Wejście w życie obowiązkowego KSeF to jedna z największych zmian w polskiej księgowości od lat. Napięcie i niepewność rosną zarówno po stronie biur rachunkowych, jak i klientów. Wielu przedsiębiorców odkładało przygotowania, licząc, że „jakoś to będzie”.

Teraz nadszedł moment, w którym biuro rachunkowe musi przejąć inicjatywę w komunikacji i postawić jasne granice. Płynne wdrożenie KSeF to odpowiedzialność wspólna, a bez aktywnego zaangażowania klienta, nawet najlepsze biuro nie będzie w stanie zapewnić ciągłości obsługi.

Ten artykuł to praktyczny przewodnik, który pomoże Ci uporządkować komunikację z klientami i przygotować Twoje biuro na nadchodzące zmiany.

Najważniejszy komunikat do klienta: To nasza wspólna odpowiedzialność

Wielu właścicieli biur zmaga się z brakiem reakcji ze strony klientów. Czas uświadomić im, że dalsze zwlekanie zablokuje możliwość prawidłowego rozliczania ich firmy. To nie tylko kwestia złożenia zawiadomienia ZAW-FA, ale cały szereg działań, które leżą po stronie przedsiębiorcy: pierwsze logowanie do aplikacji, zapoznanie się z systemem czy przydzielenie uprawnień odpowiednim pracownikom w firmie.

Najwyższy czas, aby jasno i stanowczo przekazać klientom, że:

• Obowiązek przygotowania firmy do KSeF leży po ich stronie.
  Dotyczy to zwłaszcza nadania uprawnień w systemie, co jest czynnością, której biuro nie może wykonać za przedsiębiorcę.
• Bez ich zaangażowania biuro nie będzie w stanie prawidłowo odbierać i księgować faktur.
  Brak dostępu do KSeF klienta to brak dostępu do jego dokumentów kosztowych, o ile nie ustaliliście innej drogi przekazywania dokumentów.
• Indywidualne wdrożenia i pomoc techniczna będą usługą dodatkowo płatną.
  Biuro nie będzie w stanie przeprowadzić za rękę każdego klienta w ramach standardowej obsługi. Nie daj sobie wejść na głowę! Zawsze dużo łatwiej jest zapytać księgowego, zamiast sprawdzić w sieci, ale edukowanie o KSeF w każdym możliwym aspekcie nie jest Twoim zadaniem.

Plan komunikacji z klientem w 3 krokach

Krok 1: Edukacja i uświadomienie

Wyjaśnij klientom prostym językiem, czym jest KSeF i jakie obowiązki na nich ciążą. Jeśli czujesz, że Twoi klienci wciąż nie rozumieją podstaw, nie trać czasu na tworzenie materiałów od zera.

Praktyczny e-book „KSeF dla przedsiębiorcy” to gotowe narzędzie, które możesz im wysłać. Zrozumiały język, konkretne przykłady i checklista – wszystko, by Twoi klienci byli gotowi na zmiany. Znajdziesz go w linku poniżej:

Praktyczny e-book „KSeF dla przedsiębiorcy”

Wykorzystaj gotowe narzędzie dla biur rachunkowych, które chcą przygotować swoich klientów do zmian w fakturowaniu. Zrozumiały język, konkretne przykłady i checklista – wszystko, by Twoi klienci byli gotowi na KSeF.👇

Sprawdzam!

Krok 2: Ustalenie nowych zasad współpracy

KSeF fundamentalnie zmienia obieg dokumentów. To idealny moment na aktualizację umów lub wprowadzenie aneksów, które precyzyjnie określą podział odpowiedzialności.

Jeśli nie współpracujesz na co dzień z kancelarią prawną, możesz skorzystać z gotowych, przygotowanych przez naszych prawników wzorów umów. Pakiet umów dla biur rachunkowych uwzględniający KSeF zabezpieczy Twoje interesy i jasno określi zasady gry.

Krok 3: Dostarczenie praktycznych instrukcji

Aby ułatwić klientom pierwsze kroki, warto podesłać im sprawdzone materiały instruktażowe. Zamiast tworzyć własne poradniki, skorzystaj z oficjalnych filmów Ministerstwa Finansów.

Polecane instrukcje wideo:

• Jak odebrać fakturę z KSeF
• Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF
• Składanie wniosku o certyfikat (dla pieczęci elektronicznej)
• Dodawanie administratora w systemie
• Nadawanie i odbieranie uprawnień
• Jak odebrać fakturę z KSeF

Wewnętrzna checklista biura – czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF?

Komunikacja z klientem to połowa sukcesu. Druga to upewnienie się, że Twoje własne biuro jest przygotowane na operacyjną zmianę. Wykorzystaj poniższą listę kontrolną, aby niczego nie pominąć.

Narzędzia i technologia

• Czy Twój program księgowy jest w pełni gotowy na integrację z KSeF? Skontaktowałeś się z dostawcą oprogramowania w tej sprawie?
• Czy zapytałeś kluczowych klientów, czy ich programy do fakturowania będą zintegrowane z KSeF? To pozwoli uniknąć problemów w przyszłości.

Zespół i kompetencje

• Czy Twój zespół przeszedł wewnętrzne szkolenie dotyczące KSeF i nowych procedur?
• Czy wyznaczyłeś w biurze jedną osobę odpowiedzialną za koordynację wdrożenia i rozwiązywanie problemów związanych z KSeF?

Nowe procesy

• Czy masz opracowaną procedurę odbioru i weryfikacji dokumentów z KSeF?
• Jak unikniesz dublowania faktur, gdy klient wyśle je kilkoma kanałami (przez KSeF, PDF, papierowo)?
• Jak będzie wyglądał proces akceptacji kosztów przez klienta, zanim zostaną zaksięgowane?

Oferta i cennik

• Czy masz przygotowany cennik usług dodatkowych związanych z KSeF? (np. pomoc w konfiguracji, indywidualne szkolenia, wsparcie techniczne).

Chaos organizacyjny może zaszkodzić zarówno Twoim klientom, jak i reputacji Twojego biura. Proaktywna, jasna komunikacja i precyzyjne ustalenie zasad to najlepsza strategia na przetrwanie tego burzliwego okresu. Przejmij kontrolę nad sytuacją i poprowadź swoich klientów przez tę zmianę w sposób uporządkowany i profesjonalny.

Artykuł KSeF checklista i plan komunikacji z klientem. pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Prowadzisz biuro rachunkowe i czujesz, że utknąłeś w miejscu? Twoi klienci to głównie osoby z polecenia, a Ty konkurujesz głównie ceną? Być może próbowałeś już „robić marketing” – założyć profil na Facebooku, puścić reklamę – ale efekty były dalekie od oczekiwanych. To częsta historia.

Problem polega na tym, że większość biur skupia się na taktykach, nie mając solidnych fundamentów. Prawdziwy, skuteczny marketing to nie kwestia posiadania strony WWW czy profilu na LinkedIn. To kwestia posiadania spójnej strategii, opartej na trzech kluczowych filarach. W tym artykule pokażemy Ci, czym są te filary i jak praca nad nimi może całkowicie odmienić sposób, w jaki pozyskujesz klientów – niezależnie od tego, czy chcesz być specjalistą w wąskiej niszy, czy prowadzić biuro o szerokim profilu.

Filar 1: Twoja propozycja wartości – dlaczego klienci mają wybrać właśnie Ciebie?

To jest najważniejszy i najczęściej pomijany element. Zanim wydasz złotówkę na reklamę, musisz być w stanie odpowiedzieć na to jedno pytanie. I nie, odpowiedź „bo mamy wysoką jakość i dobry kontakt” nie wystarczy. To standard, którego oczekuje każdy.

To nie musi być wąska specjalizacja branżowa

Wielu właścicieli boi się „niszowania”, bo nie chce rezygnować z klientów. I słusznie! Twoja unikalna wartość nie musi polegać na obsłudze wyłącznie jednej branży. Może polegać na tym, jak pracujesz, dla kogo jesteś najlepszym wyborem lub jaki unikalny problem rozwiązujesz.

Zadaj sobie te pytania, by odkryć swoją wartość

Jaki problem klienta rozwiązujesz najlepiej? Czy jest to chaos w dokumentach? Strach przed urzędami? Poczucie braku kontroli nad finansami?

Jaki jest rezultat Twojej pracy, poza „zakręconą księgowością”? Może to jest spokój ducha? Czas na rozwój firmy? Poczucie bezpieczeństwa finansowego?

Dla jakiego typu przedsiębiorcy jesteś idealnym partnerem? Może dla „chaotycznych kreatywnych”, którzy potrzebują kogoś, kto zaprowadzi porządek? A może dla „analitycznych inżynierów”, którzy oczekują szczegółowych danych i raportów?

Przykłady silnej propozycji wartości

„Jesteśmy biurem rachunkowym, które tłumaczy skomplikowane finanse na ludzki język.”

„Specjalizujemy się w porządkowaniu wieloletnich zaległości i wyprowadzaniu firm na prostą.”

„Działamy jak Twój zewnętrzny dyrektor finansowy, pomagając Ci podejmować mądre decyzje biznesowe.”

Dlaczego ten filar jest kluczowy? Bez jasnej odpowiedzi na pytanie „dlaczego my?”, wszystkie Twoje działania marketingowe będą ogólnikowe i nieskuteczne.

To strategia długoterminowa. Działamy z mniejszym budżetem, ocieplamy relację i wizerunek, aby po jakimś czasie potencjalny klient skusił się na współpracę z Twoim biurem rachunkowym.

Strategiczny planer marketingowy dla Twojego biura rachunkowego

Zmień chaos w klarowną strategię. Znajdź idealnych klientów i wyróżnij się na rynku.

Pobierz i rozwijaj marketing swojego biura👇

Sprawdzam!

Filar 2: Twój wizerunek i zaufanie – czy wyglądasz jak ekspert, którym jesteś?

Kiedy już wiesz, co jest Twoją unikalną wartością, musisz zadbać o to, by Twój wizerunek w internecie to potwierdzał. Potencjalny klient, zanim się z Tobą skontaktuje, przeprowadzi małe śledztwo. To, co znajdzie, zdecyduje, czy w ogóle dojdzie do rozmowy.

Twoja „cyfrowa siedziba” musi być profesjonalna

Nie ma znaczenia, czy jest to rozbudowana strona internetowa, czy tylko perfekcyjnie dopracowany profil na LinkedIn. Zasada jest ta sama: Twoje miejsce w sieci musi budzić zaufanie i odzwierciedlać jakość Twoich usług.

Elementy, które budują profesjonalny wizerunek

Profesjonalne zdjęcia. Ludzie ufają ludziom. Inwestycja w dobrą sesję zdjęciową, która pokazuje Ciebie i Twój zespół jako przystępnych profesjonalistów, zwraca się wielokrotnie.

Dowody społeczne. To Twoja najpotężniejsza broń. Opinie w Google, rekomendacje na LinkedIn, krótkie historie sukcesu Twoich klientów – to wszystko krzyczy: „inni nam zaufali, Ty też możesz”.

Spójność komunikacji. Niezależnie od tego, czy piszesz maila, posta na Facebooku czy tekst na stronę – Twój język i styl muszą być spójne z propozycją wartości z Filaru 1. Jeśli mówisz, że „tłumaczysz finanse na ludzki język”, unikaj skomplikowanego żargonu.

Filar 3: Twoja widoczność i komunikacja – jak docierasz do właściwych ludzi?

Dopiero gdy masz solidne filary 1 i 2 – wiesz, co Cię wyróżnia i Twój wizerunek to potwierdza – możesz zacząć myśleć o zwiększaniu zasięgu. Próba „robienia reklamy” bez tych fundamentów jest jak wlewanie wody do dziurawego wiadra.

Ten filar polega na świadomym wyborze kanałów i konsekwentnym działaniu, które jest spójne z Twoją strategią.

Tu nie ma jednego, słusznego narzędzia. Jest tylko narzędzie właściwe dla Twojego celu

Jeśli Twoją wartością jest bycie lokalnym partnerem dla małych firm, Twoimi najlepszymi kanałami będą zoptymalizowany profil Firmy w Google i aktywność w lokalnych grupach na Facebooku.

Jeśli Twoją wartością jest ekspertyza w obsłudze firm technologicznych, Twoim głównym kanałem będzie LinkedIn, gdzie będziesz dzielić się specjalistyczną wiedzą i budować relacje.

Jeśli Twoją wartością jest pomoc firmom w wychodzeniu z problemów finansowych, być może najlepszym kanałem będą precyzyjnie targetowane reklamy w Google, które docierają do ludzi aktywnie szukających pomocy.

Kluczem jest konsekwencja, a nie intensywność

Lepszy jest jeden, wartościowy post w tygodniu na jednym, dobrze wybranym kanale, niż chaotyczne i nieregularne działania wszędzie na raz. Twoja komunikacja musi być maratonem, a nie sprintem. Dlaczego ten filar jest kluczowy? Bo to on sprawia, że Twoja świetnie zdefiniowana wartość i profesjonalny wizerunek docierają do ludzi, którzy ich potrzebują.

Zbuduj swój system, nie kolekcjonuj taktyk

Jak widzisz, skuteczny marketing to nie jest lista rzeczy do zrobienia. To spójny system oparty na trzech filarach: silnej propozycji wartości, profesjonalnym wizerunku i konsekwentnej komunikacji. Te elementy wzajemnie na siebie wpływają i wzmacniają się.

Zamiast pytać „czy powinienem mieć stronę WWW?”, zapytaj „czy mój wizerunek buduje zaufanie?”. Zamiast pytać „czy mam się reklamować na Facebooku?”, zapytaj „gdzie są moi idealni klienci i jak mogę do nich dotrzeć z moją unikalną wartością?”.

Taka zmiana myślenia jest pierwszym krokiem do zbudowania biura, które przyciąga klientów w sposób naturalny i rentowny.

Czujesz, że te filary to właściwy kierunek, ale potrzebujesz pomocy w ich audycie i wzmocnieniu w Twoim biurze? To właśnie nasza rola. Pomagamy właścicielom biur rachunkowych budować solidne strategie marketingowe oparte na tych fundamentach. Umów się na bezpłatną konsultację strategiczną i porozmawiajmy o filarach Twojego sukcesu.

Umów się na bezpłatną konsultację strategiczną

Napisz, lub zadzwoń. Podpowiemy!

Zapraszamy do kontaktu!👇

Skontaktuj się

Artykuł Marketing biura rachunkowego: 3 filary, które decydują o sukcesie pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

W tym artykule chcę pokazać Ci jedno, konkretne narzędzie: Google Search Console – i udowodnić, że nawet jeśli nie jesteś ekspertem od SEO i nie chcesz pisać codziennie artykułów na bloga, to warto mieć je pod ręką i wiedzieć, jak z niego korzystać.

To nie narzędzie „dla wielkich”, ale raczej „dla sprytnych”.

Czym jest Google Search Console i dlaczego może być wsparciem w biurze rachunkowym?

W świecie cyfrowym coraz częściej słyszymy, że warto mieć stronę internetową, że trzeba pisać bloga, że „widoczność w Google” jest kluczowa. Ale jako właściciel biura rachunkowego możesz mieć wątpliwości: czy to naprawdę dla mnie? Czy w ogóle mam na to czas? Czy moje małe biuro ma jakiekolwiek szanse, skoro istnieją ogromne portale poradnikowe i dziesiątki firm z rozbudowanym marketingiem?

Google Search Console (w skrócie GSC) powie Ci, na jakie pytania lub frazy Twoja strona się wyświetla w wyszukiwarce. Zobaczysz, jak często ludzie klikają w link do Twojej strony i które podstrony przyciągają największy ruch. To jak zaglądanie przez ramię klientowi, który właśnie wpisał coś w Google i miał trafić właśnie do Ciebie.

Nie musisz znać się na pozycjonowaniu ani inwestować w kampanie reklamowe, żeby z tego skorzystać. Wystarczy, że masz stronę internetową – nawet prostą wizytówkę – i chcesz ją wykorzystywać lepiej.

Jak działa GSC i co możesz w nim zobaczyć?

Po podłączeniu strony (pokażę jak za chwilę), Google zaczyna zbierać dane o tym, co dzieje się z Twoją witryną w wyszukiwarce. Przykładowo – jeśli ktoś wpisze w Google frazę „limit płatności gotówką 2025?” i Twoja strona pojawi się w wynikach (nawet jeśli nie zostanie kliknięta), to GSC to zarejestruje.

Zobaczysz dokładnie:

• jakie zapytania wpisują użytkownicy, zanim trafią na Twoją stronę,
• ile razy Twoja strona została wyświetlona w wynikach wyszukiwania,
• ile razy ktoś w nią kliknął,
• jaka jest średnia pozycja Twojej strony w Google dla tych zapytań.

To są prawdziwe, konkretne dane, które pozwalają zrozumieć, czego ludzie szukają i czy Twoja strona daje im odpowiedź.

Jak podłączyć Google Search Console do strony biura rachunkowego?

Aby zacząć korzystać z GSC, musisz mieć konto Google oraz dostęp do swojej strony. Podłączenie strony wygląda następująco:

1. Wejdź na: https://search.google.com/search-console
2. Zaloguj się na swoje konto Google
3. Kliknij „Dodaj usługę”
   
4. Wybierz opcję „Domena” i wpisz pełny adres URL strony
5. Potwierdź, że jesteś właścicielem strony – Google zaproponuje kilka metod weryfikacji (np. dodanie pliku HTML, połączenie z Google Analytics, dodanie rekordu DNS)
   

Jeśli nie czujesz się pewnie technicznie – wystarczy przekazać instrukcję osobie, która opiekuje się Twoją stroną. Cały proces trwa dosłownie kilka minut. Przykładowo, jeżeli masz hosting w atthost – tutaj znajdziesz instrukcję dodania domeny do GSC.

Po poprawnym dodaniu i weryfikacji, dane zaczną się pojawiać w panelu GSC w ciągu kilku godzin do kilku dni.

Chcesz prowadzić blog biura rachunkowego?

Nie masz na to czasu?
Pomożemy! Sprawdź naszą ofertę 👇

Sprawdzam

Jakie korzyści daje Google Search Console dla właściciela biura rachunkowego?

Być może myślisz: „Mam klientów z polecenia, nie zależy mi na kliknięciach w Google”. I to całkiem możliwe, ale warto spojrzeć na to inaczej.

Google Search Console to narzędzie nie tylko do pozyskiwania nowych klientów, ale przede wszystkim do lepszego zrozumienia obecnych i przyszłych potrzeb rynku.

Na przykład – jeśli widzisz, że wiele osób wpisuje pytanie „czy biuro rachunkowe może reprezentować przed ZUS-em” i trafia na Twoją stronę, to znaczy, że jest potrzeba – a skoro tak, możesz:

• napisać o tym na stronie, jeśli tego brakuje,
• dodać to do oferty,
• stworzyć z tego krótką poradę, np. do newslettera.

Jeśli widzisz, że dużo osób wchodzi na stronę o JDG, ale nikt nie kontaktuje się przez formularz – może brakuje wezwania do działania? Może nie jest jasno powiedziane, co klient powinien zrobić dalej?

Możesz też tworzyć nowe wpisy na bloga, aktualizować ofertę, zmieniać kolejność treści, testować inne nagłówki. GSC nie podpowiada rozwiązań, ale daje dane, które jasno pokazują, co warto poprawić.

GSC pomaga też odkryć zapytania, których się nie spodziewasz. Może ktoś wpisuje „biuro księgowe do e-commerce”, a Ty nawet nie wspominasz na stronie, że obsługujesz sklepy internetowe? To świetna okazja, żeby uzupełnić ofertę.

Jak to możliwe, że Google wyświetla Twoją stronę pomimo, że nie ma na niej frazy, której szuka potencjalny klient? Oto kilka możliwych scenariuszy 👇

Czy małe biuro rachunkowe może konkurować treściami na blogu z dużymi portalami?

Pytanie „czy warto pisać bloga, skoro są tacy gracze jak GOFIN czy Poradnik Przedsiębiorcy?” jest całkowicie zasadne. Ale odpowiedź brzmi: nie musisz z nimi konkurować – wystarczy, że znajdziesz swoje miejsce obok nich.

Duże portale piszą ogólnie, często formalnym językiem, z myślą o szerokim gronie odbiorców. Ty możesz pisać konkretnie, prosto i z nastawieniem na Twoich klientów. Dzięki temu przyciągniesz ludzi, którzy nie szukają wielostronicowych opracowań, tylko krótkiej i zrozumiałej odpowiedzi od kogoś, kto zna się na rzeczy.

Małe biuro rachunkowe może stać się lokalnym ekspertem. Wystarczy, że zaczniesz odpowiadać na pytania, które słyszysz od klientów na co dzień.

Twój blog może być też miejscem, do którego odsyłasz klientów zamiast odpowiadać na to samo pytanie 15 raz z rzędu. Przykład? Zamiast tłumaczyć każdemu, co to jest biała lista podatników, możesz napisać o tym krótki artykuł i wysyłać link.

Czy GSC przyda się, jeśli nie planujesz bloga biura rachunkowego?

Tak. GSC nie służy tylko do blogowania. Równie dobrze możesz wykorzystać go do optymalizacji samej oferty na stronie.

Jeśli widzisz, że ktoś często trafia do Ciebie na podstronę o spółkach z o.o., ale nie kontaktuje się dalej – może warto coś zmienić? Może brakuje wezwania do działania („Umów się na rozmowę”), może niejasno opisujesz, jak wygląda współpraca?

Google Search Console pokazuje, gdzie ludzie wchodzą, ale też w którym miejscu rezygnują z podjęcia kolejnej akcji – czyli widzą coś, ale nie klikają, nie przechodzą dalej. Dzięki temu możesz udoskonalać to, co już masz, a nie budować wszystko od nowa.

Czy GSC jest trudne w obsłudze?

Na początku może wydawać się skomplikowane, bo jest tam dużo wykresów, danych, tabelek. Ale jeśli skupisz się tylko na zakładce „Skuteczność” i nauczysz się czytać 3 rzeczy:

• jakie frazy prowadzą na Twoją stronę,
• ile osób je widzi,
• ile w nie klika,

…to już robisz więcej niż 90% właścicieli biur rachunkowych z własną stroną!😉

Możesz prowadzić prosty plik z notatkami: „Co ludzie wpisują?” i „Jak mogę im pomóc?”, a potem zamieniać to w artykuły, oferty, podpowiedzi, nawet odpowiedzi w social media.

Co zrobić, jeśli GSC nie pokazuje jeszcze żadnych danych?

Brak danych w Google Search Console to częsty problem na początku. Dzieje się tak głównie wtedy, gdy:

• strona została niedawno uruchomiona,
• strona ma bardzo mało treści (np. tylko zakładka „O nas” i „Kontakt”),
• nie prowadzisz żadnej aktywności online (blog, social media, aktualizacje),
• nikt jeszcze nie kliknął linku do strony w wynikach Google.

Nie oznacza to, że nic się nie dzieje – oznacza tylko, że Google nie ma jeszcze wystarczająco informacji, by coś pokazać.

Jak w takim wypadku szukać tematów na blog biura rachunkowego? Inspiracje znajdziesz w naszym artykule o tym jak pisać artykuły pod kątem SEO.

Wykorzystuj sprytnie treści na stronie www swojego biura

Treści na stronie są kluczowe dla lepszej widoczności Twojego biura w sieci. Wiemy jak je wykorzystać.
Sprawdź naszą ofertę 👇

Sprawdzam

Artykuł Google Search Console dla biura rachunkowego – czy warto z tego korzystać i jak to zrobić z głową? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym jest możliwe. Uważaj tylko, żebyś nie ponosił odpowiedzialności za wynikłe z tego szkody. W końcu każdego przedsiębiorcę może spotkać taki scenariusz:
Podpisałeś umowę z klientem na najbliższe kilkanaście miesięcy lub też czas nieokreślony. Na początku wszystko idzie gładko, jednakże po pewnym czasie klient przestał płacić bądź wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ciężko podtrzymywać współpracę, jeżeli wiesz, że kontrahent nie traktuje Cię poważnie i uchyla się od swoich zobowiązań. Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe jest oczywiście możliwe, ale termin, jaki widnieje na kontrakcie to aż trzy miesiące. Czy da się to zrobić szybciej? Na przykład w trybie natychmiastowym?

Zadbaj o dobrze skonstruowaną umowę

Dobrze skonstruowana umowa, chroniąca Twoje interesy, to podstawa. Powinna ona zawierać katalog sytuacji, kiedy to będziesz zyskiwał prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym. Takich przypadków może być naprawdę wiele. Może to być brak uiszczenia wynagrodzenia dla biura rachunkowego, długotrwały brak kontaktu ze strony klienta, czy też permanentne spóźnianie się z przekazywaniem dokumentów niezbędnych do prawidłowego rozliczenia firmy kontrahenta.

Skorzystaj ze wzorów umów dla biur rachunkowych

które ułatwią współpracę z klientami i zabezpieczą Twoje interesy. Dokumenty zostały opracowane przez prawnika 👇

Sprawdzam

To kiedy będzie możliwe wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym, powinno być dostosowane do specyfiki Twojego biura. Zastanów się jakie zachowanie klientów może wpływać szczególnie negatywnie na waszą współpracę. Są przecież takie okoliczności, kiedy działanie kontrahenta (lub jego brak) wręcz uniemożliwia Ci pracę. Zadbanie o ten aspekt jest o tyle istotne, że w czasie trwania umowy, powinieneś dbać o księgowość klienta i za błędy (nawet te niezawinione) możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności.  

Wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym – co gdy umowa tego nie reguluje?

Może się też zdarzyć, że nawet pomimo prawidłowo stworzonej umowy i szerokiego katalogu powodów wypowiedzenia, kontrakt nie reguluje skutków zaistniałej sytuacji. Nie da się w końcu wszystkiego przewidzieć.

Czy w takim wypadku wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym będzie możliwe?
Owszem, jednakże od powodów rozwiązania kontraktu będzie zależało, czy będziesz mógł zostać pociągnięty do odpowiedzialności za powstanie szkody w majątku klienta, czy też nie będzie to Twoim zmartwieniem.

Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, możesz w każdym czasie wypowiedzieć umowę w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednocześnie jeśli zlecenie jest odpłatne (a tak zapewne będzie w Twoim wypadku), a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, będziesz odpowiedzialny za szkodę. Jak to rozumieć? Otóż możesz rozwiązać współprace z klientem w każdym czasie, niezależnie czy umowa była podpisana na czas określony czy też nie. Ważny jest tutaj powód rozwiązania współpracy.

Zasadniczo rozwiązać umowę możesz bez wskazywania jakiegokolwiek uzasadnienia swojego działania. Takie wypowiedzenie będzie skuteczne niezależnie od tego, czy zaistniał jakikolwiek obiektywny jego powód. Jednakże od istnienia ważnej przyczyny zależne będą dalsze skutki rozwiązania umowy. Jeśli wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe nastąpiło bez ważnego powodu, Kodeks cywilny zobowiązuje Cię do naprawienia poniesionej przez klienta szkody. Chodzi tu wyłącznie o taką szkodę, która ma adekwatny związek przyczynowo-skutkowy z rozwiązaniem zlecenia. W tym przypadku za szkodę można uważać przede wszystkim poniesione straty i korzyści nieuzyskane wskutek braku realizacji umowy, np. jeśli klient pozostający bez księgowego nie pozyskał dofinansowania, ulgi podatkowej czy też dokonał błędnego rozliczenia podatku i nałożona została na niego kara administracyjna.

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe – od kiedy obowiązuje?

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe dokonywane jest przez złożenie stosownego oświadczenia klientowi. Dla jego skuteczności nie jest wymagane zachowanie jakiejkolwiek formy szczególnej. Co do zasady, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, taką samą postać powinno przyjąć wypowiedzenie, jednakże reguła ta nie obowiązuje w przypadku stosunków między przedsiębiorcami. Przepisy KC nie wprowadzają żadnych terminów wypowiedzenia, co też oznacza, że umowa zostaje rozwiązania z chwilą zapoznania się klienta z Twoim oświadczeniem. Przy czym chodzi tu o realną możliwość zapoznania się, nie ma znaczenia czy klient tego dokonał, np. gdy odebrał przesyłkę pocztową, ale nie otworzył listu z wypowiedzeniem.

Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe – ważny powód

Jak wskazałem wyżej, wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym możliwe jest zawsze, jednak gdy będziesz miał ku temu ważny powód, wówczas nie będziesz musiał się martwić konsekwencjami rozwiązania umowy.

Czym taki ważny powód może być? Może być to zarówno zjawisko o charakterze obiektywnym, jak i subiektywnym. A zatem będzie to zmiana sytuacji gospodarczej, zmiana sytuacji życiowej, materialnej czy zdrowotnej, niedający się pogodzić konflikt między stronami, brak zaufania do kontrahenta, czy też brak regularnego wypłacania wynagrodzenia. Oprócz tego wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym z ważnego powodu jest możliwe w przypadku, gdy klient nie udzieli Ci lub odwoła udzielone już pełnomocnictwo, które jest konieczne, abyś mógł właściwie wykonywać swoje obowiązki księgowego.

Musisz pamiętać, że ważny powód musi istnieć w chwili składania oświadczenia o wypowiedzeniu. Powód ten nie musi być jednak wskazany przez Ciebie w treści oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Zawsze możesz się na niego powołać w przypadku zaistnienia sporu między klientem a biurem rachunkowym w przedmiocie naprawienia szkody.

Czy można zrzec się w umowie prawa do wypowiedzenia umowy?

Częstą praktyką jest, iż w umowach na czas określony zawierana jest klauzula o tym, że strony nie mogą wypowiedzieć współpracy w trakcie jej trwania. Pozwala na to art. 746 § 1 i § 2 KC. Jest to działanie w pełni legalne, bowiem strony obowiązuje zasada swobody umów i jeżeli wspólnie się na to godzą, to wszystko jest w porządku. Warto jednak wyjaśnić, że powyższe dotyczy wyłącznie wypowiedzenia niedotykającego kwestii „ważnych powodów”. Przepis art. 746 § 3 KC stanowi bowiem, że nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Jak wskazał Sąd Najwyższy przepis ten stanowi wyjątek od zasady dyspozytywności przepisów prawa zobowiązań. Przyjmuje się zatem, że strony nie mogą pozbawić się możliwości wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów, natomiast mogą możliwość tę ograniczyć, wprowadzając termin wypowiedzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2021 roku, sygn. akt: I CSKP 239/21).

Nawet jeżeli w umowie z klientem zostanie zawarty katalog zdarzeń, których zaistnienie może uzasadniać wypowiedzenie, wciąż możesz powoływać się na ważny powód niewskazany w umowie. Wypowiedzenie umowy przez biuro rachunkowe w trybie natychmiastowym dokonane z powołaniem się na okoliczności mające charakter „istotnych” jest wypowiedzeniem skutecznym i nie rodzi odpowiedzialności odszkodowawczej.

Artykuł Wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Artykuł Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu klienta? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Artykuł Kradzież klientów – czy jesteś w stanie się przed tym chronić? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Artykuł Księgowy na B2B – czy można w ten sposób zatrudniać księgowych? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Oszustwa związane z wizytówką Google stają się coraz bardziej powszechne, a ich celem jest wyłudzenie pieniędzy lub manipulowanie danymi firmy w celu zaszkodzenia jej reputacji.

Jakie są najczęstsze oszustwa związane z wizytówką Google?

Płatne usługi za darmową wizytówkę

Wizytówka Google Moja Firma jest całkowicie bezpłatna. Mimo to, niektóre firmy próbują wyłudzić opłaty za jej utworzenie lub utrzymanie. Oszuści często kontaktują się telefonicznie lub mailowo, podając się za przedstawicieli Google lub partnerów tej firmy, twierdząc, że konieczne jest uiszczenie opłaty za utrzymanie wizytówki. Przykładowo, mogą żądać opłaty za „odnowienie” wizytówki, grożąc jej usunięciem w przypadku braku płatności. Takie działania są próbą oszustwa, ponieważ Google nie pobiera opłat za tworzenie ani utrzymanie profilu firmy.

Przykład oszustwa

W marcu 2023 roku, 33-letni przedsiębiorca z gminy Zator otrzymał telefon od kobiety podającej się za przedstawicielkę Google. Twierdziła ona, że konieczne jest odnowienie firmowej wizytówki w internecie, co miało kosztować 512 zł. Mężczyzna, świadomy, że takie usługi są bezpłatne, nie dał się oszukać i zgłosił sprawę na policję.

Jak się zabezpieczyć?

• Jeśli ktoś próbuje Cię oszukać, zgłoś to na stronie wsparcia Google.
• Nigdy nie płać za utrzymanie wizytówki Google – jest darmowa!
• Nie udostępniaj nikomu danych do konta Google Moja Firma.

Nieautoryzowane zmiany w wizytówce przez konkurencję

Nieuczciwa konkurencja może próbować zaszkodzić Twojej firmie poprzez wprowadzanie niepożądanych zmian w Twojej wizytówce Google. Do najczęstszych działań należą:

• Oznaczenie firmy jako „zamkniętej na stałe”: Taka informacja może skutecznie odstraszyć potencjalnych klientów, którzy uznają, że firma zakończyła działalność.
• Zmiana numeru telefonu lub adresu: Przekierowanie klientów do innej lokalizacji lub konkurencyjnej firmy może prowadzić do utraty zaufania i klientów.
• Dodawanie fałszywych, negatywnych opinii: Obniżenie oceny firmy poprzez nieprawdziwe recenzje może wpłynąć na decyzje potencjalnych klientów.

Jak to możliwe?

Niestety Google pozwala dokonywać zmian w naszej wizytówce nie tylko osobom, które mają do niej dostęp jako użytkownicy, ale każdej osobie. Zobacz, jakie zmiany mogą zostać wprowadzone w Twojej wizytówce, zupełnie bez Twojego udziału  👇

Przykład negatywnych zmian

Pan Jan, właściciel biura rachunkowego w Krakowie, zauważył nagły spadek liczby telefonów od klientów. Po sprawdzeniu swojej wizytówki Google odkrył, że numer telefonu został zmieniony na inny, a firma oznaczona jako „zamknięta na stałe”. Dzięki szybkiej reakcji udało mu się przywrócić poprawne dane, ale ilu potencjalnych klientów stracił w tym czasie – nie wiadomo.

Jak chronić wizytówkę Google biura rachunkowego przed nieuczciwymi działaniami?

Aby chronić swoje biuro rachunkowe przed nieuczciwą konkurencją i oszustami, warto podjąć następujące kroki:

1. Weryfikacja wizytówki

Upewnij się, że Twoja wizytówka Google Moja Firma jest zweryfikowana. Tylko zweryfikowane profile mają pełną kontrolę nad swoimi danymi, co utrudnia osobom trzecim wprowadzanie nieautoryzowanych zmian.

2. Regularne monitorowanie profilu

Częste sprawdzanie wizytówki pozwala na szybkie wykrycie i reakcję na ewentualne niepożądane zmiany. Ustaw powiadomienia e-mailowe, aby być na bieżąco z wszelkimi aktualizacjami.

3. Korzystanie z narzędzi wspomagających zarządzanie wizytówką

Istnieją aplikacje, takie jak Localo, które oferują funkcje monitorowania i ochrony profilu firmy w Google. Localo automatycznie wykrywa i cofa nieautoryzowane zmiany, chroniąc dane Twojej firmy przed manipulacjami.

Uwaga: Choć narzędzia takie jak Localo są pomocne, nie należy ślepo podążać za wszystkimi ich zaleceniami. Zawsze analizuj proponowane zmiany i dostosowuj je do specyfiki swojego biura rachunkowego oraz potrzeb klientów. Żadne narzędzie do automatyzacji nie zastąpi wiedzy i doświadczenia specjalisty od pozycjonowania.

Chcesz by wizytówka Google Twojego biura zdobywała nowych klientów?

Pomożemy! Sprawdź naszą ofertę 👇

Sprawdzam

Edukacja i świadomość – najlepsza ochrona wizytówki Google Twojego biura

Jednym z najważniejszych sposobów ochrony wizytówki Google Twojego biura rachunkowego jest świadomość zagrożeń i edukacja. Warto regularnie informować siebie i swoich współpracowników o potencjalnych metodach oszustwa oraz o tym, jak się przed nimi bronić.

Jak unikać oszustw związanych z wizytówką Google?

• Regularnie sprawdzaj powiadomienia z Google Moja Firma
  Google wysyła alerty o zmianach wprowadzonych w Twoim profilu. Nie ignoruj tych powiadomień – szybka reakcja na podejrzane modyfikacje może zapobiec stratom.
• Nie wierz w telefony i e-maile od „Google” oferujące płatne usługi
  Google nigdy nie pobiera opłat za zarządzanie wizytówką. Jeśli ktoś dzwoni lub wysyła wiadomość z informacją, że musisz zapłacić za utrzymanie profilu, to oszustwo.
• Nie udostępniaj danych logowania do wizytówki osobom trzecim
  Nieuczciwa firma może poprosić Cię o dostęp do zarządzania wizytówką w celu „aktualizacji” lub „pozycjonowania”. Nigdy nie przekazuj dostępu do swojej wizytówki osobom, których nie znasz i którym nie ufasz.

Jak reagować na nieautoryzowane zmiany w wizytówce?

Jeśli zauważysz, że ktoś wprowadził niepożądane zmiany w Twoim profilu Google Moja Firma, ważne jest natychmiastowe działanie:

1. Zaloguj się do Google Moja Firma: Sprawdź, jakie zmiany zostały wprowadzone i przywróć poprawne informacje.
2. Zgłoś nieautoryzowane zmiany do Google: Skorzystaj z opcji zgłaszania problemów dostępnej w panelu zarządzania wizytówką. Google przeanalizuje zgłoszenie i podejmie odpowiednie kroki.
3. Monitoruj opinie: Jeśli pojawiły się fałszywe negatywne recenzje, odpowiedz na nie profesjonalnie, wskazując na ich nieprawdziwość, i zgłoś je do usunięcia.
4. Wzmocnij zabezpieczenia: Regularnie aktualizuj hasła i upewnij się, że tylko zaufane osoby mają dostęp do zarządzania wizytówką.

Oto lista możliwych zagrożeń i sposoby ich rozwiązania:

Ktoś oznaczył Twoje biuro rachunkowe jako „zamknięte na stałe”

To jedno z najpoważniejszych zagrożeń, które mogą doprowadzić do utraty klientów i reputacji firmy.

Co zrobić?

• Zaloguj się do panelu Google Moja Firma.
• Sprawdź status wizytówki.
• Jeśli widzisz informację „zamknięte na stałe”, zmień status na „otwarte”.
• Zgłoś problem do Google, aby zweryfikować, kto wprowadził zmianę.

Dodatkowe zabezpieczenie:
Aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, warto zwiększyć poziom zabezpieczeń konta Google oraz regularnie monitorować wizytówkę.

Ktoś zmienił numer telefonu lub adres biura

Taka manipulacja może sprawić, że klienci zamiast do Ciebie, trafią do konkurencji.

Co zrobić?

• Sprawdź w panelu Google Moja Firma, czy dane kontaktowe są poprawne.
• Jeśli zostały zmienione, natychmiast je przywróć.
• Skontaktuj się z pomocą Google i zgłoś próbę manipulacji danymi.

Jak się zabezpieczyć?
Ustaw powiadomienia o zmianach w wizytówce Google – dzięki temu będziesz natychmiast informowany o wszelkich modyfikacjach.

Ktoś dodał fałszywe, negatywne opinie o Twojej firmie

Negatywne recenzje mogą znacząco wpłynąć na Twoją ocenę i odstraszyć potencjalnych klientów.

Co zrobić?

• Sprawdź, czy negatywne opinie pochodzą od prawdziwych klientów.
• Jeśli są fałszywe, zgłoś je do Google jako „niezgodne z regulaminem”.
• Odpowiadaj na negatywne recenzje w profesjonalny sposób, pokazując, że dbasz o klientów.

Dodatkowe zabezpieczenie:
Zachęcaj zadowolonych klientów do wystawiania pozytywnych opinii – dzięki temu pojedyncze negatywne recenzje nie wpłyną znacząco na ocenę Twojej firmy.

Nie masz jeszcze wizytówki Google? Czas najwyższy, aby to zmienić. Na naszym blogu dowiesz się Jak prowadzić wizytówkę Google biura rachunkowego? Znajdziesz tam też praktyczny poradnik, dzięki któremu skutecznie podniesiesz pozycję Twojego biura w wynikach wyszukiwania. Sprawdź koniecznie!

Aplikacje do zarządzania wizytówką – czy warto korzystać?

W internecie są dostępne narzędzia do zarządzania i ochrony wizytówki Google. Dzięki nim możesz monitorować zmiany w profilu, poprawiać lokalne pozycjonowanie i optymalizować wizytówkę.

Zalety takich aplikacji

• Automatyczne wykrywanie zmian w wizytówce – jeśli ktoś zmodyfikuje dane Twojej firmy, natychmiast otrzymasz powiadomienie.
• Lepsza optymalizacja SEO – sugeruje zmiany, które mogą poprawić widoczność Twojego biura rachunkowego w wyszukiwarce Google.
• Monitorowanie recenzji – narzędzie pomaga zarządzać opiniami i szybko reagować na negatywne komentarze.

Wady aplikacji

Nie należy ślepo podążać za wszystkimi zaleceniami aplikacji. Narzędzie to automatycznie analizuje wizytówkę i może sugerować zmiany, które nie zawsze są zgodne z charakterem działalności Twojego biura rachunkowego.

Wskazówka: Korzystaj z aplikacji jako narzędzia wspomagającego, ale każdą rekomendację analizuj pod kątem swojego biura.

Podsumowanie – jak chronić wizytówkę biura rachunkowego w Google?

Najważniejsze kroki, które należy podjąć, aby zabezpieczyć profil:

• Zweryfikuj wizytówkę Google Moja Firma i regularnie ją monitoruj.
• Ustaw powiadomienia e-mailowe o każdej zmianie w profilu.
• Nie udostępniaj dostępu do konta Google Moja Firma nieznanym osobom.
• Korzystaj z narzędzi ochronnych, takich jak Localo, ale analizuj sugerowane zmiany.
• Szybko reaguj na nieautoryzowane modyfikacje (np. zmiana numeru telefonu, fałszywe recenzje).
• Edukuj siebie i swój zespół, aby rozpoznawać potencjalne oszustwa.

Chcesz by wizytówka Google Twojego działała lepiej?

Pomożemy! Sprawdź naszą ofertę 👇

Sprawdzam

Artykuł Jak chronić profil biura rachunkowego w Google przed nieuczciwą konkurencją? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Artykuł Nieterminowe przekazywanie dokumentów przez klienta – co możesz z tym zrobić? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Księgowość to ogromna odpowiedzialność, nieustanna aktualizacja wiedzy, inwestowanie w profesjonalne narzędzia oraz zapewnienie klientowi kompleksowego doradztwa. Biuro rachunkowe działa pod presją terminów i przepisów, które często ulegają zmianom. To nie jest zwykła, powtarzalna praca, ale dynamiczna branża, w której trzeba być gotowym na ciągłe zmiany i reagowanie na nowe regulacje podatkowe oraz oczekiwania klientów.

Ale czy Twój klient o tym wie? Wie, za co płaci? W tym artykule postaram się wskazać, za co faktycznie płacą klienci biura rachunkowego i dlaczego cena obsługi księgowej to dla niech inwestycja, a nie zbędny koszt. Twoim zadaniem jest przekazać tę listę klientom. Niech wiedzą za co płacą i docenią Twoją pracę (jeżeli zdarza się, że jej nie doceniają). Z pewnością nie wyczerpię wszystkich kosztów, jakie ponosi biuro. Jeżeli uznasz, że pominęłam coś naprawdę ważnego – napisz mi o tym. Uzupełnię artykuł! 💪

Odpowiedzialność biura rachunkowego – klient płaci za spokój i bezpieczeństwo

Księgowy bierze na siebie ryzyko błędów

Jednym z najważniejszych aspektów pracy biura rachunkowego jest przejęcie odpowiedzialności za poprawność rozliczeń. Przedsiębiorca, który samodzielnie prowadzi swoją księgowość, ponosi pełne ryzyko ewentualnych błędów i konsekwencji, jakie mogą z tego wyniknąć. Współpracując z profesjonalnym biurem, może być spokojny, że jego dokumenty są prowadzone zgodnie z aktualnymi przepisami i w sposób bezpieczny.

Jeśli w rozliczeniu pojawi się błąd, konsekwencje mogą być poważne. Kontrola skarbowa może wykazać nieprawidłowości, które skutkują koniecznością zapłaty odsetek, a nawet wysokimi karami. Urząd skarbowy może również zażądać dodatkowych dokumentów i wyjaśnień, co dla przedsiębiorcy oznacza stres, stratę czasu i niepewność co do dalszych konsekwencji.

Biuro rachunkowe minimalizuje to ryzyko, ponieważ nie tylko prowadzi dokumentację, ale także regularnie weryfikuje jej poprawność. W przypadku zmian w przepisach księgowi dostosowują się do nowych regulacji, dbając o to, aby klient nie miał problemów z urzędem skarbowym.

Reprezentacja przed urzędami – biuro jako tarcza ochronna

Nie wszyscy klienci zdają sobie sprawę, że biuro rachunkowe pełni również funkcję reprezentanta firmy w kontaktach z urzędami skarbowymi, ZUS-em i innymi instytucjami. To bardzo istotna usługa, ponieważ pozwala klientowi uniknąć osobistego kontaktu z urzędami, co często bywa stresujące i czasochłonne.

Jeżeli przedsiębiorca samodzielnie prowadzi księgowość i otrzyma wezwanie do złożenia wyjaśnień, musi samodzielnie przygotować odpowiednie dokumenty i osobiście udać się do urzędu. Jeśli natomiast korzysta z biura rachunkowego, to właśnie księgowy zajmuje się przygotowaniem odpowiedzi, składaniem wyjaśnień i reprezentowaniem interesów klienta.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi martwić się o formalności i może skupić się na prowadzeniu swojej firmy. Cena za usługi księgowe obejmuje więc nie tylko prowadzenie ewidencji, ale również wsparcie w kontaktach z różnymi instytucjami.

Ciągłe zmiany w przepisach – biuro rachunkowe musi być zawsze na bieżąco

Dynamiczne prawo podatkowe to konieczność stałej edukacji

W Polsce przepisy podatkowe zmieniają się niezwykle często. Co roku wprowadzane są nowe regulacje, które wpływają na sposób rozliczania przedsiębiorców. W ostatnich latach biura rachunkowe musiały zmierzyć się z ogromnymi zmianami w prawie podatkowym, takimi jak:

• Polski Ład, który całkowicie zmienił zasady rozliczeń dla przedsiębiorców,
• Nowe zasady dotyczące składek zdrowotnych i ZUS,
• Obowiązkowe raportowanie transakcji w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Każda z tych zmian wymaga nie tylko znajomości nowych przepisów, ale również ich właściwej interpretacji i zastosowania w praktyce. Co więcej, część przepisów zmienia się tak szybko, że niektóre regulacje są poprawiane lub aktualizowane kilka razy w ciągu roku.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność śledzenia przepisów na bieżąco i ciągłego dostosowywania sposobu prowadzenia działalności do nowych wymogów. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym pozwala uniknąć tych problemów – księgowi zajmują się analizą zmian w prawie i dostosowują sposób rozliczeń klientów do obowiązujących regulacji.

Szkolenia i aktualizacja wiedzy

Aby utrzymać najwyższą jakość usług, księgowi regularnie uczestniczą w szkoleniach, kursach i webinarach. Koszt takich szkoleń może wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych rocznie, ale jest to inwestycja w bezpieczeństwo finansowe klientów.

Każde szkolenie to nie tylko wiedza teoretyczna, ale także praktyczne porady dotyczące stosowania nowych przepisów w codziennej pracy biura rachunkowego. Dzięki temu przedsiębiorca może mieć pewność, że jego firma jest rozliczana zgodnie z najnowszymi regulacjami.

Księgowy, który nie aktualizuje swojej wiedzy, szybko przestaje być skuteczny. Właśnie dlatego profesjonalne biura rachunkowe poświęcają czas i środki na edukację, aby zapewnić swoim klientom obsługę na najwyższym poziomie.

Koszt profesjonalnych narzędzi i systemów księgowych

Współczesna księgowość nie ogranicza się do ręcznego wprowadzania danych do arkuszy kalkulacyjnych. Wymaga precyzji, efektywności oraz zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami. Aby spełnić te wymagania, biura rachunkowe korzystają z zaawansowanych systemów księgowych i narzędzi informatycznych, które pozwalają na bezpieczne i sprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zarządzanie dokumentacją klientów.

Nowoczesne biuro rachunkowe wymaga inwestycji w oprogramowanie

Profesjonalne oprogramowanie to kluczowy element nowoczesnej księgowości – pozwala uniknąć błędów, automatyzuje wiele procesów i zapewnia zgodność z przepisami. Jego zakup oraz utrzymanie generują jednak znaczne koszty, które są niezbędne, aby biuro rachunkowe mogło świadczyć usługi na najwyższym poziomie.

Profesjonalne systemy księgowe pozwalają m.in. na:

• Automatyczne weryfikowanie poprawności danych,
• Integrację z systemami urzędowymi (np. e-Deklaracje, PUE ZUS),
• Archiwizację dokumentów i szyfrowanie danych,
• Możliwość prowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów.

Licencje na profesjonalne systemy księgowe kosztują nawet kilkanaście tysięcy złotych rocznie, ale są one niezbędne, by prowadzić księgowość na najwyższym poziomie.

Ochrona danych i bezpieczeństwo finansowe klientów

Poufność danych – dlaczego to tak ważne?

Biura rachunkowe przechowują ogromne ilości poufnych danych swoich klientów. Są to nie tylko podstawowe informacje o firmie, ale również szczegóły dotyczące finansów, wynagrodzeń pracowników, umów, a nawet strategii podatkowej przedsiębiorstwa. Każde biuro rachunkowe musi zapewnić, że te informacje pozostaną bezpieczne i nie dostaną się w niepowołane ręce.

Jeśli dane firmy trafiłyby do osób trzecich, mogłoby to mieć poważne konsekwencje – od problemów finansowych po ryzyko wycieku informacji do konkurencji. Dla klientów to nie tylko utrata zaufania, ale także realne zagrożenie dla stabilności ich biznesu.

Jak biuro rachunkowe dba o bezpieczeństwo danych?

Aby zapobiegać takim sytuacjom, profesjonalne biura rachunkowe inwestują w:

• Szyfrowane systemy przechowywania dokumentów – zabezpieczone hasłami, z ograniczonym dostępem tylko dla uprawnionych pracowników.
• Bezpieczne serwery i backupy danych – regularne kopie zapasowe, aby uniknąć utraty dokumentacji w przypadku awarii.
• Zabezpieczenia zgodne z RODO – biura muszą stosować się do regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, co wiąże się z dodatkowymi procedurami i kosztami.
• Monitorowanie i ochrona przed cyberatakami – coraz częściej stosowane są systemy zapobiegające wyciekom danych i atakom hakerskim.

Wszystkie te elementy są konieczne, by zapewnić klientom bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. To kolejny aspekt, który wpływa na cenę usług księgowych, ale jednocześnie jest niezbędny, by biuro mogło funkcjonować profesjonalnie.

Obsługa klienta i doradztwo – więcej niż księgowanie faktur

Księgowy to nie tylko osoba wprowadzająca faktury – to także doradca biznesowy

Wielu przedsiębiorców uważa, że biuro rachunkowe jedynie wprowadza dokumenty do systemu i generuje deklaracje podatkowe. W rzeczywistości jednak profesjonalny księgowy to także doradca, który pomaga firmie działać bardziej efektywnie.

Księgowy doradza w kwestiach podatkowych, optymalizacji kosztów, a także może podpowiedzieć, jakie rozwiązania finansowe będą dla klienta najkorzystniejsze. To oznacza, że w ramach obsługi księgowej klient otrzymuje coś więcej niż tylko „mechaniczne” usługi – zyskuje partnera, który pomaga mu podejmować dobre decyzje biznesowe. Pomijam tu kwestię, czy księgowy ma jednocześnie uprawnienia doradcy podatkowego 😉

Jakie dodatkowe wsparcie może zapewnić biuro rachunkowe?

Poniżej kilka przykładów:

• Optymalizacja podatkowa – dobór najlepszej formy opodatkowania, analiza kosztów i możliwych ulg podatkowych.
• Doradztwo przy zakładaniu firmy – wybór najlepszej formy działalności, pomoc w pierwszych formalnościach.
• Wsparcie przy pozyskiwaniu dotacji i dofinansowań – doradztwo, jak ubiegać się o środki z UE czy inne formy wsparcia.
• Audyt finansowy – sprawdzenie sytuacji firmy i wskazanie obszarów, w których można poprawić wyniki finansowe.

Dzięki temu klient nie musi samodzielnie analizować skomplikowanych przepisów – wystarczy, że skonsultuje się z księgowym, który pomoże mu podjąć najlepszą decyzję.

To dodatkowa wartość, za którą płaci przedsiębiorca – i jeden z głównych powodów, dla których usługi księgowe nie mogą kosztować tyle, co proste narzędzia do samodzielnego rozliczania faktur.

Terminowość i organizacja – biuro rachunkowe dba o zgodność z terminami

Księgowy pilnuje terminów za klientów

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym z regularnym składaniem deklaracji podatkowych i raportów finansowych. Każde opóźnienie może skutkować konsekwencjami – urząd skarbowy czy ZUS nie uznają jako usprawiedliwienia chwilowej niedyspozycji (np. choroby), czy faktu, że po prostu zapomnieliśmy wysłać deklarację.

To właśnie tutaj pojawia się ogromna wartość biura rachunkowego – księgowi pilnują wszystkich terminów, przypominają klientom o konieczności dostarczenia dokumentów i dbają o to, by rozliczenia były składane na czas.

Jakie terminy kontroluje biuro rachunkowe?

• Podatek dochodowy – zaliczki na podatek PIT/CIT należy wpłacać do 20. dnia każdego miesiąca.
• VAT – deklaracje i wpłaty podatku VAT muszą być składane do 25. dnia miesiąca.
• Składki ZUS – termin płatności składek różni się w zależności od rodzaju działalności.
• Sprawozdania finansowe – większe firmy muszą składać raporty roczne, których termin może wynosić nawet kilka miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Współpraca z biurem rachunkowym sprawia, że klient nie musi samodzielnie pamiętać o tych wszystkich obowiązkach – to biuro przejmuje odpowiedzialność za terminowe rozliczenia.

Brak opóźnień oznacza brak kar i spokój w prowadzeniu działalności.

Jak wytłumaczyć klientowi cenę obsługi księgowej? Musi zrozumieć, że to inwestycja, a nie koszt!

Pokaż korzyści, jakie klient dostaje w zamian

Wielu klientów zastanawia się, dlaczego księgowość kosztuje więcej niż samodzielne rozliczanie się z urzędem. Aby wytłumaczyć im, dlaczego warto zapłacić za profesjonalne usługi, warto podkreślić korzyści, jakie zyskują:

• Oszczędność czasu – zamiast spędzać godziny na księgowości, przedsiębiorca może skupić się na rozwijaniu swojego biznesu.
• Mniej stresu – wszystkie formalności, deklaracje i raporty są przygotowywane na czas i zgodnie z przepisami.
• Bezpieczeństwo finansowe – brak błędów oznacza brak kar i nieprzyjemnych niespodzianek w postaci dodatkowych opłat.
• Dostęp do eksperckiej wiedzy – księgowy pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Przykład praktyczny – co by było, gdyby klient robił wszystko sam?

Załóżmy, że przedsiębiorca chce samodzielnie prowadzić księgowość. Musiałby:

• Regularnie śledzić zmiany w przepisach i uczestniczyć w szkoleniach.
• Samodzielnie składać deklaracje i pilnować terminów.
• Analizować, czy wszystkie koszty są prawidłowo zaksięgowane.
• W razie kontroli tłumaczyć się przed urzędnikami.

Czy nie łatwiej jest po prostu zapłacić profesjonaliście (czyli Tobie!), który zajmie się tym wszystkim?

Podsumowanie – biuro rachunkowe to partner w biznesie, nie tylko dostawca usług

Profesjonalne biuro rachunkowe to nie tylko „klepanie faktur” – to kompleksowa usługa, która zapewnia przedsiębiorcy spokój, bezpieczeństwo i oszczędność czasu.

Płacąc za obsługę księgową, klient nie wydaje pieniędzy – inwestuje w stabilność swojego biznesu.

A Twoim zadaniem jest uświadomić klienta, że tak właśnie jest! Zrobisz to łatwo pobierając plik dostępny poniżej! 👇

Artykuł Jak wytłumaczyć klientowi cenę obsługi księgowej? Dlaczego usługi księgowe kosztują tyle, ile kosztują? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Czym jest pozycjonowanie lokalne biura rachunkowego?

Pozycjonowanie lokalne polega na dostosowaniu treści strony internetowej i strategii marketingowej w taki sposób, aby biuro rachunkowe było lepiej widoczne dla klientów z określonego regionu lub miasta. To znaczy, że zamiast ogólnikowego stwierdzenia, że obsługujesz klientów z całej Polski, na stronie powinny pojawić się informacje skierowane do firm z Twojej okolicy.

Wyszukiwarki, takie jak Google, preferują strony, które są dobrze dopasowane do zapytań lokalnych użytkowników. To oznacza, że jeśli Twoje biuro rachunkowe skupia się na obsłudze klientów z konkretnego miasta, masz większe szanse na pojawienie się w wynikach wyszukiwania dla osób szukających usług księgowych w tym właśnie miejscu.

Dlaczego warto pozycjonować biuro rachunkowe lokalnie?

Pewnie zastanawiasz się, dlaczego warto inwestować czas w pozycjonowanie lokalne biura rachunkowego, skoro oferujesz usługi online i możesz obsługiwać klientów z całej Polski. Oto kilka kluczowych powodów:

Wyższa pozycja w wynikach wyszukiwania Google

Google preferuje precyzyjne informacje i strony, które są lepiej dostosowane do konkretnej lokalizacji. Oznacza to, że jeśli Twoje biuro rachunkowe jasno komunikuje, że obsługuje firmy z danego miasta, wyszukiwarka będzie bardziej skłonna wyświetlać Twoją stronę wyżej w wynikach dla zapytań lokalnych.

Większe zaufanie klientów

Klienci, zwłaszcza właściciele małych i średnich firm, częściej wybierają współpracę z biurami rachunkowymi, które znajdują się w ich regionie. Lokalni specjaliści mają lepsze zrozumienie lokalnych przepisów, rynkowych uwarunkowań oraz realiów, co buduje większe zaufanie.

Zdaję sobie sprawę, że możesz w tej chwili obsługiwać firmy z całej Polski i powiesz, że to co napisałam powyżej nie jest prawdą… zawsze są wyjątki od reguły. Ale co do zasady – szukamy lokalnie. Zresztą – czytaj dalej!

Skuteczniejsze wykorzystanie Google Moja Firma

Wizytówka Google Moja Firma to potężne narzędzie, które pozwala lokalnym firmom na lepsze pozycjonowanie w wyszukiwarce. Warto dodać, że to narzędzie również działa na zasadzie lokalizacji, co oznacza, że Twoje biuro będzie wyświetlane w mapach Google i w wynikach wyszukiwania dla osób szukających księgowych w Twoim mieście. Pamiętaj, aby w opisie wizytówki zawrzeć informację o obsłudze firm z konkretnej miejscowości.

Nie masz czasu na lekturę?

Napisz, lub zadzwoń. Porozmawiajmy o możliwych działaniach dla Twojego biura!

Zapraszamy do kontaktu!👇

Dzwonię!

Lokalna specjalizacja biura rachunkowego jako klucz do sukcesu

Pozycjonowanie lokalne biura rachunkowego to nie tylko strategia marketingowa – to również element specjalizacji. Skupienie się na obsłudze klientów z określonego miasta lub regionu pomaga biurom rachunkowym zyskać pozycję lidera w lokalnym rynku. Zamiast starać się dotrzeć do wszystkich firm w Polsce, co często bywa trudne i kosztowne, biuro może skupić się na bardziej dopasowanej grupie lokalnych przedsiębiorstw, dla których będzie pierwszym wyborem.

Lokalna specjalizacja nie ogranicza ilości klientów

Często właściciele biur rachunkowych obawiają się, że poprzez skupienie się na lokalnym rynku, ograniczają swoje możliwości zdobywania klientów. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie! Skoncentrowanie się na firmach z określonego regionu sprawia, że lepiej dopasowujesz swoją ofertę do potrzeb tych firm, co czyni Twoje usługi bardziej atrakcyjnymi i konkurencyjnymi.

Zamiast walczyć o uwagę na szerokim rynku, gdzie dominują duże firmy rachunkowe z ogromnymi budżetami na reklamę, masz szansę stać się ekspertem i liderem w swoim mieście. Bycie specjalistą w wąskiej dziedzinie (w tym przypadku – w obsłudze firm lokalnych) buduje zaufanie i ułatwia zdobycie klientów, którzy szukają księgowego z okolicy, dobrze znającego lokalne przepisy i realia.

Skupiając się na lokalnym rynku, budujesz zaufanie i stajesz się naturalnym wyborem dla firm z Twojej okolicy. Zamiast być jednym z wielu biur rachunkowych, które próbują zdobyć klientów na poziomie ogólnopolskim, masz szansę stać się numerem jeden w swoim regionie.

Jak skutecznie pozycjonować biuro rachunkowe lokalnie?

Aby skutecznie wprowadzić strategię pozycjonowania lokalnego biura rachunkowego, warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów:

Skup się na lokalnych frazach kluczowych

Zamiast używać ogólnikowych fraz, takich jak „usługi księgowe online”, spróbuj skupić się na frazach z nazwą miasta, np. „biuro rachunkowe Kraków”. Dzięki temu wyszukiwarka będzie lepiej wiedziała, że oferujesz swoje usługi dla firm z tego konkretnego miasta. Klienci często wpisują frazy zawierające nazwę miasta, gdy szukają usług księgowych, co może znacząco poprawić Twoją widoczność.

Optymalizuj stronę internetową pod kątem lokalizacji

Zadbaj o to, aby na Twojej stronie znalazły się wyraźne informacje o tym, że obsługujesz firmy z konkretnej miejscowości. Warto umieścić nazwę miasta nie tylko na stronie głównej, ale również na podstronach, takich jak oferta, kontakt czy o nas. To zwiększa szanse, że Twoja strona zostanie lepiej oceniona przez algorytmy Google, które oceniają lokalne dopasowanie treści.

Zdobywaj lokalne opinie

Opinie klientów są bardzo istotne dla lokalnego pozycjonowania. Zachęć zadowolonych klientów do wystawiania pozytywnych recenzji na Twojej wizytówce Google Moja Firma. Im więcej dobrych opinii, tym większe prawdopodobieństwo, że Twoje biuro pojawi się wyżej w wynikach wyszukiwania. Jeżeli w treści opinii klient zawrze informację, że jest z Twojego miasta – lepiej być nie może!

Podsumowanie

Pozycjonowanie lokalne biura rachunkowego to skuteczna strategia, która pozwala zwiększyć widoczność w wyszukiwarkach internetowych i przyciągnąć więcej klientów z okolicy. Skupiając się na obsłudze firm z konkretnego miasta, zyskujesz zaufanie lokalnych przedsiębiorców, a Google lepiej ocenia Twoją stronę pod kątem zapytań lokalnych.

Pamiętaj, że pozycjonowanie lokalne to inwestycja, która może przynieść długotrwałe korzyści – zwiększając liczbę klientów oraz umacniając pozycję Twojego biura rachunkowego na lokalnym rynku.

Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak ważne jest lokalne pozycjonowanie dla biura rachunkowego. Nawet, jeżeli świadczysz usługi online i możesz obsługiwać klientów z całej Polski!

Zastanawiasz się, czy lokalne pozycjonowanie to dobre rozwiązanie dla Twojego biura rachunkowego?

Jeśli potrzebujesz pomocy w optymalizacji swojej strony internetowej lub wizytówki Google, zachęcam do kontaktu!

Sprawdzam ofertę!

Artykuł Jak skutecznie zwiększyć widoczność biura rachunkowego dzięki lokalnemu pozycjonowaniu? pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.

Tło współpracy marketingowej

3 lipca 2024 był wyjątkowym dniem dla biura rachunkowego pani Klaudii, które obchodziło swoją pierwszą rocznicę działalności. Dla nas, jako Sprytnego Biura, również był to ważny dzień, ponieważ współpracujemy z panią Klaudią praktycznie od samego początku istnienia jej firmy.

Pani Klaudia zwróciła się do nas na początku lipca 2023 roku z prośbą o wsparcie marketingowe. Naszym głównym celem było zbudowanie obecności w sieci, zwiększenie widoczności biura i w konsekwencji pozyskanie klientów.

Marketing Twojego biura rachunkowego to inwestycja

Najtrudniejsze w początkowej fazie prowadzenia biznesu (nie tylko biura rachunkowego) jest to, że musisz ponieść wiele wydatków, które na początku nie przynoszą żadnych przychodów.

Staraliśmy się podejść racjonalnie do tych kosztów – zaplanować działania tak, żeby nie obciążały za mocno budżetu pani Klaudii, ale jednocześnie przynosiły pożądane efekty.

Można oczywiście wydać jednorazowo kilkanaście/dziesiąt tysięcy na reklamę (o ile dysponujesz takim budżetem) i na pewno przyniesie ona nowych klientów do biura… Ale czy nie lepiej mniejszymi krokami (i wydatkami) zbudować markę, która z czasem sama z siebie będzie przyciągać nowych klientów? 

Jak sama przyznała pani Klaudia – na początku podeszła do naszych działań sceptycznie. A jak to się skończyło? Przeczytaj fragment maila:

A teraz zapraszamy do lektury – przeczytaj jakie działania podjęliśmy i jak przełożyło się to na wyniki biura.

Nie masz czasu na lekturę?

Napisz, lub zadzwoń. Porozmawiajmy o możliwych działaniach marketingowych dla Twojego biura!

Zapraszamy do kontaktu!👇

Dzwonię!

Od czego zacząć marketing biura rachunkowego?

Naszym podstawowym zadaniem było zbudowanie marki Rachunkowość Online. W tym celu musieliśmy pokazać ją w internecie, bo to tutaj przede wszystkim szukamy dzisiaj klientów.

W promocji marki świetnie sprawdza się wizytówka Google. Po prostu musisz ją mieć. Nawet jeżeli prowadzisz działalność online i nie zależy Ci na klientach z twojego miasta.

Wizytówka jest kluczowa po to, żeby potencjalnie klienci mogli sprawdzić podstawowe dane o twoim biurze, zapoznać się z Twoją ofertą, z opiniami Twoich klientów. Umiejętnie prowadzona wizytówka pozwoli Ci być widocznym w sieci. Pamiętaj, że nawet jeżeli przychodzi do Ciebie klient z polecenia, prawdopodobnie wpisze Cię w Google i wtedy warto żeby trafił na dobrze wyglądającą stronę www i wizytówkę Google.

Jeżeli masz profil na Facebooku lub w innych mediach społecznościowych, warto żeby był on prowadzony regularnie. Jeżeli to zaniedbasz, odbiorca wchodząc na Twój profil i widząc ostatni post sprzed pół roku (z życzeniami świątecznymi!) może dojść do wniosku że twoje biuro po prostu już nie działa.

Pani Klaudia miała świadomość tych wszystkich rzeczy i pozwoliła nam działać wielotorowo: jednocześnie w mediach społecznościowych, wizytówce Google i z czasem także Google Ads.

Oczywiście na marketing biura rachunkowego składa się znacznie więcej elementów, skupiliśmy się jednak na tych podstawowych – dopasowanych do specyfiki biura Rachunkowość Online.

Podjęte działania

Skoncentrowaliśmy się na kilku kluczowych działaniach:

1. Utworzenie i prowadzenie profilu na Facebooku: Stworzyliśmy profesjonalny profil biura rachunkowego na Facebooku, który stał się głównym kanałem komunikacji z potencjalnymi klientami.
2. Utworzenie i prowadzenie wizytówki Google: Zarządzaliśmy wizytówką Google, uzupełniliśmy ją o wszystkie niezbędne informacje i regularnie aktualizowaliśmy. Dodaliśmy też biuro do katalogów firm.
3. Wdrożenie zmian na stronie www: Wprowadziliśmy modyfikacje na stronie internetowej biura, aby była bardziej atrakcyjna oraz funkcjonalna dla odwiedzających i robotów Google (dla lepszego pozycjonowania w sieci).
4. Kampania Google Ads: Od października 2023 do stycznia 2024 prowadziliśmy kampanię Google Ads, która wspomogła nasze działania marketingowe.

Rezultaty

W dniu kiedy pani Klaudia otwierała działalność miała trzech klientów. Przez ten rok systematycznie zdobywała kolejnych i rok działalności biura zakończyła z 47 klientami. Są wśród nich zarówno JDG, jak i spółki.

Przypadek pani Klaudii pokazuje, że nawet wśród tak dużej konkurencji na rynku (w Polsce jest kilkadziesiąt tysięcy biur rachunkowych), umiejętnie poprowadzone działania marketingowe mogą skutecznie przyprowadzić klientów także do nowo otwartego biura rachunkowego.

Poniżej prezentujemy szczegóły:

Prowadzenie profilu na Facebook’u

Średnio raz w tygodniu publikujemy jeden post na profilu https://www.facebook.com/rachunkowosconline

Wszystkie posty mają spójną identyfikację wizualną (są utrzymane w podobnej szacie graficznej), dzięki czemu użytkownik Facebook’a przeglądając treści od razu wie, że to jest post pani Klaudii.

Publikujemy posty merytoryczne (zmiany w przepisach, ważne terminy dla przedsiębiorców), posty z życia biura (np. wpis na rocznicę działalności), posty sprzedażowe (z których potencjalny klient dowie się o świadczonych usługach i zobaczy zachętę do podjęcia współpracy).

Przeplatamy posty merytoryczne z postami reklamowymi. Posty reklamowe mają głównie kierować do zapoznania się z ofertą na stronie www (stąd kliknięcia w link w statystykach). Poniżej wyniki wygenerowane przez rok współpracy:

Naszym zadaniem jest zapisać się w pamięci odbiorców. Wyświetlamy im wielokrotnie różne treści. Nawet jeżeli dziś nie myślą oni o zmianie księgowej (albo jeszcze nie mają działalności), kiedy nadejdzie taki dzień – pani Klaudia będzie dla nich pierwszym, oczywistym wyborem, ponieważ już ją znają i nabrali do niej zaufania.

Równocześnie stale docieramy do nowych osób, które mogą być zainteresowane współpracą.

Najpopularniejszy post na profilu dotarł do 30 000 odbiorców. Widzisz go poniżej👇

Najwięcej interakcji zdobył poniższy post – 171 👇

Czy warto promować publikowane wpisy?

Najnowsze wyniki pokazują jak ważne są reklamy, żeby docierać do odbiorców, a nie pisać „do szuflady/dla siebie”.

W dniach 10-13 czerwca 2024 roku reklamy były wstrzymane (w akceptacji u pani Klaudii), a ruch organiczny, szczególnie kiedy w tym czasie nie było żadnych publikacji, jest praktycznie zerowy. Jak tylko reklamy ponownie ruszyły, ponownie posty docierały do 1000 i więcej osób dziennie.

Od dnia rozpoczęcia współpracy do końca czerwca 2024 roku 296 osób zaobserwowało stronę (a zachęta do obserwacji, kiedy na profilu jest 0 odbiorców, nie należy do najprostszych 😉 ). Przy czym nie stosujemy techniki ‘kupowania lajków’ – takie praktyki dają odwrotne rezultaty. Nie zależy nam na tysiącu obserwujących, z których żaden nie zostanie klientem biura. Pozyskujemy tylko wartościowych obserwatorów profilu, którzy z czasem mogą skorzystać z usług pani Klaudii.

Na promocję postów wydawaliśmy miesięcznie około 200 zł netto. Przyznaj, że nie jest to wygórowana kwota? 😉

Pani Klaudia potwierdziła, że taki sposób prowadzenia profilu przynosił najlepsze rezultaty. Stosunkowo niewielkie miesięczne wydatki, dzięki którym zapadaliśmy użytkownikom Facebook’a w pamięć. Kiedy taki potencjalny klient, zgłaszał się do pani Klaudii już wiedział, że to właśnie z nią chce współpracować. Pozostawała tylko kwestia doprecyzowania warunków 🙂

Wizytówka Google

Wizytówka została założona od razu po zarejestrowaniu firmy. Jest to bardzo istotny czynnik marketing biura rachunkowego.

Początki to przede wszystkim uzupełnianie profilu, zdobywanie opinii klientów, dodawanie biura do katalogów firm. Duże znaczenie miało także dostosowanie strony www na potrzeby SEO (pozycjonowania w sieci). Wizytówka i strona to naczynia powiązane – wzajemnie wpływają na swoją widoczność i skuteczność pozyskiwania klientów.

Na efekt tych działań czekaliśmy kilka miesięcy. I był to efekt spektakularny!

W grudniu 2023 roku wizytówka pani Klaudii pojawiła się na pierwszym miejscu wśród biur rachunkowych we Wrocławiu!

Było to nie lada osiągnięcie dla tak nowego biznesu. Pamiętajmy, że dla Google znaczenie ma m.in. wiek naszej domeny – nowe domeny są z założenia na gorszej pozycji od tych, które działają od lat.

Od grudnia 2023, aż do dzisiaj (2024.07.05) wizytówka pani Klaudii jest cały czas na pierwszym miejscu. Możesz to sprawdzić, jeżeli jesteś we Wrocławiu. Pamiętajmy, że wizytówka działa lokalnie. Wpisz frazę ‘biuro rachunkowe Wrocław’ i zobacz, czy nadal jesteśmy na szczycie.

Kampania Google Ads

Kiedy masz stronę www, a na niej ofertę, która zachęca do podjęcia współpracy; wizytówkę Google, która jest prowadzona na bieżąco i zebrała już pozytywne opinie od klientów; pora na reklamę Google Ads, która skieruje do nich ruch.

Kampania Google Ads w grudniu przyniosła następujące rezultaty:

• Ponad 7 tys. wyświetleń i blisko 500 kliknięć w reklamę.
• 10 osób wykonało telefon bezpośrednio z reklamy.

Choć liczba konwersji może wydawać się nieduża, to każda z nich miała potencjał przekuć się w wartościową umowę. Skuteczność pani Klaudii w przekształcaniu tych kontaktów w klientów była kluczowa dla zwrotu z inwestycji w reklamę.

Kampanię Google Ads prowadziliśmy tylko przez 3 miesiące. Budżet na nią przeznaczony to około 1.200 zł miesięcznie. Zrezygnowaliśmy z tego wydatku, ponieważ napływ klientów, który generowała wizytówka i Facebook był już zadowalający.

Czy reklama w Google Ads jest opłacalna? Łatwo to przeliczyć. Budżet na reklamę to 1.200 zł. Każdy zdobyty klient zostanie z Tobą na miesiące, albo raczej na lata. Zastanów się ile warto wydać na reklamę, która pozyska dla Ciebie chociaż kilku klientów, z których każdy przyniesie przychód kilkuset zł miesięcznie przez następnych kilka lat? Możesz to łatwo przeliczyć.

Nasz marketing biura rachunkowego – kluczowe wnioski

Najważniejszym zadaniem Sprytnego Biura było zwiększenie widoczności biura rachunkowego pani Klaudii w sieci i przyprowadzenie potencjalnych klientów. Współpraca z nami przyniosła wymierne korzyści:

• Wzrost widoczności w Google: Dzięki umiejętnie prowadzonym działaniom marketingowym, wizytówka Google pani Klaudii pojawiła się na pierwszym miejscu wśród biur rachunkowych we Wrocławiu już w grudniu 2023. Pozycja ta utrzymuje się do dziś, co świadczy o trwałości efektów naszych działań.
• Wzrost świadomości marki na Facebook’u: Posty docierają dziennie nawet do 1000 odbiorców.
• Pozyskanie 296 obserwujących profil na Facebook’u.
• Zwiększenie liczby klientów: Pani Klaudia zakończyła rok działalności z 47 klientami (są to zarówno JDG, jak i spółki), zaczynając od 3.

Bardzo istotna dla uzyskanych wyników jest systematyczność wszystkich działań.

Jeżeli na poważnie myślisz o marketingu swojego biura i chcesz tą drogą pozyskiwać klientów, nie wystarczą jednorazowe działania. Tutaj potrzebna jest długofalowa strategia i cierpliwość w oczekiwaniu na rezultaty. Jeżeli tylko podejdziesz do tematu strategicznie masz szansę stworzyć biuro, do którego regularnie będą się zgłaszać nowi klienci.

Podsumowanie

Rynek biur rachunkowych w Polsce jest bardzo konkurencyjny, a zaistnienie na nim jako nowy podmiot jest wyzwaniem. Dzięki racjonalnemu podejściu do kosztów oraz strategicznemu planowaniu działań marketingowych, udało się osiągnąć spektakularne wyniki.

Nasza współpraca pomogła Pani Klaudii zbudować rozpoznawalną markę we Wrocławiu i znacząco zwiększyć bazę klientów.

Jeżeli Ty też chcesz zwiększyć swoją widoczność w sieci i pozyskać nowych klientów, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy Ci osiągnąć sukces!

A jeżeli Ty także masz wątpliwości, przeczytaj raz jeszcze fragment maila od pani Klaudii – ona też nie wierzyła w sukces marketingu biur rachunkowych. A dziś zastanawia się, czy już niedługo nie będzie musiała zatrudnić pierwszego pracownika!

Zastanawiasz się, czy warto zainwestować czas i pieniądze w marketing Twojego biura rachunkowego?

A może przestań się zastanawiać i porozmawiaj z nami o dostępnych możliwościach?

Zapraszamy do kontaktu!

Sprawdzam ofertę!

Artykuł Skuteczny marketing biura rachunkowego – case study pochodzi z serwisu Portal biur rachunkowych.