Zamknięcie miesiąca w Twoim biurze rachunkowym to wyzwanie? Duża ilość klientów, zadań do wykonania, pracowników do przypilnowania sprawia, że trudno Ci kontrolować wszystko na bieżąco? Łatwiej będzie ograniczyć stres na zamknięciu każdego miesiąca, kiedy praca będzie lepiej zorganizowana. Biura coraz częściej korzystają z programów do zarządzania zadaniami w biurze rachunkowym. Dzięki nim łatwiej jest zapanować nad zadaniami, które wykonujemy. Możemy do każdego zadania przypisać odpowiedzialnego za nie pracownika, określić termin jego realizacji i czuwać nad wykonaniem.

Nie musisz jednak od razu sięgać po specjalistyczne oprogramowania. Jednym z prostszych narzędzi do organizacji pracy na zamknięciu miesiąca czy roku jest najzwyklejszy plik Excel. Dzięki niemu jesteś w stanie zaplanować pracę i mieć kontrolę nad wykonywanymi zadaniami.

Wiemy, że stworzenie jednego pliku, który będzie zawierał wszystkie niezbędne informacje o klientach i zadaniach, a do tego będzie prosty w obsłudze i czytelny, może być wyzwaniem.
My podjęliśmy to wyzwanie i stworzyliśmy plik w Excelu ‘Harmonogram zamknięcia miesiąca i roku w biurze rachunkowym’. Możesz zainspirować się naszym rozwiązaniem, albo po prostu kupić gotowy plik w naszym sklepie.

Jak zorganizować pracę nad zamknięciem miesiąca w biurze rachunkowym?

Bez względu na to, czy zatrudniasz pracowników, czy nie musisz opracować system, z którym z łatwością zapanujesz nad wszystkimi zadaniami.

Jeżeli masz dużo klientów, na dodatek z różnych branż, dla których musisz pilnować innych terminów, deklaracji, sprawozdań, itd… szczególnie istotne jest odpowiednie rozplanowanie prac tak, żeby móc dotrzymać wszystkich terminów.

Dodatkowo – jeśli zatrudniasz pracowników, którzy odpowiedzialni są z różne tematy – muszą wiedzieć co i kiedy powinni wykonać, tak, aby realizacja zadań pozostałych pracowników nie była ‘zagrożona’.

Excel jest narzędziem, w którym stosunkowo łatwo możesz stworzyć harmonogram, który za Ciebie będzie pilnował zadań i terminów ich realizacji.

Jak stworzyć harmonogram zamknięcia miesiąca w Excelu?

Ważne, żebyś wiedział co tak naprawdę jest Ci potrzebne – jakie informacje o klientach, czy o zadaniach warto ująć w harmonogramie. Dużo zależy od specyfiki Twojego biura i od rodzaju klientów, których obsługujesz. To, czego nie może zabraknąć w harmonogramie to:

Zadania do wykonania

Musisz określić dokładnie wszystkie czynności, jakie trzeba wykonać, by móc zamknąć miesiąc dla każdego klienta.

Na pierwszy rzut oka może się to wydawać bardzo skomplikowane, bo przecież tych zadań może być naprawdę sporo, uwzględniając też fakt nietypowych czynności, które trzeba wykonać tylko dla niektórych klientów (np. deklaracje INTRASTAT).

Podejdź do tego stopniowo – nie musisz od razu wpisywać wszystkich czynności – uzupełniaj listę zadań w miarę, jak będziesz je wykonywać dla danego klienta w ciągu miesiąca, czy dwóch. Po tym czasie powinieneś uzyskać w miarę kompletną listę zadań, które oczywiście na bieżąco będziesz uzupełniać Ty, czy Twoi pracownicy. W efekcie uzyskacie dokładną, szczegółową listę czynności.

Termin wykonania

Oczywiście każdemu zadaniu musisz przypisać termin jego wykonania.

Zobacz, jak może to wyglądać:

Należy pamiętać, że termin wykonania zadania nie jest jednoznaczny z terminem narzuconym ustawowo, tj. deklaracji VAT wcale nie musisz przygotować na 25ego danego miesiąca. Przecież nie chcesz robić tego na ostatnią chwilę. Tym bardziej, jeżeli zlecasz to zadanie swoim pracownikom.

Zastanów się i oceń realnie, na kiedy powinno być wykonane każde zadanie tak, żeby mieć jeszcze zapas czasu na nieprzewidziane sytuacje, albo tak, żeby spokojnie np. wysłać deklarację do 20ego.

Kontrola dni wolnych

Ważne, żeby od razu zaplanować dni wolne w danym roku. I nie mam tu na myśli jedynie dni ustawowo wolnych od pracy. Może dajesz sobie i pracownikom dodatkowe dni wolne? 2ego maja? A może w Twoje urodziny?:)

To wszystko trzeba z góry zaplanować, żeby prawidłowo określić później termin realizacji zadań. Szczególnie, kiedy np. mamy wyjątkowo długa majówkę.

Przypisanie zadań do klienta

Oczywistym jest, że nie dla każdego klienta będziesz musiał wykonać wszystkie czynności z listy zadań do wykonania na zamknięciu miesiąca. Warto określić z góry jakie zadania przypisane są do konkretnego klienta. Po to, żeby nie zastanawiać się później – czy na pewno o tym nie zapomniałem? Czy jeszcze to powinienem zrobić?

Określenie zadań dla każdego klienta znacząco ułatwi pracę – zaoszczędzi czas i pozwoli łatwo kontrolować, czy wszystkie wymagane zadania już wykonałem, czy może jeszcze nie.

Wizualizacja terminów i zadań

Kiedy już spiszesz:
1) wszystkich klientów,
2) czynności, które musisz wykonać,
3) terminy ich realizacji,
4) przypiszesz zdania do każdego klienta
musisz jeszcze zaprezentować te dane w taki sposób, aby łatwo można było to zobaczyć.

Przykładowo tak:

Widzisz powyżej:
1) w wierszach – klientów
2) w kolumnach – zadania do wykonania i nad zadaniami – ich terminy
3) krzyżyk na przecięciu klienta i zadania oznacza, że dla tego klienta to zadanie nie jest wykonywane.

Kontrola wykonania zadań

Najważniejsze, czyli kontrola! Przecież nie tworzysz harmonogramu po to, żeby był, czy ładnie wyglądał – tworzysz go po to, aby przy jego pomocy zorganizować pracę nad zamknięciem miesiąca w Twoim biurze.

Idealnie, jeżeli Twoje rozwiązanie pozwoli Ci na bieżąco sprawdzać:
1) Czy termin wykonania już minął, albo niedługo nadchodzi,
2) Czy dane zadanie zostało już wykonane dla wszystkich klientów
3) Czy dla danego klienta wykonano już wszystkie niezbędne zadania.

Kolory, czy automatyczne komunikaty w tabeli z pewnością będą pomocne – od razu widzisz, co należy skontrolować – dopytać pracownika, albo klienta – bo zbliża się termin wykonania, a Ty jeszcze nie jesteś gotowy.

Jak stworzyć harmonogram zamknięcia roku w Excelu?

Taki harmonogram zrobisz na bazie swojego harmonogramu zamknięcia miesiąca. Wpisz tylko inne zadania, przypisz im terminy i gotowe.

Warto oprócz zadań i terminów zostawić miejsce (kolumny) na dodatkowe uwagi – kwotę podatku do zapłaty, a może informację, czy oddano klientowi dokumenty, itp.

Tworząc harmonogram – zrób go możliwie uniwersalnie, tj. żebyś w każdym momencie mógł dodać np. kolumny z dodatkowymi informacjami, bez konieczności wprowadzania jakiś drastycznych zmian w całym pliku. Tak, żebyś nie musiał całej pracy wykonywać od początku.

Jakie jeszcze informacje są istotne na zamknięciu miesiąca czy roku w harmonogramie?

To tak naprawdę zależy od Ciebie, a raczej – od Twojego biura i jego specyfiki. Inaczej będzie wyglądał harmonogram, gdy zatrudniasz pracowników, inaczej w zależności od rodzaju klientów, których obsługujesz.

Przykładowe informacje, jakie my zawarliśmy w naszym harmonogramie, to:

1. Nazwa klienta
2. NIP
3. Forma prawna
4. Rodzaj prowadzonej księgowości
5. Forma opodatkowania
6. Termin zmiany kodów ZUS

Ty mógłbyś dodać np. dane kontaktowe do klienta, pracownika odpowiedzialnego za klienta, itd.

Na zamknięciu każdego miesiąca też warto wpisać dodatkowe informacje, np. obliczony podatek, czy składkę ZUS.

Wtedy wszystkie takie informacje masz w jednym miejscu – zawsze pod ręką na wypadek, gdyby akurat klient zadzwonił, bo ‘nie może znaleźć maila, a nie pamięta jaki to podatek miał do zapłaty’ 😉

Jak wdrożyć w biurze rachunkowym harmonogram zamknięcia miesiąca i roku w Excelu?

Na początku będzie chaos 😉 przygotuj się na to i się tym nie zrażaj.

Ale po kilku miesiącach używania harmonogramu będziesz się zastanawiać: ‘Jak ja zamykałem miesiąc bez tego harmonogramu?’ 😉 Zapewniam, że tak właśnie będzie.

Nareszcie skończysz z dużą ilością plików rozsianych gdzieś po Twoim dysku (w chmurze, czy na laptopie) i zbierzesz najważniejsze informacje w jednym miejscu – zarówno o kliencie, jak i o czynnościach, które wykonujesz co miesiąc, co kwartał, czy rok.

Jak masz przygotować taki harmonogram? Korzystając z naszych wskazówek – możesz to zrobić samemu. Przyda się tu na pewno doświadczenie w pracy z Excelem, szczególnie ze względu na liczne formatowania, które na pewno warto zastosować, bo to właśnie one znacząco ułatwią Twoją pracę.

Co mam na myśli? Wszystkie kolorowo zaznaczone komórki, daty, czy odpowiednie komunikaty w wierszach i kolumnach informujące, czy wszystkie zdania zostały wykonane.

Czy mogę kupić gotowy Harmonogram zamknięcia?

Przygotowanie takiego pliku jest dosyć czasochłonne, ale spokojnie, nie musisz robić tego sam. Opracowaliśmy harmonogram zamknięcia miesiąca i roku, który możesz od razu wykorzystać w swoim biurze. Staraliśmy się stworzyć na tyle uniwersalny harmonogram, żeby sprawdził się w większości małych, czy średnich biur rachunkowych.

Chcesz usprawnić pracę na zamknięciu miesiąca w swoim biurze rachunkowym?

Skorzystaj z naszego gotowego rozwiązania – pliku w Excelu Harmonogram zamknięcia miesiąca i roku w biurze rachunkowym

Zobacz poniższy film i sprawdź, co możesz zyskać korzystając z naszego harmonogramu:

Szczegółową instrukcję działania harmonogramu i sam Plik znajdziesz w naszym sklepie.