art. 150 Terroryzm U red. Dyl/Królikowski 2021, wyd. 1/Dyl/Górski).

W jaki sposób ustala się karę za delikt AML?

W poprzednim akapicie wskazałem maksymalne wymiary kary. W praktyce sankcje te są zazwyczaj o wiele niższe. GIIF celuje bardziej w kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy, aniżeli w ich setki czy miliony złotych. Mimo to istnieje przypadek bardzo wysokiej kary pieniężnej, kiedy to Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej nałożył na Bank Ochrony Środowiska S.A. sankcję w wysokości aż 3 700 000 zł.

W procesie ustalania wysokości kary pieniężnej za delikt AML organ musi kierować się określonymi kryteriami. GIIF musi brać pod wagę takie aspekty jak:

• wagę naruszenia i czas jego trwania;
• zakres odpowiedzialności instytucji obowiązanej;
• możliwości finansowe instytucji obowiązanej;
• skalę korzyści osiągniętych lub strat unikniętych przez instytucję obowiązaną, jeżeli można te korzyści lub straty ustalić;
• straty poniesione przez osoby trzecie w związku z naruszeniem, jeżeli można je ustalić;
• stopień współpracy instytucji obowiązanej z organami właściwymi w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• uprzednie naruszenia przepisów ustawy przez instytucję obowiązaną.

Czy GIIF może odstąpić od nałożenia kary?

Tak. Organ ustalając wysokość kary, ma dużą swobodę, może nawet odstąpić od jej wymierzenia. Odstąpienie jest instytucją fakultatywną, GIIF może z niej skorzystać, ale wcale nie musi. Jednocześnie, aby owe odstąpienie od wymierzenia kary było możliwe, waga naruszenia zasad określonych w ustawie musi być znikoma, a Ty już zauważyłeś swój błąd i zaprzestałeś naruszania. Waga naruszenia ma charakter ocenny i zależy od zapatrywania się organu na daną sprawę. Jak wskazuje się w piśmiennictwie, naruszeniem znikomym będzie naruszenie, które nie niesie za sobą społecznego niebezpieczeństwa. Uznać należy zatem, że wpływ na ocenę znikomości naruszenia będą miały m.in. takie elementy przedmiotowe, jak waga dobra chronionego przez normę sankcjonowaną, czas trwania naruszenia, wpływ naruszenia na poszanowanie prawa, zasięg naruszenia, liczba podmiotów, na które naruszenie ma wpływ, znaczenie następstw naruszenia, etc.” [M. Jabłoński, w: Kodeks postępowania administracyjnego (por. red. M. Wierzbowski, A. Wiktorowska), art. 189f).

Jakie są rzeczywiste wysokości kar pieniężnych za nieprzestrzeganie AML?

Jak widać, proces nakładania kary ma charakter uznaniowy. Żaden delikt AML nie ma przypisanej konkretnej kary. Od organu zależy zatem, jak wysoka kara może Cię czekać, jeżeli nie będziesz przestrzegał przepisów ustawy. Przy czym dotychczasowa praktyka pokazuje, że nakładane kary są raczej niskie. Mimo że mógłbyś spodziewać się kary sięgającej nawet 4,5 mln zł, to wykroczenia w tej materii karane są bardziej w widełkach 10 – 100 tys. zł. Wszystko jednak zależy od wagi przewinienia, Twojego zachowania po wykryciu deliktu czy też współpracy z organem celem naprawienia szkód. W szczególnych wypadkach GIIF może nawet odstąpić od wymierzenia kary.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł Kara finansowa a delikt AML pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

W wielkim uproszczeniu środki bezpieczeństwa AML obejmują w szczególności ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta. Więcej na ten temat przeczytasz w osobnym artykule. Tutaj skupimy się na tym kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego.

Kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego

Katalog okoliczności, w których musisz podjąć środki zaradcze wobec klienta, zostały określone w art. 35 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Sytuacje te zostały rozdzielone na dwie grupy. Pierwsza dotyczy nawiązywania współpracy z nowym klientem lub świadczenia jednorazowych usług, druga z kolei dotyka stałej współpracy gospodarczej.

Środki bezpieczeństwa finansowego powinny zatem być stosowane przez Ciebie przy zetknięciu się z klientem w trakcie nawiązywania stosunków gospodarczych oraz w związku z wykonywaniem tzw. transakcji okazjonalnej, a także przy obsłudze przez Twoje biuro klientów, z którymi współpraca już trwa.

Co ciekawe, piśmiennictwo stoi na stanowisku – zaaprobowanym przez sądy – zgodnie z którym obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest ograniczony wyłącznie do usług ściśle związanych z przedmiotem działalności instytucji obowiązanej, z uwagi na który to przedmiot działalności dany podmiot został objęty tym mianem. Oznacza to, że nie jesteś zobowiązany do stosowania środków bezpieczeństwa, jeżeli wchodzisz w relacje gospodarcze niezwiązane z księgowością. Na przykład dokonujesz zakupu lub sprzedaży samochodu służbowego lub innych urządzeń będących wyposażeniem Twojego biura.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku nawiązywania stosunków gospodarczych

Punkt 1 ust. 1 art. 35 ustawy wskazuje, iż jesteś zobligowany do zastosowania środków bezpieczeństwa jeszcze przed nawiązaniem stosunków gospodarczych. Oznacza to, że w praktyce bez zastosowania odpowiednich środków zabezpieczających nie powinieneś w ogóle zawierać umów z nowymi klientami.

Nieco wyprzedzając następny punkt artykułu, zauważę jedynie, że w przypadku nawiązywania trwałych stosunków gospodarczych, czyli np. umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych, musisz stosować środki bezpieczeństwa bez względu na wartość transakcji dokonywanych przez klienta.

Najważniejsze artykuły z punktu widzenia biura rachunkowego wprost z ustawy AML znajdziesz w PDFie 👉
Pobierz od razu i oszczędź czas na czytaniu ustawy

Środki bezpieczeństwa a transakcja okazjonalna

Kolejną sytuacją, kiedy musisz zwrócić się ku środkom zabezpieczającym, jest przeprowadzenie przez klienta transakcji okazjonalnej:

• równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub
• która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro.

Przez transakcję okazjonalną należy rozumieć transakcje, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, która nie jest przeprowadzana w ramach normalnych stosunków gospodarczych. Musisz przy tym pamiętać, że wskazana kwota 15 000 euro (około 67 500 zł) nie musi wynikać z jednej czynności. Może być to równie dobrze kilka operacji (o ile wydają się ze sobą powiązane). Nie ma zatem obecnie możliwości omijania ustawowego progu przez rozbijanie np. jednego przelewu na kilka mniejszych. Musisz być na to wyczulony.

Co z gotówkową transakcją okazjonalną?

Jest to szczególny rodzaj transakcji okazjonalnej. Jeszcze kilkanaście lat temu nikt by się nie dziwił, że jakiś przedsiębiorca dokonuje dużego zakupu, płacąc dosłownie walizką pieniędzy. Teraz takie transakcje są „osobliwe”. Musisz zatem mieć oko na klienta, który np. opłaca wysokie faktury gotówką. Limit ustawiony jest na 10 000 euro, czyli około 45 000 zł.

Podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

Przy podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie tylko jesteś zobligowany do zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, ale również skierowania zawiadomienia do GIIF. Omawiany obowiązek ma zastosowanie w każdej sytuacji, nieważne czy masz do czynienia z transakcją okazjonalną, czy stałą współpracą z klientem.

Nie ma jednych, zdefiniowanych ustawowo kryteriów, aby ocenić, że dana operacja jest powiązana z praniem pieniędzy. Można jedynie stwierdzić, że powinieneś zawsze zwracać uwagę na te czynności dokonywane przez klienta, które znacznie odbiegają od transakcji dokonywanych w podobnych okolicznościach przez inne podmioty gospodarcze. Może to być np. dokonanie zakupu jakiejś rzeczy za bardzo wygórowaną cenę, kiedy w normalnej sytuacji rynkowej cena ta jest na o wiele niższym poziomie.

Środki bezpieczeństwa finansowego a wątpliwości co do dotychczas zgromadzonych danych

Jeżeli nawiązując współpracę z klientem lub otrzymując informację aktualizującą od stałego kontrahenta najdą Cię wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności przekazanych danych identyfikacyjnych, powinieneś wszcząć procedurę bezpieczeństwa.

Wątpliwości co do otrzymanych danych mogą powstać w związku z pozyskaniem informacji od samego klienta lub też ze źródeł zewnętrznych, np. rejestrów przedsiębiorców czy ewidencji podmiotów zadłużonych.

Wskazuje się przy tym, że monitorowanie danych klientów powinno być przeprowadzane regularnie. Nie tylko w sytuacjach, gdy dzieje się coś nietypowego. Musisz dbać o to, aby wszelkie dane, jakie przekazuje Ci klient, były aktualne i zgodne z rzeczywistością.

Kiedy stosować środki bezpieczeństwa stosowane wobec stałych klientów

Wcześniejsze akapity dotyczyły wszystkich lub tylko nowych klientów. Ten natomiast będzie dotykał wyłącznie grupy kontrahentów, z którymi współpracujesz na stałe. 

Sytuacje, kiedy musisz zastosować środki bezpieczeństwa wobec stałych klientów, powstają w szczególności gdy:

• doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
• doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego;
• instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w szczególności gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami.

Powyższa lista ma jedynie charakter poglądowy. Ustawodawca użył pojęcia „w szczególności”, co oznacza, że w każdej sytuacji gdy uznasz, że Twój klient może być powiązany z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, musisz działać. „Czerwona lampka” powinna Ci się zaświecić już wtedy, gdy Twój klient zmieni diametralnie dane swoje lub swojego przedsiębiorstwa. Wyznacznikiem może być również przypadek, gdy zmianie ulegnie zakres prowadzonej przez niego działalności czy też znacznie wzrosną jego przychody lub jego zyski będą pochodziły z nie całkiem oczywistego źródła. Przykładów może być tu wiele. Ogólnie jednak chodzi o nietypowe, lub wręcz dziwne zachowanie klienta, które nie współgra z jego dotychczasowym działaniem.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł Kiedy stosować środki bezpieczeństwa finansowego? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Kontrola AML może mieć charakter doraźny lub planowanego działania. Jeżeli wszystko w Twoim biurze działa w zgodzie z polityką GIIF, nie musisz się martwić niespodziewaną wizytą kontrolerów. Możesz jednak zostać uwzględniony w rocznym planie kontroli. W takim wypadku nie ma zmiłuj. Tłumaczenia, że wszystko, co robisz, jest całkowicie legalne, nie wystarczą. Właściwy organ musi to sprawdzić. Kto zatem przeprowadza kontrolę, w jakich wypadkach może być ona zapowiedziana i jak wygląda w praktyce? Sprawdźmy.

Kto przeprowadza kontrolę AML w biurze rachunkowym?

Organem, który jest podmiotem „domyślnym” przy sprawowaniu kontroli AML jest Główny Inspektor Informacji Finansowej. Jest to tzw. centralny organ kontroli i koordynacji. W jego kompetencjach jest nie tylko podejmowanie działań weryfikacyjnych wobec wszystkich instytucji obowiązanych, w tym biur rachunkowych, ale również czynności koordynacyjne i sprawdzające inne organy, które w szczególnych sytuacjach mogą prowadzić kontrole AML.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wskazuje również katalog sytuacji, kiedy to te inne podmioty mogą podjąć decyzję w przedmiocie wszczęcia kontroli. Taka inspekcja może być wykonywana przez:

• Prezesa NBP – w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność kantorową w rozumieniu tej ustawy – Prawo dewizowe;
• KNF – w odniesieniu do instytucji obowiązanych przez nią nadzorowanych;
• Krajową Spółdzielczą Kasę Oszczędnościowo-Kredytową – w odniesieniu do SKOK-ów;
• prezesów sądów apelacyjnych – w odniesieniu do notariuszy;
• naczelników urzędów celno-skarbowych – w odniesieniu do instytucji obowiązanych kontrolowanych przez te organy;
• wojewodów lub starostów – w odniesieniu do stowarzyszeń;
• ministrów lub starostów – w odniesieniu do fundacji.

Powyższa lista ma charakter zamknięty. Oznacza to, że inne organy niż GIIF mogą kontrolować wyłącznie te instytucje, które wskazuje im ustawa. W praktyce zdecydowana większość postępowań jest przeprowadzana przez Głównego Inspektora.

Nie pozwól, żeby zaskoczyła Cię kontrola AML!

Kiedy kontrola AML może być przeprowadzona?

Podstawą polityki AML w kwestii przeprowadzania kontroli jest roczny plan kontroli. Większość postępowań weryfikacyjnych jest inicjowana właśnie na podstawie tego dokumentu. Taki plan musi zawierać co najmniej:

• wykaz podmiotów podlegających kontroli;
• zakres kontroli;
• uzasadnienie jej przeprowadzenia.

Oprócz kontroli z góry zaplanowanych są jeszcze te doraźne. Są one nieprzewidziane w rocznym planie kontroli, a zostają wszczynane na podstawie uzasadnionego podejrzenia, że w danej instytucji obowiązanej może dochodzić do nieprawidłowości związanych z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Kontrola doraźna może być przeprowadzana zarówno przez GIIF, jak i przez organy subsydiarne wskazane w ustawie. Kontrola AML może zostać przeprowadzona z inicjatywy podmiotu uprawnionego (jeżeli nie jest nim GIIF, ma on obowiązek zawiadomić o kontroli Głównego Inspektora). Może być również zlecona organom subsydiarnym przez GIIF. Uzasadnieniem tego rodzaju postępowań weryfikacyjnych zazwyczaj jest uzyskanie informacji o nieprawidłowościach w danej instytucji od innych organów administracyjnych lub od osób postronnych (tzw. donos).

Przed wszczęciem kontroli musisz zostać o tym poinformowany. Procedura nie może się bowiem rozpocząć wcześniej niż 7 dni po doręczeniu Ci wiadomości. Co więcej, nie może również mieć miejsca po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w tym terminie, jej przeprowadzenie wymaga ponownego zawiadomienia. Nie zawsze jednak kontrola wymaga wcześniejszego poinformowania. Jest tak, gdy procedura wszczynana jest z uwagi na popełnienie przestępstwa lub wykroczenia, albo też kiedy odbywa się wprost na podstawie przepisów unijnych.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Kto może być kontrolerem AML?

Oczywistym jest, że kontrola AML nie jest wykonywana przez osobę sprawującą funkcję Głównego Inspektora. Byłoby to niemożliwe. Weryfikacji dokonują określeni pracownicy tego organu. Nie może być to jednak każda osoba, która została tam zatrudniona. Prawodawca powierzył bowiem to zadanie wyłącznie tym urzędnikom, którzy:

• posiadają niezbędną wiedzę i kwalifikacje wymagane na stanowisku związanym ze sprawowaniem nadzoru lub kontroli, oraz
• dają rękojmię należytego wykonywania powierzonych obowiązków.

Są to wymagania o charakterze ocennym. Jednakże wiadomo, że nie mogą być to ludzie przypadkowi. Muszą co najmniej ukończyć szkolenie z obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu i posiadać zaświadczenie potwierdzające posiadanie przez nich wiedzy i kwalifikacji w tym obszarze. Kontroler AML musi przy tym dawać rękojmie wykonywania powierzonych mu obowiązków. Nie może być to zatem osoba karana za czyny ścigane z oskarżenia publicznego (w tym te karno-skarbowe). Powinna przy tym charakteryzować się uczciwością, prawością, sumiennością i rzetelnością. Podsumowując, powinna być to osoba godna zaufania.

Uprawnienie do kontroli AML

Pracownicy wyznaczeni przez GIIF lub któryś z organów subsydiarnych na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa mogą przybyć do Twojego biura rachunkowego i rozpocząć kontrole. Aby jednak mogli przekroczyć próg Twojej firmy, muszą oni posiadać ze sobą legitymację służbową oraz pisemne upoważnienie. Dokument taki musi posiadać w swojej treści:

• podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli;
• oznaczenie organu przeprowadzającego kontrolę;
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia;
• imię i nazwisko kontrolera oraz numer jego legitymacji służbowej;
• oznaczenie kontrolowanej instytucji obowiązanej;
• miejsce przeprowadzenia kontroli;
• przedmiot oraz zakres kontroli;
• datę rozpoczęcia kontroli oraz przewidywany czas jej trwania;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanej instytucji obowiązanej.

Co bardzo istotne, dokument niespełniający powyższych wymogów nie uprawnia do przeprowadzenia kontroli. Sprawdź zatem dokładnie upoważnienie, zanim wpuścisz kontrolerów. Być może okaże się, że nie mają oni prawa lustrować Twojego biura rachunkowego.

Ważne! Kontrolerzy nigdy nie prowadzą kontroli w pojedynkę. Musi ich być co najmniej dwóch.

Kontrola AML – kiedy i gdzie?

Niezależnie czy będziesz miał do czynienia z zaplanowaną kontrolą, czy taką o charakterze doraźnym, musi się ona odbyć w miejscu i w czasie zgodnym z przepisami prawa. Czynności kontrolne dokonuje się w miejscu prowadzenia przedsiębiorstwa oraz w każdym innym miejscu związanym z prowadzoną przez Ciebie działalnością. Miejscem kontroli może być zatem miejsce, w którym wskazałeś swoje biuro w rejestrze przedsiębiorców oraz miejsce, gdzie faktycznie prowadzisz działalność, np. siedziba, oddział lub nawet Twój dom czy mieszkanie, jeżeli pracujesz zdalnie.

Kontrola może odbyć się jedynie w dniach i w godzinach pracy Twojego biura rachunkowego. Istnieje od tego wyjątek, bowiem w  przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego czynności kontrolne niecierpiące zwłoki mogą być podejmowane w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy biura, o ile wcześniej zostaniesz o tym poinformowany przez kontrolera. Wyjaśniając pojęcie „czynności niecierpiących zwłoki”, wskazać trzeba, że są to działania o charakterze niepowtarzalnym oraz te prowadzące do zabezpieczenia dowodów, które mogą zostać ukryte lub zniszczone przez przedsiębiorcę w razie niepodjęcia natychmiastowego działania ze strony organów.

Jak przebiega kontrola?

Kontrolerzy GIIF mają szerokie uprawnienia. Mają oni prawo do niezakłóconego i swobodnego poruszania się po Twoim biurze. Kontroler nie podlega rewizji osobistej. Próba zatrzymania go i niewpuszczenia do jakiegoś pomieszczenia lub chęć skontrolowania zawartości jego teczki czy kieszeni jest niezgodne z prawem i może doprowadzić do nałożenia na Ciebie sankcji administracyjnej.

Nie jest jednak tak, że kontroler może robić wszystko, co chce, rozstawiać Cię i Twoich pracownikach po kątach i zamykać się w Twoim gabinecie, aby móc w spokoju pracować. W każdej czynności kontrolnej masz prawo uczestniczyć. Jeżeli Ty nie możesz lub nie chcesz tego robić, możesz wyznaczyć osobę, która zrobi to w Twoim imieniu. Aby jednak było to możliwe, musisz sporządzić dla niej specjalne upoważnienie.

Ustawodawca przewidział przy tym wyjątki od obowiązku obecności osoby upoważnionej w działaniach kontrolnych. Jeżeli przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, kontrolerzy mogą działać bez obecności Twojej lub Twojego przedstawiciela.

Nie pozwól, żeby zaskoczyła Cię kontrola AML!

Ważne! Aby kontrolerzy mogli rozpocząć kontrolę, jeszcze przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej muszą pouczyć Cię o skutkach utrudniania lub uniemożliwiania przeprowadzenia swoich działań, a także o odpowiedzialności za złożenie nieprawdziwych wyjaśnień lub zatajenie prawdy.

Po okazaniu wszystkich wymaganych upoważnień i przekazaniu treści pouczenia, kontrolerzy sporządzają listę pytań, wniosków do wyjaśnienia oraz dokumentów, które będziesz musiał przekazać im w trakcie trwania kontroli. Jeżeli po otrzymaniu wszystkich wymaganych odpowiedzi i dokumentów kontrolerzy w dalszym ciągu nie mają całego obrazu sprawy, przed podpisaniem protokołu, mogą zażądać złożenia w wyznaczonym terminie dodatkowych dokumentów oraz pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą.

W Twoim najlepszym interesie jest współpraca z kontrolerami. Wszelkie przejawy niesubordynacji mogą zmotywować ich do jeszcze głębszego sprawdzenia Twojego biura. Mogą również nałożyć na Ciebie karę porządkową. Ustawa wskazuje, że do Twoich obowiązków należy zadbanie, aby czynności kontrole przebiegły sprawnie i bez utrudnień. W szczególności zostałeś zobowiązany do:

• przedstawienia żądanych dokumentów i materiałów;
• zapewnienia terminowego udzielania informacji;
• udostępnienia w niezbędnym zakresie środków łączności, a także innych urządzeń technicznych;
• umożliwienia sporządzania kopii, filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych;
• przedłożenia urzędowego tłumaczenia na język polski sporządzonych w języku obcym dokumentów mających znaczenie dla kontroli.

Kontrola AML a protokół pokontrolny

Kontrola AML kończy się na sporządzeniu protokołu. W dokumencie tym znajdują się wnioski z prowadzonych czynności. Aby można było uznać go za ważny, musi zawierać co najmniej:

• nazwę i adres kontrolowanej jednostki obowiązanej;
• imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolerów;
• datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz wzmianki o jego zmianach;
• określenie przedmiotowego zakresu kontroli;
• określenie dnia rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
• imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób składających oświadczenia i udzielających informacji, wyjaśnień oraz składających zeznania w trakcie przeprowadzania kontroli;
• opis wykonanych czynności kontrolnych, ustaleń faktycznych oraz opis stwierdzonych nieprawidłowości i ich zakres oraz osoby odpowiedzialne za te nieprawidłowości;
• opis załączników, z podaniem nazwy każdego załącznika;
• pouczenie podmiotu kontrolowanego o przysługującym prawie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu;
• określenie miejsca i dnia sporządzenia protokołu kontroli.

Protokół zostaje sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Dokument ten powinien zostać podpisany przez Ciebie oraz przez kontrolera (pełny podpis na końcu, na każdej stronie parafka).

Jeżeli będziesz miał jakiekolwiek zastrzeżenia co do treści protokołu, masz możliwość zgłoszenia na piśmie zastrzeżenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Musisz się jednak śpieszyć, bowiem czas na to wynosi wyłącznie 14 dni.

Ważne! Jeżeli kontrola przebiegła bez zarzutu, podpisanie protokołu kończy postępowanie. Zazwyczaj jednak w każdej firmie znajdą się jakieś uchybienia. W takim wypadku kontroler w przeciągu 30 dni od dnia doręczenia protokołu powinien przekazać ci odpowiednie zalecenia. Swoje stanowisko w przedmiocie zastosowania zaleceń powinieneś odesłać do GIIF, masz na to również 30 dni.

Zastanawiasz się, jakie kary może na Ciebie nałożyć organ kontrolny?

Koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem na ten temat: Brak AML w biurze a kary administracyjne.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł Jak wygląda kontrola AML? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Ocena ryzyka AML stanowi tak naprawdę punkt wyjścia dla stworzenia całej procedury AML. Bez niej ciężko będzie Ci stworzyć efektywny system do walki z praniem pieniędzy. A jak już zapewne wiesz, jest to Twój ustawowy obowiązek. Stworzenie tego dokumentu pozwoli Ci scharakteryzować wszelkie potencjalne zagrożenia mogące prowadzić do procederu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Jednakże nie jest ona po to, aby ją opracować i schować do biurka. Wraz ze zmianami w technologii oraz rozwojem Twojej działalności powinna być ona uzupełniana i unowocześniana. Powinna zatem towarzyszyć Ci przez cały czas prowadzenia biura rachunkowego.

Czym właściwie ocena ryzyka AML jest?

Ocena ryzyka AML jest przede wszystkim obowiązkiem, który narzuca na Ciebie art. 27 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jak możemy przeczytać w tym przepisie „instytucje obowiązane identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej”.

Ocena ryzyka AML to dokument, w którym musisz – odpowiednio do swojej działalności – określić ryzyko związane z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu. Dokument ten określa zakres działań przygotowawczych, wpływający na dalsze Twoje kroki podejmowane w temacie AML. Na jego podstawie będzie mógł następnie wypracować środki niezbędne do zapobiegania powyższym przestępstwom.

Jak możemy dowiedzieć się ze stanowiska Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, omawiany dokument ma wysoki wpływ na:

• Twoją świadomość podatności na zagrożenia związane z praniem pieniędzy;
• kształt wewnętrznych dokumentów regulujących obszar przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w Twoim biurze rachunkowym;
• zakres i sposób stosowania przez Ciebie środków bezpieczeństwa finansowego wobec Twoich klientów;
• praktyczne podejście do realizacji obowiązków dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy;
• działania podejmowane przez Ciebie w celu ograniczenia ryzyka w obszarach działalności, szczególnie narażonych na ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.

Wypełniłeś już wszystkie obowiązki, które nakłada na Twoje biuro ustawa o AML?

Co wypływa na ryzyko AML?

Omawiany tutaj art. 27 ustawy jest bardzo lakoniczny w swej treści. Ustawodawca wskazał jedynie na kilka czynników ryzyka, takie jak klienci, obszar geograficzny, produkty, usługi czy transakcje. Jest to jednak katalog otwarty i w swojej ocenie ryzyka AML powinieneś zwrócić uwagę również na inne elementy.

Do takich czynników mogących dotyczyć działalności biur rachunkowych możemy zaliczyć:

• systemy informatyczne wykorzystywane w biurze;
• skala rotacji pracowników;
• efektywność systemu kontroli wewnętrznej, m.in. audytów wewnętrznych ich częstotliwość i szczegółowość;
• efektywność systemu szkoleń w zakresie AML;
• zmiany biznesowej;
• zmiany struktury i liczby klientów, przychodów, przeprowadzanych transakcji;
• zmiany w prawie.

Czynniki ryzyka wskazane powyżej nie są wszystkimi, jakie mogą zaistnieć w stosunku do Twojego biura. Musisz być tego świadomy i do swoich obowiązków podchodzić kompleksowo, różnorodnie i kreatywnie.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Ocena ryzyka AML – jaka metodę przyjąć?

Ustawa nie wskazuje na jedną, odgórnie narzuconą metodykę, jaką powinieneś przyjąć do przygotowania oceny ryzyka. Oznacza to, że masz w tej kwestii pełną swobodę. Możesz zatem wybrać jedną z wielu metod, takich jak:

• ilościowa – polega na określeniu wartości skutku i prawdopodobieństwa powstania określonego ryzyka;
• jakościowa – oparta jest na dobrych praktykach i doświadczeniu;
• metoda mieszana – jest to połącznie jakościowej i ilościowej metody szacowania ryzyka.

UKNF wskazał, iż w jego ocenie minimalny standard metodyczny obejmuje 4 elementy, tj.:

• ocenę ryzyka inherentnego polegającej na dokonaniu oceny zagrożenia, jakie może powstać w sytuacji braku podjęcia jakichkolwiek działań zmierzających do zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia prania pieniędzy czy finansowania terroryzmu;
• wskazanie środków mogących zmniejszyć ryzyko i poddanie ocenie ich efektywności;
• ocenę ryzyka rezydualnego polegającej na rozpoznaniu ryzyka, jakie może powstać po wprowadzeniu procedur AML dostosowanych do Twojej działalności;
• zdefiniowanie planowanych przez Ciebie działań mających na celu zarządzanie ryzykiem rezydualnym, tj. tym które pozostaje po wprowadzeniu środków zaradczych.

Pamiętaj, że obrana metoda musi być dostosowana do Ciebie, Twojego biura i Twoich pracowników. Przyjęte założenia i wnioski muszą być racjonalne i powinny jak najbardziej obiektywnie określać poziom ryzyka i podatność na nie Twojego biura. Dobrze sporządzona ocena ryzyka AML nie tylko podniesie Twoje bezpieczeństwo, ale również pokaże Ci w którym obszarze masz braki i co powinieneś naprawić.

Jeżeli dojdziesz do przekonania, że posiadasz w tej materii słabe punkty, powinieneś przedstawić również działania, które podejmiesz w celu ich wzmocnienia. Dobór właściwej metody, jaką zastosujesz, musi być adekwatna do Twoich potrzeb, możliwości, szybkości rozwoju, ilości zatrudnionych pracowników oraz portfela klientów.

Forma oceny ryzyka

Ocenę ryzyka sporządzasz w formie papierowej lub elektronicznej. To jaki format przyjmiesz, zależy od Ciebie. Może być ona sporządzona w formie sprawozdania lub też protokołu na papierze, a może być również zapisana w formie tabeli w Wordzie czy Excelu. Nie ma to znaczenia – ocena ma być nastawiona na cel i treść, nie na formę.

Kto zatwierdza ocenę ryzyka?

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub jednoosobową spółkę, sprawa jest oczywiste, że to do Twoich obowiązków należy zatwierdzenie oceny ryzyka AML.

Jeśli jednak jesteś udziałowcem czy członkiem organu zarządzającego spółki prawa handlowego, musicie wyznaczyć ze swojego grona jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za wdrażanie i zatwierdzenie oceny ryzyka.

Ocena ryzyka AML – musisz ją regularnie aktualizować

Samo sporządzenie oceny to nie koniec Twojego zadania. Dokument ten musi być bowiem regularnie aktualizowany. Ustawa wskazuje tu na maksymalnie 2-letni odstęp. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby robić to częściej. Zmiana jednego z czynników ryzyka może być dobrym pretekstem, aby pochylić się nad oceną i ją zmodyfikować.

Zwrócę również uwagę, na stanowisko UKNF, które uważa, że instytucje obowiązane powinny rozważyć przeprowadzenie aktualizacji oceny ryzyka w sytuacji zaistnienia istotnych i długotrwałych zmian w otoczeniu gospodarczym, które mogą mieć znaczący wpływ na działalność operacyjną instytucji obowiązanej oraz sposób wykorzystania produktów i usług przez nią oferowanych. Okresowy przegląd powinien obejmować również ocenę aktualności i adekwatności metodyki przyjętej do opracowania oceny ryzyka oraz realizację działań, które zostały podjęte przez instytucję obowiązaną w celu zarządzania ryzykiem rezydualnym, wskazanych w ocenie ryzyka.

O czym jeszcze musisz pamiętać w kontekście obowiązków AML? Zapoznaj się z artykułem o podstawowych obowiązkach każdego biura rachunkowego.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł Ocena ryzyka AML – jak ją opracować? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Obowiązkiem każdego państwa członkowskiego Unii Europejskiej jest podjęcie odpowiednich kroków w celu zidentyfikowania, oceny, zrozumienia i – co bardzo istotne – ograniczenia ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Działania organów państwowych nie będą miały jednak zbyt dużego znaczenia, jeżeli podległe im jednostki nie będą się stosowały do ich wytycznych. Czy tego chcesz, czy nie – Ty również jesteś „podległy” pod GIIF. W związku z tym musisz wiedzieć czego wymaga od Ciebie Generalny Inspektor. Aby lepiej zrozumieć, czym jest krajowa ocena ryzyka, warto poznać, jaki jest jej zakres i jakie informacje w sobie posiada.

Krajowa ocena ryzyka – ważny i bardzo skomplikowany dokument

Abyś mógł sobie wyobrazić, jak istotnym dokumentem jest krajowa ocena ryzyka, wspomnę tylko, że w aktualnej formie ma ona 479 stron. Z czego 318 stron to sama ocena ryzyka. Pozostałe strony tworzą aneksy do opublikowanej oceny.

Krajowa ocena ryzyka jest dokumentem zawierającym informacje konieczne do analizy przez każdą instytucję obowiązaną. Co więcej, stanowi obszerne podsumowanie stanu wiedzy o większości obszarów gospodarki, które mogą być powiązane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Jak widzisz, jest to bardzo ważny spis, mający przeciwdziałać godzeniu w naszą gospodarkę oraz bezpieczeństwo kraju.

Znasz już ustawę o AML?
Nie wiesz, na czym się skupić?

Krajowa ocena ryzyka – co zawiera?

Krajowa ocena ryzyka jest bardzo obszernym dokumentem, a jej dokładną treść musisz poznać we własnym zakresie. Ja jedynie wskaże Ci, jakie elementy posiada, abyś miał świadomość, z czym przyjdzie Ci się zmierzyć.

Do podstawowych elementów krajowej oceny ryzyka zalicza się:

• opis metodyki krajowej oceny ryzyka;
• opis zjawisk związanych z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu;
• opis obowiązujących regulacji dotyczących prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• wskazanie poziomu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w RP wraz z uzasadnieniem;
• wnioski wynikające z oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• identyfikacja zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• wnioski wynikające z danych statystycznych gromadzonych na potrzeby sprawozdania, które GIIF przedstawia Prezesowi RM;
• wskazanie organu realizującego zadania jednostki analityki finansowej oraz jednostek współpracujących wykonujących zadania określone w przepisach o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• informacje o zaangażowanych przez organy zasobach ludzkich oraz środkach przeznaczonych przez te organy i podmioty do wykonywania zadań określonych w przepisach o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w zakresie, w jakim informacje te są dostępne.

Krajowa ocena ryzyka – jaką metodę przyjmuje?

Nie ma jednej metody, która pozwala rozpoznać ryzyko prania pieniędzy czy finansowania terroryzmu. Jakiej metodyki byś jednak nie przyjął, powinieneś bazować na trzech najważniejszych elementach. Ryzyko występowania omawianych zjawisk szacuje się na podstawie:

• zagrożenia;
• podatności;
• konsekwencjach wystąpienia zjawiska przestępczego.

Warto wskazać jeszcze na ryzyka, jakie zostały wyróżnione w ocenie ryzyka GIIF:

• ryzyko podstawowe;
• ryzyko szczątkowe;
• ryzyko ogólne.

Ryzyko podstawowe identyfikowane jest przy uwzględnieniu oceny zagrożeń związanych z produktami i usługami oferowanymi na rynku oraz określeniu wartości majątkowych podlegających praniu pieniędzy lub pochodzących z finansowania terroryzmu. Ocena ryzyka szczątkowego polega z kolei na oszacowaniu poziomu zagrożenia, podatności oraz prawdopodobieństwa dla każdego scenariusza przestępczego działania. Chodzi o to, jakie istnieją możliwości wykorzystania do popełnienia przestępstwa różnego rodzaju towarów i usług, oferowanych przez Twoich klientów. Ustalenie ryzyka ogólnego stanowi uśrednioną ocenę wynikającą z ryzyka podstawowego i ryzyka szczątkowego.

Co krajowa ocena ryzyka oznacza dla Ciebie?

Jak już wspominałem na początku, powinieneś dokładnie zapoznać się z aktualną krajową oceną ryzyka. Jej pełną treść znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.

Ścieżka, jaką powinieneś przejść, składa się z czterech kroków:

1. Zapoznaj się z listą zidentyfikowanych przez GIIF w Krajowej Ocenie Ryzyka ryzyk prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
2. Zapoznaj się z przyjętą przez GIIF w omawianym dokumencie metodyką oceny ryzyka;
3. Zweryfikuj, czy wszystkie wskazane przez GIIF ryzyka znajdują swoje odzwierciedlenie w Twojej polityce AML, a także czy ryzykom tym przypisałeś odpowiednie wartości podatności, zagrożenia oraz prawdopodobieństwa wystąpienia;
4. Zweryfikuj, czy Twoja metodyka oceny ryzyka jest zbieżna z metodyką krajowej oceny ryzyka.

Jeżeli uznasz, że wszystkie wprowadzone przez ciebie procesy są prawidłowe – brawo! Jeśli jednak okaże się, że masz w tym temacie braki, powinieneś jak najszybciej zaktualizować swoją politykę AML oraz wewnętrzną ocenę ryzyka.

Możemy pomóc

Brak wystarczającej wiedzy, czasu, zasobów kadrowych czy narzędzi analitycznych może skutecznie utrudnić Ci prawidłowe stosowanie AML w Twoim biurze rachunkowym. Biorąc pod uwagę wysokie kary za nieprzestrzeganie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, powinieneś pomyśleć nad skorzystaniem ze wsparcia ekspertów.

Dzięki naszej pomocy wdrożysz do swojego biura kompletne i sprawdzone rozwiązania. Automatyczne! Chcesz zautomatyzować obowiązki związane z AML w swoim biurze? Przeczytaj, jak możemy Ci pomóc.

I już dziś zapisz się na nasz newsletter, 

byśmy mogli poinformować Cię, kiedy ruszy nasza aplikacja.????

Przy okazji skorzystasz z cyklu MSR, czyli Małych Sprytnych Rad związanych z biznesem, marketingiem i rozwojem dla właścicieli biur rachunkowych. Zapraszamy!

Artykuł Krajowa ocena ryzyka – dlaczego powinieneś ją poznać? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Do Twoich obowiązków należy przede wszystkim wprowadzenie wewnętrznych procedur AML. O tym jak to zrobić pisaliśmy w artykule: Wewnętrzna procedura AML w biurze rachunkowym – czy wystarczy jedynie ją stworzyć i schować do szuflady? Samo wprowadzenie powyższych reguł nie jest jednak wystarczające. Musisz ich przestrzegać i aktywnie wykorzystywać w swojej pracy. Brak AML w biurze to nie tylko narażanie się na kary administracyjne, to również możliwość dopuszczenia do popełniania bardzo groźnych przestępstw przez Twoich klientów, takich jak pranie brudnych pieniędzy oraz akty terrorystyczne.

Brak AML w biurze – delikty administracyjne

Wszystkie kwestie związane z walką z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, w tym delikty (tj. wykroczenie lub przestępstwo), za jakie grozi Ci odpowiedzialność, znajdziesz w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wspominam o tym na początku dlatego, że ich katalog jest naprawdę bardzo długi. Łącznie jest ich przeszło trzydzieści. Poniżej wypunktuje najważniejsze z nich.

Jako właściciel biura rachunkowego stanowisz tzw. instytucję obowiązaną, która podlega wszystkim obowiązkom nakładanym przez ustawę. W związku z tym za ich niedopełnienie grozi Ci jedna z kar administracyjnych. Wśród deliktów możemy wymienić między innymi brak dopełnienia:

• obowiązku wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie oraz wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za nadzór nad zgodnością działalności instytucji obowiązanej z przepisami ustawy;
• sporządzania oceny ryzyka oraz jej aktualizacji;
• przekazania na żądanie Generalnego Inspektora oceny ryzyka oraz innych informacji mogących mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka;
• dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji;
• wprowadzenia wewnętrznej procedury;
• zapewnienia udziału osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych;
• wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• zachowania w tajemnicy faktu przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym właściwym organom informacji;
• przekazania zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa;
• zachowania w tajemnicy informacji o planowanym wszczęciu oraz o prowadzeniu analiz dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych przez Generalnego Inspektora;
• zastosowania się do decyzji Generalnego Inspektora albo KNF;
• nieprzeprowadzania transakcji, rozwiązania stosunków gospodarczych lub nienawiązywania stosunków gospodarczych, a także wstrzymania transakcji lub blokady rachunku.

Nie wdrożyłeś AML? Zobacz, o czym musisz pamiętać

Kary administracyjne a środki karne

Na wstępie wypada wytłumaczyć, że nie możesz traktować kar administracyjnych wskazanych w ustawie na równi z sankcjami karnymi przewidzianymi przez przepisy prawa karnego. Celem kar administracyjnych jest przede wszystkim zabezpieczenie prawidłowego stosowania przepisów o AML. Nałożenie którejś z sankcji ma za zadanie przymusić instytucję obowiązaną do wykonania określonego zadania, mającego przeciwdziałać praniu pieniędzy. Nie są to zatem kary w rozumieniu ustaw karnych.

Powyższe oznacza, że za niedochowanie swoich obowiązków z omawianej ustawy będziesz zawsze odpowiadał na zasadzie jej przepisów. Nie możesz przy tym być ukarany za jeden czyn dwukrotnie z dwóch różnych aktów prawnych, tj. z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i Kodeksu karnego. Dopiero czyn, który przekracza wskazane delikty, może powodować, iż Twoja odpowiedzialność będzie ocenia z punktu widzenia KK lub KKS.

Jakie kary przewidział dla nas prawodawca?

Katalog kar, jakie mogą Ci grozić za brak wprowadzenia AML w swoim biurze zostały określone w art. 150 ustawy. Tutaj już lista jest nieco krótsza, chociaż w dalszym ciągu imponująca. Prawodawca przewidział takie kary jak:

• publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego ds. finansów publicznych;
• nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
• cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
• kara pieniężna.

Sankcji tych nie stosuje się łącznie. Jeżeli zostaniesz skazanych za jeden czyn, zostanie nałożona na Ciebie tylko jedna kara.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Brak AML w biurze rachunkowym – publikacja informacji

Przejdźmy do krótkiego omówienia kar za brak AML w biurze rachunkowym.

Pierwszą karą w katalogu z art. 150 ustawy jest publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Sankcja ta zostaje nałożona samoistnie. Oznacza to, że nie stanowi dodatkowego środka administracyjnego, a karę samą w sobie.

Jako właściciel biura rachunkowego będziesz musiał złożyć do BIP pismo podając:

• dane dokładnie identyfikujące Twoje biuro;
• informacje na temat rodzaju i charakteru naruszenia przepisów ustawy;
• informacje o zakresie wyrządzonej szkody swoim działaniem.

Brak AML w biurze rachunkowym a nakaz zaprzestania podejmowania określonych czynności

Kolejną karą jest nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności. W związku z tym, że zapisy ustawy nie odwołują się do przepisów innych ustaw szczególnych, przyjmuje się, że kara ta może dotykać tylko kwestii dotyczących prania pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że zakaz zaprzestania dalszych działań może obejmować wyłącznie czynności, które są sprzeczne z przepisami ustawy. Inne działania mogą być oceniane już na podstawie pozostałych aktów prawnych przez inne organy administracyjne.

Wdrożenie AML nie musi być trudne. Sprawdź, o czym musisz pamiętać – przeczytaj artykuł na temat najważniejszych obowiązków, jakie na biura rachunkowe nakłada ustawa.

Brak AML w biurze rachunkowym a cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej

Ta kara dotyczy jedynie określonego kręgu przedsiębiorców, tj. tych, których działalność wymaga koncesji lub zezwolenia. Z racji tego, że prowadząc biuro rachunkowe, nie potrzebujesz żadnego pozwolenia od Państwa, nie będziemy się skupiać na tej sankcji. Poza tym jej nazwa sama w sobie tłumaczy to, czego dotyczy.

Brak AML w biurze rachunkowym a zakaz pełnienia obowiązków przez okres nie dłuższy niż rok

Tutaj przechodzimy do sytuacji nieco kuriozalnej. Zła konstrukcja ustawy sprawia, że powyższy przepis jest w większości wypadków niewykonalny.

Ustawa stanowi, że kara administracyjna może zostać nałożona na instytucję obowiązaną. Instytucjami tymi są przedsiębiorcy. Mogą to być zatem nie tylko osoby fizyczne (JDG), ale także (a może w szczególności) osoby prawne (spółki komandytowe) i osoby quasi prawne (spółki osobowe), a także podmioty powoływane na postawie ustaw specjalnych, jak np. BGK.

Żaden z przepisów ustawy nie wskazuje przy tym, aby omawiana kara mogła zostać nałożona na osobę fizyczną niebędącą instytucją obowiązaną, a sprawującą funkcję na stanowisku kierowniczym. W ten sposób dochodzimy do wniosku, że nie można tej sankcji nałożyć na instytucję będąca osobą prawną, bo np. spółka sama w sobie nie jest podmiotem mogącym zasiadać w zarządzie tej spółki.

Inaczej to wygląda przy osobach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ale równie niezrozumiale. Osoba fizyczna przy JDG jest samozatrudniona i nie pełni żadnej funkcji na stanowisku kierowniczym w organizacji. Kara nie dotyczy więc także takiej osoby.
Należy uznać zatem, że omawiana instytucja jest konstrukcją martwą.

Brak AML w biurze rachunkowym a kara pieniężna

Przechodzimy do ostatniej i najistotniejszej z Twojego punktu widzenia sankcji. Kara pieniężna może zostać nałożona do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia. Natomiast w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1.000.000 euro.

W pierwszym przypadku nie da się ustalić z góry, jaką karę możesz otrzymać od organu kontrolnego w przypadku gdy naruszysz przepisy o AML. Wszystko zależy jakie korzyści osiągniesz z takiego przestępstwa. Inaczej jest w sytuacji, gdy korzyści nie da się wyliczyć, wówczas możesz szykować się na wydatek do 4.440.000 zł (kurs euro z dnia 23.06.2023r.).

Innymi słowy, organ musi wpierw ustalić, czy istnieje możliwość określenia kwoty osiągniętej korzyści albo unikniętej straty i dopiero wówczas, gdy takiej możliwości nie ma, może skorzystać z drugiego rozwiązania polegającego na możliwości nałożenia kary pieniężnej do wysokości 1.000.000 euro. Zatem zawsze tam, gdzie jest możliwe ustalenie kwoty korzyści albo kwoty unikniętej straty, organ może nałożyć karę pieniężną wyłącznie do wysokości dwukrotności takiej korzyści lub straty, także wówczas, gdy wartość ta przekroczy kwotę 1.000.000 euro.

Kryteria ustalania wysokości kary pieniężnej

Nałożenie kary charakteryzuje się swobodą organu w jej ustalaniu. Nie jest to jednak decyzja „dowolna”. Organ musi kierować się ustawowymi kryteriami, tak aby następnie swoją decyzję właściwie uzasadnić.

Oceniając przewinienie jednostki obowiązanej, organ musi uwzględnić:

• wagę naruszenia i czas jego trwania;
• zakres odpowiedzialności instytucji obowiązanej;
• możliwości finansowe instytucji obowiązanej;
• skalę korzyści osiągniętych lub strat unikniętych przez instytucję obowiązaną, jeżeli można te korzyści lub straty ustalić;
• straty poniesione przez osoby trzecie w związku z naruszeniem, jeżeli można je ustalić;
• stopień współpracy instytucji obowiązanej z organami właściwymi w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• uprzednie naruszenia przepisów ustawy przez instytucję obowiązaną.

Czy organ może odstąpić od nałożenia kary?

Warto dodać, że nawet jeżeli udowodnią Ci winę w działaniu w zakresie prania pieniędzy czy finansowania terroryzmu, jest szansa, że organ administracyjny odstąpi od nałożenia na Ciebie kary. W tym jednak przypadku organ działa w sferze całkowitego luzu decyzyjnego.

Prawodawca wskazał jedynie, że odejście od kary może nastąpić, gdy:

• waga naruszenia przepisów ustawy jest znikoma, a instytucja obowiązana zaprzestała naruszania przepisów ustawy;
• za to samo zachowanie prawomocną decyzją na instytucję obowiązaną została uprzednio nałożona kara administracyjna przez inny uprawniony organ administracji publicznej lub instytucja obowiązana została prawomocnie ukarana za wykroczenie, lub wykroczenie skarbowe, lub prawomocnie skazana za przestępstwo, lub przestępstwo skarbowe i uprzednia kara spełnia cele, dla których miałaby być nałożona kara administracyjna.

Wszystko tu jednak zależy od woli organu administracyjnego. Nie ma tu kryteriów oceny, a od decyzji organu nie ma odwołania.

Chcesz sprawdzić, jakie sankcje administracyjne dotychczas zastosował GIIF? Znajdziesz je w Serwisie Rzeczypospolitej Polskiej.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł Brak AML w biurze a kary administracyjne pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Podejrzenie prania pieniędzy to poważne „oskarżenie”. Oczywiście zgłoszenie danej operacji do GIIF nie czyni jeszcze z Twojego klienta przestępcy. Jednakże konieczność tłumaczenia się przed organami administracyjnymi zawsze wiąże się ze sporym stresem. Klient narażony na to z Twojej „winy” może nie być Ci za to wdzięczny i natychmiastowo rozwiązać umowę o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Posądzenie o pranie pieniędzy może zostać odczytane jako brak zaufania do klienta, dlatego musisz dobrze uzasadnić swoją decyzję i wyjaśnić to klientowi. Tylko dobre i subtelne podejście do tematu pozwoli Ci przejść przez to bez większego szwanku dla Twojego biura rachunkowego.

Podejrzenie prania pieniędzy – jak wygląda to od strony formalnej?

Wszelkie informacje dotyczące działań jakie musisz podjąć w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu znajdują się w ustawie o (a jakże!) przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jak wyglądają procedury wdrożeniowe AML oraz jakie są Twoje obowiązki pisaliśmy już w poprzednich artykułach – Procedury AML dla biura rachunkowego oraz AML dla biur rachunkowych – Twoje podstawowe obowiązki.

Przechodząc do procesu rozpoczynającego się od powzięcia podejrzenia o możliwości prania pieniędzy do zgłoszenia tego faktu wskazać trzeba, że tę materię reguluje przepis art. 74 ust. 1 i 2 ustawy. Zgodnie z nim jesteś obowiązany zawiadomić Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Zawiadomienie to powinieneś przekazać niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia.

Twoje podejrzenia a wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Jeżeli poweźmiesz podejrzenie, że Twój klient dokonał, jest w trakcie dokonywania lub dokona przestępstwa prania brudnych pieniędzy masz obowiązek dokładnie ustalić okoliczności mogące na to wskazywać oraz zabezpieczyć materiały, które mogą o tym świadczyć.

Następnie musisz zastosować tzw. wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego oraz zwiększyć środki służące monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta. W tym celu możesz między innymi zbadać źródło pochodzenia środków czy właśnie zwrócić się do klienta z prośba o złożenie wyjaśnień oraz udokumentowania źródła ich pochodzenia.

Jeżeli klient będzie w stanie w sposób niebudzący wątpliwości wyjaśnić zaistniałą sytuację, nie masz obowiązku zawiadamiania GIIF. Wszystko tutaj zależy od Ciebie. Do Twoich obowiązków należy bowiem ostateczna decyzja co do tego, jaką operacje uznać za podejrzana a jaką za bezpieczną. Pamiętaj jednak, że Twoja pomyłka może Cię sporo kosztować. Musisz więc dobrze ją przemyśleć.

Jeśli jednak klient nie przekaże informacji i dokumentów o które prosiłeś albo jego wyjaśnienia będą budziły Twoje zastrzeżenia (będą chociaż w części niewiarygodne) jesteś obowiązany bezzwłocznie zawiadomić GIIF.

Pamiętaj dodatkowo, że jeżeli klient jest nierzeczowy, unika podania wszystkich okoliczności o które prosisz lub nie wywiązuje się w ogóle z jego ustawowego obowiązku złożenia wyjaśnień – według wytycznych Generalnego Inspektora – powinieneś rozwiązać z nim umowę oraz nie przyjmować od niego więcej zleceń.

O czym jeszcze musisz pamiętać w kontekście AML w swoim biurze?

Jak wyjaśnić klientowi podejrzenie prania pieniędzy?

Wiesz już, że monitorowanie transakcji oraz zgłaszanie wszystkich podejrzanych operacji klientów to Twój obowiązek. Nie realizując go narażasz się na odpowiedzialność administracyjną i karną.

W przypadku, gdy uznasz, ze Twój klient może mieć powiązania z grupami piorącymi pieniądze musisz to zgłosić. Wcześniej jednak powinieneś zwrócić się do niego z prośbą o wyjaśnienie całej sytuacji. Prośba powinna być przekazana w formie pisemnej. Jej treść uprzejma i konkretna. Mimo to nie może ci umykać, że to Twój ustawowy obowiązek, a jego niewykonanie jest sankcjonowane.

Powinieneś wskazać, że na koncie księgowym klienta zweryfikowane zostały transakcje niezgodne z operacjami, które miały miejsce przez ostatnie miesiące. Wykaż zrozumienie, że najpewniej to nic niegroźnego i wskaż, że Twoim obowiązkiem wynikającym z ustawy o praniu pieniędzy jest to zweryfikować. Wskaż dokładnie o jaką operację chodzi oraz wezwij do przesłania wyjaśnień oraz udokumentowania stanowiska klienta.

Wytłumacz, że ustawa oraz Twoje wewnętrzne procedury bezpieczeństwa stosowane są wobec wszystkich klientów, przy których rozpoznano ryzyko prania pieniędzy związane z obrotem gospodarczym. Poprzyj to również przepisami prawa, między innymi przepisem art. 54 ustawy. Zgodnie z którym:

„Instytucje obowiązane, ich pracownicy oraz inne osoby działające w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanych zachowują w tajemnicy:
1. fakt przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym właściwym organom informacji określonych w rozdziałach 7 i 8 ustawy o praniu pieniędzy;
2. informacje o planowaniu wszczęcia oraz o prowadzeniu analizy dotyczącej prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.”

Nie ma oczywiście jednej idealnej recepty na to, żeby poinformować klienta o Twoich zastrzeżeniach tak, aby go nie urazić. Z drugiej jednak strony nie chcesz mieć do czynienia z osobami, które mogłyby mieć coś wspólnego z praniem pieniędzy czy finansowaniem terroryzmu. W każdym razie wezwanie do wyjaśnień powinno być stonowane i wyważone. Jak bardzo, to zależy od indywidualnych okoliczności.

Artykuł AML – podejrzenie prania pieniędzy – jak wyjaśnić to klientowi? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Prowadząc własny biznes w ramach biura rachunkowego zapewne pogodziłeś się już z ogromem dodatkowych zadań jakie nakłada na Ciebie Państwo. Jednym z takich zobowiązań jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ustawodawca podszedł do tematu bardzo poważnie, szczegółowo regulując wszelkie zagadnienia z tym związane oraz ustanawiając rygorystyczne sankcje za nieprzestrzeganie przepisów. Twoim podstawowym obowiązkiem jest wdrożenie w biurze procedury AML a następnie weryfikacja klienta jeszcze przed podpisaniem z nim umowy. Jak jednak dokonać takiej kontroli? I czy w erze wszechobecnej elektronizacji możliwe jest przeprowadzenie identyfikacji na odległość? Przekonajmy się.

Weryfikacja klienta nie stanowi uprawnienia, a obligatoryjny ustawowy obowiązek. Jeżeli do tej pory nie zwracałeś na to większej uwagi to czas to zmienić. Przed nawiązaniem każdego stosunku musisz „wylegitymować” klienta i sprawdzić, czy dane przez niego wskazane pokrywają się z rzeczywistością. W innym wypadku Twoje postępowanie może zostać odczytane wprost jako łamanie procedury AML. Przeczytaj poniższy artykuł, a na pewno wszystko przeprowadzisz szybko i bezboleśnie. No to zaczynamy.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Weryfikacja klienta – kogo dokładnie?

Weryfikacja klienta stanowi jeden ze środków bezpieczeństwa finansowego jakie muszą stosować tzw. instytucje obowiązane, w tym właśnie biura rachunkowego.

Identyfikacja ta dotyczy nie tylko samego klienta, ale również osoby upoważnionej do działania w jego imieniu np. pełnomocnika czy reprezentantów spółki, a także beneficjenta rzeczywistego.

Warto tutaj jeszcze dodać, że klientem może być zarówno osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, osoba fizyczna prowadząca JDG, osoba prawna (w praktyce są to spółki kapitałowe) oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (spółki osobowe).

O czym jeszcze powinieneś pamiętać wdrażając AML w swoim biurze rachunkowym?

Jakie dane muszą zostać zweryfikowane?

Jak wspominałem prawodawca uregulował omawianą materię dosyć szczegółowo. Toteż ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wskazuje dokładnie o jakie dane musisz poprosić klienta przed podpisaniem umowy.

Identyfikacja osoby fizycznej polega na ustaleniu:

• imienia i nazwiska;
• obywatelstwa;
• numeru PESEL lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia;
• serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby;
• adresu zamieszkania;
• nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Identyfikacja osoby prawnej

Z oczywistych względów w kontaktach z osobą prawną oraz jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej musisz ustalić inne dane. Mianowicie:

• nazwę (firmy);
• formę organizacyjną;
• adres siedziby lub adres prowadzenia działalności;
• NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, nazwy właściwego rejestru oraz numeru i daty rejestracji;
• dane identyfikacyjne osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną.

Weryfikacja klienta – osoba fizyczna

Potwierdzenie tożsamości osoby fizycznej inaczej będzie wyglądało jeżeli będziesz miał do czynienia z obywatelem Polski a inaczej z obcokrajowcem.

Dla obywatela RP

podstawowym źródłem weryfikacji tożsamości będzie dowód osobisty. Zgodnie z art. 4 ustawy o dowodach osobistych dowód jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby na terytorium RP oraz innych państw członkowskich UE, EOG nienależących do UE oraz państw, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic.

Drugim źródłem jest paszport. Dokument ten poświadcza tożsamość osoby w nim wskazanej w zakresie danych, jakie ten dokument zawiera.

Ostaniem dokumentem weryfikacyjnym jest żołnierska karta tożsamości. Posługiwać się nie mogą jednak jedynie żołnierze w trakcie ich czynnej służby wojskowej.

Metodą weryfikacyjną która również jest możliwa, chociaż niezbyt dobrze przyjmowania jeszcze przez instytucje w Polsce jest identyfikacja elektroniczna. Można tego dokonać profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innym sposobem może być także dokonanie transakcji przez klienta, chociaż ten proces wykorzystują głównie banki. Wystarczy, że klient dokona przelewu bankowego na kwotę 1 zł. Później ta suma może zostać zwrócona lub odliczona od Twojego wynagrodzenia.

W przypadku cudzoziemców

przewidziane jest pięć rodzajów dokumentów, jakie mogą być wydane cudzoziemcom przez polskie organy. Zaliczamy do nich:

• kartę pobytu;
• polski dokument podróży dla cudzoziemca;
• polski dokument tożsamości cudzoziemca;
• tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca;
• dokument potwierdzający posiadanie zgody na pobyt tolerowany, tj. „zgoda na pobyt tolerowany”.

Nie tylko dokumenty wydane przez polskie urzędy mogą być przez Ciebie honorowane. Równie dobrze możesz dokonać identyfikacji na podstawie paszportu wydanego przez państwo macierzyste osoby fizycznej, jego dowód osobisty, dokument podróży lub inny niebudzący wątpliwości dokument posiadający fotografię, oznaczony numerem lub serią oraz wskazujący organ, który wydał dany dokument.

Ważne! W celu weryfikacji dokumentu wystawionego przez obce państwo użyj rejestru online PRADO. Są w nim zawarte dane udostępnione przez państwa członkowskie UE, Islandię, Norwegię i Szwajcarię oraz inne wyszczególnione tam kraje.

Obowiązek weryfikacji dwóch dokumentów

Mimo iż nie jest to zapisane wprost w ustawie, to Generalny Inspektor Informacji Finansowej w swoich wytycznych wskazał, że weryfikacja klienta – bez wykorzystania środków identyfikacji elektronicznej – powinna być stosowana w oparciu o minimum dwa dokumenty mogące poświadczyć tożsamość.

Powinieneś zatem posłużyć się co najmniej dwoma różnymi dokumentami, danymi i informacjami pochodzącymi z wiarygodnych i niezależnych źródeł. Przynajmniej jeden z tych dwóch materiałów weryfikacyjnych powinien być dokumentem stwierdzającym tożsamość w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów prawa, tj. przy pomocy dowodu osobistego, paszportu lub żołnierskiej karty tożsamości. Drugim dokumentem może być przykładowo prawo jazdy.

Weryfikacja klienta – osoby prawne i jednostki organizacyjne

O wiele łatwiej przeprowadzić procedurę weryfikacyjną wobec osób prawnych i jednostek organizacyjnych. Potwierdzenie danych podanych przez klienta wystarczy skontrolować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Rejestr korzysta z domniemania prawdziwości danych w nim zawartych, dzięki czemu nie jesteś obowiązany do przeprowadzania bardziej skomplikowanych procedur identyfikacyjnych jak przy osobach fizycznych. Wystarczy pobrać z sieci aktualny odpis KRS firmy klienta.

Proces weryfikacyjny

Proces weryfikacyjny może być jedno lub dwuetapowy. Jednoetapowy to ten, gdzie spotykasz się z klientem osobiście w siedzibie Twojego biura rachunkowego i za jednym posiedzeniem uzyskujesz od niego wszystkie wymagane dane i następnie je weryfikujesz z dokumentem tożsamości.

Jeżeli jednak klient wybrał opcję zawarcia umowy na odległość cały proces ma już dwa etapy. Polega on na przesłaniu przez klienta swoich danych np. za pomocą emaila czy formularza kontaktowego na stronie internetowej biura. Następnie musisz potwierdzić wcześniej przesłane dane. Czyli musisz zweryfikować dokumenty tożsamości osób fizycznych lub odpisy z rejestru przedsiębiorców osób prawnych i jednostek organizacyjnych.

Weryfikacja klienta za pomocą środków komunikacji na odległość

Przechodząc do ważnego pytania – czy możesz przeprowadzić całą procedurę wyłącznie za pośrednictwem maila czy wideokonferencji? Odpowiedź niestety brzmi przecząco.

Otóż niedopuszczalna jest praktyka, w której Twój klient przesyła Ci skan dowodu osobistego lub paszportu lub też pokazuje Ci dowód w kamerce Internetowej. Takie działania nie spełniają bowiem wymogów stawianych przed środkami bezpieczeństwa finansowego. Nie mając stuprocentowej pewności co do prawdziwości dokumentu nie możesz uznać, że jest on prawdziwy. Pamiętaj o tym.

Przeprowadziłeś proces weryfikacji klienta?

To nie koniec Twoich obowiązków, przeczytaj jakie jeszcze środki bezpieczeństwa finansowego musisz wdrożyć w swoim biurze rachunkowym.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł AML a weryfikacja klienta – jak zrobić to dobrze? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Artykuł AML dla biur rachunkowych – FAQ pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Procedury AML dla biur rachunkowych są czasochłonne?

Nie będziemy zaprzeczać. Są czasochłonne. A jeżeli wszystko robisz ręcznie i papierowo, to nawet bardzo czasochłonne. A to przecież dopiero początek. Na podstawie tej procedury musisz następnie:

1. Identyfikować i weryfikować swoich klientów i ich beneficjentów rzeczywistych
   W jaki sposób? Najlepiej sięgnąć do dostępnych rejestrów – CEiDG, KRS, CRBR. Dla każdego klienta.
   
2. Stworzyć kartę oceny ryzyka prania pieniędzy
   Dla każdego klienta osobno oczywiście.
   
3. Stworzyć kartę ogólnej oceny ryzyka dla Twoje biura
   Najlepiej zrobić to na podstawie wypełnionych już kart ocen ryzyka klientów.
   
4. Aktualizować pozyskane dane
   Czyli w praktyce ponownie sprawdzić informacje w rejestrach. Dać klientom do wypełnienia formularze.

A jeżeli pojawią się nowi klienci, albo dla dotychczasowych wystąpią jakieś zmiany?

Oczywiście musisz wtedy zaktualizować swoją kartę oceny biura.

Robisz powyższe ręcznie, papierowo? I gromadzisz w szafie wszystkie dokumenty? Pamiętaj, że musisz je przechowywać jeszcze 5 (a w zasadzie 6 lat) od momentu zakończenia współpracy z klientem.

Sam widzisz, że trochę tych zadań się nazbierało. A przy okazji zbędnej papierologii.

A to oczywiście tylko dodatek do Twoich codziennych obowiązków – tj. obsługi klientów i zdobywania coraz to nowej wiedzy z zakresu chociażby podatków (dziękujemy wszyscy za kolejne Nowe Łady!)

Nie chcesz marnować czasu na procedury AML w swoim biurze?

My to rozumiemy.

Nie możesz zrezygnować z AML w Twoim biurze rachunkowym, bo kary za niedopełnienie tych obowiązków są bardzo wysokie. A skoro musisz spełnić wymogi ustawy AML, zrób to sprytnie. A my Ci w tym pomożemy.

Oddajemy w Twoje ręce narzędzie, dzięki któremu zautomatyzujesz AML do granic możliwości.

W jaki sposób?

Dzięki aplikacji dla biur rachunkowych, która będzie Cię wspierała w codziennej pracy.

Jej pierwszym elementem będzie automatyzacja AML. Dlaczego akurat to? Bo wiemy, ile czasu mogą zajmować obowiązki związane z AML. I wiemy też, że wcale nie musi tak być. Na pewno masz lepszy pomysł co zrobić z tym czasem 😉

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Czy ta aplikacja jest dla mnie?

Po pierwsze nasza aplikacja jest przeznaczona tylko dla biur rachunkowych. Możesz więc mieć pewność, że wszystkie jego elementy będę dopasowane właśnie do specyfiki Twojej branży.

W sieci znajdziesz oczywiście systemy do automatyzacji AML. Możesz skorzystać z gotowych już rozwiązań, ale mają one jedną podstawową wadę: te systemy są uniwersalne. Dla każdego. A wiadomo, że jak coś jest dla każdego, to jest do niczego 😉

Aplikacja, którą udostępniamy to realne wsparcie dla właścicieli biur rachunkowych. Skupiamy się na Was i to Wam chcemy pomóc zautomatyzować codzienne zadania.

Moduł AML dla biur rachunkowych w aplikacji

Mamy bardzo szeroką wizję tego, jak będzie wyglądała nasza aplikacja. Ale tak naprawdę zależy to przede wszystkim od Ciebie 🙂

Jak to możliwe?

Będziemy odpowiadać na rzeczywiste potrzeby biur rachunkowych. To Ty powiesz nam czego potrzebujesz, co byłoby najbardziej przydatne w Twojej pracy, a my postaramy się to wdrożyć. Dla nas nie ma rzeczy niemożliwych.

Pierwszą z dostępnych funkcjonalności jest moduł AML.

Co tu znajdziesz? Przede wszystkim samą procedurę AML i wszystkie niezbędne formularze.

Dostajesz gotowe m.in.:

1. formularz oceny ryzyka klienta
2. formularz ogólnej oceny ryzyka Twojego biura
3. formularz dla klienta ‘poznajmy się’
4. formularz dla beneficjenta rzeczywistego
5. formularz PEP, czyli oświadczenia osób pełniących eksponowane stanowisko polityczne
6. zawiadomienie dla sygnalistów
7. formularz bieżącego monitorowania transakcji
8. raport z kontroli wewnętrznej AML
9. tabela transakcji podejrzanych

I nie jest to katalog zamknięty. Będziemy dodawać kolejne dokumenty. Również te, o których będą nam pisać użytkownicy aplikacji, czyli mam nadzieję, że przede wszystkim – TY!

No i najważniejsze – jeżeli nie masz jeszcze procedury AML dla biura rachunkowego – będziesz mógł skorzystać z naszego wzorca.

W jaki sposób aplikacja pomoże mi zautomatyzować AML w moim biurze?

Logujesz się w nim podając swoje dane i dane biura rachunkowego.

Dodajesz swoich klientów wprowadzając jedynie ich NIP. Wszystkie dane pobiorą się automatycznie z odpowiednich rejestrów – KRS, CEiDG, CRBR, GUS.

Formularze, które powinien wypełnić klient przed zawarciem umowy o współpracę z Twoim biurem prześlesz mu na maila. Klient klikając w link wypełni wszystkie dane online, a Ty zobaczysz je w swoim panelu.

W celu weryfikacji pobierzesz dane z rejestrów KRS, CEiDG, CRBR, GUS. Zrobisz to jednym kliknięciem. I porównasz z informacjami uzyskanymi od klientów. Jeżeli są zgodne – klient zostanie zweryfikowany pozytywnie.

Kartę oceny ryzyka klienta możesz wypełnić raz i zapisać jako wzór dla kolejnych klientów. Jeżeli profil działalności większości Twoich klientów jest podobny – dla nich wszystkich wykorzystasz tę samą kartę oceny ryzyka. W razie potrzeby będziesz mógł zmienić poszczególne punkty.

Jak powstaje taka karta oceny ryzyka? Zaznaczasz odpowiednie pola, a poziom ryzyka obliczy się automatycznie.

Na podstawie wypełnionych kart ocen ryzyka dla Twoich klientów powstanie karta ogólnego ryzyka biura.

Przy każdym kliencie będziesz widzieć datę oceny ryzyka i datę, kiedy powinieneś dokonać aktualizacji – to wszystko wypełni się automatycznie. Nie musisz o tym w ogóle pamiętać. Tym bardziej, że kilka tygodni wcześniej dostaniesz powiadomienie o konieczności przeprowadzenia kolejnej oceny konkretnego klienta, czy ogólnej oceny ryzyka biura.

Jak widzisz, prościej się nie da 🙂

Czy mogę Wam zaufać?

Sposób działania modułu AML powstał przy współpracy z Kancelarią Prawną RPMS Staniszewski & Wspólnicy (https://rpms.pl/). Pani Kamila oceniła zgodność z ustawą AML zarówno funkcjonowanie całego portalu, jak i dostępne u nas formularze, wzory zawiadomień, procedury AML, procedury anonimowego zgłaszania naruszeń AML, itd.

Jednym słowem – wchodząc do naszej aplikacji masz pewność, że realizujesz swoje obowiązki wynikające z ustawy AML.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Zachęcam Cię też do zapoznania się z informacjami dotyczącymi AML w biurze rachunkowym, które zebraliśmy tutaj na blogu. Ciągle dodajemy też kolejne artykuły. Staraliśmy się wskazać praktyczne zastosowanie wymogów wynikających z ustawy, a nie cytować prawne definicje 😉

Jeżeli jednak lubisz takie definicje, koniecznie pobierz zbiór najważniejszych artykułów dla biur rachunkowych prosto z ustawy AML:

Artykuł AML dla biur rachunkowych pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Na czym polega ta procedura? Umożliwia ona pracownikom oraz osobom wykonującym czynności na rzecz biura bezpieczne i anonimowe przekazywanie informacji o nieprawidłowościach. Kluczowe znaczenie ma pełna poufność zgłoszeń oraz ochrona zgłaszającego przed działaniami odwetowymi.

Co musisz zrobić jako właściciel biura rachunkowego? Opracować, wdrożyć i skutecznie zakomunikować procedurę zgłaszania naruszeń. Dokument ten powinien jasno określać kanały zgłoszeń, zasady przetwarzania informacji oraz mechanizmy ochrony sygnalistów.

Obowiązek posiadania procedury wynika bezpośrednio z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Artykuł 53. ustawy AML nakłada na biura obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń AML przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Co to znaczy w praktyce?

Dokładnie tyle, że jeżeli Twój pracownik, albo ktoś inny zauważy, że w Twoim biurze nie są wykonywane prawidłowo obowiązki związane z AML, może uprzejmie donieść, że taka sytuacja ma miejsce. A Ty musisz mu to umożliwić i wskazać w formie tej właśnie procedury w jaki sposób powinien on dokonać zgłoszenia.

Czy procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML jest obowiązkowa jeżeli nie zatrudniam żadnego pracownika?

Tak. Ustawa AML mówi wprost, że procedura ta dotyczy nie tylko pracowników, ale też „innych osób wykonujących czynności na rzecz instytucji obowiązanej”, czyli w tym przypadku na rzecz Twojego biura.

Ok. to mamy wyjaśnione – procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń AML musi mieć każde biuro rachunkowe. Twoje też.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Czy procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML może być częścią procedury AML?

Tak. Pamiętaj tylko, żeby ująć w niej wszystkie niezbędne elementy, o których więcej przeczytasz w artykule poświęconym procedurze AML.

Co powinna zawierać procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML?

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML powinna zawierać wszystkie elementy wymienione w Artykule 53 ustawy AML, czyli:

1. osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
2. sposób odbierania zgłoszeń;
3. sposób ochrony pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb;
4. sposób ochrony danych osobowych pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
5. zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
6. rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
7. termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Ten i inne najważniejsze artykuły z punktu widzenia biura rachunkowego wprost z ustawy AML znajdziesz w PDFie 👉
Pobierz od razu i oszczędzaj czas na czytaniu ustawy!

Czy procedura powinna mieć formę papierową czy elektroniczną?

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML może mieć formę papierową, albo elektroniczną. Ważne jest jej prawidłowe wdrożenie – podobnie jak w przypadku procedury AML – na przykład poprzez uchwałę zarządu.

Nie masz jeszcze procedury anonimowego zgłaszania naruszeń AML?

Wzór procedury możesz kupić w naszym sklepie.

Sprawdzam

Komu zgłaszane są naruszenia AML?

W procedurze anonimowego zgłaszania naruszeń AML powinieneś wskazać osobę odpowiedzialną za przyjmowanie tych zgłoszeń. Może to być np. wybrany pracownik, czy członek zarządu.

Jeżeli natomiast w biurze zatrudniony jest jeden pracownik i nie ma możliwości zachowania anonimowości, może on dokonać zgłoszenia bezpośrednio do Generalnego inspektora Informacji Finansowej zgodnie z art. 80 ustawy AML. Podobnie, jeżeli pracownik, czy inna osoba współpracująca z biurem ma obawy, że zgłoszenie może się wiązać z przykrymi dla niej konsekwencjami, może wybrać ten sam sposób. Zgłoszenie takie może być wysłane na adres e-mail: sygnaliści.GIIF@mf.gov.pl

I o tym też warto wspomnieć w procedurze.

W jaki sposób dokonywane są zgłoszenia naruszeń AML?

Pamiętaj, że musisz zapewnić anonimowość osób zgłaszających. To oznacza, że poinformowanie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń w formie ustnej, czy mailowej (ze służbowego adresu mail) jest raczej niedobrym pomysłem.

Postaw w biurze skrzynkę, do której każdy będzie miał dostęp i będzie mógł wsadzić do niej zawiadomienie. Ale uwaga – nie stawiaj jej w miejscu, gdzie co chwilę ktoś przechodzi, albo bezpośrednio pod kamerą.

Możesz też utworzyć specjalnie do tego przeznaczony adres mailowy, np. sygnalista@twojebiuro.pl i dać do niego dostęp każdemu pracownikowi. Korzystając z tego adresu będą oni mogli wysłać zawiadomienie na adres mail osoby odpowiedzialnej.

Innym sposobem jest utworzenie formularza na stronie internetowej Twojego biura. Może on działać tak, jak działają formularze kontaktowe na stronach www. Tylko w tym przypadku będziesz pewnie musiał skorzystać z pomocy informatyka, czy programisty. Ale jak najbardziej jest to dobre rozwiązanie.

W jaki sposób zapewnisz ochronę danych osobowych zgłaszającego?

Metody, które opisałam wyżej powinny zapewnić anonimowość osoby dokonującej zgłoszenia. Zawsze jednak dochodzi tzw. ‘czynnik ludzki’ i pomimo najlepszych chęci i dobrych procedur, coś może pójść nie do końca zgodnie z planem.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Co w przypadku, gdy nie udało się zapewnić anonimowości zgłaszającego?

W przypadku gdy sposób zgłoszenia lub jego forma nie pozwoliła na zachowanie pełnej anonimowości osoby dokonującej zgłoszenia, osoba upoważniona podejmuje odpowiednie środki w zakresie zachowania w poufności tożsamości dokonującego zgłoszenia oraz osoby której zarzuca się dokonanie naruszenia, w tym jego danych osobowych.

Mówiąc oględnie – nie wybieraj na osobę odpowiedzialną za odbierania zgłoszeń największego plotkarza w biurze 😉 Wybierz raczej osobę, którą znasz (a nie nowego pracownika), której ufasz i wiesz, że podejmie działania zabezpieczające dane osobowe zgłaszającego. Jakie? Chociażby nie podawanie tych danych do wiadomości ogółu w biurze, wymazanie tych danych ze zgłoszenia, jeżeli zostało ono dokonane w sposób, z którego łatwo domyślić się autora zgłoszenia.

Sposób ochrony pracownika

Mleko się wylało, tajemnicą poliszynela jest kto doniósł uprzejmie o nieprawidłowościach w zakresie AML w Twoim biurze.

I co dalej?

To Ty, jako właściciel biura, masz obowiązek zapewnienia pracownikom oraz innym osobom ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.

Powiem więcej – Ty też nie masz prawa działać na szkodę takiej osoby. W jaki sposób?

W szczególności dotyczy to np. rozwiązania umowy o pracę, niekorzystnej zmiany warunków pracy i płacy, pominięcia przy awansowaniu, przyznania premii i kierowania na szkolenia.

Jak wyglądają działania następcze po odebraniu zgłoszenia?

Po otrzymaniu zgłoszenia osoba odpowiedzialna ocenia jego zasadność.

W przypadku, gdy zgłoszenie okaże się zasadne podejmowane są czynności zmierzające do usunięcia naruszeń i zapobieganiu im w przyszłości.

Jakie mogą być dalsze działania? W szczególności:

• wydanie poleceń właściwym osobom w biurze,
• podjęcie środków dyscyplinarnych wobec osoby, której zgłoszenie dotyczy,
• złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania,
• zwołanie posiedzenia zarządu,
• inne działania zgodne z przepisami prawa.

A więcej informacji na temat Twoich obowiązków związanych z procedurą przeciwdziałania praniu pieniędzy, a także o tym, jak cały ten proces usprawnić znajdziesz oczywiście na naszym blogu.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

• Tylko dla biur rachunkowych
• Gotowe formularze i procedura AML
• Automatyczne pobieranie danych
• Automatyczne przypomnienia
• Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
• Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.