Archiwa Prawo - Portal biur rachunkowych

Wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym

Wed, 09 Apr 2025 08:50:18 +0000

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym jest możliwe. Uważaj tylko, żebyś nie ponosił odpowiedzialności za wynikłe z tego szkody. W końcu każdego przedsiębiorcę może spotkać taki scenariusz:
Podpisałeś umowę z klientem na najbliższe kilkanaście miesięcy lub też czas nieokreślony. Na początku wszystko idzie gładko, jednakże po pewnym czasie klient przestał płacić bądź wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ciężko podtrzymywać współpracę, jeżeli wiesz, że kontrahent nie traktuje Cię poważnie i uchyla się od swoich zobowiązań. Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe jest oczywiście możliwe, ale termin, jaki widnieje na kontrakcie to aż trzy miesiące. Czy da się to zrobić szybciej? Na przykład w trybie natychmiastowym?

Zadbaj o dobrze skonstruowaną umowę

Dobrze skonstruowana umowa, chroniąca Twoje interesy, to podstawa. Powinna ona zawierać katalog sytuacji, kiedy to będziesz zyskiwał prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym. Takich przypadków może być naprawdę wiele. Może to być brak uiszczenia wynagrodzenia dla biura rachunkowego, długotrwały brak kontaktu ze strony klienta, czy też permanentne spóźnianie się z przekazywaniem dokumentów niezbędnych do prawidłowego rozliczenia firmy kontrahenta.

Skorzystaj ze wzorów umów dla biur rachunkowych

które ułatwią współpracę z klientami i zabezpieczą Twoje interesy. Dokumenty zostały opracowane przez prawnika 👇

Sprawdzam

To kiedy będzie możliwe wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym, powinno być dostosowane do specyfiki Twojego biura. Zastanów się jakie zachowanie klientów może wpływać szczególnie negatywnie na waszą współpracę. Są przecież takie okoliczności, kiedy działanie kontrahenta (lub jego brak) wręcz uniemożliwia Ci pracę. Zadbanie o ten aspekt jest o tyle istotne, że w czasie trwania umowy, powinieneś dbać o księgowość klienta i za błędy (nawet te niezawinione) możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym – co gdy umowa tego nie reguluje?

Może się też zdarzyć, że nawet pomimo prawidłowo stworzonej umowy i szerokiego katalogu powodów wypowiedzenia, kontrakt nie reguluje skutków zaistniałej sytuacji. Nie da się w końcu wszystkiego przewidzieć.

Czy w takim wypadku wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym będzie możliwe?
Owszem, jednakże od powodów rozwiązania kontraktu będzie zależało, czy będziesz mógł zostać pociągnięty do odpowiedzialności za powstanie szkody w majątku klienta, czy też nie będzie to Twoim zmartwieniem.

Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, możesz w każdym czasie wypowiedzieć umowę w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednocześnie jeśli zlecenie jest odpłatne (a tak zapewne będzie w Twoim wypadku), a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, będziesz odpowiedzialny za szkodę. Jak to rozumieć? Otóż możesz rozwiązać współprace z klientem w każdym czasie, niezależnie czy umowa była podpisana na czas określony czy też nie. Ważny jest tutaj powód rozwiązania współpracy.

Zasadniczo rozwiązać umowę możesz bez wskazywania jakiegokolwiek uzasadnienia swojego działania. Takie wypowiedzenie będzie skuteczne niezależnie od tego, czy zaistniał jakikolwiek obiektywny jego powód. Jednakże od istnienia ważnej przyczyny zależne będą dalsze skutki rozwiązania umowy. Jeśli wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe nastąpiło bez ważnego powodu, Kodeks cywilny zobowiązuje Cię do naprawienia poniesionej przez klienta szkody. Chodzi tu wyłącznie o taką szkodę, która ma adekwatny związek przyczynowo-skutkowy z rozwiązaniem zlecenia. W tym przypadku za szkodę można uważać przede wszystkim poniesione straty i korzyści nieuzyskane wskutek braku realizacji umowy, np. jeśli klient pozostający bez księgowego nie pozyskał dofinansowania, ulgi podatkowej czy też dokonał błędnego rozliczenia podatku i nałożona została na niego kara administracyjna.

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe – od kiedy obowiązuje?

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe dokonywane jest przez złożenie stosownego oświadczenia klientowi. Dla jego skuteczności nie jest wymagane zachowanie jakiejkolwiek formy szczególnej. Co do zasady, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, taką samą postać powinno przyjąć wypowiedzenie, jednakże reguła ta nie obowiązuje w przypadku stosunków między przedsiębiorcami. Przepisy KC nie wprowadzają żadnych terminów wypowiedzenia, co też oznacza, że umowa zostaje rozwiązania z chwilą zapoznania się klienta z Twoim oświadczeniem. Przy czym chodzi tu o realną możliwość zapoznania się, nie ma znaczenia czy klient tego dokonał, np. gdy odebrał przesyłkę pocztową, ale nie otworzył listu z wypowiedzeniem.

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe – ważny powód

Jak wskazałem wyżej, wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym możliwe jest zawsze, jednak gdy będziesz miał ku temu ważny powód, wówczas nie będziesz musiał się martwić konsekwencjami rozwiązania umowy.

Czym taki ważny powód może być? Może być to zarówno zjawisko o charakterze obiektywnym, jak i subiektywnym. A zatem będzie to zmiana sytuacji gospodarczej, zmiana sytuacji życiowej, materialnej czy zdrowotnej, niedający się pogodzić konflikt między stronami, brak zaufania do kontrahenta, czy też brak regularnego wypłacania wynagrodzenia. Oprócz tego wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym z ważnego powodu jest możliwe w przypadku, gdy klient nie udzieli Ci lub odwoła udzielone już pełnomocnictwo, które jest konieczne, abyś mógł właściwie wykonywać swoje obowiązki księgowego.

Musisz pamiętać, że ważny powód musi istnieć w chwili składania oświadczenia o wypowiedzeniu. Powód ten nie musi być jednak wskazany przez Ciebie w treści oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Zawsze możesz się na niego powołać w przypadku zaistnienia sporu między klientem a biurem rachunkowym w przedmiocie naprawienia szkody.

Czy można zrzec się w umowie prawa do wypowiedzenia umowy?

Częstą praktyką jest, iż w umowach na czas określony zawierana jest klauzula o tym, że strony nie mogą wypowiedzieć współpracy w trakcie jej trwania. Pozwala na to art. 746 § 1 i § 2 KC. Jest to działanie w pełni legalne, bowiem strony obowiązuje zasada swobody umów i jeżeli wspólnie się na to godzą, to wszystko jest w porządku. Warto jednak wyjaśnić, że powyższe dotyczy wyłącznie wypowiedzenia niedotykającego kwestii „ważnych powodów”. Przepis art. 746 § 3 KC stanowi bowiem, że nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Jak wskazał Sąd Najwyższy przepis ten stanowi wyjątek od zasady dyspozytywności przepisów prawa zobowiązań. Przyjmuje się zatem, że strony nie mogą pozbawić się możliwości wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów, natomiast mogą możliwość tę ograniczyć, wprowadzając termin wypowiedzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2021 roku, sygn. akt: I CSKP 239/21).

Nawet jeżeli w umowie z klientem zostanie zawarty katalog zdarzeń, których zaistnienie może uzasadniać wypowiedzenie, wciąż możesz powoływać się na ważny powód niewskazany w umowie. Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym dokonane z powołaniem się na okoliczności mające charakter „istotnych” jest wypowiedzeniem skutecznym i nie rodzi odpowiedzialności odszkodowawczej.

Artykuł Wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu klienta?

Mon, 24 Mar 2025 17:26:41 +0000

Prowadząc księgi rachunkowe klienta w zasadzie przejmujesz część jego obowiązków jako przedsiębiorcy. Rozliczasz podatki, przesyłasz wymagane dokumenty do urzędu skarbowego i ZUS czy też uczestniczysz w postępowaniach skarbowych i kontrolach organów administracyjnych. W gruncie rzeczy klient może scedować na Ciebie o wiele więcej zobowiązań, np. te dotyczące wystawiania faktur. Sporządzanie rachunków fiskalnych i przesyłanie je kontrahentom, jakby nie było, jest jednym z najistotniejszych elementów prowadzenia działalności gospodarczej. Czy zatem wystawienie faktury w imieniu klienta bez jego podpisu złożonego na dokumencie będzie legalne? Sprawdźmy, co na to mówią przepisy prawa.

Ostatnie lata przynoszą wiele nowelizacji w ustawach podatkowych. Główny wpływ na to ma rozwój cyfryzacji i możliwość przeprowadzania nawet bardzo zaawansowanych i skomplikowanych transakcji bez konieczności wychodzenia z domu. Zmiany te nie ominęły również kwestii związanych z fakturowaniem. Jak wskazują przepisy, wystawienie faktury w imieniu klienta, po spełnieniu ustawowych warunków, jest jak najbardziej możliwe. W takim wypadku warto zastanowić się czy możliwym jest również, abyś wystawiał faktury we własnym imieniu, lecz na rzecz innego podatnika.

Obowiązek wystawiania faktur – kiedy powstaje?

Obowiązki podatkowe przedsiębiorców są uregulowane bardzo szczegółowo. Nie powinno to dziwić patrząc na ilość ustaw oraz rozmiary każdej z nich. Do większości problemów związanych z fakturowaniem odnosi się ustawa o podatku od towarów i usług. To tutaj zapisane jest kto, kiedy i w jakiej formie zobligowany jest do wystawienia rachunku VAT.

Przypadki, kiedy przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury określa art. 106d ustawy o VAT. Przepis ten jest dosyć rozbudowany, toteż ja poniżej postaram się go mocno streścić.

Przepis wskazuje, iż do wystawiania faktur zobowiązany jest podatnik. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W praktyce każdy, kto prowadzi firmę, ma obowiązki podatkowe w sferze VAT.

Ustawa przy tym nie określiła, że chodzi tu wyłącznie o zarejestrowanych podatników VAT, a co za tym idzie obowiązek wystawienia faktury jest nałożony na każdego, niezależnie czy dokonał on rejestracji. Fakturę może wystawiać każdy przedsiębiorca, również ten korzystający ze zwolnienia z VAT. W takim wypadku wystawia dokument bez określania stawki VAT (zwolnienie z podatku).

Przechodząc do sytuacji, gdy wymagane jest wystawienie rachunku, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę VAT w przypadku następujących czynności:

sprzedaż, dostawa towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy, dokonywane przez podatnika na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

Zasady wystawiania faktur

W przypadku zaistnienia jednej z okoliczności, z którą ustawa wiąże powstanie obowiązku podatkowego, przedsiębiorca jest obowiązany wystawić fakturę VAT. W ostatnich latach zmniejszono listę formalności, jakie wymagane są od prawidłowo wystawionego rachunku. Przede wszystkim faktura nie musi mieć już w nagłówku napisu „Faktura VAT”. Może to być każda inna nazwa wskazująca na charakter dokumentu jak „Dokument sprzedażowy” czy „Rachunek VAT”. Nazwa dokumentu nie jest już tak istotna, o ile spełnia on pozostałe wymogi.

Co więcej, nie jest już wymagane, aby faktura określała czy mam do czynienia z oryginałem, czy kopią. Nie potrzebuje ona nawet podpisu wystawcy i odbiorcy. Taką samą moc jak egzemplarz papierowy mają dokumenty przesyłane drogą mailową.

Faktury najczęściej dokumentują transakcje między firmami. Co do zasady transakcje przedsiębiorca – przedsiębiorca muszą być potwierdzane na fakturze. Przy świadczeniach na linii przedsiębiorca – konsument wystarczy paragon fiskalny.

Jakie elementy zatem musi zawierać faktura, aby spełniała swoje zadanie? Musi w szczególności określać:

datę wystawienia;
numer jednoznacznie identyfikujący transakcje;
imiona i nazwiska lub firmy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz NIP;
datę sprzedaży;
nazwę towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
cenę jednostkową bez podatku;
wartość dostarczonych produktów bez kwoty podatku (wartość netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od wartości sprzedaży netto ogółem, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem.

Czy możesz wystawiać faktury w imieniu klienta?

Jak się rzekło na wstępie – tak. Prowadząc biuro rachunkowe możesz wystawiać faktury VAT na rzecz klienta. Nie jest to związane z jakimiś szczególnymi uprawnieniami księgowych. Jest to uprawnienie każdego podmiotu trzeciego, które otrzymało takie zezwolenie od podatnika. Wynika to wprost z art. 106d ustawy o VAT.

Przepis art. 106d w ust. 2 wskazuje, że faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a (przedstawiciel dla podmiotu nieposiadającego siedziby w Polsce).

Ustawodawca wprowadzając do aktu ten zapis jednoznacznie dopuścił możliwość fakturowania transakcji nie tylko przez samego podatnika, ale również przez inny podmiot niebędący stroną transakcji. Zwraca się przy tym uwagę, że powyższy przepis jest tak naprawdę niepotrzebny, bowiem każdy podatnik może na podstawie zwykłego pełnomocnictwa upoważnić osobę trzecią do dokonywania omawianych czynności w jej imieniu. Tym bardziej, że ustawa o VAT nie wskazuje przy tym jakiś dodatkowych wymogów, które muszą spełniać podmioty trzecie, aby móc dokonywać wystawiania faktury w cudzym imieniu.

Powyższe w pełni potwierdza stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach zgodnie z którym „nie można uznać, aby użycie przez ustawodawcę sformułowania, że fakturę wystawia podatnik, było tożsame z koniecznością technicznego wypisania tego dokumentu wyłącznie osobiście przez samego podatnika”. (pismo z 12.12.2007r. znak: IBPP1/443-167/07/AS).

Wystawienie faktury na rzecz klienta, ale we własnym imieniu

Nie ma jakichkolwiek przeciwwskazań, abyś jako księgowy wystawiał faktury na rzecz i w imieniu klienta. Tę sytuację należy jednak odróżnić od przypadku, gdy chciałbyś wystawić dokument na rzecz klienta, ale we własnym imieniu.

Gdybyś planował w dokumencie sprzedażowym określającym transakcję przeprowadzoną przez twojego klienta, wstawić w miejscu przeznaczonym na dane sprzedawcy, swoje dane (dane biura rachunkowego), muszę Cię ostrzec – jest to działanie sprzeczne z prawem.

Ustawa o VAT nie przewiduje możliwości udzielenia pełnomocnictwa do wystawienia faktury we własnym imieniu na rzecz mocodawcy. Nie zmienia tego wiedza podmiotów biorących udział w transakcji, wyrażających zgodę na takie oznaczenie faktury. W każdym wypadku wystawcą musi być podmiot, który dokonał dostawy towarów lub świadczył usługę.

Nie chciałbyś zresztą zostać wystawcą takiej faktury. Czynność ta bowiem nałożyłaby na ciebie obowiązek zapłacenia VAT od pustej faktury. Jak wskazuje art. 108 ustawy obowiązek taki powstaje, nawet jeżeli brak jest realnego dokonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Po drugie, u klienta powstałaby zaległość podatkowa – w końcu uzyskał on przychód, od którego nie zapłacił podatku. To mogłoby z kolei narazić go na otrzymanie kary finansowej ze strony urzędu skarbowego.

Zastanów się czy warto brać na siebie taką odpowiedzialność?

Wystawianie faktur na rzecz klienta jest oczywiście świadczeniem, które może przekonać go do Twoich usług. Musisz jednak zastanowić się czy gra jest warta świeczki.

Ryzyko związane z pomyłkami popełnionymi przy wystawianiu faktur może mieć swoje negatywne konsekwencji zarówno po stronie Twojej, jak i klienta. Jeżeli będzie to zwykły „błąd w sztuce” to pół biedy, bowiem w takim wypadku klient ewentualnie może domagać się od Ciebie odszkodowania, a na takie wypadki przewidziane zostało obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych. Gorzej jednak, kiedy zostaniesz zobowiązany do wystawienia faktury VAT, bez pokrycia w rzeczywistości. Odpowiedzialność za wystawienie pustej faktury obejmuje zarówno jej sporządzenie, jak i przekazanie nabywcy. Oznacza to, że w wypadku wystawienia takiego dokumentu, do odpowiedzialności karno–skarbowej organ skarbowy może pociągnąć nie tylko podatnika, ale również Ciebie. Zgodnie z art. 271a KK za fałsz intelektualny dokumentu w postaci faktur może Ci grozić nawet do 8 lat.

Artykuł Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu klienta? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Kradzież klientów – czy jesteś w stanie się przed tym chronić?

Wed, 12 Mar 2025 22:58:00 +0000

Zakładając biuro rachunkowe starasz się o jak najszybszy napływ stałych klientów, lecz to ich utrzymanie jest w Twoim zawodzie sprawą kluczową. Tym bardziej, że utrzymanie klienta wymaga o wiele mniejszego nakładu pracy i środków niż pozyskanie nowego kontrahenta. Niekiedy jednak, mimo Twoich najszczerszych chęci i wielu starań, klient ten odchodzi lub co gorsza zostaje „przejęty” przez Twojego dotychczasowego pracownika. Ten zakładając własne biuro lub przechodząc do konkurencji, mając stały kontakt z obsługiwanym do tej pory u Ciebie w biurze przedsiębiorcą, ma bardzo duże możliwości, aby przekonać go do zmiany biura rachunkowego. Kradzież klientów jest zjawiskiem powszechnym, również w branży księgowej. Czy da się całkowicie przed tym uchronić? Zapewne nie, jednak można zadbać, aby taki odpływ klientów zminimalizować.

Samo przejście pracownika do innego biura rachunkowego czy transfer klientów nie jest nielegalny, jednak próba wykorzystania specjalistycznej wiedzy, doświadczenia i know-how pozyskanego w Twoim biurze może już okazać się czynem nieuczciwej konkurencji. Powinieneś zatem wiedzieć jakie kroki podjąć, aby zabezpieczyć się przed przejęciem klientów oraz egzekwować swoje prawa kiedy już kradzież klientów miała miejsce. Jak to zrobić? Sprawdźmy.

Dane klientów a tajemnica przedsiębiorstwa

Na wstępie zastanówmy się czy dane klientów obsługiwanych w Twoim biurze rachunkowym stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa? Od razu odpowiem na powyższe pytanie – to zależy. Przedmiotowe dane mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, o ile zostaną spełnione konkretne przesłanki.

Przede wszystkim nie wszystkie informacje o Twoich klientach posiadają cechę ekskluzywności. Wiele danych, które przetwarzasz, są tak naprawdę informacjami publicznymi i jawnymi. Żyjemy w czasach, kiedy niemal wszystko znajduje się już w Internecie. Znalezienie danych w CEIDG lub KRS o konkretnym przedsiębiorcy zajmuje dosłownie 10 sekund. To samo jest z danymi kontaktowymi. Czy zatem takie informacje mogą w ogóle być brane pod uwagę przy rozważaniu naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa?

Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa została uregulowana w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z nią przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Dane Twoich klientów będą zatem stanowiły tajemnicę tylko wtedy, gdy będą miały charakter poufny, czyli nie będą znane lub łatwo dostępne dla osób z kręgów, które zwykle zajmują się tym rodzajem informacji oraz będą posiadały określoną wartość handlową, tj. będą potencjalnie na rynku istniały podmioty, które byłyby skłonne zapłacić za takie informacje.

Kradzież klientów – czy wyniesienie bazy klientów będzie działaniem nielegalnym?

W praktyce ciężko określić z góry czy określone informacje o Twoim kliencie będą podchodziły pod informacje tajne. Pewność uzyskasz jedynie w przypadku wszczęcia sprawy sądowej i uzyskania prawomocnego wyroku. Z orzecznictwa można jednak, z wystarczającą dokładnością, określić okoliczności, kiedy dana baza klientów będzie stanowiła tajemnicę handlową. Jest tak, gdy dane informacje stanowią realną przewagę konkurencyjną, trudno osiągalną dla innych biur rachunkowych. Z całą pewnością wszelkie dane, które zostały zarejestrowane w KRS lub CEIDG nie będą stanowiły tajemnicy. Będzie tak również z numerami telefonów czy adresami email, które przedsiębiorcy publikują na swoich stronach internetowych.

Jeżeli jednak baza danych o klientach, oprócz powyższych informacji ogólnodostępnych, będzie posiadała również szczegółowe dane, takie jak historia zamówień, wysokość obrotu, informacje o kontrahentach, wówczas baza taka staje się tajemnicą przedsiębiorstwa. Aby jednak dana baza została uznana za tajemnicę, będziesz musiał udowodnić, iż jej utworzenie było procesem czasochłonnym, skomplikowanym, wymagającym dużego nakładu środków finansowych oraz pracy, a dane w niej zawarte obejmują również tajemnice przedsiębiorstwa konkretnych przedsiębiorców obsługiwanych przez Twoje biuro rachunkowe.

Kradzież klientów – zabezpiecz swoje interesy lojalką

Najskuteczniejszym narzędziem w walce z kradzieżą klientów przez byłych pracowników biura rachunkowego, jest umowa o zachowaniu poufności. Taki dokument ma na celu zagwarantować tajność informacji przetwarzanych przez Twoje biuro poprzez zakazanie ich ujawnienia pod groźbą wysokiej kary finansowej.

Umowa o zachowaniu poufności spełnia kilka funkcji. Pierwszą z nich jest funkcja prewencyjna. Pracownik zapoznając się z dokumentem i zgadzając się na zawarte w nim zapisy zostaje uświadomiony, iż kradzież klientów jest działaniem nielegalnym, które może mieć dla niego bardzo negatywne konsekwencje.

Funkcją drugą jest funkcja odszkodowawcza. Zabezpiecza ona Twoje interesy przed działaniem nieuczciwego pracownika. W sytuacji gdyby postanowił on ukraść Twoich klientów, możesz go pozwać żądając określonej w umowie kwoty. Pamiętaj, że lepiej przeciwdziałać niż leczyć, toteż o wiele lepiej zawczasu podpisać lojalkę, niż później próbować udowodniać, iż zostałeś pokrzywdzony i domagać się odszkodowania. Jeśli przedmiotowa umowa posiada zapis o karach umownych, wystarczy, że wskażesz fakt

złamania tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie będziesz wówczas dodatkowo musiał dokładnie wykazywać zaistnienia i wysokości poniesionej szkody.

Ostatnią jest funkcja ochronna. Zawarcie umowy o zachowaniu poufności stanowi dowód tego, że zadbałeś o właściwe zabezpieczenie poufnych i wrażliwych danych Twoich klientów. Takie działanie jest wręcz konieczne, aby określony zbiór danych został objęty tajemnicą przedsiębiorstwa.

Czy tylko z umową o zachowaniu poufności można dochodzić odszkodowania?

Umowa o zachowaniu poufności nie stanowi warunku powstania tajemnicy przedsiębiorstwa. Jest ona bardzo pomocna przy dochodzeniu odszkodowania za nieuczciwe zachowania byłego pracownika i kradzież klientów, jednak nie jest przesłanką wyłączną. Nawet bez lojalki masz prawo dochodzić naprawienia szkody w majątku Twojego biura rachunkowego.

Nawet jeżeli nie ma umowy o zakazie konkurencji, to nie powoduje to automatycznie, iż pracownik może działać na szkodę pracodawcy, prowadzić działalność konkurencyjną i przejmować klientów. Przepis art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy nakłada na pracownika obowiązek pozytywnego zachowania się oraz wymaga od niego powstrzymania się od określonych działań, jeśli godzą one w dobro pracodawcy. Zakaz ten w ocenie sądu jest dalej idący niż wynikający z zawarcia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem umowy. Nawet bez umowy o zachowanie nieuczciwej konkurencji pracodawca ma prawo dochodzić odszkodowania od byłego pracownika (por. wyrok SO Warszawa-Praga z 20.05.2021 r., sygn. akt: VII P 46/15).

Powyższe stanowisko sądu jasno wskazuje, że nawet bez zawarcia umowy o zakazie konkurencji, możesz dochodzić odszkodowania od byłego pracownika, jeżeli naruszył on swoje ustawowe obowiązki i naruszył Twój interes.

Kradzież klientów – jak sobie z nią radzić?

Jak wskazałem powyżej, najlepszym sposobem na radzenie sobie z kradzieżą klientów przez byłego pracownika jest podpisanie z nim umowy o zakazie konkurencji czy o zachowanie poufności. Niezależnie jednak jaką umowę podpiszesz i jakie będą znajdowały się w niej zapisy, nie zniwelujesz omawianego zjawiska przejmowania klientów. Nie zawsze zresztą będziesz w stanie udowodnić, że decyzja o zmianie biura rachunkowego Twojego klienta była podyktowana zachowaniem Twojego byłego pracownika.

Warto zatem zadbać już zawczasu, aby Twoi księgowi nie decydowali się na rozwiązanie waszego stosunku pracy, a jeżeli już to zrobią, aby byli świadomi wszelkich działań konkurencyjnych niezgodnych z przepisami prawa. Edukuj swoich podwładnych, wyjaśnij im czym jest czyn nieuczciwej konkurencji, kiedy ma on miejsce oraz co za niego grozi. Księgowy świadomy ryzyka, jakie niesie za sobą złamanie istniejących reguł, z całą pewnością będzie działał w sposób bardziej racjonalny i przemyślany, będzie ostrożniejszy i nie podejmie działania, które będzie mogło narazić go na dotkliwe konsekwencje.

Artykuł Kradzież klientów – czy jesteś w stanie się przed tym chronić? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Księgowy na B2B – czy można w ten sposób zatrudniać księgowych?

Mon, 03 Mar 2025 05:36:00 +0000

Prowadząc własne biuro rachunkowe, nieraz stajesz przed poważnymi dylematami. Jednym z nich jest zatrudnienie księgowego. Decydując się na nowego pracownika, musisz postanowić, czy wasz stosunek zawodowy będzie funkcjonował na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia czy może kontraktu B2B. Księgowy na B2B to z całą pewnością mniejszy koszt dla firmy. Odpadają tu bowiem wszelkie obciążenia związane ze składkami ZUS. Czy przepisy prawa stanowią o tym, w jakich okolicznościach właściciel biura rachunkowego musi zagwarantować umowę o pracę? Sprawdźmy to.

Księgowy na B2B to w dzisiejszych czasach bardzo popularne zjawisko. Biura księgowe niekiedy nie posiadają żadnych pracowników w rozumieniu przepisów prawa pracy. Przy dzisiejszych obciążeniach skarbowych nie dziwi, że wielu przedsiębiorców stosuje takie praktyki, aby jak najwięcej oszczędzić na pracowniku. Z drugiej strony taki kontrakt nie jest też niekorzystny dla samego zatrudnionego. Kontrakt B2B dla księgowego oznacza większe wynagrodzenie. Nie przeraża takich pracowników nawet minimalna emerytura, bowiem dla większości jest to temat odległy i mocno niepewny. Czy zatem taki rodzaj zatrudnienia jest całkowicie zgodny z prawem? A jeżeli tak, czy opłaca się on dla obu stron umowy?

Księgowy na B2B – czy to legalne?

Zawód księgowego nie jest w aktualnym prawodawstwie zbyt rygorystycznie uregulowany. W zasadzie należy traktować go jak każdą inną formę prowadzenia działalności. Nie jest również nigdzie zapisane czy księgowy powinien zostać zatrudniony na podstawie umowy o pracę, czy może być to umowa zlecenie, czy też B2B.

Prowadząc biuro rachunkowe, to od Ciebie będzie zależało, na jakich warunkach i w jakiej formie nawiążesz współpracę z księgowym. Może być to praca na cały etat lub jego część. Równie dobrze, zamiast przepisów prawa pracy, możesz wybrać Kodeks cywilny i to na jego podstawie nawiązać stosunek z nowym pracownikiem. Jeżeli masz do czynienia z księgowym prowadzącym własną działalność gospodarczą, najlepszym rozwiązaniem będzie zapewnienie mu właśnie umowy B2B.

Umowa B2B a umowa o pracę

Kontrakt B2B mimo sporego podobieństwa ma dużo elementów, które odróżniają go od umowy o pracę. Przede wszystkim umowa B2B zawierana jest między dwoma podmiotami gospodarczymi. Prowadząc działalność w formie biura rachunkowego, zlecasz księgowemu prowadzącemu własną działalność gospodarczą określony zakres zadań, który ten wykonuje jako twój podwładny.

Rozliczenie pracy w tym wypadku następuje na podstawie faktur. Wykonawca umowy wystawia Ci fakturę za wykonaną konkretną pracę lub przepracowane godziny. Rachunek wystawiany jest zazwyczaj na koniec miesiąca. Jednakże terminy w jakich będziesz rozliczał się z pracownikiem mogą być dowolnie umawiane (np., co tydzień, dwa tygodnie, miesiąc czy kwartał).

Nawiązując stosunek „pracy” z nowym księgowym, musisz jednak pamiętać, że kontrakt B2B nie może nosić wszystkich cech umowy o pracę. W innym wypadku B2B mogłoby zostać podważone przez właściwe organy lub samego pracownika. Ty wówczas musiałbyś ponieść wszystkie zaległe obciążenia wynikające z Kodeksu pracy.

Umowa o pracę charakteryzuje się:

starannym działaniem – pracownik zobowiązuje się do starannego wykonywania swoich obowiązków, nie zaś do osiągnięcia określonego rezultatu;
osobistym świadczeniem pracy przez zatrudnionego;
odpłatnością – pracownik za świadczoną pracę otrzymuje wynagrodzenie. Prawo pracy gwarantuje pracownikowi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę;
podporządkowaniem służbowym – pracownik zobowiązuje się do pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy;
ciągłością – powstały na podstawie umowy o pracę stosunek prawny ma charakter ciągły. Pracownika zobowiązuje się do wykonania powtarzalnych czynności, nie zaś jednorazowego zadania;
wykonywaniem pracy w określonym miejscu i czasie – pracownik nie ma możliwości dowolnego kształtowania swojego czasu oraz miejsca wykonywania obowiązków zawodowych.

Jeżeli Twoja umowa z księgowym będzie posiadała wszystkie te cechy, powinieneś zawrzeć zamiast B2B, umowę o pracę. Kontrakt z nowym księgowym powinien mieć takie elementy, które nie zostały wyżej wskazane. Na przykład dowolność w miejscu i czasie wykonywania pracy, lub też nastawienie umowy na cel, nie na staranne działanie.

Księgowy na B2B – czy w praktyce ciężej zatrudnić?

O to nie musisz się martwić. Mimo iż kontrakt business to business (B2B) może brzmieć nieco obco i skomplikowanie, to w praktyce wcale tak nie jest. Wystarczy, że księgowy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub zobowiąże się ją założyć i zarejestrować w CEIDG. Ty z kolei musisz przedłożyć mu do podpisania umowę o współpracę. Na koniec pozostaje Ci regularne rozliczanie się z nim na podstawie otrzymywanych faktur.

Dla Ciebie są to same korzyści. Jak jest jednak dla pracownika? Tutaj kwestia jest sporna. Przede wszystkim B2B pozwala mu zarabiać więcej. Ty wydajesz na niego te same pieniądze co przy umowie o pracę (oszczędzając tzw. koszty pracodawcy). On zyskuje na tym o wiele większe wynagrodzenie netto, gdyż mniej jest odprowadzane do ZUS. Co więcej, pracownik na JDG może wliczać w koszty wiele swoich wydatków, a to dodatkowo obniży jego podatek dochodowy.

Co jednak z ubezpieczeniem społecznym? Tutaj pracownik traci. Płacąc mniejszy ZUS, siłą rzeczy szykuje dla siebie o wiele niższą emeryturę. Również w przypadku L4 jego zasiłek chorobowy będzie minimalny, lub w ogóle go nie będzie (składki chorobowe są nieobowiązkowe). To sprawia, że nie każdy pracownik (szczególnie kobiety) będzie skory na zatrudnienie w formie B2B.

Księgowy B2B – jakie są z tego realne oszczędności?

Zarówno dla Ciebie, jak i nowozatrudnionego księgowego, korzyści płynące z umowy B2B są bardzo duże.

Przede wszystkim umawiając się z pracownikiem na określone wynagrodzenie, możesz ominąć składki ZUS oraz wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę. Nie trzeba przecież nikogo uświadamiać, że przy umowie o pracę wynagrodzenie brutto pracownika, to nie wszystkie koszty, jakie musi pokryć pracodawca.

Dodatkowo przy B2B odchodzi obowiązek zapewnienia płatnego urlopu. W zasadzie to jak omówisz tę kwestię z pracownikiem, to już tylko Wasza sprawa. Przepisy tego nie regulują. Dodatkowo nie masz żadnych obowiązków socjalnych wobec pracownika. Żadnych trzynastek, nagród, premii, pożyczek pracowniczych i innych tego typu. Nie ponosisz także kosztów zwolnienia chorobowego pracownika, niezależnie od tego jak długo ten na nim przebywa.

Dla pracownika natomiast największą korzyścią jest otrzymywanie wynagrodzenia brutto do rąk. W jego gestii pozostaje już zapłata podatku dochodowego oraz składek ZUS. Warto jednak wskazać, że na starcie działalności gospodarczej przedsiębiorca nie musi płacić składek społecznych (tylko zdrowotne). Następnie może skorzystać z preferencyjnej podstawy składek, a później z „małego ZUSu plus”. Jeżeli wykorzysta on wszystkie przewidziane ulgi, to dopiero po 5,5 roku zacznie płacić standardowy, pełny ZUS.

Księgowy B2B – jak wygląda to w liczbach

Na koniec sprawdźmy, jak zatrudnienie na umowie B2B wygląda w praktyce. Przyjmując wynagrodzenie na poziomie 5 000 zł brutto, sprawdźmy ile oszczędzisz.

Przy umowie o pracę:

Twój miesięczny koszt całkowity zatrudnienia księgowego wynosi 6 002 zł.
Z kolei wynagrodzenie netto pracownika to jedynie 3 660 zł.

Przy B2B:

Twój miesięczny całkowity koszt to 5 000 zł.
Księgowy z kolei w pierwszych latach jest w stanie zarobić około 4500 zł.

Jak widać, różnica jest kolosalna. Ty miesięcznie oszczędzasz 1 000 zł, a Twój pracownik prawie 900 zł. Oczywiście im większe wynagrodzenie księgowego, tym oszczędności będą wyższe.

Artykuł Księgowy na B2B – czy można w ten sposób zatrudniać księgowych? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – co możesz z tym zrobić?

Fri, 21 Feb 2025 17:17:28 +0000

Praca księgowego uzależniona jest od terminów. Deklaracje ZUS, PIT, CIT, VAT – wszystkie one mają swój limit czasowy, kiedy należy je przesłać do właściwego organu. Co, jednak gdy Twój klient należy do tych mniej sumiennych i przekazywane przez niego dokumenty narażają Cię na nadgodziny w pracy lub uniemożliwiają złożenie deklaracji w terminie? Jednorazowa wpadka może przydarzyć się każdemu, wystarczy czynny żal i sprawa zostaje załatwiona. Jednakże regularne spóźnienia potrafią zdezorganizować pracę całego biura.

Kilkudniowe opóźnienia w wypełnieniu obowiązków wobec ZUS jest jeszcze do przełknięcia. Inaczej jest jednak w przypadku urzędu skarbowego. Tutaj nie ma żartów. Wystarczy jednodniowa zwłoka i nieszczęście gotowe. W kontaktach z fiskusem nietrudno otrzymać karę pieniężną czy nawet zostać posądzonym o przestępstwo karno-skarbowe. Mimo że to nie Twoja wina, że klient spóźnia się z dokumentami, to ty możesz zostać przez niego obwiniony o niedochowanie swoich obowiązków i narażenie go na straty. Jak zatem traktować nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta?

Terminowość – bardzo ważne w księgowości

Systematyczność, rzetelność i właśnie terminowość to cechy, które powinny określać księgowego. Możesz być jednak najlepszy w swoim fachu, ale jeśli nie masz na czym pracować, nic nie poradzisz.

Zasada terminowości niejako została określona w ustawie o rachunkowości. Przepis art. 6 mówi bowiem wprost, że w księgach rachunkowych muszą być ujmowane wszystkie osiągnięte przez podatnika, przypadające na jego rzecz przychody i związane z tymi przychodami, obciążające go koszty, które dotyczą danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Podstawowym okresem w prawie podatkowym jest rok obrotowy, z kolei najczęstszymi i najbardziej problematycznym okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

Większość przedsiębiorców w ciągu miesiąca rozlicza wszystkie podstawowe obowiązki podatkowe i społeczne, takie jak składki ZUS, deklaracje PIT i CIT oraz JPK_VAT. Abyś mógł jednak rozliczyć i zamknąć ten okres, w pierwszej kolejności musisz otrzymać wszelkie wymagane prawem dokumenty od klienta. W praktyce zazwyczaj wchodzi tu o faktury VAT.

Jeżeli dokonasz rozliczenia i zamknięcia miesiąca, dokonanie kolejnych zapisów w księgach rachunkowych za ten okres będzie już niemożliwe. Jeśli więc klient przekaże Ci faktury po terminie, będziesz mógł je zaksięgować dopiero w następnym okresie rozliczeniowym.

Kiedy zamknąć miesiąc rozliczeniowy?

Kiedy zamknąć miesiąc? Tutaj ustawa nie przychodzi z odpowiedzią. Najlepszą praktyką jest dokonywanie tego do 20. dnia następnego miesiąca, kiedy to wymagana jest wpłata zaliczki podatku dochodowego. W ostateczności możesz poczekać do 25. dnia miesiąca, kiedy mija termin JPK_VAT. Kilka dni opóźnienia w uiszczeniu PIT nie stanowi wielkiego uchybienia. Inaczej jest już z VAT, tutaj przepisy są o wiele bardziej restrykcyjne. Wydaje się zatem, że 25. mija ostateczny termin. Uchybienie go może być bardzo ryzykowne.

Nieterminowe przekazywanie dokumentów – kto odpowie przed urzędem skarbowym?

Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta jest bardzo dobrym sposobem na uszczuplenie portfela. Pytanie tylko – czyjego?

Odpowiedź w sumie jest prosta. Za nieprawidłowo prowadzoną księgowość, w tym także, za nieterminowe czy nierzetelne składanie deklaracji odpowiada podatnik. Co więcej, za wszelkie zaległości czy kary administracyjne odpowiada on całym swoim majątkiem (aktualnym i przyszłym).

Odpowiedzialność podatkowa ma charakter odpowiedzialności obiektywnej. Podatnik odpowiada na zasadzie ryzyka. Nie uwalnia od niej nawet brak winy po stronie podatnika czy przyczynienie się do wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego osób trzecich. Wystarczy zatem sam fakt niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku wobec organów skarbowych.

Przekazywanie dokumentów dzień przed terminem

Jeżeli zatem niedochowanie terminu lub nierzetelne złożenie deklaracji nastąpiło z winy klienta, nie masz się czym przejmować (no, chyba że utratą klienta). W całości odpowiedzialność za to będzie po jego stronie. Inaczej jest jednak kiedy to ty uchylisz swoim obowiązkom. Może się bowiem zdarzyć tak, że klient dostarczy Ci faktury na dzień przed lub w dzień mijania terminu. W takim wypadku Twoim obowiązkiem jest opracowanie na ich podstawie odpowiednich dokumentów dla fiskusa. To nic, że masz na to bardzo mało czasu, musisz zostać po godzinach. Masz czas do północy.

Pomimo tego, że nawet przy Twoim błędzie to klient będzie odpowiadał przed urzędem skarbowym, to ma on możliwość pociągnięcia Ciebie do odpowiedzialności w procesie cywilnym. Na podstawie KC jesteś zobligowany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosisz. Zatem, jeśli klient wykaże, że popełniłeś błąd i udowodni związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania a powstałą szkodą, wówczas będziesz musiał pokryć kary, które zostały na niego nałożone przez organ skarbowy.

Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – co z tym zrobić?

W celu uniknięcia wszelkich nieporozumień z klientem musisz zadbać o omawianą kwestię już w chwili zawierania umowy. Ważne jest precyzyjne określenie praw i obowiązków stron oraz zasady odpowiedzialności za ich naruszenie.

Przede wszystkim – będąc w temacie terminowości – zadbaj o określenie terminów, w obrębie których powinien działać klient, np. obowiązek przekazania dokumentów rachunkowych za poprzedni miesiąc niepóźnej niż do 10. dnia miesiąca. Ustanowienie harmonogramu będzie jasnym sygnałem, że Twoje biuro „nie toleruje” spóźniających się klientów. Co więcej, dając sobie zapas kilkunastu dni, nawet przy średnio sumiennych klientach, będziesz miał czas na rozliczenie ich ksiąg.

Do zastanowienia jest również ustalenie w umowie kar umownych za opóźnienia w przekazywaniu dokumentów. Do zastanowienia dlatego, że nie każdemu klientowi mogą pasować takie klauzule. W końcu jest to zapis, który może znacznie zwiększyć jego zobowiązania pieniężne względem Twojego biura rachunkowego. Jeżeli zdecydujesz się na ich zawarcie w kontrakcie, nie przesadzaj z ich wysokością. Nawet niewielka, „symboliczna” kwota powinna działać na klienta motywująco.

Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – zadbaj, aby nie miało to miejsca

Umowa to nie wszystko. Ważna jest także dobra komunikacja. Prawidłowa współpraca będzie możliwa tylko wtedy, gdy obie strony będą darzyły się zaufaniem i sympatią. Nie „żądaj” od klienta przesłania dokumentów, a poproś o nie w sposób życzliwy i kulturalny. Jednocześnie możesz przypomnieć zapisy umowy, na podstawie których mogą zostać nałożone na klienta sankcje finansowe.

Wytłumacz mu również, że jego opóźnienie wprowadza element stresu w Twoim biurze i zmniejsza efektywność pracy. Jedynie wspólne zaangażowanie stron może dać właściwy efekt. Wskaż również, że w przypadku uchybienia terminowi to podatnik zostanie obciążony odpowiedzialnością. Świadomość tego może zmobilizować nawet najbardziej „powolne” jednostki.

Całkiem dobrym wyjściem z sytuacji może okazać się również komunikacja elektroniczna. Nie ma przecież większych przeciwwskazań, aby wszelkie rachunki klient przesyłał Ci drogą elektroniczną, czy to mailem, czy na dedykowany serwer. Korzystanie z dobrodziejstw technologicznych w księgowości jest bardzo komfortowe dla obu stron umowy i potrafi bardzo przyśpieszyć i nieco „zautomatyzować” pracę biura.

Artykuł Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – co możesz z tym zrobić? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Więzienie za AML – czy za błędy w AML grożą sankcje karne?

Mon, 17 Jun 2024 11:19:55 +0000

O obowiązku przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu cały czas jest głośno. Nie ma się co dziwić, prawodawca podchodzi do tego tematu na poważnie. Ustawa, która reguluje tę materię, nakłada na instytucje obowiązane, w tym na Ciebie, jako właściciela biura rachunkowego, szereg obowiązków, których wypełniania obligatoryjnie wymaga. W trakcie prowadzenia swoich spraw zawodowych musisz zatem dbać, aby każdy Twój klient został prawidłowo zweryfikowany, a jeżeli zauważysz jakieś nieprawidłowości – zgłosić to odpowiednim organom. Popełnienie deliktu administracyjnego zagrożone jest karą pieniężną. Jednakże są takie wykroczenia, które mogą skończyć się o wiele gorzej. Czy więzienie za AML jest realne? Sprawdźmy, co na ten temat mówią przepisy.

Do tej pory zajmowaliśmy się głównie deliktami AML i karami z nimi związanymi. Jeżeli ominęły Cię tamte artykuły, zajrzyj do tekstów: Kara finansowa a delikt AML oraz Brak AML w biurze a kary administracyjne. Z tekstów tych wynika, że za większość błędów, jakie możesz popełnić w kwestii przeciwdziałania praniu pieniędzy, może Ci grozić co najwyżej nakaz zaprzestania określonych czynności, które są sprzeczne z ustawą oraz kara pieniężna, w teorii nawet do 1 mln euro, w praktyce o wiele niższa. Więzienie za AML wydaje się zatem dość drastycznym rozwiązaniem w porównaniu do kar administracyjnych. Jest jednak możliwe.

Więzienie za AML – co na to ustawa?

Pranie pieniędzy oraz wspomaganie terroryzmu to bez wątpienia bardzo poważne przestępstwa. Osoby, które się tego dopuszczają, są sądzone bardzo rygorystycznie, często nakładany jest na nich najwyższy wymiar kary, czyli dożywocie. Nie musisz jednak być sprawcą powyższych przestępstw, aby narazić się wymiarowi sprawiedliwości. Wystarczy, że w sposób rażący naruszysz określone zasady i może Ci grozić więzienie.

Więzienie za AML dla instytucji obowiązanych wynika z art. 156 oraz 157 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, oraz finansowaniu terroryzmu. Przepisy te wskazują, że osoba, która działając w imieniu lub na rzecz instytucji obowiązanej (w tej sytuacji w imieniu biura rachunkowego):

nie dopełnia obowiązku przekazania GIIF zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
nie dopełnia obowiązku przekazania GIIF zawiadomienia o powzięciu uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub wartości majątkowe będące przedmiotem tej transakcji mogą mieć związek z praniem pieniędzy, lub finansowaniem terroryzmu;
przekazuje Generalnemu Inspektorowi nieprawdziwe lub zataja prawdziwe dane dotyczące transakcji, rachunków lub osób;
ujawnia osobom nieuprawnionym, posiadaczom rachunku lub osobom, których transakcja dotyczy, informacje zgromadzone zgodnie z ustawą lub wykorzystuje te informacje w sposób niezgodny z przepisami ustawy;

podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Przy tym należy podkreślić, że jeżeli działanie było nieumyślne, wówczas więzienie za AML zostaje wyłączone. Taki sprawca może liczyć na łagodniejsze traktowanie. Jedyne co mu grozi to kara grzywny. Grzywnie podlega również każdy, kto udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie czynności kontrolnych przez GIIF, lub inne organy uprawnione.

Więzienie za AML – charakter przestępstw

W skrócie, więzienie za AML jest karą, którą ustawa przewiduje ze niewłaściwe postępowanie względem Generalnego Inspektora. Wszelkiego rodzaju mataczenie w sprawie, nieprzekazywanie informacji lub przekazywanie nieprawdziwych danych może narazić Cię na sankcje karne.

Do wypełnienia dyspozycji przepisu art. 156 i 157 ustawy wystarczające jest niedopełnienie określonych obowiązków. Można tego dokonać zarówno przez działanie (np. poprzez próbę uniemożliwienia GIIF przeprowadzenia kontroli w Twoim biurze rachunkowym), jak i przez zaniechanie (np. niepowiadomienie organu o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez swojego klienta). Jak jednak wskazuje się w piśmiennictwie, odpowiedzialność karna uzależniona jest jednak od wykazania, że to na sprawcy bezpośrednio ciąży jeden z dwóch obowiązków wymienionych przez ustawodawcę. Zatem ustalenie zakresu obowiązków spoczywających na danej osobie działającej w imieniu lub na rzecz instytucji obowiązanej winno być poprzedzone rekonstrukcją treści obowiązku na moment zachowania sprawcy. (por. red. Dyl/Królikowski 2021, wyd. 1/Sątowska-Strycharczyk/Strycharczyk/Mierzejewski, art. 156).

Jak już zapewne zdążyłeś się zorientować, Twoim bezwzględnym obowiązkiem jest przekazanie GIIF zawiadomienia o okolicznościach, które w Twojej ocenie mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Przepisy karne nie wskazują na termin, w jakim należy powiadomić organ. Tą informację znajdziemy jednak w art. 74 przedmiotowej ustawy. Zgodnie z tym przepisem zawiadomienie powinno zostać przekazane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia. Informację należy przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wszelkie potrzebne informacje w tej kwestii znajdziesz na stronie ministerstwa finansów.

Przestępstwem będzie również przekazanie informacji Generalnemu Inspektorowi, ale takich, które nie są zgodne z rzeczywistością. Ustawa wskazuje na przekazanie nieprawdziwych danych oraz zatajenie prawdy. Nieprawdziwe dane to takie, w których informacje w nich zwarte odbiegają od rzeczywistości. Natomiast zatajenie prawdy polega na świadomym utrzymywaniu w tajemnicy okoliczności mających wpływ na rozstrzygnięcie.

Kto może zostać ukarany?

Ustawa w większości operuje pojęciem „instytucji obowiązanej”. Pod tym pojęciem kryją się wszystkie podmioty, które na podstawie przepisów są obowiązane przeciwdziałać praniu pieniędzy. Są to zarówno osoby fizyczne, osoby prawne (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. spółka jawna, spółka partnerska). Czy w takim razie można skazać spółkę? Otóż – nie.

Przepisy karne znajdujące się w ustawie wskazują indywidualnie na sprawcę, którym może być wyłącznie osoba fizyczna (tj. człowiek). Odpowiedzialność z art. 156 i art. 157 ponoszą wyłącznie osoby działające na rzecz i w imieniu instytucji obowiązanej. W Twoim wypadku – w imieniu i na rzecz biura rachunkowego, które może być prowadzone zarówno w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jeżeli dojdzie do przestępstwa, aby organ mógł nałożyć karę na sprawcę, w pierwszej kolejności musi zbadać zakres i rodzaj uprawnień określonej osoby, a także źródła powierzonych obowiązków, które osoba działająca w ramach instytucji obowiązanej posiada lub posiadała (w chwili popełnienia czynu zabronionego). A zatem, aby przypisać Ci sprawczość za działanie niezgodne z ustawą, najpierw GIIF musi udowodnić, że to właśnie Ty byłeś odpowiedzialny za prowadzenie spraw biura rachunkowego w tym zakresie. Oczywiście jeżeli prowadzisz JDG, to sprawa jest jasna. Jednakże w przypadku spółek osobowych lub kapitałowych ustalenie sprawcy może być nieco bardziej problematyczne. Sprawę jednak nieco ułatwia art. 8 ustawy. Przepis ten bowiem obliguje Cię do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za nadzór nad zgodnością działalności instytucji obowiązanej z przepisami. Równie dobrze możesz to być Ty sam. Po wyznaczeniu pracownika lub siebie powstaje domniemanie, że nieprzekazanie informacji GIIF lub przekazanie fałszywych danych jest winą właśnie tej osoby.

Więzienie za AML – czy przestępstwo można popełnić nieumyślnie?

Jak już wskazywałem na początku, kara może Cię dosięgnąć również za działanie nieumyślne. Wskazać zatem należy, że przestępstwo popełnione umyślnie aktualizuje się, gdy sprawca ma zamiar jego popełnienia, tj. chce go popełnić albo przewidując możliwość jego popełnienia, godzi się na to. Z kolei czyn zabroniony jest nieumyślny, jeśli sprawca nie mając zamiaru jego popełnienia, popełnia go jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość popełnienia tego czynu przewidywał albo mógł przewidzieć.

Powyższe oznacza, że dla ukarania za nieprzestrzeganie przepisów ustawy w omawianym zakresie wystarczające jest wykazanie, że nie zachowałeś należytej ostrożności związanej z dopełnieniem ciążących na Tobie obowiązków. Przypominam jednak, że jeżeli czyn przez Ciebie popełniony zostanie zakwalifikowany jako nieumyślny, nie musisz się obawiać więzienia. W takim wypadku jedynie co Ci grozi to kara grzywny.

Artykuł Więzienie za AML – czy za błędy w AML grożą sankcje karne? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Kara finansowa a delikt AML

Wed, 05 Jun 2024 11:15:05 +0000

Kara finansowa w odniesieniu do AML ma charakter administracyjny i dotyczy instytucji obowiązanych, które naruszają przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Delikt AML oznacza niedopełnienie obowiązków wynikających z tej ustawy, za które Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) może nałożyć sankcję pieniężną. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wskazuje ich całą masę.

Niemal każde zachowanie instytucji obowiązanej, które może wspomagać, nawet nieświadomie, pranie pieniędzy, jest zagrożone karą. Nie każdy czyn jest jednak przestępstwem. Te lżejsze przewinienia nazywane są deliktami. Nie grozi za nie sankcja w postaci więzienia, a w najgorszym wypadku wysoka kara finansowa. Ty, jako właściciel biura rachunkowego i księgowy, jesteś w kręgu podmiotów, które muszą przestrzegać reguł określonych przez prawodawcę we wspomnianej ustawie.

Jak zatem jest z tymi sankcjami pieniężnymi za nieprzestrzeganie polityki AML? Kary pieniężne nakładane w ramach AML nie są sankcjami karnymi, lecz środkami administracyjnymi. Mają za zadanie dyscyplinować podmioty obowiązane i zapewnić skuteczne wdrażanie oraz stosowanie procedur AML w praktyce.

Prawodawca wziął się na poważnie za ochronę Skarbu Państwa i społeczeństwa przed wprowadzaniem do obiegu brudnych pieniędzy oraz terroryzmem. Ustawa zawiera w sobie aż trzy przepisy, które wyliczają różnorakie delikty. Łącznie jest to katalog z przeszło trzydziestoma pozycjami. Delikt AML może być niemal nieistotny, wtedy otrzymasz co najwyżej nakaz zaprzestania podejmowania określonych czynności, które były sprzeczne z prawem. Przy działaniu bardziej rażącym musisz się liczyć z karą finansową, która może sięgać nawet 1 mln euro.

Delikt AML i kara

Delikt AML to naruszenie obowiązków ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, które nie ma charakteru przestępstwa, ale skutkuje sankcją administracyjną.

Wraz z wejściem ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy nałożono na Ciebie cały szereg obowiązków. Należy do nich przede wszystkim wprowadzenie wewnętrznych procedur AML. Oczywiście ich wprowadzenie to dopiero początek. Musisz ich przestrzegać oraz pilnować swoich pracowników, aby robili to samo. Musisz też cały czas kontrolować ich efektywność i modyfikować je, kiedy uznasz, że są niewystarczające. Jeżeli popełnisz błąd, może Cię to kosztować. Delikt AML jest obłożony dotkliwymi karami.

Jakie delikty możesz popełnić?

Jest tego sporo. Jak wspominałem, ustawa poświęca temu naprawdę dużo miejsca. Wszystkie delikty znajdziesz w artykule 147. ustawy AML. Dla przykładu można wskazać, chociażby:

brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za AML
brak oceny ryzyka AML lub jej nieaktualność
brak wdrożenia procedury AML
opóźnienie w przekazaniu Generalnemu Inspektorowi żądanych przez niego informacji
brak dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego
nieprzechowywanie wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji
nieprzekazywanie GIIF zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

Jakie są możliwe kary za delikty AML?

Jest delikt AML, jest i kara. Tak działa prawidłowo funkcjonujące państwo prawa. Tylko co może Ci grozić za Twoje przewinienie? Cóż, katalog kar nie imponuje ich wielością, ale mogą być one dotkliwe. Wymienia je art. 150 ustawy AML. Te kary, które mogą Cię dotyczyć, to:

publikacja informacji o Twoim biurze lub o Tobie oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie www urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
nakaz zaprzestania podejmowania przez Ciebie lub Twoich pracowników określonych czynności, które były sprzeczne z ustawą;
nałożenie na Ciebie zakazu pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym, przez okres nie dłuższy niż rok (z tym zapisem jest sporo kontrowersji, przez co organy bardzo rzadko stosują tę karę);
kara pieniężna.

Kary stosowane za nieprzestrzeganie zasad określone w ustawie zostały szczegółowo już opisane w naszym artykule: Brak AML w biurze a kary administracyjne Zalecam zapoznać się z nim, zanim przejdziesz dalej.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

Tylko dla biur rachunkowych
Gotowe formularze i procedura AML
Automatyczne pobieranie danych
Automatyczne przypomnienia
Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Kara finansowa na delikt AML

Przejdźmy do najważniejszej kwestii w tym artykule, a mianowicie do kary pieniężnej. Zasadą jest, że kara ta może zostać nałożona do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez Twoje biuro rachunkowe w wyniku naruszenia przepisów przedmiotowej ustawy. Karę tę nakłada Generalny Inspektor Informacji Finansowej.

Nie zawsze jednak można oszacować tę wysokość. W takim wypadku rozmiar korzyści lub straty organ szacuje samodzielnie i wówczas może nałożyć karę maksymalnie do 1 mln euro. Tutaj pojawia się niekonsekwencja prawodawcy. Nie wiadomo bowiem czy w przypadku możliwości ustalenia kwoty korzyści lub straty, której dwukrotność przewyższa owy 1 mln euro, GIIF może maksymalnie nałożyć karę do tego limitu, czy też większą. Ta kwestia w dalszym ciągu nie została jednoznacznie przesądzona.

Stosując karę, organ w pierwszej kolejności musi ocenić czy w ogóle istnieje możliwość dokładnego określenia kwoty osiągniętej korzyści albo unikniętej straty i dopiero wówczas gdy takiej możliwości nie ma, może skorzystać z drugiego z rozwiązań. Zatem zawsze tam, gdzie jest możliwe ustalenie kwoty korzyści albo kwoty unikniętej straty, organ może nałożyć karę pieniężną wyłącznie do wysokości dwukrotności takiej korzyści lub straty, także wówczas gdy wartość ta przenosi kwotę 1 mln euro. (por. Art. 150 Terroryzm U red. Dyl/Królikowski 2021, wyd. 1/Dyl/Górski).

W jaki sposób ustala się karę za delikt AML?

W poprzednim akapicie wskazałem maksymalne wymiary kary. W praktyce sankcje te są zazwyczaj o wiele niższe. GIIF celuje bardziej w kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy, aniżeli w ich setki czy miliony złotych. Mimo to istnieje przypadek bardzo wysokiej kary pieniężnej, kiedy to Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej nałożył na Bank Ochrony Środowiska S.A. sankcję w wysokości aż 3 700 000 zł.

W procesie ustalania wysokości kary pieniężnej za delikt AML organ musi kierować się określonymi kryteriami. GIIF musi brać pod wagę takie aspekty jak:

wagę naruszenia i czas jego trwania;
zakres odpowiedzialności instytucji obowiązanej;
możliwości finansowe instytucji obowiązanej;
skalę korzyści osiągniętych lub strat unikniętych przez instytucję obowiązaną, jeżeli można te korzyści lub straty ustalić;
straty poniesione przez osoby trzecie w związku z naruszeniem, jeżeli można je ustalić;
stopień współpracy instytucji obowiązanej z organami właściwymi w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
uprzednie naruszenia przepisów ustawy przez instytucję obowiązaną.

Czy GIIF może odstąpić od nałożenia kary?

Tak. Organ ustalając wysokość kary, ma dużą swobodę, może nawet odstąpić od jej wymierzenia. Odstąpienie jest instytucją fakultatywną, GIIF może z niej skorzystać, ale wcale nie musi. Jednocześnie, aby owe odstąpienie od wymierzenia kary było możliwe, waga naruszenia zasad określonych w ustawie musi być znikoma, a Ty już zauważyłeś swój błąd i zaprzestałeś naruszania. Waga naruszenia ma charakter ocenny i zależy od zapatrywania się organu na daną sprawę. Jak wskazuje się w piśmiennictwie, naruszeniem znikomym będzie naruszenie, które nie niesie za sobą społecznego niebezpieczeństwa. Uznać należy zatem, że wpływ na ocenę znikomości naruszenia będą miały m.in. takie elementy przedmiotowe, jak waga dobra chronionego przez normę sankcjonowaną, czas trwania naruszenia, wpływ naruszenia na poszanowanie prawa, zasięg naruszenia, liczba podmiotów, na które naruszenie ma wpływ, znaczenie następstw naruszenia, etc.” [M. Jabłoński, w: Kodeks postępowania administracyjnego (por. red. M. Wierzbowski, A. Wiktorowska), art. 189f).

Jakie są rzeczywiste wysokości kar pieniężnych za nieprzestrzeganie AML?

Jak widać, proces nakładania kary ma charakter uznaniowy. Żaden delikt AML nie ma przypisanej konkretnej kary. Od organu zależy zatem, jak wysoka kara może Cię czekać, jeżeli nie będziesz przestrzegał przepisów ustawy. Przy czym dotychczasowa praktyka pokazuje, że nakładane kary są raczej niskie. Mimo że mógłbyś spodziewać się kary sięgającej nawet 4,5 mln zł, to wykroczenia w tej materii karane są bardziej w widełkach 10 – 100 tys. zł. Wszystko jednak zależy od wagi przewinienia, Twojego zachowania po wykryciu deliktu czy też współpracy z organem celem naprawienia szkód. W szczególnych wypadkach GIIF może nawet odstąpić od wymierzenia kary.

Chcesz zautomatyzować AML w swoim biurze?

Skorzystaj z naszej aplikacji!

Tylko dla biur rachunkowych
Gotowe formularze i procedura AML
Automatyczne pobieranie danych
Automatyczne przypomnienia
Obliczanie poziomu ryzyka biura i klientów
Wysyłka oświadczeń do klientów

Sprawdzam aplikację

Artykuł Kara finansowa a delikt AML pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Przechowywanie dokumentacji księgowej – czy dokumenty w chmurze są bezpieczne?

Wed, 03 Apr 2024 12:09:00 +0000

Cały świat idzie w stronę digitalizacji. Jeżeli jeszcze tego nie robisz, również powinieneś o tym pomyśleć. Wykorzystywanie serwera zamiast segregatora ma wiele zalet. Zajmuje mało miejsca, jest wygodne w wyszukiwaniu dokumentów i co równie ważne jest przyjaźniejsze środowisku. Mimo to prawodawca nie zdecydował się uregulować tej kwestii jednoznacznie, nakazując przejście z wersji papierowej na elektroniczną. Jak zatem obecnie powinno wyglądać przechowywanie dokumentacji księgowej? Czy wszystkie dostępne na rynku rozwiązania są bezpieczne? Sprawdźmy.

Przechowywanie dokumentacji księgowej, tej aktualnej jak i za lata poprzednie, to Twój obowiązek. Archiwizowanie ksiąg rachunkowych przez co najmniej 5 lat jest wymagane ustawą, w niektórych wypadkach będzie to nawet 50 lat. Mając wielu klientów możesz nagromadzić naprawdę wiele teczek i segregatorów. Być może to dobry czas, aby przesiąść się z kartki papieru i długopisu na komputer i chmurę. Co mówią na ten temat przepisy?

Przechowywanie dokumentacji księgowej – papierowo czy komputerowo?

Możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych na papierze nie dziwi. W końcu księgowi robią to od setek lat. Zupełnie inaczej jest z wersją komputerową. Ta dopiero od niedawna została jasno wskazana przez prawodawcę w ustawie o rachunkowości. Na bazie art. 13 ust. 2 ustawy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Przepis ten eliminuje obowiązek drukowania ksiąg rachunkowych. Dzięki temu zapisowi księgi mogą mieć teraz również formę zapisu elektronicznego. Warunkiem jest jedynie posiadanie przez Twoje biuro rachunkowe systemu komputerowego, który umożliwi uzyskanie czytelnych informacji w dowolnym zakresie i w każdym czasie.

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej nie wymaga posiadania ich odpisów na papierze. Twój cały biznes może mieścić się na dysku komputerowym. Potwierdza to między innymi interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 roku (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której stwierdził on, że: „wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, które otrzyma wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej”.

Przechowywanie dokumentacji księgowej – jak robić to prawidłowo?

Sposób przechowywania ksiąg rachunkowych również został określony w ustawie o rachunkowości. Jak wskazuje art. 71, dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w należyty sposób, chroniona i zabezpieczana przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten dotyczy zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Księgi prowadzone przy użyciu komputera muszą być chronione poprzez stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych. W takim wypadku masz obowiązek zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, stosując właściwe rozwiązania programowe i organizacyjne, chroniące przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Dodatkowo musisz regularnie tworzyć kopie zapasowe danych i zapisywać je na innym nośniku informatycznym. Oznacza to, że trzymając księgi w chmurze, jej kopie zapasowe powinieneś trzymać na dysku twardym komputera lub dysku przenośnym. Backup nie może być tworzony na tym samym nośniku co baza oryginalna. Jeżeli nie jesteś w stanie sprostać tym wymogom, wówczas powinieneś wydrukować księgi rachunkowe i przechowywać je dodatkowo w formie papierowej. Wydruk powinien nastąpić nie później niż na koniec roku obrotowego.

Ważne! Dokumentację elektroniczną powinieneś przechowywać przez okres jej ważności i dodatkowo przez 5 lat po tym okresie.

Jak w praktyce przechowywać księgi rachunkowe?

Nie znajdziemy zbyt wiele informacji prawnych jak w praktyce przechowywać księgi rachunkowe w formie elektronicznej. Jednakże na podstawie analogii możemy przenieść przepisy ustawy o podatku od towarów i usług również na grunt ogólny.

Niezależnie w jakiej formie prowadzisz księgi, muszą być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich sporządzenia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumentacja powinna być przechowywana na terytorium RP, jeżeli posiadasz tutaj siedzibę biura rachunkowego. Dotyczy to jednak formy papierowej. W przypadku digitalizacji dokumentów mogą być one przechowywane poza terytorium Polski (np. na serwerach leżących w USA), o ile organy skarbowe będą miały do nich łatwy dostęp za pomocą środków elektronicznych (online) z każdego miejsca w kraju. Dodatkowo musisz zadbać, aby możliwe było natychmiastowe pobranie dokumentów z bazy, ich wydrukowania lub przetwarzania.

Czy przechowywanie ksiąg rachunkowych na dysku Google to dobry pomysł?

Dysk Googla to bardzo dobra aplikacja do przechowywania wszelkiego rodzaju plików. Dzięki wszechstronności Google masz dostęp do znajdujących się na nim danych z niemal każdego urządzenia elektronicznego połączonego z Internetem. PC, laptop, telefon, tablet, a niedługo pewnie i smartwatch. Rozwiązanie to pozwala Ci zatem być „podpiętym” do ksiąg rachunkowych klientów w każdym miejscu na ziemi, byle tylko był tam zasięg.

Dodatkowym plusem jest możliwość przeglądania dokumentów bezpośrednio w usłudze. Nie trzeba ściągać ich na dysk twardy czy instalować dodatkowych programów do odtwarzania plików. Jest on również bardzo dobrze zabezpieczony przed niepożądanymi osobami trzecimi. Za wyborem tego narzędzia może przemawiać również cena – jest niska, za 9 zł miesięcznie otrzymujesz dostęp do 100 GB przestrzeni.

A jak wygląda to od strony prawnej?

Co prawda w regulaminie znajduje się zapis o udzieleniu firmie Google licencji na wykorzystywanie, udostępnianie, przechowywanie, i rozpowszechnianie materiałów znajdujących się na dysku, ale nie taki diabeł straszny…

Zapis ten należy odnieść do całości regulaminu prowadzenia usług. Przede wszystkim użytkownik chmury zachowuje wszelkie posiadane prawa własności intelektualnej do treści znajdujących się na dysku. Przesyłając, wgrywając, dostarczając, zapisując, przechowując, wysyłając lub odbierając materiały do lub za pośrednictwem usług, użytkownik udziela Google (i jej współpracownikom) ważnej na całym świecie licencji na wykorzystywanie, udostępnianie, przechowywanie, reprodukowanie, modyfikowanie, przesyłanie, publikowanie, publiczne prezentowanie i wyświetlanie oraz rozpowszechnianie tych materiałów, a także na tworzenie na ich podstawie opracowań (dzieł pochodnych, na przykład przez wykonanie tłumaczenia, adaptacji lub innych zmian w celu zapewnienia lepszego działania z usługami). Użytkownik w ramach tej licencji przyznaje prawa w ograniczonym celu obejmującym utrzymywanie, promocję i udoskonalanie usług oraz tworzenie nowych. Licencja pozostanie w mocy nawet wówczas, gdy użytkownik przestanie korzystać z usług (dotyczy to na przykład wpisu o firmie dodanego w serwisie Mapy Google). W niektórych usługach mogą istnieć sposoby uzyskania dostępu do umieszczonych w nich treści oraz usunięcia ich. Ponadto obowiązują warunki lub ustawienia, które zawężają zakres wykorzystania przez nas treści przesłanych do tych usług.

Powyższe oznacza zatem, że tylko w nielicznych przypadkach Google ingeruje w to co znajduje się na dyskach. Częściej w przypadku treści, które w żaden sposób nie są chronione prawami autorskimi czy tajemnicą przedsiębiorstwa. W mojej ocenie możesz być spokojny, żadne dokumenty klientów nie wyciekną. Tak duża firma nie mogłaby sobie pozwolić na taki błąd.

Artykuł Przechowywanie dokumentacji księgowej – czy dokumenty w chmurze są bezpieczne? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Weryfikacja klienta biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę?

Wed, 20 Mar 2024 08:40:01 +0000

Prowadzenie biura rachunkowego stanowi biznes jak każdy inny. Prowadząc obsługę ksiąg rachunkowych, jesteś nastawiony na zysk. Świadczysz usługi najwyższej jakości, zatem nie powinno dziwić, że oczekujesz adekwatnego wynagrodzenia. Niestety może zdarzyć się tak, że trafisz na nierzetelnego klienta, który będzie zwlekał lub nawet unikał wypłaty Twojego wynagrodzenia. Oczywiście prawo przewiduje szereg możliwości egzekwowania swojej wierzytelności, jednak lepiej zapobiegać niż leczyć. Dlatego też powinieneś dobrze sprawdzić przedsiębiorców, których firmy będziesz obsługiwał. Weryfikacja klienta to pierwszy krok, jaki powinieneś wykonać jeszcze przed podpisaniem z nim umowy. Pozwoli Ci to odsiać te jednostki, które w przyszłości mogą sprawiać problemy.

Relacje w biznesie muszą polegać na obustronnym zaufaniu. Jednakże, zanim takie zaufanie zostanie zbudowane, musisz posiadać przynajmniej podstawowe informacje na temat swojego przyszłego partnera biznesowego. Weryfikacja klienta oczywiście nie musi przyjmować formy śledztwa detektywistycznego. Wystarczające będzie zapoznanie się z kilkoma rejestrami czy ewidencjami, aby móc wyrobić sobie zdanie w tym temacie. Gdzie zatem szukać informacji?

Weryfikacja klienta – na początek Internet

Pisząc Internet, mam na myśli przede wszystkim Google, ale pomocne mogą się okazać także portale branżowe czy wyszukiwarki firm pokroju panoramafirm.pl.

Twoi klienci w znakomitej większości to przedsiębiorcy, a tacy albo reklamują się w sieci, albo znajdują się tam opinie na ich temat. Warto zatem zapoznać się dokładnie, w jakiej branży działają, jakie świadczą usługi oraz ile osób zatrudniają. Dobrym pomysłem będzie również zapoznanie się z opiniami na temat ich działalności. Jeżeli przedsiębiorca jest nierzetelny i nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, bardzo szybko odnajdziesz informacje w tym temacie.

Nie możesz jednak traktować Internetu jako wyroczni. W praktyce bowiem niewiele znajdujących się tam danych jest prawdziwych. Bardzo dużo opinii, komentarzy i ocen to informacje, za które zapłacił przedsiębiorca lub wręcz odwrotnie – jego konkurencja. Dodatkowo ludzie mają tendencje do wypowiadania się w sieci w przypadkach, gdy są niezadowoleni, a bardzo rzadko robią to, gdy obsługa wykonała swoją pracę wzorowo. Nie radzę zatem kierować się dwoma czy trzema negatywnymi komentarzami. Jeśli jednak idą one w dziesiątki, to możesz już zacząć się zastanawiać nad podjęciem współpracy z przedsiębiorcą. Jeżeli nie wywiązuje się on ze swoich zadań wobec własnych klientów, to może tak samo potraktować Ciebie.

Weryfikacja klienta – ważne rejestry przedsiębiorców

Jeżeli firma funkcjonuje w Internecie, to możesz być pewny, że istnieje. Tylko czy aby na pewno istnieje legalnie? To wszystko możesz sprawdzić dzięki rejestrom przedsiębiorców. Weryfikacja klienta w tym aspekcie jest bardzo łatwa. Umożliwiają to ewidencje, które swoje bazy danych upubliczniają w sieci.

Wyróżnić możemy trzy podstawowe bazy, w których znajdują się niemal wszystkie podmioty gospodarcze. Są to:

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – jest to rejestr osób fizycznych prowadzących jednodobowe działalności gospodarcze;
Krajowy Rejestr Sądowy – znajdziesz w nim spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia.
REGON – tutaj znajdują się informacje na temat funkcjonowania spółek cywilnych.

We wskazanych rejestrach znajdziesz podstawowe informacje o kliencie (o ile prowadzi działalność gospodarczą). Znajdują się tam między innymi informacje o nazwie firmy, jej siedzibie, adresie korespondencyjnym czy też o dacie założenia przedsiębiorstwa oraz rodzaju prowadzonej działalności.

Najwięcej jesteś w stanie wynieść z KRS. Tam oprócz informacji podstawowych znajdziesz także dane nieco bardziej szczegółowe. Przede wszystkim będą to informacje finansowe przedsiębiorcy. W KRS sprawdzisz między innymi:

roczne sprawozdanie finansowe;
sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego;
uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty;
sprawozdanie z działalności jednostki dominującej.

Powyższe dokumenty pozwolą Ci stwierdzić czy dany klient jest wypłacalny i czy będzie w stanie regulować Twoje wynagrodzenie, czy lepiej jednak podziękować mu za współpracę i doradzić poszukanie prawnika w celu ogłoszenia upadłości.

Informacja gospodarcza ważna w kwestii zadłużenia

Jeżeli nie jesteś w stanie owych informacji wynieść z KRS, wiadomości na ten temat powinieneś poszukać w innych miejscach. Na szczęście w sieci funkcjonuje wiele instytucji, które ewidencjonują zadłużenie osób fizycznych i prawnych.

Pierwsze kroki powinieneś skierować w stronę rejestru państwowego. Jest nim Krajowy Rejestr Zadłużonych. KRZ stanowi rejestr publiczny, do którego dostęp ma każdy zainteresowany. Dostęp ten jest przy tym całkowicie darmowy. W KRZ sprawdzisz między innymi czy wobec Twojego przyszłego klienta nie jest prowadzone postępowanie egzekucyjne, restrukturyzacyjne lub upadłościowe.

Oprócz rejestru państwowego na rynku funkcjonuje również szereg ewidencji prywatnych, które również w sposób wiarygodny zbierają dane na temat dłużników. Powinieneś zatem zajrzeć na przykład do:

Pamiętaj jednak, że prywatne jednostki działają w ramach gospodarki wolnorynkowej. Nie spodziewaj się zatem, że wszystkie dostępne tam informacje zdobędziesz nieodpłatnie. Za niektóre przyjdzie Ci zapłacić. Nie są to jednak kwoty, które powinny odsunąć Cię od pomysłu sprawdzenia potencjalnego klienta.

Weryfikacja klienta – poproś o zaświadczenia organów skarbowych

Jasnym jest, że jako księgowy w łatwy sposób będziesz mógł powziąć informacje o zadłużeniu klienta wobec urzędu skarbowego lub ZUS z jego dokumentacji. Jeżeli jednak podpiszesz umowę, to już „musztarda po obiedzie”. Na weryfikację będzie nieco za późno.

Jeżeli masz do czynienia z dużą firmą, Twoja praca dla niej również nie będzie mała. Zapewne poświęcisz na nią ogrom czasu. To z kolei powinno przełożyć się na Twoje wynagrodzenie. Jeżeli jednak taki klient nie wypełnia swoich obowiązków wobec Państwa, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie będzie systematyczny w opłacaniu wystawionych przez Ciebie faktur.

Zadłużenia wobec organów administracyjnych nie sprawdzisz w sieci. Takie informacje można pozyskać wyłącznie na wniosek podatnika/ubezpieczonego. Wobec tego pozostaje Ci bezpośrednia prośba wobec kontrahenta o zaświadczenia o braku zaległości w rozliczeniach z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Spotkaj się z klientem twarzą w twarz

Dobrym pomysłem wydaje się także podpisanie umowy z klientem podczas spotkania w biurze księgowym czy też siedzibie jego firmy. Spotykając się z nim na żywo, będziesz w stanie wiele się o nim dowiedzieć. Rozmowa twarzą w twarz ma ten plus, że jesteś w stanie zorientować się jakim człowiekiem jest Twój przyszły klient. Czy jest życzliwy, terminowy, czy wydaje się być godnym zaufania. Być może dowiesz się także, w jaki sposób traktuje on swoich kontrahentów.

Również negocjując umowę będziesz wiedział, czy jest solidny w tym co robi (np. dzięki temu, że zapoznał się w całości z zapisami umownymi) oraz czy będzie trudnym partnerem biznesowym (np. klient wykłóca się o każdą klauzulę i próbuje zmodyfikować ją na swoją korzyść).

Uwaga! Jeżeli chcesz wiedzieć, jak powinna wyglądać prawidłowo sporządzona umowa, odsyłamy do artykułu: Umowa o świadczenie usług księgowych – na co zwracać uwagę?

Dokładna i rzetelna rozmowa z klientem może dać Ci obraz przyszłej współpracy z przedsiębiorcą. Nie należy zatem wszystkiego pozostawiać w sferze kontaktów wirtualnych. Nawet jeśli większość swoich klientów obsługujesz online, przynajmniej czynność podpisania umowy przeprowadź w realu.

Artykuł Weryfikacja klienta biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Wypowiedzenie umowy klientowi – kiedy to możliwe?

Thu, 29 Feb 2024 05:45:00 +0000

Im więcej klientów, tym lepiej. Tak to powinno przynajmniej działać. Od niektórych z nich jednak lepiej trzymać się z daleka. Trafiając na osobę niesłowną, lekkomyślną, czy po prostu taką, która regularnie „zapomina” o przelewach Twojego wynagrodzenia, nie dziwne, że chodzi Ci po głowie wypowiedzenie umowy klientowi. Tylko czy to takie proste? W końcu łączy Cię z nim stosunek zobowiązaniowy, a prowadzenie ksiąg rachunkowych to nie jednokrotna czynność, lecz ciąg powiązanych ze sobą działań, który ciężko przerwać ot, tak. Sprawdźmy zatem kiedy możliwe jest rozwiązanie umowy w przedmiocie obsługi księgowej i w jakim trybie najlepiej tego dokonać.

Generalnie przedsiębiorcy starają się za wszelką cenę zachować współpracę ze swoimi klientami, jednocześnie pozyskując nowych. Takie działanie sprzyja rozwojowi firmy i powiększaniu jej majątku. Czasami jednak trafia się taki klient, z którym współpraca to prawdziwa męka. W zależności z kim masz do czynienia, może jeszcze istnieć szansa na jego „naprostowanie”. Jednakże z częścią z nich lepiej zerwać współpracę, niż umierać w środku za każdym razem, gdy tylko ich widzisz. Jak radzić sobie z trudnymi kontrahentami pisaliśmy już w artykule: Trudny klient – jak sobie z nim radzić? Wypowiedzenie umowy powinno być ostatecznością, więc zanim przejdziesz niżej, sprawdź nasz poprzedni tekst.

Wypowiedzenie umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych – co mówią przepisy?

Wypowiedzenie umowy oraz skutki, z jakimi się ono wiąże, są w dużej części zależne od rodzaju samego kontraktu. Jaki charakter ma umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych? Umowa ta normuje zobowiązanie o charakterze ciągłym, wywiązywanie się ze swoich obowiązków przez strony wymaga stałych i powtarzalnych działań. Dlatego też ciężko ją nazwać umową zlecenie. Jest to bardziej umowa o świadczenie usług. Ten rodzaj kontraktu został wspomniany w art. 750 Kodeksu cywilnego. Dlaczego tylko wspomniany? Bowiem przepis regulujący tę materię ma wyłącznie jedno zdanie, otóż odsyła nas do przepisów o zleceniu.

Przejdźmy zatem do regulacji dotyczących zlecenia. Wypowiedzenie umowy zostało opisane w art. 746 KC. Jak wskazuje przepis, przyjmujący zlecenie, czyli biuro rachunkowe, może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie umowy nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Wypowiedzenie umowy a zasada swobody umów

Wiemy już, co na temat wypowiedzenia mówi ustawa cywilna. Jednakże jak to jest przy większości umów, przepisy KC stosujemy wówczas, gdy strony nie ustaliły samodzielnie jakiegoś zagadnienia. Postanowienia ustawy dotyczące możliwości wypowiedzenia umowy w każdym czasie mają charakter względnie obowiązujący. Oznacza to, że wchodzą w życie, jeśli w umowie z klientem nie określicie innego trybu rozwiązania współpracy. Możecie również przyjąć te zapisy w lekko zmodyfikowanej formie.

Co bardzo istotne, przepis mówiący o braku możliwości zrzeczenia się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów jest już bezwzględnie obowiązujący. A co za tym idzie, zawarcie klauzuli w umowie o treści „Strony zrzekają się prawa do wypowiedzenia umowy z jakichkolwiek powodów” jest nieważny. Ważne powody zawsze będą dawały szanse, zarówno Tobie, jak i Twojemu klientowi do rozwiązania umowy.

Jak widzisz, możliwość wypowiedzenia umowy bez ponoszenia negatywnych konsekwencji w dużej mierze zależy od Ciebie. Właściwie sporządzona umowa powinna zawierać zapisy o możliwości, powodach oraz sposobie wypowiedzenia umowy. Zaoszczędzi Ci to sporo stresu i ewentualnych strat finansowych.

Szukasz wzorów umów dla biur rachunkowych?

Ułatwią współpracę z klientami i zabezpieczą Twoje interesy. Dokumenty dostępne w naszym sklepie zostały opracowane przez prawnika 👇

Sprawdzam

Czy możesz wypowiedzieć umowę na czas określony?

Często przyjmuje się, że jeżeli umowa została zawarta na czas określony, a w jej treści nie znajdujemy zapisów o możliwości jej wypowiedzenia, wówczas taka czynność jest niemożliwa. Nic podobnego. Niezależnie czy zobowiązanie jest terminowe, czy też bezterminowe, umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych może być zawsze wypowiedziana. Nie jest to jednak tak proste, bowiem od tego czy znajdujesz ważne powody wypowiedzenia, czy też nie, rozwiązanie kontraktu może mieć dla Ciebie negatywne skutki finansowe.

Jak wskazał Sąd Najwyższy, fakt zawarcia umowy na czas oznaczony nie może uzasadniać odmówienia uprawnienia do wypowiedzenia tej umowy z jakichkolwiek powodów, a więc także takich, które nie mogą być uznane za ważne. Umowa zlecenia zawarta na czas oznaczony może być zatem wypowiedziana przez każdą ze stron w każdym czasie. Wypowiedzenie zawsze będzie dopuszczalne. W zależności jednak od istnienia lub braku istnienia ważnych powodów, różne będą skutki, w tym finansowe, wypowiedzenia. W szczególności o ewentualnym wyłączeniu możliwości wypowiedzenia umowy nawet bez ważnych powodów nie świadczy zawarcie umowy na czas określony. (por. wyrok SN z dnia 28 września 2004 roku, sygn. akt: IV CK 640/03).

Co z odszkodowaniem za wypowiedzenie umowy?

Jeżeli rozwiążesz umowę niezgodnie z postanowieniami umownymi, lub gdy nie występują w sprawie ważne powody, może pojawić się po Twojej stronie obowiązek wypłacenia klientowi odszkodowania. Jeżeli bowiem umowa ma charakter odpłatny (a taki właśnie ma umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych), a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, masz obowiązek naprawienia poniesionej przez drugą stronę szkody. Jak wysoką? Piśmiennictwo wskazuje tu, że chodzi o szkodę pozostającą w adekwatnym związku przyczynowym z przedwczesnym rozwiązaniem zlecenia. Z wypowiedzenia dokonanego przez zleceniobiorcę (biuro rachunkowe) szkodą będą m.in.:

wydatki poniesione przez dającego zlecenie na zrealizowanie zleconej czynności, pomniejszone o zaoszczędzone wskutek wypowiedzenia wynagrodzenie, czyli koszty związane ze znalezieniem nowego księgowego,
poniesione straty i korzyści nieuzyskane wskutek niedokonania zleconej czynności, np. jeśli wskutek wypowiedzenia klient nie uzyskał dofinansowania, została nałożona na niego kara skarbowa itp.

Czym są „ważne powody”?

Najlepiej jeśli rozwiązaniu umowy towarzyszą ważne powody. Co można zakwalifikować pod tym pojęciem? Tutaj KC nie pomaga, bowiem prawodawca nie zdecydował się stworzyć jednolitej definicji. Wszystko zatem zależy od okoliczności danej sprawy. Możemy jednak przyjąć, że ważnymi powodami mogą być zarówno zjawiska o charakterze obiektywnym, zmiana sytuacji gospodarczej czy zmiany w prawie podatkowym. Jak również zmiany w sposobie prowadzenia księgowości klienta (np. musi on przejść z uproszczonej księgowości na księgę rachunkową), jak i zjawiskami związanymi z samym klientem oraz łączącym was stosunkiem. Zmieni się Twoja sytuacja życiowa lub ekonomiczna i nie będziesz w stanie prowadzić jego interesów? Wydaje się to być ważny powód. Tak samo w sytuacji, gdy dojdzie do konfliktu między wami, lub gdy uznasz, że straciłeś zaufanie do kontrahenta. Jakby nie było (bardzo) ważnym powodem jest także stałe spóźnianie się z przelewami wynagrodzenia przez klienta. Oznacza to bowiem, że nie wywiązuje się on z umowy w sposób prawidłowy.

Ważne! Ważny powód do wypowiedzenia musi istnieć w chwili składania oświadczenia o rozwiązaniu umowy.

Jeżeli prawidłowo wypowiesz umowę z ważnych powodów, odpada jakiekolwiek uzasadnienie dla obowiązku wypłacenia odszkodowania klientowi. Możesz także wypowiedzieć kontrahentowi umowę w trybie natychmiastowym. Co w sytuacji, kiedy wypowiedzenie jest ze skutkiem natychmiastowym w połowie miesiąca, a kontrahent dokonał już opłaty za ten okres? Jesteś zobowiązany do zwrócenia mu adekwatnej części tej kwoty. Jeżeli jednak zdecydowałeś się zerwać współpracę, ale z zachowaniem okresu wypowiedzenia (np. 3-miesięcznego), musisz w dalszym ciągu prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, klient z kolei zapłacić Ci za Twoją pracę.

Pamiętaj jednak, że przy wskazywaniu na ważne powody przy rozwiązywaniu kontraktu, to na Tobie leży ciężar udowodnienia zaistnienia takich powodów.

Artykuł Wypowiedzenie umowy klientowi – kiedy to możliwe? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Biała lista podatników VAT – sprawdź zanim będzie za późno

Fri, 26 Jan 2024 13:54:38 +0000

Prowadząc biuro rachunkowe, jak każdy przedsiębiorca, jesteś narażony na nieuczciwych kontrahentów. Jest to część biznesu, na który musisz być przygotowany. Większości „pułapek” możesz jednak uniknąć, jeżeli dobrze przygotujesz się do zawierania przyszłych współprac i podpisywania umów. Przez przygotowanie mam na myśli weryfikację kontrahenta. Jednym z narzędzi, które Ci na to pozwoli, jest biała lista podatników VAT. Zawiera ona zestaw przydatnych informacji o przedsiębiorcach, które pomogą Ci podjąć decyzje czy zawrzeć proponowaną współpracę, czy też z niej zrezygnować zawczasu.

Kontrola w biznesie jest bardzo ważna. Każdy przedsiębiorca nastawiony jest na zysk, niektórzy są jednak tak zdeterminowani, że nie cofną się przed niczym, aby zarobić. Współpraca z takimi podmiotami najczęściej kończy się samymi problemami. Niezapłacone faktury, siedziba firmy, która w rzeczywistości nie istnieje, wieloletnie procesy sądowe czy stale umarzane postępowania egzekucyjne. Możesz się przed tym wszystkim ochronić, jeżeli przed zawarciem kontraktu sprawdzisz swojego kontrahenta. Biała lista podatników VAT jest jednym z narzędzi, które Ci w tym pomogą. Jest to wykaz stworzony i prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zatem możesz być spokojny, że dane się tam znajdujące są rzetelne i aktualne.

Biała lista podatników VAT – czym jest?

Biała lista podatników VAT, jak sama z resztą nazwa wskazuje, jest wykazem podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Narzędzie to znajdziesz w wyszukiwarce na stronie podatki.gov.pl.

Wykaz podatników VAT pozwala Ci nie tylko sprawdzić, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, ale również czy numer rachunku bankowego, który został wskazany na fakturze, jest prawidłowy i zatwierdzony.

Co więcej, jeżeli okaże się, że kontrahenta nie ma na liście albo został z niej wykreślony, otrzymasz informację, dlaczego odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru lub też przywrócono go do niego.

Biała lista podatników VAT – jakie znajdziesz tam informacje?

W większości przypadków celem wyszukiwania danego podmiotu jest sprawdzenie, czy w ogóle znajduje się on w rejestrze. To już pozwala na określenie czy kontrahent jest firmą „prawdziwą”, czy też tzw. firmą krzak. Jednakże biała lista podatników posiada szerszy zasób informacji, które mogą powiedzieć Ci o wiele więcej o Twoim kontrahencie.

Wykaz podatników VAT zawiera takie informacje jak:

nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
status podmiotu:
a) w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT;
b) zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru
oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Co z rachunkami bankowymi?

Bardzo ważną daną, którą możemy odnaleźć w wykazie podatników VAT, są rachunki rozliczeniowe przedsiębiorców. To właśnie na nie powinieneś dokonywać przelewu wierzytelności, również używając mechanizmu split payment.

Uwaga! W wykazie znajdują się jedynie rachunki bankowe przekazane przez przedsiębiorców do urzędu skarbowego (przy JDG informację tę należy kierować do CEIDG). Jeżeli zatem Twój kontrahent zmienił numer rachunku i tego nie zgłosił fiskusowi, wówczas będzie on nieaktualny.

Informacja o rachunku znajduje się wyłącznie w przypadku podatnika zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT, również jeżeli został on przywrócony na listę. Wykaz nie obejmuje zatem tych informacji, jeśli masz do czynienia z podmiotem niebędącym czynnym podatnikiem lub wykreślonym z listy. Dodatkowo biała lista podatników nie upublicznia prywatnych rachunków bankowych, które niekiedy są wykorzystywane przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych.

Jeżeli zatem planujesz związać się biznesowo z kontrahentem, który znajduje się w wykazie, ale nie posiada w nich informacji o swoim rachunku rozliczeniowym, zanim podpiszesz umowę, wyjaśnij to z nim. Nie będzie to wcale zbyt daleko posunięta ostrożność, w końcu najważniejsze są Twoje interesy i ich bezpieczeństwo.

Biała lista podatników – zawsze z niej korzystaj przy większych przelewach

Biała lista podatników jest bardzo ważna jeszcze z jednego powodu. Otóż jeżeli dokonasz przelewu swojemu kontrahentowi na kwotę przewyższającą 15.000 zł na inny rachunek, niż podany w wykazie, możesz mieć problemy.

Taki przelew dyskwalifikuje możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu kwoty zapłaconej kontrahentowi. Dodatkowo zostaniesz obciążony odpowiedzialnością solidarną ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on podatku należnego od dokonanej transakcji.

Istnieje jednak furtka, która pozwoli Ci uwolnić się powyższych sankcji. Masz bowiem 7 dni od dnia dokonania przelewu na numer rachunku bankowego inny niż opublikowany w wykazie, na poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby Twojego przedsiębiorstwa o zaistniałym zajściu.

Wyszukiwanie podatników jest banalnie łatwe

Wiesz już, czemu powinieneś weryfikować swoich kontrahentów, a także co Ci grozi w razie gdybyś dokonał przelewu na błędny rachunek bankowy. W związku z tym pewnie zastanawiasz się, czy będziesz potrafił korzystać z wyszukiwarki. Będziesz i to bez żadnej instrukcji! Korzystanie z wyszukiwarki podatników VAT jest banalnie proste.

Kontrahenta możesz wyszukać po nazwie, numerze konta, NIP lub REGON. W przypadku wyszukiwania po cyfrach musisz wpisać je prawidłowo, inaczej wyszukiwarka nie wskaże Ci żadnych wyników. O wiele łatwiej jest przy nazwie firmy. Nawet jeżeli wpiszesz jedynie jej fragment, system pokaże pasujące wyniki, spośród których będziesz mógł wybrać właściwą firmę.

Dodatkowo masz możliwość wskazać dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o firmie. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy w określonej dacie dane kontrahenta były aktualne (na ten dzień).

Więcej o tym jak jeszcze przeprowadzić weryfikację kontrahenta przeczytasz w artykule: Weryfikacja klienta biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę?

Artykuł Biała lista podatników VAT – sprawdź zanim będzie za późno pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Jakie dane osobowe pracowników może przetwarzać pracodawca?

Tue, 16 Jan 2024 09:06:31 +0000

Czasy „dzikiego zachodu” w procedurze zatrudniania słusznie odeszły w zapomnienie. Będąc pracodawcą nie możesz już bez konsekwencji wypytywać kandydatów na pracowników o ich upodobania polityczne, niepełnosprawności, plany na przyszłość, posiadane kredyty, dzieci, ciąże czy plany związane z małżeństwem. Rozporządzenie w przedmiocie ochrony praw osobowych skutecznie ograniczyło zakres informacji, jakich możesz żądać od potencjalnego pracownika na rozmowie o pracę. Bardziej chronione są również dane osób już zatrudnionych. Jeżeli prowadzisz własne biuro rachunkowe i jeszcze nie sprawdziłeś, jakie dane osobowe pracowników możesz przetwarzać, zapoznaj się z niniejszym tekstem, wszystko dokładnie w nim wytłumaczę.

RODO wpłynęło na wiele dziedzin życia i funkcjonowania Polaków. Przepisy rozporządzenia nie ominęły również prawa pracy. Do Kodeksu pracy zostały wprowadzone zatem art. 22[1] i nast., które stanowią „drogowskaz” oraz obowiązek, którym powinieneś się kierować przy zatrudnianiu nowych osób oraz zachowywać się wobec tych już pracujących na stałe. Dane osobowe pracowników stanowią dobra chronione, o które musisz dbać na równi z danymi klientów czy kontrahentów. To, że dotyczą one osób będących częścią Twojego biura, nie oznacza, że masz do nich prawo czy też możesz traktować je po macoszemu. Twoi pracownicy – w świetle zasad RODO – mają takie same prawa jak każda inna osoba fizyczna.

Dane osobowe pracowników przy umowie o pracę

Na wstępie podkreślę, że omawiana problematyka dotyczy podmiotów podlegających pod Kodeks pracy, tj. pracodawców zatrudniających i osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Nie będę się również skupiał na ochronie danych osobowych kandydatów na pracowników, o tym pisałem już wcześniej w artykule „RODO przy zatrudnianiu nowego pracownika – o co może pytać pracodawca”. Musisz jednak wiedzieć, że prawa do ochrony danych kandydata są nieco inne niż te, które posiada zatrudniony pracownik. Jeżeli jednak „zatrudniasz” w swoim biurze księgowych na umowach zlecenie czy popularnym B2B również nie powinieneś ignorować poniższych regulacji.

W sytuacji gdy zdecydujesz się na zatrudnienie danej osoby w biurze rachunkowym i podpiszesz z nią umowę o pracę, zaczynają was ściśle obowiązywać przepisy prawa pracy. Musisz zatem zadbać o to, aby przetwarzanie danych osobowych księgowych z którymi współpracujesz było zgodne w szczególności z art. 22[1] § 2 i 4 KP.

Masz prawo przetwarzać dane osobowe pracownika obejmujące:

imię (imiona) i nazwisko;
datę urodzenia;
adres zamieszkania;
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
dane kontaktowe – nr telefonu oraz adres email;
wykształcenie;
kwalifikacje zawodowe;
przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
dane osobowe dzieci lub innych osób najbliższych pracownika – jeżeli podanie takich informacji jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
numer rachunku płatniczego, o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Powyżej wskazane dane mogą znaleźć się w umowie o pracę lub w innych dokumentach złożonych do akt pracowniczych. Nie jest oczywiście, że pracownik jest zobligowany pod groźbą kary administracyjnej do podania wszystkich danych osobowych, które go dotyczą. Ma on prawo do odmowy wskazania określonych informacji. Musi się jednak liczyć z tym, iż masz prawo wówczas podziękować mu za współpracę. Najlepiej zatem, abyś już podczas rozmowy kwalifikacyjnej informował kandydatów o ich prawach i obowiązkach wynikających z RODO.

Dane zwykłe, a dane szczególne

Jak wyjaśniliśmy w artykule „RODO i dane osobowe” dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Osoba fizyczna możliwa do zidentyfikowania to taka, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

RODO oraz odnoszące się do niego prawo pracy wyróżnia trzy kategorie danych osobowych:

dane zwykłe – są to między innymi imiona, nazwiska, adresy zamieszkania, daty urodzin, miejsca narodzin, numery telefonów, adresy skrzynek mailowych;
dane szczególne – nazywane również danymi wrażliwymi – mogą dotyczyć np. pochodzenia rasowego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, danych biometrycznych, danych dotyczących zdrowia, orientacji seksualnej czy też przynależności do związków zawodowych;
dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Masz prawo żądać danych osobowych „zwykłych” od każdego zatrudnionego księgowego oraz pozostałych pracowników biurowych na podstawie art. 6 pkt 1 lit. c RODO, tj. w sytuacji gdy przetwarzanie takich danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Nie jesteś już za to uprawniony do wskazywania przez pracowników ich danych szczególnych. Te mogą przekazać oni z własnej inicjatywy, np. chcąc zgłosić chęć korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych związanych z ciążą.

Z kolei przetwarzać dane osobowe dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa możesz wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Wszelkie kompletne rejestry wyroków skazujących są prowadzone wyłącznie pod nadzorem władz publicznych.

Zasada minimalizacji

To, że przepis art. 22¹ KP daje Ci możliwość przetwarzania określonych danych osobowych swoich pracowników, nie oznacza, że w każdej sytuacji powinieneś je pozyskiwać. Zgodnie z zasadą minimalizacji pobierania danych wprowadzoną art. 5 ust. 1 lit. c RODO jako pracodawca powinieneś gromadzić wyłącznie te dane, które są konieczne do celu, jakim jest zatrudnienie danej osoby. Dla przykładu, jeśli na konkretnym stanowisku (np. starszego księgowego czy doradcy podatkowego) konieczne są określone wykształcenie i kwalifikacje zawodowe, nie możesz wymagać od pracownika podania innych informacji dotyczących przebiegu jego nauki i zatrudnienia, niż te dotyczące rzeczonego stanowiska. Twoim obowiązkiem jest zatem dokonywanie każdorazowo oceny czy wymagane dane są potrzebne do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Dane osobowe pracowników a ujawnianie danych podmiotom trzecim

Oczywistym jest, że dane osobowe pracowników są poufne i Twoim obowiązkiem jest chronienie dostępu do nich nieuprawnionych osób trzecich. Są jednak takie sytuacje, kiedy publiczne udostępnienie niektórych danych będzie nieodzowne w prawidłowym prowadzeniu biura rachunkowego.

Pierwszym przykładem ujawniania danych osobowych pracowników osobom postronnym jest sporządzanie listy pracowniczej, na której każdy z pracowników musi wpisać swoje imię i nazwisko oraz się podpisać. Wydawać by się mogło, że jest to działanie niezgodne z RODO, gdyż listy te pozostawiane są zazwyczaj w miejscach łatwo dostępnych dla wszystkich osób zatrudnionych w firmie. Orzecznictwo uznało jednak, że takie działanie nie jest sprzeczne z zasadami RODO. Pracownicy bowiem znają się nawzajem i nie jest żadną „tajemnicą” informacja dotycząca ich imion i nazwisk. Niezgodne natomiast z rozporządzeniem będzie pozostawianie na takiej liście informacji o urlopach, w szczególności tych chorobowych i „na żądanie”. Informacje o chorobach i zwolnieniach lekarskich są już danymi wrażliwymi i nie mogą być rozpowszechniane.

Innym przykładem mogącym Cię zastanawiać jest przydzielanie pracownikom identyfikatorów ze zdjęciem. Wizerunek pracownika nie jest informacją znajdującą się w katalogu danych z art. 22¹ § 2 KP, oznacza to zatem, że abyś mógł umieścić na identyfikatorze zdjęcie podwładnego, musisz uzyskać jego dobrowolną zgodę. Przy czym brak zgody nie może być powodem zwolnienia czy wyciągania innych negatywnych konsekwencji wobec pracownika.

Kolejną bardzo popularną praktyką jest wykorzystywanie danych pracowników i umieszczanie ich na stronach internetowych biura rachunkowego oraz w tzw. stopkach przy korespondencji mailowej. Zazwyczaj są to informacje o ich imionach i nazwiskach, stanowiskach oraz numerach telefonów i adresach e-mail. Uznaje się, iż ujawnianie takich danych służy wykonywaniu przez pracowników ich obowiązków służbowych, stąd też dane te mogą być udostępniane przez pracodawcę bez zgody pracowników. Musisz jednak pamiętać, że w przypadku numerów telefonów i adresów email, możesz je wskazywać o ile nie są to numery i adresy prywatne. Jeśli zatem księgowy pracujący w Twoim biurze otrzymał służbowy telefon oraz własny przyporządkowany adres skrzynki wirtualnej znajdującej się na firmowym serwerze, nie ma problemu. Pamiętaj również, że analogicznie do omówionych wyżej identyfikatorów, sprzecznym z RODO będzie publikowanie na stronie www biura wizerunku (zdjęcia) księgowego bez jego zgody. Mniej popularne, ale w dalszym ciągu spotykane, jest również umieszczanie imion i nazwisk pracowników na drzwiach ich biur w siedzibie przedsiębiorstwa. Tutaj zgoda osób zainteresowanych nie będzie konieczna.

Artykuł Jakie dane osobowe pracowników może przetwarzać pracodawca? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.